Admins können Workflows erstellen und auf diese Weise festlegen, welche Anwesenheitseinträge manuell genehmigt werden müssen und welche automatisch genehmigt werden können. Um einen Genehmigungs-Workflow zu erstellen, fügen Sie Bedingungen hinzu. So legen Sie fest, welche Anwesenheitsverstöße eine Genehmigungsaufgabe triggern sollen. Fügen Sie anschließend Regeln hinzu, um festzulegen, für wen die Genehmigung gilt.
Das System prüft neue Anwesenheitseinträge anhand aller aktiven Workflows. Wenn eine Übermittlung die Bedingungen eines Workflows erfüllt, sendet dieser eine Genehmigungsaufgabe an die zugewiesenen genehmigenden Personen. Die genehmigenden Personen finden diese Anfragen in ihrem Posteingang. Hier können sie die Aufgaben anzeigen und mehrere davon gleichzeitig ausführen.
Wenn eine Übermittlung keine Workflowbedingungen erfüllt, wird sie automatisch genehmigt.
Dieser Artikel behandelt Workflows zur Genehmigung von Anwesenheiten, nicht Workflows zur Genehmigung von Abwesenheiten. Weitere Informationen zu Workflows zur Genehmigung von Abwesenheiten finden Sie in diesem Artikel.
Bevor Sie beginnen
Berechtigungen
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Nutzenden über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:
- Sie benötigen Adminrechte, um Genehmigungsworkflows für Anwesenheiten einzurichten, zu bearbeiten oder zu beobachten.
- Um Anwesenheitsanfragen entgegennehmen und bearbeiten zu können, müssen Genehmigungsberechtigte über Anzeigeberechtigungen für die Anwesenheitsdaten des jeweiligen Mitarbeiters verfügen.
- Nur Nutzende mit Vorschlagsberechtigung für eine Anwesenheitsdaten triggern einen Genehmigungsprozess. Nutzende mit Bearbeitungsberechtigungen können Anwesenheitsdaten ohne Genehmigung anpassen.
Hinweise
Beachten Sie Folgendes:
- Wenn Sie einen neuen Genehmigungs-Workflow aktivieren, gilt er sofort für alle neuen Einträge, und die neuen genehmigenden Personen werden benachrichtigt.
- Genehmigungen werden nur getriggert, wenn jemand mit Vorschlagsberechtigung Änderungen an Anwesenheitsdaten übermittelt und diese Übermittlung den Bedingungen einer Genehmigung entspricht. Mitarbeitende mit Bearbeitungsberechtigungen triggern keine Genehmigungen.
- Wenn Sie eine Mitarbeitendenrolle als genehmigende Person zuweisen, wird die Genehmigungsaufgabe an alle Mitglieder dieser Rolle gesendet. Sobald ein Mitglied die Anfrage genehmigt, wird die Aufgabe auch allen anderen nicht mehr angezeigt.
- Genehmigende Personen müssen Anzeigeberechtigungen für Anwesenheitsdaten haben.
- Wenn mehrere Genehmigung mit der Übermittlung eines Mitarbeiters übereinstimmen, wendet das System die Genehmigung mit der höchsten Priorität an. Aus diesem Grund sollte dem allgemeinsten Workflow die niedrigste und dem spezifischsten die höchste Priorität zugewiesen werden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Priorität von Workflows ändern.
- Genehmigende Personen können ihre E-Mail-Einstellungen für Genehmigungsaufgaben unter Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen verwalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Genehmigungen, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren. Wenn der Mitarbeitendenstatus eines Genehmigenden Auszeit lautet, erhält er keine E-Mail-Benachrichtigungen zu Genehmigungen mehr.
Genehmigungs-Workflow für Anwesenheiten einrichten
Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow für erfasste Anwesenheiten, die gegen die Regeln in den Arbeitszeitmodellen oder der Zeiterfassungsrichtlinie von Mitarbeitenden verstoßen.
Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen > Genehmigung.
- Wählen Sie die Vorlage Genehmigung von Anwesenheiten mit Regelverstößen.
- Klicken Sie auf das Triggerfeld, um die Bedingungen anzupassen. Ohne Bedingungen lösen alle Anwesenheitseinträge den Workflow aus.
- Fügen Sie optional Regeln hinzu, um zu definieren, für welche Mitarbeitende dieser Workflow gilt. Dazu können Sie die vorhandenen voreingestellten oder individuellen Attribute verwenden. Sie können beispielsweise festlegen, dass zusätzliche Führungskräfte im Genehmigungsprozess einbezogen werden.
- Klicken Sie auf Speichern und aktivieren, um die Änderungen zu speichern.
- Um die genehmigende Person für die Anfrage auszuwählen, klicken Sie auf den Genehmigungsschritt. Pro Schritt können Sie bis zu vier genehmigende Personen auswählen.
- Fügen Sie mehrere Schritte hinzu, um eine Genehmigungskette zu erstellen. Sobald einer der genehmigenden Personen die Anfrage in einem Schritt bearbeitet, geht der Workflow in den nächsten Schritt über.
- Wenn es in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte gibt, können Sie diese nach Bedarf einbeziehen.
- Wenn Sie die betroffene Person als genehmigende Person hinzufügen, können Mitarbeitende ihre eigenen Anwesenheiten genehmigen.
- Optional: Stellen Sie sicher, dass Anfragen nicht verzögert werden, indem Sie die Option Delegieren aktivieren aktivieren. Legen Sie fest, wie viele Tage gewartet werden soll, bis die Anfrage delegiert wird, und wer die Anfrage erhalten soll. Weitere Informationen zur Delegation.
- Optional: Fügen Sie Schritte für genehmigte oder abgelehnte Anfragen hinzu.
- Speichern und aktivieren Sie den Workflow.
Hinweis:
Wird eine Anfrage an einer Stelle der Genehmigungskette abgelehnt, endet der Workflow. Er wird im Reiter Aktivität als abgeschlossen angezeigt und die Genehmigungsanfrage wird abgelehnt. Um Nutzende über den Fortschritt des Workflows in E-Mails zu informieren, müssen Sie dem Workflow manuell einen Schritt hinzufügen. Dazu gehört auch die Information der genehmigenden Personen über die Aufgabe per E-Mail.
Bedingungen
Beim Einrichten eines Genehmigungs-Workflows können Sie aus den Bedingungen in der Tabelle unten wählen. Das System gruppiert die Bedingungen nach Thema, zum Beispiel Arbeitsstunden, Pausen usw.
Beachten Sie Folgendes:
- Bedingungen werden nur getriggert, wenn der entsprechende Abschnitt im Arbeitszeitmodell oder in der Zeiterfassungsrichtlinie des Mitarbeiters korrekt eingerichtet ist.
- Sie können wählen, ob ein Eintrag alle oder nur eine der Bedingungen erfüllen muss, um den Workflow zu triggern. Mit dem Drop-down-Menü im Bereich Bedingungen können Sie die beiden Optionen wechseln.
- Die Zeiteinheit für alle Bedingungen sind Minuten.
| Bedingung | Relevante Einstellung in der Anwesenheitsrichtlinie |
| Arbeitsstunden | |
| Geleistete Arbeitsstunden sind kürzer oder länger als die täglichen Sollstunden |
Dies bezieht sich auf die Einstellung Arbeitsstunden pro Tag in Arbeitszeitmodellen. Beispiel: Das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters sieht vor, dass er an einem Montag 8 Stunden arbeitet. Er plant jedoch 9 Stunden ein und somit 60 Minuten zu viel. Laut Ihrer Bedingung löst alles, was länger als 20 Minuten dauert, eine Genehmigung aus. |
| Startzeit/Endzeit ist früher oder später als im Arbeitszeitmodell festgelegt |
Dies bezieht sich auf die Start- und Endzeiten in Arbeitszeitmodellen. Beispiel: Das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters sieht vor, dass er jeden Tag um 08:00 Uhr mit der Arbeit beginnt. Er erfasst den Arbeitsbeginn jedoch um 09:30 Uhr, also 90 Minuten zu spät. Laut Ihrer Bedingung löst alles, was mehr als 15 Minuten zu spät ist, eine Genehmigung aus. |
| Maximale tägliche Stundenzahl überschritten |
Dies bezieht sich auf die Einstellung Maximale Stunden in den Zeiterfassungsrichtlinien. Beispiel: Laut ihrer Zeiterfassungsrichtlinie darf eine Mitarbeiterin maximal 7 Stunden pro Tag arbeiten. Sie erfasst jedoch 8 Stunden und somit 60 Minuten zu viel. Laut Ihrer Bedingung löst alles, was länger als 20 Minuten dauert, eine Genehmigung aus. |
| An einem arbeitsfreien Tag gearbeitet | |
| Es wird Zeit erfasst, wenn keine Arbeitszeit eingeplant ist |
Dies bezieht sich auf das der Person zugewiesene Arbeitszeitmodell. Wenn ein Tag nicht zu den geplanten Arbeitstagen der Person gehört, triggert die Zeiterfassung an diesem Tag diese Bedingung. Beispiel: Der Arbeitszeitmodell einer Person sieht vor, dass sie von Montag bis Donnerstag arbeitet. Allerdings erfasst sie Zeit an einem Freitag, der in diesem Fall kein regulärer Arbeitstag ist. Ihre Bedingung triggert die Genehmigung dieses Eintrags. |
| Zeit wird am Samstag/Sonntag erfasst | Damit können Sie an einem bestimmten Wochentag erfasste Zeit markieren. Sie können eine Bedingung für mehrere Tage festlegen, zum Beispiel für Samstag und Sonntag. |
| Arbeitszeit wird an einem Feiertag erfasst. |
Dies bezieht sich auf den der Person zugewiesenen Feiertagskalender, einschließlich halbtägiger Feiertage. Beispiel: Im Kalender einer Person ist der 1. Januar als gesetzlicher Feiertag vermerkt. Sie erfasst jedoch Zeit an diesem Tag. Ihre Bedingung triggert die Genehmigung dieses Eintrags. Diese Bedingung triggert auch dann, wenn sich die erfasste Zeit nicht mit dem Feiertag überschneidet. |
| Zeit wird an einem Tag mit Abwesenheit erfasst |
Dies bezieht sich auf einen genehmigten Abwesenheitszeitraum, der nicht als Arbeitszeit angerechnet wird, beispielsweise Krankenstand oder Urlaub. Beispiel: Eine Person hat einen genehmigten Krankenstandszeitraum von Montag bis Mittwoch. Sie erfasst jedoch Zeit am Dienstag. Ihre Bedingung triggert die Genehmigung dieses Eintrags. Diese Bedingung triggert auch dann, wenn sich die erfasste Zeit nicht mit den Stunden der Abwesenheit überschneidet. |
| Pausen | |
| Gesamte Pausendauer überschreitet das Arbeitszeitmodell |
Dies bezieht sich auf die Einstellung Pausenstunden pro Tag in Arbeitszeitmodellen. Beispiel: Das Arbeitszeitmodell einer Mitarbeiterin sieht vor, dass sie jeden Tag eine 30-minütige Pause einlegt. Sie erfasst jedoch eine 45-minütige Pause und somit 15 Minuten zu viel. Laut Ihrer Bedingung löst alles, was länger als 10 Minuten dauert, eine Genehmigung aus. |
| Pause ist kürzer als die Pausenregelung |
Dies bezieht sich auf die Einstellung Pausenregelungen in den Zeiterfassungsrichtlinien. Konkret bezieht es sich auf die Pausendauer, die Sie für eine bestimmte Pausenregel definiert haben. Beispiel: Sie erstellen eine Pausenregel, gemäß der Mitarbeitende nach 6 Stunden Arbeit eine 30-minütige Pause einlegen müssen. Ein Mitarbeiter erfasst nach 6 Stunden eine Pause von 10 Minuten, also 20 Minuten zu wenig. Laut Ihrer Bedingung löst alles, was mehr als 5 Minuten zu kurz ist, eine Genehmigung aus. |
| Pausenbeginn ist später als die Pausenregelung |
Dies bezieht sich auf die Einstellung Pausenregelungen in den Zeiterfassungsrichtlinien. Konkret bezieht es sich auf die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, bevor eine Pause erforderlich ist. Beispiel: Sie erstellen eine Pausenregel, gemäß der Mitarbeitende nach 4 Stunden Arbeit eine Pause einlegen müssen. Eine Mitarbeiterin erfasst nach 5 Stunden eine Pause und somit 60 Minuten zu spät. Laut Ihrer Bedingung löst alles, was mehr als 20 Minuten zu spät ist, eine Genehmigung aus. |
| Keine Pause genommen | Diese Bedingung triggert den Workflow immer dann, wenn Mitarbeitende keine Pause erfassen, unabhängig von den Einstellungen in ihrem Arbeitszeitmodell oder ihrer Zeiterfassungsrichtlinie. |
| Ort | |
| Der genaue Standort wurde angefordert, fehlt aber. | Dies bezieht sich auf die Einstellungen zur Standorterfassung in den Zeiterfassungsrichtlinien. Konkret bezieht es sich auf die Option Genauen Standort erfassen, wenn Personen Zeit erfassen. |
| Die Person befindet sich außerhalb des Standorts | Dies bezieht sich auf die Einstellungen zur Standorterfassung in der entsprechenden Zeiterfassungsrichtlinie. Konkret bezieht es sich auf die Option Standort als innerhalb oder außerhalb einer Arbeitsstätte erfassen. |
Genehmigungen delegieren
Aktivieren Sie die Option Delegieren aktivieren, damit Anwesenheitsanfragen nicht verzögert werden. Wenn Sie die Option aktivieren, gilt Folgendes:
- Die beauftragte Person erhält bereits ausstehende und neue erfasste Anwesenheiten, sobald die ursprüngliche genehmigende Person für die festgelegte Anzahl von Tagen abwesend war.
- Das System berücksichtigt nicht, wann eine Anwesenheit erfasst wurde.
- Solange die Aufgabe ausstehend ist, erscheint sie sowohl im Posteingang der ursprünglichen genehmigenden Person als auch in der Inbox der beauftragten Person.
- Sobald eine der beiden Personen die erfasste Anwesenheit prüft, verschwindet sie aus dem Posteingang der jeweils anderen Person.
- Falls auch die beauftragte Person nicht verfügbar ist, erhält die Person, die den Workflow erstellt hat, die Aufgabe.
- Wenn die ursprünglich genehmigende Person zurückkehrt, erhält die Vertretung keine neuen erfassten Anwesenheiten mehr. Alle ausstehenden Anfragen verbleiben sowohl in der Inbox der ursprünglichen genehmigenden Person als auch in der Inbox der beauftragten Person, bis sie von einer von beiden überprüft werden.
- Wenn der Mitarbeitendenstatus einer genehmigenden Person „Inaktiv“ oder „In Auszeit“ lautet, werden erfasste Anwesenheiten nicht delegiert. Stattdessen gehen sie direkt zur letzten Person, die die Genehmigung bearbeitet hat.
Hinweis:
Wenn die Führungskraft eines Mitarbeiters ein Top-Level-Genehmiger ist und niemand über ihm steht, z. B. ein CEO oder eine Geschäftsführung, und diese genehmigende Person abwesend ist, kann die Delegationskette nicht fortgesetzt werden. Die erfasste Anwesenheit bleibt bei dieser genehmigenden Person hängen. Um dies zu beheben, erstellen Sie eine gruppenspezifische Regel für Mitarbeitende, deren Führungskraft Top-Level-Genehmiger ist, und weisen Sie eine andere genehmigende Person zu.
Zusätzliche Führungskräfte zu einer Genehmigung hinzufügen
Wenn es in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte gibt, können Sie sie in Genehmigungsworkflows einbeziehen. Befolgen Sie diese Schritte:
- Erstellen Sie einen Workflow zur Genehmigung von Anwesenheiten, wie oben beschrieben.
- Fügen Sie im Triggerfeld eine Regel hinzu.
- Wählen Sie das entsprechende Attribut Zusätzliche Führungskraft aus, und legen Sie fest, ob der Workflow für Mitarbeitende gilt, auf die dieses Attribut zutrifft oder nicht. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen.
- Fügen Sie im Genehmigungsfeld einen Genehmigungsschritt hinzu.
- Klicken Sie auf Aus diesem Workflow, und wählen Sie das entsprechende Attribut Zusätzliche Führungskraft aus. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen.
- Schließen Sie die Einrichtung ab, und speichern oder aktivieren Sie den Workflow.
So gelten Genehmigungsworkflows für Zeiteinträge
Personio unterscheidet nicht zwischen dem Erfassen eines Arbeitsbeginns auf einem gemeinsam genutzten Gerät und einem Zeiteintrag, der manuell über den Desktop oder die mobile App erfasst wurde. Aus technischer Sicht behandelt Personio beides gleich. Das bedeutet, dass es nur einen Genehmigungsprozess für alle Zeiteinträge gibt. Entweder genehmigen Sie alles automatisch oder Sie erledigen es manuell.
Wenn Sie erfasste Arbeitsbeginne von einem gemeinsam genutzten Gerät automatisch genehmigen und gleichzeitig manuell hinzugefügte Einträge zur Überprüfung kennzeichnen möchten, funktionieren zwei Ansätze gut zusammen:
Rückwirkende Zeiterfassung einschränken
In Ihren Richtlinien zur Zeiterfassung können Sie einschränken, wie weit zurück Mitarbeitende Zeit erfassen können. Sie können dies auf null Tage (überhaupt keine rückwirkenden Erfassung) oder eine bestimmte Anzahl von Tagen setzen. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter vergisst, seinen Arbeitsbeginn zu erfassen, kann er das nicht selbst beheben. Jemand mit Bearbeitungsberechtigungen für seine Anwesenheiten muss die Korrektur für ihn vornehmen. Das ist nicht automatisiert, aber es erschafft einen manuellen Genehmigungsschritt für rückwirkende Zeiterfassungen.
Bedingte Automatisierungen einrichten
Unter Automatisierungen können Sie Regeln erstellen, die nur unter bestimmten Bedingungen eine Genehmigungsanforderung triggern. Eine Regel kann beispielsweise getriggert werden, wenn ein Eintrag die erwarteten Arbeitszeiten überschreitet oder unterschreitet. Auf diese Weise werden normale Einträge ohne Unterbrechung erfasst und alles, was ungewöhnlich aussieht, wird für die Überprüfung gekennzeichnet.
Nächster Schritt
Um ausstehende Genehmigungen zu überprüfen, können Admins den Reiter Automatisierungen > Aktivität aufrufen. Weitere Details finden Sie im Artikel Workflows beobachten und verwalten.