In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Genehmigungsprozesse bearbeiten und was mit offenen oder bestätigten Anfragen passiert, wenn Sie das tun.
Bevor Sie beginnen
In der folgenden Tabelle wird erläutert, was passiert, wenn Sie einen Genehmigungsworkflow aktualisieren oder offene oder bestätigte Genehmigungsanfragen bearbeiten.
| Szenario | Verhalten |
| Ein Antrag wird geändert, bevor die erste genehmigende Person ihn bearbeitet | Der Antrag wird automatisch aktualisiert und erscheint als Aufgabe für die erste genehmigende Person. |
| Eine beantragen wird vor der ersten genehmigenden Person gelöscht | Die Antrag verschwindet automatisch aus der Inbox der angegebenen genehmigenden Person. |
| Ein Antrag in einem mehrstufigen Genehmigungsprozess wird geändert, nachdem einige designierte genehmigende Personen ihn bereits bearbeitet haben | Die vorherige Aufgabe verschwindet automatisch und ein neuer Antrag wird ausgelöst. Alle benannten genehmigenden Personen müssen die Aktion erneut beantragen. |
| Ein vollständig genehmigter Antrag wird geändert | Der ursprüngliche Antrag ist nicht mehr gültig. Alle zuvor an den Daten der anfragenden Person vorgenommenen Änderungen werden rückgängig gemacht, und für alle genehmigenden Personen wird eine neue Aufgabe angezeigt. |
| Ein Genehmigungsprozess wird bearbeitet |
Offene Anträge werden automatisch an die neuen genehmigenden Personen weitergeleitet. Wenn durch die Änderung andere genehmigende Personen hinzugefügt werden, werden neue Genehmigungsaufgaben für sie erstellt. Wenn für einen Mitarbeiter keine genehmigende Person festgelegt ist oder der Status der zugewiesenen genehmigenden Person In Auszeit oder Inaktiv ist, wird die Genehmigungsaufgabe an die Person weitergeleitet, die den Genehmigungsprozess zuletzt bearbeitet hat. |
| Ein Genehmigungsprozess wird gelöscht | Stellen Sie vor dem Löschen eines Genehmigungsprozesses sicher, dass alle Mitarbeitenden, deren Anträge noch genehmigt werden müssen, durch einen anderen Genehmigungsprozess abgedeckt sind. Wenn kein anderer Prozess passt, können sie Daten ohne Genehmigung aktualisieren. |
Genehmigungsprozess bearbeiten
Bevor Sie einen Genehmigungsprozess bearbeiten, lesen Sie oben die Auswirkungen einer Änderung des Genehmigungsprozesses. Wenn Sie einen vorhandenen Prozess bearbeiten möchten, um beispielsweise genehmigende Personen oder Schritte hinzuzufügen oder zu entfernen oder um das Delegieren zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows > Genehmigungen.
- Wählen Sie den Genehmigungstyp und den Workflow aus, den Sie bearbeiten möchten.
- Wenn Sie einen Workflow zur Genehmigung von Mitarbeitendendaten oder Anwesenheiten bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten.
- Passen Sie den Genehmigungsprozess nach Bedarf an.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Priorisierung eines Genehmigungsprozesses ändern
Wenn auf einen Antrag der falsche Genehmigungsprozess angewandt wird, ist möglicherweise die Prioritätsreihenfolge falsch. Das kann dazu führen, dass Genehmigungsaufgaben an die falsche Person weitergeleitet werden. Trifft mehr als ein Genehmigungsprozess auf einen Mitarbeiter zu, kommt das Verfahren mit der höchsten Priorität zur Anwendung. Deshalb empfehlen wir, dem spezifischsten Prozess die höchste Priorität und dem allgemeinsten Prozess die niedrigste Priorität zuzuweisen.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Priorisierung zu ändern:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows > Genehmigungen.
- Wählen Sie den Genehmigungstyp aus, den Sie anpassen möchten.
- Ziehen Sie in der Liste eine Genehmigung per Drag-and-Drop an die richtige Stelle.
Genehmigungsprozess löschen
Bevor Sie einen Genehmigungsprozess löschen, lesen Sie oben die Auswirkungen einer Änderung des Genehmigungsprozesses. Um einen Genehmigungsprozess zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows > Genehmigungen.
- Wählen Sie den Genehmigungstyp und den Workflow aus, den Sie löschen möchten.
- Klicken Sie rechts neben einem Workflow für Mitarbeitendendaten oder Anwesenheiten auf das Drei-Punkte-Symbol > Workflow löschen.
- Klicken Sie rechts neben einer gruppenspezifischen Genehmigungsregel für Abwesenheit auf das Drei-Punkte-Symbol > Regel löschen.
Genehmigungsprozess aktivieren oder deaktivieren
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Genehmigungsworkflow für Mitarbeitendendaten oder Anwesenheiten zu aktivieren oder deaktivieren:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows > Genehmigungen.
- Wählen Sie die Genehmigungsart aus.
- Bewegen Sie die Maus über den Workflow, den Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Workflow aktivieren oder Workflow deaktivieren.
- Verschieben Sie optional den Genehmigungsworkflow per Drag-and-Drop, um seine Priorisierung zu ändern.