Benutzerdefinierte Sektionen und Attribute erstellen

 

Um Informationen zu Ihren Mitarbeitern in Personio zu hinterlegen, haben Sie die Möglichkeit in Ihrem Account individuelle Mitarbeiterattribute anzulegen und diese innerhalb von Sektionen zu gruppieren. Die Attribute werden dann im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Informationen angezeigt.

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Im Helpcenter Artikel Best Practices für Sektionen und Attribute finden Sie eine Übersicht bewährter, zusätzlicher Mitarbeitersektionen und -attribute sowie entsprechende Beispiele.

 

Sektionen und Attribute hinzufügen

Um Sektionen und Attribute zu erstellen, zu editieren oder zu löschen, wechseln Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterinformationen. Die linke Bildschirmseite zeigt eine Auflistung aller Sektionen. Über den Button Sektion erstellen können Sie weitere Sektionen anlegen.

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Auf der rechten Seite erscheinen die zur ausgewählten Sektion zugeordneten Attribute. Attribute, die mit dem grauen Hinweis Vordefiniertes Attribut versehen sind, sind Systemattribute, die nicht umbenannt oder gelöscht werden können. Alle weiteren Attribute sind benutzerdefiniert und beliebig editier- und löschbar.

Wenn Sie ein neues Attribut erstellen wollen, legen Sie es direkt in der gewählten Sektion an unter Attribut hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass diese Aktion nur in der unter Einstellungen > Unternehmen > Unternehmensinformationen hinterlegten Unternehmenssprache durchgeführt werden kann. Benennen Sie das Attribut und wählen Sie einen Attributstyp.

 

Attributstypen

Dies sind die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten für Attributstypen: 

Attributstyp Beschreibung
Standard Einfaches Textfeld für kurze Texte wie Namen, E-Mails, Postleitzahlen oder Telefonnummern
Mehrzeiliges Textfeld

Erfassen Sie über mehrzeilige Eingabefelder längere Texte, wie  bspw. Kommentare. Die Länge des Textfeldes ist unbegrenzt.

Zahl (Ganzzahl) Zahlen ohne Nachkommastellen, wie beispielsweise die  Personalnummer.
Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen) Zahlen mit einer oder zwei Nachkommastellen, wie beispielsweise der Kinderfreibetrag, Geld- oder Prozentbeträge (Die Anzahl der Dezimalstallen bestimmen Sie in den Einstellungen unter Editieren).
Datum

Legen Sie für jedes wichtige Datum eines Mitarbeiters, wie bspw. das Geburtsdatum oder das Ablaufdatum der Studienbescheinigung, ein Attribut an, das als Datum formatiert ist. Für alle Attribute dieses Typs können Erinnerungen erstellt werden.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Restriktion "Jahr nicht öffentlich anzeigen" zu aktivieren.

Link

Links erlauben bspw. das Hinterlegen des LinkedIn- oder Xing-Profils Ihrer Mitarbeiter.
Korrekt hinterlegte Links öffnen sich via Hyperlink direkt im Browserfenster.

Auswahlliste

Legen Sie über Attribute im Format Auswahlliste die jeweiligen Optionen für das entsprechende Attribut fest. Stellen Sie sicher, dass Attribute nicht beliebig befüllt werden können, und vermeiden Sie somit Fehler. Für Attribute dieser Art kann immer nur eine der hinterlegten Optionen ausgewählt werden. Dies ist z. B. bei Ja-/Nein-Abfragen sinnvoll.

Mehrfachauswahl

Definieren Sie auch für Attribute des Typs Mehrfachauswahl die gewünschten Optionen, von denen jedoch mehrere gleichzeitig ausgewählt werden können. Dies erlaubt bspw. das Hinterlegen von Fähigkeiten, wie z. B. gesprochene Sprachen.

Bei den Attributstypen Standard, Zahl (Ganzzahl) sowie Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen) können Sie außerdem festlegen, ob das von Ihnen angelegte Attribut der eindeutigen Identifizierung (Eindeutige ID) Ihrer Mitarbeiter dienen soll. Aktivieren Sie hierzu die entsprechende Checkbox. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Adresse Ihrer Mitarbeiter systemseitig bereits als eindeutige ID definiert ist.

 

Sektionen und Attribute anordnen

Per Drag-and-Drop können alle Attribute innerhalb oder zwischen Sektionen verschoben werden. So können Sie die Mitarbeiterinformationen Ihres Unternehmensaccounts frei nach Ihren Wünschen anordnen.

Achten Sie beim Verschieben eines Attributs auf die vergebenen Zugriffsrechte der jeweiligen Sektion. Wenn Sie ein Attribut z. B. in die Sektion Öffentliches Profil verschieben, wird es gegebenenfalls allen Mitarbeitern angezeigt.

 

Benutzerdefinierte Sektionen und Attribute übersetzen

Vordefinierte Sektionen und Attribute sind bereits mehrsprachig vorangelegt und stehen in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch zur Verfügung. Für benutzerdefinierte Sektionen und Attribute können Sie je nach Bedarf individuelle Übersetzungen für die oben genannten Sprachen hinterlegen. 

Bitte beachten Sie, dass es aktuell noch nicht möglich ist, bei den Attributstypen Auswahlliste sowie Mehrfachauswahl Übersetzungen für die Auswahloptionen zu hinterlegen. Diese Möglichkeit werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stellen.

Die Account-Sprache Ihres Unternehmens ist immer der Ausgangspunkt für Übersetzungen: Diese ist im Sprachmenü rechts oben mit dem Vermerk (Standard) markiert. Haben Sie noch keine Übersetzung für ein Attribut eingetragen, wird das Attribut in den Mitarbeiterprofilen in der Standardsprache angezeigt.

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Um Übersetzungen für Ihre benutzerdefinierten Attribute zu hinterlegen, wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem Dropdown-Menü. Attribute, die noch keinen übersetzten Wert enthalten, sind mit einem gelben Warnzeichen markiert.

Klicken Sie auf das Attribut, für das Sie eine Übersetzung eintragen wollen, geben Sie diese in das Textfeld ein und klicken Sie auf Speichern. Die Übersetzung wird nun in der jeweiligen Sprachauswahl angezeigt, darunter steht der Originalwert der Unternehmenssprache. Für Mitarbeiter erscheint das Attribut in der Sprache, welche in den Persönlichen Einstellungen ihres Profils ausgewählt ist.

Sektionen und Attribute können nur in der Standardsprache hinzugefügt, verschoben oder gelöscht werden. Haben Sie eine andere Sprache eingestellt, sind sowohl der "Sektion erstellen"- als auch der "Attribut hinzufügen"-Button ausgegraut und es kann keine Aktion durchgeführt werden.

 

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