Dieser Artikel erklärt, wie der Reiter Meldewesen im Bereich Lohnbuchhaltung aufgebaut ist und welche Aktionen durchgeführt werden können, um Kommunikationen mit Sozialversicherungsträgern und Behörden zu verwalten.
Was ist der Reiter Meldewesen?
Im Reiter Meldewesen sehen Sie alle Kommunikationen ein, die in Ihrem Namen mit Sozialversicherungsträgern stattfinden, sowie die Aktionen, die sich daraus ergeben. Personio unterscheidet dabei zwei Ereignistypen:
- Ereignisse, die Sie einsehen können: Diese Ereignisse werden automatisch abgeschlossen. Sie können sie anzeigen und ausdrucken, müssen aber nicht aktiv werden.
- Ereignisse, bei denen Sie aktiv werden müssen: Bei diesen Ereignissen prüfen, ergänzen oder übermitteln Sie Daten selbst.
Dazu gehören, was bei der Freigabe der Lohnabrechnung kommuniziert wird, sowie alle anderen Vorgänge, die immer von Ihnen durchgeführt werden können (z. B. der Abruf von eAUs, oder Anträge für A1-Bescheinigungen).
Im Reiter Meldewesen können Sie:
- Events filtern und suchen: Filtern Sie Events nach Abrechnungszeitraum und Eventkategorie. Finden Sie die gesamte Kommunikation für ausgewählte Mitarbeitende in einem Bereich.
- Vordefinierte Ansichten verwenden: Mit vordefinierten Ansichten können Sie sich auf Events konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern, oder alle Events anzeigen.
- Aktiv werden: Klicken Sie oben rechts auf den Button Neues Ereignis, um Prozesse zu starten (z. B. um eine A1-Bescheinigung zu beantragen).
Als Arbeitgeber sind Sie zu verschiedenen Meldungen gegenüber Sozialversicherungsträgern gesetzlich verpflichtet. Personio Payroll unterstützt Sie dabei, diesen Pflichten über den Reiter Meldewesen nachzukommen.
Aufbau des Reiter Meldewesen
Meldungen im Reiter Meldewesen unterscheiden sich in zwei Dimensionen:
- Einmalig oder wiederkehrend: Manche Meldungen fallen nur einmal an, etwa bei der Ersteinrichtung. Andere wiederholen sich regelmäßig, zum Beispiel monatlich oder jährlich.
- Automatisch oder manuell: Automatische Meldungen erstellt und versendet Personio eigenständig, ohne dass Sie tätig werden müssen. Bei manuellen Meldungen prüfen, ergänzen oder bestätigen Sie Daten aktiv, bevor die Meldung versendet wird.
Automatisierte und manuelle Meldungen
Automatisierte Meldungen
Personio erstellt und versendet die folgenden Meldungen eigenständig, sobald die zugrunde liegenden Daten oder Ereignisse vorliegen. Sie können diese Meldungen im Reiter Meldewesen einsehen und ausdrucken, müssen aber nicht aktiv werden:
| Kategorie | Beschreibung |
| SV-Meldungen | Meldungen zu Beschäftigungsverhältnissen gegenüber Kranken-, Renten- und Unfallversicherungsträgern (zum Beispiel bei Eintritt, Austritt oder Änderung der Abrechnungsgruppe). Bildet die gesetzliche Grundlage für die elektronische Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern. |
| Unfallversicherung Lohnnachweis | Jährliche Übermittlung der Entgeltdaten an die zuständige Berufsgenossenschaft. |
| Lohnsteuerbescheinigung | Jährliche Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt sowie Bereitstellung für Mitarbeitende. |
| Gesonderte Meldung 57 | Meldung auf Anfrage der Rentenversicherung bei Rentenanträgen oder Versorgungsausgleichsverfahren. |
| Elterngeldbescheinigung | Elektronische Anfrage fehlender Entgeltinformationen durch die Rentenversicherung. |
| Versicherungsnummer-Voranfrage | Klärt einmalig nach dem Go-Live oder bei Neueintritt einer Person ohne Sozialversicherungsnummer die Versicherungsnummer bei der Deutschen Rentenversicherung. Hinterlegen Sie zuvor Geburtsort und Geburtsname im Mitarbeitendenprofil. Die zurückgemeldete Nummer übernimmt Personio automatisch in das Profil. |
| Befreiung von Zusatzzahlungen | Elektronische Anfrage fehlender Lohnbuchhaltungsinformationen durch die Rentenversicherung. |
| Datensatz Arbeitgeberkonto | Übermittlung aktueller Unternehmensdaten und des U1-Beitragssatzes an die Krankenkasse, sobald sich Kontaktdaten, Adresse oder Zahlungsart ändern. |
| ELStAM-Anmeldung neuer Arbeitnehmender | Automatische Anmeldung neuer Mitarbeitender sowie monatlicher Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Personio übernimmt Rückmeldungen automatisch in das Mitarbeitendenprofil. Ab dem 1. Januar 2026 werden zusätzlich die Gesamtbeträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie zu Vorsorgeaufwendungen zurückgemeldet. |
| Beitragsnachweis | Wird automatisch mit der Freigabe der Entgeltabrechnung übermittelt. |
| Beitragsnachweise für Versorgungswerke | Einsicht in Beitragsnachweise für Versorgungswerke zu abgeschlossenen Abrechnungszeiträumen. |
| Elterneigenschaft-Abfrage | Monatliche Abfrage der Elterneigenschaft für die Berechnung des Pflegeversicherungszuschlags. Weicht die Rückmeldung von den Mitarbeitendendaten ab, erscheint ausnahmsweise ein Hinweis, siehe Abschnitt Elterneigenschaft-Abfrage. |
| Vorerkrankungsanfragen | Rückmeldungen der Krankenkasse zu Vorerkrankungsabfragen im Rahmen der EEL. |
Manuell anzustoßende Meldungen
Bei den nachfolgenden Kategorien müssen Sie selbst aktiv werden. Erstellen Sie ein Neues Ergeignis, prüfen Sie die vorausgefüllten Daten oder bestätigen eine Meldung, bevor Personio sie versendet.
| Kategorie | Beschreibung | Aktion |
| A1-Bescheinigung | Antrag auf Nachweis des Sozialversicherungsschutzes bei Dienstreisen ins EU-/EWR-Ausland. | Die Anträge müssen manuell gestellt werden. |
| Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) | Antrag nach Aufforderung der Rentenversicherung vor einer Betriebsprüfung. | Die Betriebsprüfung muss vom Arbeitgeber manuell ausgelöst werden. |
| Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) | Prüfung und Versand von Anträgen auf Entgeltersatzleistungen bei längeren Abwesenheiten. |
Arbeitgebende prüfen die vorbefüllten Daten, ergänzen fehlende Informationen und senden sie an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Beispiel: Krankenkasse Rückmeldungen werden automatisch angezeigt und enthalten Informationen zum weiteren Vorgehen. |
| Beitragsschätzung | Monatliche Prüfung und manueller Versand der geschätzten Sozialversicherungsbeiträge pro Krankenkasse. | Wenn der Arbeitgeber die Beitragsschätzungen macht. |
| Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) | Abgleich bei Abweichungen zwischen zurückgemeldeten und gemeldeten Abwesenheitszeiten. | Prüfen von Abweichungen bei Rückmeldung. |
| Erstattungsanträge | Abgleich bei Abweichungen zwischen beantragter und zurückgemeldeter Erstattung (U1/U2). | Bei Abweichung der geforderten und der zurückgemeldeten Erstattung. |
| Betriebsdaten (DSBD) | Einmaliger Versand beim Go-Live, danach bei Änderungen der Unternehmens- oder Betriebsstättendaten. | Arbeitgebende müssen diese Daten erstmalig oder bei Änderungen an den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (BA) elektronisch mitteilen. |
| Unfallversicherung Stammdatenabfrage (Rückmeldung) | Jährliche manuelle Zuordnung der zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen zu Mitarbeitenden. | Manuelles Mapping der Mitarbeitenden zu den Gefahrtarifstellen. |
| Krankenkassenmeldungen | Prüfung und Ergänzung angeforderter Informationen bei Abweichungen. | Wenn Abweichungen zurückkommen. |
Meldungen in Parallelphase und bei Go-Live von Personio Payroll
Was gilt in der Parallelphase?
Während der Parallelphase sind Meldungen im Reiter Meldewesen noch nicht aktiv. Es findet noch keine Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern oder Behörden statt. Erst mit dem Go-Live werden Meldungen tatsächlich ausgelöst und an die zuständigen Stellen übermittelt. Machen Sie sich bereits in der Parallelphase mit den folgenden Meldungen vertraut, die unmittelbar nach dem Go-Live relevant werden.
Was gilt in der Livephase?
Während der Livephase werden die Meldungen im Reiter Meldewesen freigeschaltet. Es findet nun eine Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern oder Behörden statt. Erst mit dem Go-Live werden Meldungen tatsächlich ausgelöst und an die zuständigen Stellen übermittelt. Die nachfolgenden Meldungen sind zwingend direkt im ersten Live-Monat vorzunehmen:
UV-Stammdatenabfrage zuordnen
Die UV-Stammdatenabfrage ist Voraussetzung für die digitale Übermittlung der jährlichen Lohnnachweise an Ihre Berufsgenossenschaft. Die Stammdaten werden bereits während der Implementierung hinterlegt. Mit dem Go-Live erfolgt automatisch eine Meldung an die Unfallversicherung, und die gültigen Gefahrtarifstellen werden zurückgemeldet.
Wie Sie den Stammdatenabruf durchführen und die Gefahrentarifstellen zuordnen können, finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
DSBD-Meldung (Unternehmensdatenänderung) versenden
Die DSBD-Meldung ist eine Pflichtmeldung und wird, anders als die meisten anderen Meldungen, nicht automatisch versendet. Sie versenden sie einmalig aktiv. Mit dem Go-Live erscheint im Reiter Meldewesen ein Hinweis, dass eine Handlung erforderlich ist.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die DSBD-Meldung zu versenden:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
- Klicken Sie auf Neues Ereignis > Unternehmensdaten verschicken.
- Wählen Sie den Beschäftigungsbetrieb.
- Klicken Sie auf Weiter und prüfen Sie die Unternehmensdaten.
- Klicken Sie auf Abschicken.