Diese Funktion wird im Laufe der nächsten Woche ausgerollt und in Ihrem Konto verfügbar sein.

Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie vermögenswirksame Leistungen mit Personio Payroll verwalten. Lesen Sie auch unseren allgemeinen Artikel zum Thema.

Was sind vermögenswirksame Leistungen (VWL) in Personio Payroll

In Personio Payroll können Sie mit Ihren Mitarbeitenden getroffenen Vereinbarungen zu vermögenswirksamen Leistungen (VWL) verwalten. Das Feature: 

• Validiert Eintragungen für Vereinbarungen.
• Führt Beiträge in Dokumenten (Entgeltbescheinigungen, Lohnkonto etc.) auf.
• Fügt VWL-Informationen zur VWL-SEPA-Datei hinzu, die für den Transfer der Beiträge via Online-Banking genutzt werden kann.

Das Widget Vermögenswirksame Leistungen im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils, gibt Ihnen einen Überblick über den monatlichen Betrag.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine Vereinbarung anlegen und verwalten können und wo vermögenswirksame Leistungen in der Lohnbuchhaltung angezeigt werden. Wir empfehlen Ihnen für weiteren Kontext zu VWLs und unseren allgemeinen Artikel zum Thema.

Produktbeschränkungen

Folgende Fälle unterstützt die Funktion zum Hinterlegen von VWL-Vereinbarungen aktuell nicht:

• Altersvorsorgewirksame Leistungen (AVWL): Die Funktion ermöglicht kein Anlegen von Vereinbarungen für bAV-ähnliche AVWL-Leistungen.
• Nicht-monatliche Beitragsmodelle: Die Funktion deckt aktuell ausschließlich Vereinbarungen mit monatlichen Beiträgen ab. Vereinbarungen mit nicht monatlichen Beiträgen (z. B. eine jährliche oder quartalsweise Zahlung) werden nicht unterstützt. Es ist möglich, in einem solchen Fall die Vereinbarung ausschließlich für den Beitragsmonat zu aktivieren und den Rest des Jahres zu unterbrechen.
• Nachträgliche Änderungen in der SEPA -Datei für bAV & VWL: Die Funktion deckt aktuell ausschließlich die zum Zeitpunkt der Freigabe der Abrechnung in der VWL-Vereinbarung hinterlegten Beiträge ab. Rückwirkende Änderungen (z. B. die Korrektur eines zu niedrigen oder zu hohen Beitrags) werden im Folgemonat nicht berücksichtigt. Das System richtet sich dann nach dem neu hinterlegten Beitrag. Zu hohe oder zu geringe Zahlungen müssen mit dem Mitarbeiter direkt beglichen werden.

VWL-Vereinbarungen im Reiter Gehalt verwalten

Überblick über die Verwaltung von VWL-Vereinbarungen

Sie können VWL-Vereinbarungen im Reiter Gehalt Ihrer Mitarbeitenden hinzufügen, bearbeiten, löschen und beenden. Die folgende Tabelle erklärt, wie sie bei verschiedenen Ereignissen, wie  einer Beitragserhöhung durch Mitarbeitende, vorgehen müssen:

Eine neue VWL-Vereinbarung hinzufügen

Um eine VWL-Vereinbarung anzulegen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget für vermögenswirksame Leistungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf Vereinbarung hinzufügen.
4. Füllen Sie die Daten für Zeitraum, Vereinbarungs- und Beitragsdetails aus. Wenn der Beitrag in der SEPA-Datei aufgeführt werden soll, wählen Sie diese Methode unter Zahlungsart aus.
5. Speichern Sie die Vereinbarung.

Eine VWL-Vereinbarung beenden

Um eine VWL-Vereinbarung zu beenden, müssen Sie ein Enddatum für die Vereinbarung hinterlegen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Ist das Enddatum von Beginn an hinterlegt, läuft die Vereinbarung zum angegebenen Datum aus.
• Ist das Enddatum noch nicht hinterlegt, öffnen Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben Ende der Vereinbarung, tragen Sie das Datum nach und bestätigen Sie die Eingabe. Beachten Sie, dass der Nachtrag rückwirkend gilt.
• Soll das Enddatum geändert (z. B. vorgezogen) werden, öffnen Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben Ende der Vereinbarung. Tragen Sie das Datum nach und bestätigen Sie die Eingabe. Beachten Sie, dass der Eintrag rückwirkend gilt.

Eine VWL-Vereinbarung bearbeiten

Hinweis
Beachten Sie, dass Änderungen an bestehenden VWL-Vereinbarung rückwirkend Änderungen ab Vereinbarungsbeginn nach sich ziehen.

Um eine VWL-Vereinbarung zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget für vermögenswirksame Leistungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die VWL-Vereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Details oder Vereinbarungstyp bearbeiten/hinzufügen.
5. Wählen Sie die Art der Änderung aus, die Sie durchführen möchten:
   1. Änderungsvereinbarung hinzufügen
   2. Zusatzvereinbarung hinzufügen
   3. Daten bearbeiten
6. Füllen Sie die nötigen Felder aus. Für Änderungs- und Zusatzvereinbarungen ist der Anbieter aus der ursprünglichen Vereinbarung übernommen.
7. Speichern Sie die Eingaben. 

Eine VWL-Vereinbarung unterbrechen

Um eine VWL-Vereinbarung zu pausieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget für vermögenswirksame Leistungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die VWL-Vereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Unterbrechung zu Vereinbarung hinzufügen.
5. Geben Sie das Startdatum und optional das Enddatum der Unterbrechung und einen Kommentar an.
6. Bestätigen Sie die Eingabe. 

Eine VWL-Vereinbarung löschen

Um eine VWL-Vereinbarung zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget für vermögenswirksame Leistungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die VWL-Vereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Vereinbarung löschen.
5. Bestätigen Sie den Vorgang. 

In der Lohnbuchhaltung

VWL-Vereinbarungen in der Lohnbuchhaltung und der Entgeltabrechnung

Ist eine VWL-Vereinbarung für einen Mitarbeiter hinzugefügt, spiegelt sich dies auch in der Lohnbuchhaltung wider. Dort sehen Sie unter:

• dem Reiter Personen: Mit Klick auf den Bruttobetrag können Sie unter Wiederkehrende Vergütung die Summen für Gesamtbeitrag und Arbeitgeberzuschuss aller VWL-Vereinbarungen einsehen.
• der Vorschau der Entgeltabrechnung: Prüfen Sie diese entweder in der Detailansicht oder im Reiter Dokumente. Hier werden die Bestandteile der VWL-Vereinbarung einzeln aufgeführt.

SEPA-Datei abrufen

Die SEPA-Datei im XML-Format kombiniert bAV- und VWL-Beiträge und wird mit Freigabe der Abrechnung generiert.  Die Datei enthält alle Beiträge, für die SEPA-Überweisung als Zahlungsart ausgewählt wurde. Beiträge mit der Zahlungsart Bankeinzug sind von der SEPA-Datei ausgeschlossen.

Mit dieser Datei können Sie VWL-Beiträge an die Versicherungsträger überweisen. Die Zahlungsinformationen speisen sich aus den in den einzelnen Vereinbarungen hinterlegten Daten. Sie können Sie in der Lohnbuchhaltung im Reiter Dokumente abrufen. Beachten Sie, dass die Beträge in der SEPA-Datei keine nachträglichen Änderungen einbeziehen.