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Allgemein

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, oder auch AU-Bescheinigung, gilt i. d. R. als einziges gesetzliches Nachweismittel zur Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers. Sie wird vom behandelnden Arzt des Beschäftigten ausgestellt und enthält Angaben zum Beginn und zur voraussichtlichen Dauer sowie ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt.

Seit dem 01.10.2021 wird die AU-Bescheinigung etappenweise hin zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) digitalisiert und ist zukünftig nur noch elektronisch über das Verfahren Datenaustausch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (DTA eAU) und damit nicht mehr in Papierform an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers und den Arbeitgeber zu übermitteln. 

Mit dem 01.01.2025 wurde das Verfahren unter anderem um den Abruf von Zeiten einer Reha oder Versorgungsleistung erweitert.

Anzeige und Nachweispflicht

Anzeigepflicht

Gemäß § 5 (1) Satz 1 EFZG steht der Arbeitnehmer in der Verpflichtung, die Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer unverzüglich dem Arbeitgeber mitzuteilen. Dabei ist die Form der Mitteilung irrelevant: Die Anzeige kann somit auch z. B. mündlich, telefonisch, per WhatsApp oder E-Mail erfolgen. 

Nachweispflicht

Dauert die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage, so ist der Arbeitnehmer nach § 5 (1) Satz 2 EFZG verpflichtet, einen ärztlichen Nachweis über das Bestehen und die voraussichtliche Dauer zu erbringen. Man spricht hierbei von der sogenannten Nachweispflicht. 

Dieser Nachweis ist spätestens am vierten Tag darzulegen. Dabei steht es dem Arbeitgeber jedoch frei, die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung jederzeit früher zu verlangen. 

Im Falle, dass die Arbeitsunfähigkeit über den bescheinigten Zeitraum hinaus andauert, ist der Arbeitnehmer ebenso verpflichtet, einen neuen Nachweis zu erbringen. 

Legt der Arbeitnehmer keinen Nachweis über seine Arbeitsunfähigkeit vor, so steht es dem Arbeitgeber nach § 7 (1) EFZG frei, die Zahlung von Entgeltfortzahlung bis zur Vorlage der AU-Bescheinigung zu verweigern. Eine Ausnahme gilt hier, wenn der Arbeitnehmer nachweislich keine Schuld an der Verzögerung trägt. 

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist die Nachweispflicht für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer weitgehend entfallen, da im Verfahren der Arbeitgeber den Nachweis eigenständig abruft. 

Verantwortlichkeit des Arbeitgebers

Die eAU kann vom Arbeitgeber über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm abgerufen werden. Alternativ kann für den Abruf das SV-Meldeportal genutzt werden.

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, die abgerufenen eAU-Daten korrekt zu verarbeiten und aufzubewahren. Dabei sollte sichergestellt sein, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt. 

Anwendungsbereich

Anwendungsbereich der eAU-Bescheinigung

Das Verfahren ist grundsätzlich für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer anzuwenden. Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer persönlich eine Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung hat, sondern vielmehr der Besitz des Versicherungsstatus des Arbeitnehmers in einer gesetzlichen Krankenversicherung. Das kann auch der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer über einen anderen Weg, wie z. B. eine Familienversicherung, versichert ist. 

Auch geringfügig Beschäftigte nach § 8 SGB IV fallen ebenso in den Anwendungsbereich der eAU, sofern sie gesetzlich krankenversichert sind. 

Wer ist von der eAU Regelung ausgenommen?

In einigen Anwendungsbereichen gibt es noch keine Abrufmöglichkeit für die eAU. In diesen Fällen hat der Arbeitnehmer weiterhin seine Nachweispflicht zu erbringen, in dem er eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen hat: 

• geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten 
• Privat krankenversicherte Arbeitnehmer
• Privat ärztliche Behandlung
• Behandlung im Ausland 
• Erkrankung des Kindes
• Beschäftigungsverbot gemäß dem Mutterschutzgesetz
• Stufenweise Wiedereingliederung

Elektronische Übermittlung

Ablauf der elektronischen Übermittlung

Um eine Übermittlung der eAU seitens der Krankenkasse direkt an den Arbeitgeber zu garantieren, muss zunächst einmal der behandelnde Arzt die erforderlichen Informationen an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers senden. 

Demnach sind die am eAU-Verfahren teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen nach § 295 (1) Satz 1 SGB V verpflichtet, alle notwendigen Daten die Arbeitsunfähigkeit betreffend unter Nutzung eines sicheren Übermittlungsverfahrens an die jeweilige gesetzliche Krankenkasse zu übermitteln. 

Eine Übermittlung der Daten schließt allerdings nicht aus, dass der behandelnde Arzt nach § 109 (1) Satz 5 SGB IV auch weiterhin verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer, der auch zeitgleich den Versicherten darstellt, eine Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit auszustellen.

Anschließend hat die Krankenkasse nach Eingang der notwendigen Daten zur Arbeitsunfähigkeit eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen. 

Inhalt der eAU

Was beinhaltet die eAU?

Die eAU Bescheinigung, die der Arbeitgeber von der Krankenkasse abrufen kann, enthält die folgenden Inhalte: 

• Name des Beschäftigten 
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung 
• Kennzeichen, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
• Kennzeichen, ob die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall, einem sonstigen Unfall oder auf deren Folgen beruht

Sollte es sich um einen stationären Aufenthalt im Krankenhaus handeln, so wird zusätzlich der Aufnahmetag sowie die voraussichtliche Dauer mitgeteilt.

Meldegründe eAU

Umsetzung des eAU-Prozesses

Phase 1: eAU von Arzt an gesetzliche Krankenkasse

Mit Inkrafttreten des Terminservice- und Versorgungsgesetzes sind Ärzte seit dem 01.01.2021 mit Übergangsfrist bis zum 01.01.2022  verpflichtet, Diagnosen elektronisch mittels Telematikinfrastruktur direkt an die Krankenkassen zu übermitteln. Darüber hinaus ist es Aufgabe des behandelnden Arztes, dem Versicherten einen Ausdruck der Diagnose zu erstellen, die als Information über die übermittelten Daten dient. 

Diese Regelung gilt ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte sowie für teilnehmende Vertragsärzte. Ebenso nehmen auch Krankenhäuser am eAU-Verfahren teil, sofern sie im Rahmen des Entlassmanagements eine Arbeitsunfähigkeit des Versicherten für maximal sieben Tage nach der stationären Aufnahme feststellen. Gleiches gilt grundsätzlich auch für Rehabilitationseinrichtungen, insoweit die Leistungen im Zusammenhang mit der gesetzlichen Krankenkasse stehen. Geht die Leistung hingegen zulasten der Rentenversicherung, wird keine eAU ausgestellt und die Bescheinigung ist weiterhin in Papierform durch den Arbeitnehmer zu erbringen. 

Hinweis
Privatversicherte sowie Privatärzte und vergleichbare Ärzte im Ausland nehmen nicht am eAU-Verfahren teil. 

Phase 2: eAU von Krankenkasse an Arbeitgeber

Die Basis für das eAU-Verfahren zwischen Krankenkasse und Arbeitgeber bildet das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz und findet sich weitgehend im § 109 SGB IV. Seit dem 01.01.2023 ist die Nachweispflicht mit dem eAU-Verfahren für den Arbeitnehmer weitgehend entfallen, da der Arbeitgeber die eAU-Daten elektronisch über eine entsprechende Schnittstelle im jeweiligen systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm, welches die Anforderungen § 95b SGB IV erfüllt, oder über z. B. das SV-Meldeportal abruft.

Phase 3: sukzessive Einbindung weiterer Prozessbeteiligter

Eine Anbindung der Versicherten auf freiwilliger Basis ist für den nächsten Schritt in Planung. Dabei soll es möglich sein, zukünftig auch die eAU-Daten in der Patientenakte zu finden, die sich noch im Aufbau befindet. Damit würde auch die gesetzliche Versicherungsbescheinigung entfallen. Der Prozess ist bereits geplant, jedoch gibt es zum aktuellen Zeitpunkt noch kein Datum der Umsetzung.