In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Attribute und Abschnitte erstellen und verwalten. Diese Funktionen organisieren Mitarbeitendeninformationen im Reiter Persönliche Informationen.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen Bearbeitungszugriff für Persönliche Informationen, um Attribute und Abschnitte erstellen und verwalten zu können. Mit dieser Berechtigung können Sie die Einstellungen für die Reiter Überblick und Persönliche Informationen im Mitarbeitendenprofil verwalten. Admins gewähren sie wie folgt:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie die entsprechende Rolle aus, oder erstellen Sie eine neue Rolle.
- Gehen Sie zu Berechtigungen > Konto-Konfiguration.
- Markieren Sie das Kontrollkästchen neben Persönliche Informationen.
Mehr über Attribute
Es gibt zwei Kategorien von Attributen: vordefinierte Attribute und individuelle Attribute.
Vordefinierte Attribute
- Personio erstellt, verwaltet und übersetzt vordefinierte Attribute, um eine Verbindung zu den Kernfunktionen herzustellen.
- Sie zeigen ein Schlosssymbol.
- Sie können sie nicht bearbeiten, archivieren oder löschen. Sie können sie nicht auf bestimmte Gesellschaften anwenden.
Integrationsspezifische Attribute
Wenn Sie eine Payroll-Integration in Ihrem Account verwalten, verfügen Sie wahrscheinlich über zusätzliche systemverwaltete Attribute. Personio übersetzt sie automatisch.
- Sie können sie nicht bearbeiten, löschen oder archivieren.
- Sie zeigen ein Schlosssymbol.
- Sie können sie auf bestimmte Gesellschaften anwenden.
Individuelle Attribute
- Sie erstellen individuelle Attribute, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.
- Individuelle Attribute lassen sich bearbeiten, archivieren oder löschen.
- Personio übersetzt sie nicht automatisch. Stattdessen übersetzen Sie sie. Sie können die Übersetzungen bei Bedarf bearbeiten.
Attributsarten
Jedes Attribut hat eine Attributsart, die bestimmt, welche Daten es speichert. Attribute unterstützen verschiedene Datenformate. Dazu gehören Text, Zahlen, Daten, Auswahlfelder und Mitarbeitendenlinks. Erfahren Sie mehr über Attribute, Attributsarten und deren technische Eigenschaften.
Ein Attribut hinzufügen
Erstellen Sie ein individuelles Attribut, um Mitarbeitendeninformationen zu speichern, die in vorhandenen Attributen nicht enthalten sind. So fügen Sie ein neues Attribut hinzu:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie auf den Reiter Persönliche Informationen.
- Wählen Sie den Profilbereich aus, in dem Sie ein Attribut hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf + Hinzufügen > Neues Attribut.
- Wählen Sie die Attributsart aus.
- Geben Sie dem Attribut einen Namen.
- In der Attributkonfiguration können Sie Eigenschaften konfigurieren, darunter:
- Abschnitt: Wählen Sie den Abschnitt für das Attribut aus.
- Eindeutiger Wert: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie eindeutige Attributwerte benötigen. Verwenden Sie dies beispielsweise, um sicherzustellen, dass nur ein Mitarbeitender eine bestimmte Mitarbeitendennummer hat.
- Übersetzungen: Sie können die Übersetzungen bei Bedarf erstellen und bearbeiten. Es gibt keine Übersetzungen für Optionswerte von Mehrfachauswahl-Attributen.
- Optional: Bei Listenattributen fügen Sie Ihre Optionen unter Optionen definieren hinzu.
- Speichern Sie Ihre Änderungen, um das Attribut hinzuzufügen.
Hinweis:
Sie können die Attributsart nicht mehr ändern, nachdem Sie das Attribut erstellt haben.
Ein Attribut anpassen, archivieren oder löschen
Individuelle Attribute lassen sich bearbeiten, archivieren oder löschen. Sie können keine vordefinierten Attribute ändern oder löschen.
Ein Attribut bearbeiten
- Klicken Sie auf das individuelle Attribut, das Sie bearbeiten möchten.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen am Attribut vor und speichern Sie diese.
Attribute neu anordnen
Sie können die Reihenfolge von Attribute innerhalb eines Abschnitts ändern. Verwenden Sie die Schaltfläche neben dem Namen eines Attributs, um es per Drag and Drop an die gewünschte Position innerhalb des Abschnitts zu verschieben.
Sie können Attribute auch in einen anderen Abschnitt verschieben, z. B. von Persönliche Daten in Personalinformationen. Ziehen Sie das Attribut per Drag and Drop in den entsprechenden Abschnitt in der linken Seitenleiste.
Ein Attribut archivieren oder löschen
- Klicken Sie auf das individuelle Attribut, das Sie archivieren oder löschen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol.
- Wählen Sie eine Option und bestätigen Sie Ihre Entscheidung.
Das Löschen eines Attributs ist dauerhaft. Sie können es nicht rückgängig machen. Wenn Sie ein Attribut löschen, löscht Personio alle zugehörigen Mitarbeitendendaten aus Profilen und Historien.
Archivieren Sie Attribute, wenn Sie sie nicht mehr verwenden. Dadurch bleiben die vorhandenen Daten für Berichtszwecke erhalten. Sie können die Archivierung von Attributen jederzeit rückgängig machen. Archivierte Attribute werden in anderen Bereichen von Personio nicht angezeigt.
Archivierte Attribute anzeigen
Personio blendet archivierte Attribute aus Mitarbeitendenprofilen aus und verhindert Bearbeitungen. Als Admin können Sie jedoch bei Bedarf archivierte Attribute anzeigen. Gehen Sie zum Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeiters und klicken Sie oben auf Aktive Attribute. Wählen Sie in der Drop-down-Liste Aktive und archivierte Attribute aus.
Sie können auch anderen Mitarbeitenden über ihre Mitarbeitendenrolle Zugriff auf diese Funktion gewähren. Dadurch können sie archivierte Attribute in Mitarbeitendenprofilen einsehen. Gehen Sie zu Personaldaten und gewähren Sie Berechtigungen für Archivierte Attribute anzeigen.
Gesellschaftsspezifische Attribute definieren
Hinweis:
Diese Funktion wirkt sich nur darauf aus, wie Attribute im Mitarbeitendenprofil angezeigt werden. Sie hat keinen Einfluss auf die Berechtigungen. Mitarbeitende mit der Berechtigung zur Ansicht eines Attributs in Berichten oder der Personalliste behalten diese Berechtigungen. Dies ist unabhängig davon, welchen Gesellschaften sie zugewiesen sind. Um den Zugriff auf bestimmte Attribute zu gewähren oder einzuschränken, verwenden Sie die Funktion Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen.
Wenn Sie mehrere Gesellschaften haben, können Sie angeben, welche Attribute für welche Gesellschaft gelten. Dies ist nur für individuelle und integrationsspezifische Attribute möglich. Mit dieser Funktion können Sie festlegen, welche Attribute im Reiter Persönliche Informationen eines Mitarbeiters angezeigt werden, abhängig von der aktuell zugewiesenen Gesellschaft. So können Sie:
- Das Erscheinungsbild des Reiters Persönliche Informationen eines Mitarbeiters vereinfachen.
- Sicherstellen, dass Mitarbeitende nur Attribute sehen, die für ihre Gesellschaft relevant sind. Dies ist besonders relevant, wenn Sie Gesellschaften in verschiedenen Ländern haben.
Beispiel:
Nehmen wir an, Sie haben ein individuelles Attribut mit der Bezeichnung „Parkplatznummer“. Ihre einzige Gesellschaft mit einem Parkplatz ist Gesellschaft A. Daher legen Sie fest, dass dieses Attribut nur für Gesellschaft A gilt. Mitarbeitende der Gesellschaft A haben dieses Attribut dann im Reiter Persönliche Informationen. Für Mitarbeitende der Gesellschaft B ist dieses Attribut in ihren Profilen ausgeblendet.
Um festzulegen, welche Attribute für welche Gesellschaft gelten:
- Klicken Sie oben auf Anwendbarkeit für Gesellschaften verwalten.
- Gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt.
- Wählen Sie für jedes Attribut aus, für welche Gesellschaft es gilt. Personio wendet standardmäßig alle Attribute auf Ihr gesamtes Unternehmen an.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Nachdem Sie dies eingerichtet haben, können Sie im Profil eines Mitarbeiters den Reiter Persönliche Informationen überprüfen. Es werden nur die Attribute angezeigt, die Sie für die jeweilige Gesellschaft angegeben haben.
Ausgeblendete, gesellschaftsspezifische Attribute anzeigen
Manchmal müssen Sie möglicherweise Attribute anzeigen, die für die aktuelle Gesellschaft eines Mitarbeiters nicht gelten. Um alle ausgeblendeten Attribute einer Gesellschaft anzuzeigen, wechseln Sie zum Reiter Persönliche Informationen. Klicken Sie oben auf Zu Gesellschaften zuweisen. Wählen Sie in der Drop-down-Liste Alle Attribute einer beliebigen Gesellschaft aus.
Sie können anderen Mitarbeitenden über ihre Mitarbeitendenrolle Zugriff auf diese Funktion gewähren. So können sie alle Attribute einer Gesellschaft im Reiter Persönliche Informationen eines anderen Mitarbeiters anzeigen. Gehen Sie zu Personaldaten > Persönliche Informationen und gewähren Sie Bearbeitungsberechtigungen für den entsprechenden Attributbereich.
Weitere Informationen über Abschnitte
Abschnitte gruppieren verwandte Attribute zusammen. Sie definieren die Einrichtung der Reiter Persönliche Informationen von Mitarbeitenden. Mitarbeitende können Attribute auf der Grundlage ihrer Berechtigungen für jeden Abschnitt anzeigen und bearbeiten.
Personio hat zwei Arten von Abschnitten: vordefinierte Abschnitte und individuelle Abschnitte.
Hinweis:
Sie können jedes Attribut in einen beliebigen Abschnitt verschieben, mit Ausnahme des Attributs Bevorzugter Name. Personio sperrt dies auf den vordefinierten Abschnitt Öffentliches Profil.
Vordefinierte Abschnitte
Personio erstellt und verwaltet vordefinierte Abschnitte. Sie sind durch das Schlosssymbol gekennzeichnet. Beispiele für vordefinierte Abschnitte sind:
- Öffentliches Profil: definiert den Zugriff auf eine Person.
- Personalinformationen: Dazu gehören beschäftigungsspezifische Daten wie Anstelldatum, Führungskraft und Arbeitsvereinbarungen.
Individuelle Abschnitte
Sie erstellen und verwalten individuelle Abschnitte. Beispiele für individuelle Abschnitte sind:
- Daten zur Lohnabrechnung: Enthält Daten zur Lohnbuchhaltung wie Steuerinformationen und Bankverbindungen.
- Persönliche Daten: Speichert persönliche Mitarbeitendeninformationen. Dazu gehören Geburtsdatum, Adressdaten, persönliche Kontaktinformationen und Notfallkontakte.
- Zusätzliche Abschnitte: alle weiteren Abschnitte, die Sie erstellen, um Informationen für Ihr Unternehmen zu organisieren.
Hinweis:
Bei der Accounteinrichtung erstellt Personio die Abschnitte Daten zur Lohnabrechnung und Persönliche Daten. Diese dienen als individuelle Abschnitte, die Sie verwalten.
Einen Abschnitt hinzufügen
Um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen:
- Gehen Sie in den Einstellungen zum Abschnitt Personen.
- Klicken Sie auf Persönliche Informationen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf Neuer Abschnitt.
- Geben Sie Ihrem Abschnitt einen Namen.
- Optional: Übersetzen Sie Ihren Abschnitt in andere Sprachen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Der neue Abschnitt wird unten in der Liste der Abschnitte angezeigt. Ziehen Sie ihn auf Ihre bevorzugte Position, um seine Position im Mitarbeitendenprofil neu anzuordnen.
Einen Abschnitt anpassen oder löschen
Sie können individuelle Abschnitte bearbeiten und löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Den Namen eines individuellen Abschnitts bearbeiten
- Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie umbenennen möchten.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
- Bearbeiten Sie den Namen des Abschnitts und speichern Sie Ihre Änderungen.
Einen individuellen Abschnitt löschen
- Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
- Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Löschung.
Abschnitte neu anordnen
Sie können die Reihenfolge der Abschnitte ändern:
- Ziehen Sie den Abschnitt mithilfe des Handles neben seinem Namen.
- Legen Sie ihn an Ihrer bevorzugten Position ab.
Spalten verwalten
Sie können die Tabellenspalten auf der Seite Persönliche Informationen anpassen:
- Klicken Sie auf Spalten.
- Klicken Sie auf den Schalter neben jeder verfügbaren Spalte, um sie der Tabelle hinzuzufügen oder aus der Tabelle zu entfernen.
Nächster Schritt