Dieser Artikel bietet eine allgemeine Übersicht über Workflows und deren Funktionsweise. Weitere Informationen zum Erstellen von Workflows finden Sie unter Workflows erstellen.
Workflows helfen Ihnen, Aufgaben in Personio zu verwalten und die Effizienz Ihres Teams zu verbessern. Sie beinhalten automatisierte Aktionen, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Events oder Bedingungen eintreten. Diese Aktionen ersetzen manuelle Aufgaben, sodass Ihr Team mehr Zeit für strategischere Aufgaben erhält.
Alle Workflows verwenden die Logik „wenn A passiert, führe B aus“. Sie können Workflows ohne Programmierung in einer einfachen Umgebung erstellen, in der Sie Trigger und Aktionen entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen verknüpfen.
Auf Workflows zugreifen
Greifen Sie auf die Funktionen der Workflow-Automatisierung in Personio zu, indem Sie zu Automatisierungen > Workflows navigieren. Hier finden Sie eine Liste aller von Ihnen erstellten Workflows sowie Informationen zu den einzelnen Workflows. Wenn Sie noch keine Workflows erstellt haben, werden Sie aufgefordert, einen Workflow von Grund auf oder mit einer Vorlage zu erstellen.
Beispiele für einzurichtende Workflows
Je nachdem, wie Ihr Team oder Ihr Unternehmen Personio nutzt, sind bestimmte Workflows für Sie nützlicher als andere. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Workflows, die Sie einrichten können:
- Benachrichtigungen über hochgeladene Dokumente: Benachrichtigen Sie bestimmte Mitarbeitende oder Mitglieder einer Rolle, z. B. HR-Management, automatisch, wenn Mitarbeitende ein Dokument in ihr Profil hochladen. Oder starten Sie einen Workflow, wenn im Profil einer Person ein Dokument mithilfe einer Vorlage erstellt wird.
- Status-Updates für Signaturen auf Dokumenten: Halten Sie Ihr Team über den Status von Anfragen von elektronischen Signaturen auf dem Laufenden. Erstellen Sie einen Workflow, um bestimmte Nutzende zu benachrichtigen, wenn sich der Status einer Signatur auf einem Dokument ändert. Dies erspart dem Team manuelle Überprüfungen.
- Erinnerungen an Zeiterfassung: Erinnern Sie Mitarbeitende daran, jeden Freitag ihre Anwesenheiten einzutragen und zu speichern. Dies hilft, zeitnahe und korrekte Übermittlungen sicherzustellen.
- Erinnerung an verfallende Urlaubstage: Mit dieser Workflow-Vorlage können Sie Mitarbeitende daran erinnern, übertragene Urlaubstage zu nehmen, bevor sie verfallen. Sie können die Anzahl der verbleibenden Tage nicht in der Nachricht angeben – Mitarbeitende müssen ihren Kontostand selbst überprüfen und Abwesenheit beantragen.
- Erinnerungen an das Startdatum von Mitarbeitenden: Verwenden Sie den Trigger Datumsabhängig, um Führungskräfte einige Tage vor dem Startdatum neuer Mitarbeitender zu benachrichtigen, damit sie einführende Gespräche vorbereiten und sich mit ihren Teams koordinieren können.
- Erinnerungen bei Änderungen von Mitarbeitendenattributen: Verwenden Sie den Trigger Event in Personio, um die HR-Abteilung umgehend zu benachrichtigen, wenn Mitarbeitendendaten aktualisiert werden. Benachrichtigen Sie beispielsweise Arbeitsschutz-Admins, wenn sich Notfallkontaktinformationen ändern, oder informieren Sie Admins in der Lohnbuchhaltung, wenn sich das Beschäftigungsland von Mitarbeitenden ändert.
Workflow-Komponenten
Workflows bestehen aus vier Hauptkomponenten: Trigger, Aktionen, Bedingungen und Regeln. Jede Komponente spielt eine spezifische Rolle, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
- Trigger starten den Workflow basierend auf einem auftretenden Event oder einer festgelegten Zeit. Sie lösen in Personio einen Prozess aus.
- Regeln definieren basierend auf Attributen in Personio, auf wen ein Workflow angewendet wird. Fügen Sie einem Trigger Regeln hinzu, um ihn individuell anzupassen. Triggern Sie beispielsweise Benachrichtigungen über hochgeladene Dokument nur dann, wenn jemand aus einer bestimmten Abteilung ein Dokument hochlädt.
- Bedingungen definieren die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit ein Workflow beginnen kann. Fügen Sie einem Trigger Bedingungen hinzu, um den Workflow weiter zu individualisieren. Lösen Sie beispielsweise Benachrichtigungen über hochgeladene Dokument nur dann aus, wenn ein Dokument in eine oder mehrere definierte Dokumentkategorien hochgeladen wird.
- Aktionen sind die Schritte, die ausgeführt werden, wenn die Trigger, Regeln und Bedingungen übereinstimmen.
Unter Workflow-Komponenten finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Workflow-Komponenten.