Dieser Artikel erklärt, was ein Beitragsnachweis ist, welche Meldungen Personio Payroll in diesem Zusammenhang erzeugt und wie die Fälligkeitstermine berechnet werden. 

Was ist ein Beitragsnachweis?

Ein Beitragsnachweis ist eine dokumentierte Aufstellung über die meist tatsächliche Höhe der Sozialversicherungsbeiträge aus dem aktuellen Abrechnungsmonat. Diese müssen zum Fälligkeitsdatum vom Arbeitgeber an die jeweils zuständige Einzugsstelle abgeführt werden. Bei der Einzugsstelle handelt es sich um die Krankenkasse des Arbeitnehmers. 

Hinweis:
Bei geringfügig Beschäftigten ist die zentrale Melde- und Einzugsstelle immer die Minijob-Zentrale. 

Beitragsnachweise dürfen nur elektronisch per Datenübertragung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels Ausfüllhilfe wie des SV-Meldeportals an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. 

Der Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen basiert auf der Grundlage von § 28b (2) SGB IV und § 256 (1) Satz 4 SGB V. Zusätzliche Informationen bietet der GKV Spitzenverband. 

Null-Beitragsnachweis

Im Falle, dass in einem Monat keine Beiträge anfallen, da beispielsweise ein Mitarbeiter im Krankengeldbezug ist und aufgrund dessen kein Arbeitsentgelt bezieht, wird ein sogenannter Null-Beitragsnachweis erstellt. Dieser muss ebenfalls an die jeweils zuständige Einzugsstelle übermittelt werden. 

Dauerbeitragsnachweis

Im Falle, dass Mitarbeitende immer ein gleichbleibendes Gehalt beziehen, beispielsweise aufgrund eines festen Monatsgehalts, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, einen Dauerbeitragsnachweis zu übermitteln. Dieser muss nur angepasst werden, wenn sich die Höhe der zu zahlenden Beiträge, etwa durch Veränderung des Gehalts, neuer Beitragssätze oder Bemessungsgrenzen, ändert. 

Korrektur eines Beitragsnachweises

Korrekturen von Beiträgen aus dem Vormonat können grundsätzlich in den Beitragsnachweis des laufenden Monats einfließen. Hier kommt es zu einer Verrechnung der zu viel gezahlten Beiträge. Alternativ kann der bereits übermittelte Beitragsnachweis storniert und für denselben Zeitraum ein neuer Beitragsnachweis abgegeben werden. 

Beitragssätze 2026

Beiträge zur Pflegeversicherung 2026 - außer Sachsen 

2026 beträgt der Pflegeversicherungsbeitrag 3,6 %. Der Zuschlag für Kinderlose und die Abschläge für Kinder unter 25 Jahren bleiben unverändert.

Beiträge zur Pflegeversicherung 2026 - nur für Sachsen 

Fälligkeiten der Beiträge und des Beitragsnachweises 2026

Die Fälligkeit der Beitragsnachweise ist im § 23 (1) SGB IV geregelt. Dort ist vorgegeben, dass die auf Grundlage des Arbeitsentgelts aus dem laufenden Monat berechneten Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) der versicherungspflichtigen Arbeitnehmenden, spätestens am drittletzten Bankarbeitstag fällig sind. Die Beiträge sind dabei zur Fälligkeit in der tatsächlichen Höhe der Beitragsschuld zu zahlen, wenn das Arbeitsentgelt fällig ist und die Entgeltabrechnung durchgeführt wurde. 

Vom Termin der Beitragsfälligkeit lässt sich auch die bundeseinheitliche Fälligkeit des Beitragsnachweises nach § 28f (3) SGB IV berechnen: Der Arbeitgeber hat den Beitragsnachweis für den laufenden Monat, spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge elektronisch zu übermitteln. Der Nachweis muss also am fünftletzten Bankarbeitstag um 0:00 Uhr vorliegen. Übermittelt der Arbeitgeber den Beitragsnachweis zu spät, steht es der Einzugsstelle frei, das maßgebende Arbeitsentgelt zu schätzen, bis der Nachweis übermittelt wurde. 

Fälligkeitsdaten für das Jahr 2026

Aufbau eines Beitragsnachweises

Kopfteil des Beitragsnachweises

Im Kopfteil des Beitragsnachweises finden Sie folgende Angaben: 

• Anschrift des Arbeitgebers 
• der Zeitraum der Abrechnung
• Beitragskonto-Nr. des Arbeitgebers oder die Betriebsnummer
• Steuernummer des Arbeitgebers

Hinweis:
Seit dem 1. Januar 2026 entfällt auch für die Beitragsnachweise die Rechtskreistrennung zwischen Ost und West. 

Hauptteil des Beitragsnachweises

Der eigentliche Hauptteil des Beitragsnachweises enthält die Beitragsgruppenschlüssel und den entsprechend zugeordneten Betrag. 

Von der Zwischensumme wird im Falle der möglichen Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und für Mutterschaftsaufwendungen (U2) der Betrag abgezogen. Daraus ergibt sich final der zu zahlende Gesamtbeitrag zur Sozialversicherung bzw. das Guthaben. 

Hinweis:
Pauschalbeiträge sowie die einheitliche Pauschsteuer für geringfügige Beschäftigte werden in einem gesonderten Beitragsnachweis gegenüber der Minijob-Zentrale ausgewiesen. 

Musterbeispiel eines Beitragsnachweises

Beitragsnachweise in Personio Payroll

Allgemeines

Personio erstellt und übermittelt Ihren Beitragsnachweis automatisch, sobald die Entgeltabrechnung freigegeben wurde. Personio unterscheidet dabei zwischen den folgenden Meldungen: 

1. Beitragsnachweise: monatliche Meldung mit den Sozialversicherungsbeiträgen des jeweiligen Abrechnungsmonats
2. Korrektur des Beitragsnachweises: wird bei Bedarf ausgelöst, zum Beispiel durch eine Anpassung nach der sogenannten Märzklausel für den Dezember oder, bei ausscheidenden Mitarbeitenden, für den letzten Beschäftigungsmonat.
3. Beitragsschätzungen: wird benötigt, wenn zum Meldetermin noch keine endgültigen Abrechnungsdaten vorliegen, zum Beispiel bei Mitarbeitenden, die auf Stundenbasis vergütet werden. Weitere Informationen zu Beitragsschätzungen finden Sie im Artikel zum Thema.

Beitragsnachweis für gesetzliche Krankenkassen 

Um einen Beitragsnachweis in Personio Payroll einzusehen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
2. Filtern Sie nach der Kategorie Beitragsnachweis.
3. Klicken Sie auf Details anzeigen. 

Sie finden die Beitragsnachweise auch zusätzlich unter Lohnbuchhaltung > Dokumente als PDF-Format. 

Beitragsnachweise für Versorgungswerke

Ist ein Mitarbeiter Mitglied eines Versorgungswerks, übermittelt Personio Payroll zusätzlich monatlich einen eigenen Beitragsnachweis an das jeweilige Versorgungswerk (BVBNA). Die Meldung enthält die Beitragsdaten auf Mitarbeiterebene, einschließlich der persönlichen Mitgliedsnummer beim Versorgungswerk.

Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter im Mitarbeitendenprofil korrekt als Mitglied eines Versorgungswerks hinterlegt ist. Wie Sie die entsprechenden Attribute pflegen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Versorgungswerke.

Um einen Beitragsnachweis für ein Versorgungswerk einzusehen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
2. Filtern Sie nach der Kategorie Beitragsnachweis.
3. Klicken Sie auf Details anzeigen. 

Sie finden den Beitragsnachweis auch zusätzlich unter Lohnbuchhaltung > Dokumente als PDF-Format. 

Korrekturen an bereits übermittelten Beitragsnachweisen für Versorgungswerke folgen dem sogenannten ITSG-K-Verfahren (Korrekturmeldung). Dabei übermittelt Personio Payroll ausschließlich die Differenz zwischen dem ursprünglich gemeldeten und dem neuen Betrag, nicht den vollständigen Betrag erneut.

FAQ

Wer ist verpflichtet, einen Beitragsnachweis zu übermitteln?

Jeder Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten. Personio Payroll übernimmt die Erstellung und Übermittlung automatisch, sobald Sie die Entgeltabrechnung freigeben.

Muss ich die Beitragsnachweise manuell auslösen?

Nein. Personio Payroll erstellt und übermittelt die Beitragsnachweise automatisch mit der Freigabe der Entgeltabrechnung. Eine Ausnahme bildet der Versand der Beitragsschätzungen. 

Was passiert, wenn zum Meldetermin noch keine endgültigen Abrechnungsdaten vorliegen?

In diesem Fall aktivieren Sie die Schätzfunktion. Personio Payroll übermittelt dann eine Schätzung und gleicht die Differenz im Folgemonat aus. Weitere Details finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Wie werden Korrekturen aus Vormonaten berücksichtigt?

Bei den Beitragsnachweisen für gesetzliche Krankenkassen fließen Korrekturen automatisch in den Beitragsnachweis des laufenden Monats ein, zum Beispiel durch die Märzklausel. Bei den Beitragsnachweisen für Versorgungswerke übermittelt Personio Payroll stattdessen eine separate Korrekturmeldung, die nur die Differenz zum ursprünglichen Betrag enthält.

Was passiert, wenn der Beitragsnachweis zu spät übermittelt wird?

Die Einzugsstelle bzw. Krankenkasse kann das maßgebende Arbeitsentgelt eigenständig schätzen, bis der Nachweis übermittelt wurde. Achten Sie daher auf die in der Fälligkeitstabelle genannten Termine.

Gilt dieser Prozess auch für Preliminary Payroll oder die DATEV-Integration?

Nein. Beitragsnachweise stehen ausschließlich Personio Payroll zur Verfügung und gelten nicht für die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder DATEV-Integration.