Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. 
Dieser Artikel erklärt, wie Sie eine betriebliche Altersvorsorge mit Personio Payroll einrichten und verwalten können.

Was ist betriebliche Altersvorsorge in Personio Payroll

In Personio Payroll können Sie relevante Informationen zu mit Ihren Mitarbeitenden getroffenen Vereinbarungen zur betrieblichen Altersversorgung (BAV) verwalten. Das Feature: 

• Validiert Eintragungen für Vereinbarungen.
• Teilt Beiträge korrekt in steuerfrei/ steuerpflichtig und sozialversicherungsfrei/ sozialversicherungspflichtig auf und berücksichtigt die jeweils geltenden Freigrenzen.
• Führt Beiträge in Dokumenten (Entgeltabrechnungen, Lohnkonto etc.) auf.
• Gibt eine BAV-SEPA-Datei aus, die für den Transfer der Beiträge zu Versicherungsanbietern via Online-Banking genutzt werden kann.

Das Widget Vereinbarungen zur Altersvorsorge im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils, gibt Ihnen einen Überblick über den jährlichen oder monatlichen Betrag.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine BAV-Vereinbarung anlegen und verwalten können und wo BAV-Beträge in der Lohnbuchhaltung angezeigt werden. Wir empfehlen Ihnen für weiteren Kontext zur bAV und geltenden Vorschriften unseren allgemeinen Artikel zum Thema.

Hinweis
Der Arbeitgeber ist seit dem 01.01.2022 verpflichtet 15 % des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an Pensionsfonds, Pensionskassen oder Direktversicherungen weiterzuleiten, sofern Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden.

Produktbeschränkungen

Folgende Fälle unterstützt die Funktion zum Hinterlegen von BAV-Vereinbarungen aktuell nicht:

• Interne Durchführungswege und Auszahlungsphase für Betriebsrentner: Die Funktion ermöglicht aktuell ausschließlich externe Durchführungswege (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds) für die BAV. Interne Durchführungswege und die Auszahlungsphase für Betriebsrentner werden nicht unterstützt.
• Umwandlungen aus Einmalzahlungen, die nicht mindestens dem umzuwandelnden Betrag entsprechen: Bei einer Umwandlung aus Einmalzahlungen, muss die Einmalzahlung mindestens dem umzuwandelnden Betrag entsprechen. Wenn 3000 Euro umgewandelt werden sollen, muss also eine Einmalzahlung in Höhe von mindestens 3000 Euro im entsprechenden Monat vorliegen. Differenzen können durch ein laufendes Gehalt nicht ausgeglichen werden.
• Blockmodell: Die Funktion deckt aktuell ausschließlich die Berechnung der Steuer- bzw. SV-Beitragsbefreiung nach dem sog. Aufzehrmodell ab. Nach diesem Modell können Beiträge in der SV und Steuer anfallen, sollten die Freibeträge für die BAV im Laufe des Jahres aufgebraucht worden sein.
• Dynamische Beiträge: Die Funktion deckt aktuell ausschließlich Vereinbarungen mit gleichbleibenden Beiträgen ab. Verträge mit einer Klausel, nach der die Beiträge jährlich nach den aktuellen Freibetragsgrenzen angepasst werden, müssen über eine manuell hinzugefügte Änderungsvereinbarung geändert werden.
• Nachträgliche Änderungen in der BAV-SEPA-Datei: Die Funktion deckt aktuell ausschließlich die zum Zeitpunkt der Freigabe der Abrechnung in der BAV-Vereinbarung hinterlegten Beiträge ab. Rückwirkende Änderungen (z. B. die Korrektur eines zu niedrigen oder zu hohen Beitrags) werden im Folgemonat nicht berücksichtigt. Das System richtet sich dann nach dem neu hinterlegten Beitrag. Zu hohe oder zu geringe Zahlungen müssen mit dem Mitarbeiter und der Versicherung direkt beglichen werden.

BAV-Vereinbarungen im Reiter Gehalt verwalten

Überblick über die Verwaltung von BAV-Vereinbarungen

Sie können BAV-Vereinbarungen im Reiter Gehalt Ihrer Mitarbeitenden hinzufügen, bearbeiten, unterbrechen, löschen und beenden. Die folgende Tabelle erklärt, wie sie bei verschiedenen Ereignissen (z. B. einer Beitragserhöhung durch Mitarbeitende) vorgehen müssen:

Hinweis
Stellen Sie sicher, dass Sie sich beim Ausfüllen der BAV-Vereinbarung an die geltenden Vorschriften halten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Artikel zur BAV. 

Rangfolge bei mehreren BAV-Verträgen

Wenn Sie für Mitarbeitende mehrere BAV-Vereinbarungen anlegen, die zur gleichen Zeit aktiv sind, wenden wir Regeln für die Rangfolge der einzelnen Vereinbarungen an. Diese sorgen dafür, dass bei Erreichen der Grenzen von Freibeträgen für Sozialversicherung oder Steuer die ranghöheren BAV-Vereinbarungen zuerst einbezogen werden. Die Rangordnung richtet sich nach folgenden Kriterien:

1. BAV-Vereinbarungen, die ausschließlich vom Arbeitgeber finanziert sind, werden höher gerankt als solche mit Beiträgen der Mitarbeitenden.
2. Je früher das Startdatum der BAV-Vereinbarung, desto höher das Ranking. Bei Änderungsvereinbarungen wird zudem das Startdatum der ursprünglichen Vereinbarung herangezogen.
3. Wenn mehrere Vereinbarungen im selben Monat beginnen, hat die zuerst im Account hinterlegte Vereinbarung Vorrang.

Hinweis
Erstellen Sie eine neue BAV-Vereinbarung für eine Zusatzvereinbarung oder eine Änderungsvereinbarung, so „erbt“ die neue Vereinbarung immer den Rang der Vereinbarung, auf die sie sich bezieht. 

Eine neue BAV-Vereinbarung hinzufügen

Um eine BAV-Vereinbarung anzulegen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Vereinbarungen zur Altersvorsorge auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf Vereinbarung hinzufügen.
4. Fügen Sie den Beginn der Vereinbarung hinzu. Das Ende der Vereinbarung ist hier zunächst optional.
5. Füllen Sie die zutreffenden Vereinbarungsdetails aus. Wenn der Beitrag in BAV-SEPA-Datei aufgeführt werden soll, wählen Sie diese Methode unter Zahlungsart aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Eine BAV-Vereinbarung beenden

Um eine BAV-Vereinbarung zu beenden, ist es notwendig, ein Enddatum unter Ende der Vereinbarung zu hinterlegen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Ist das Enddatum von Beginn an hinterlegt, läuft die Vereinbarung zum angegebenen Datum aus.
• Ist das Enddatum bisher nicht hinterlegt, öffnen Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben Ende der Vereinbarung, tragen Sie das Datum nach und bestätigen Sie die Eingabe. Beachten Sie, dass der Nachtrag rückwirkend gilt.
• Soll das Enddatum geändert (z. B. vorgezogen) werden, öffnen Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben Ende der Vereinbarung. Tragen Sie das Datum nach und bestätigen Sie die Eingabe. Beachten Sie, dass der Eintrag rückwirkend gilt.

Eine BAV-Vereinbarung bearbeiten

Hinweis
Beachten Sie, dass Änderungen an bestehenden BAV-Vereinbarung rückwirkend Änderungen ab Vereinbarungsbeginn nach sich ziehen.

Um eine BAV-Vereinbarung zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Vereinbarungen zur Altersvorsorge auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die BAV-Vereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Details oder Vereinbarungstyp bearbeiten/hinzufügen.
5. Wählen Sie die Art der Änderung aus, die Sie durchführen möchten:
   1. Erstellen Sie eine Änderungsvereinbarung zur bestehenden Vereinbarung
   2. Erstellen Sie eine neue zusätzliche Vereinbarung und behalten Sie die bestehende bei
   3. Vorhandene Daten bearbeiten
6. Füllen Sie die nötigen Felder aus. Für Änderungs- und Zusatzvereinbarungen ist der Versicherungsanbieter aus der ursprünglichen Vereinbarung übernommen.
7. Klicken Sie auf Speichern. 

Eine BAV-Vereinbarung unterbrechen

Um eine BAV-Vereinbarung zu unterbrechen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Vereinbarungen zur Altersvorsorge auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die BAV-Vereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Unterbrechung zu Vereinbarung hinzufügen.
5. Geben Sie das Startdatum und optional das Enddatum der Unterbrechung und einen Kommentar an.
6. Klicken Sie auf Bestätigen. 

Eine BAV-Vereinbarung löschen

Um eine BAV-Vereinbarung zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Vereinbarungen zur Altersvorsorge auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die BAV-Vereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Vereinbarung löschen.
5. Klicken Sie auf Löschen. 

In der Lohnbuchhaltung

BAV-Vereinbarungen in der Lohnbuchhaltung und der Entgeltabrechnung

Ist eine BAV-Vereinbarung für einen Mitarbeiter hinzugefügt, spiegelt sich dies auch in der Lohnbuchhaltung wider. Dort sehen Sie unter:

• dem Reiter Personen: Mit Klick auf den Bruttobetrag können Sie die Summe der BAV-Beiträge unter Wiederkehrende Vergütung einsehen.
• der Vorschau der Entgeltabrechnung: Prüfen Sie diese entweder in der Detailansicht oder im Reiter Dokumente. Hier werden die Bestandteile der BAV-Vereinbarung einzeln aufgeführt.

BAV-SEPA-Datei abrufen

Die BAV-SEPA-Datei im XML-Format wird mit Freigabe der Abrechnung generiert. Die Datei enthält alle Beiträge, für die SEPA-Überweisung als Zahlungsart ausgewählt wurde. Beiträge mit der Zahlungsart Bankeinzug sind von der SEPA-Datei ausgeschlossen.

Mit dieser Datei können Sie BAV-Beiträge an die Versicherungsträger überweisen. Die Zahlungsinformationen speisen sich aus den in den einzelnen Vereinbarungen hinterlegten Daten. Sie können Sie in der Lohnbuchhaltung im Reiter Dokumente abrufen. Beachten Sie, dass die Beträge in der SEPA-Datei keine nachträglichen Änderungen einbeziehen.