Dieser Artikel gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick über Workflows und deren Funktionsweise. Weitere Informationen zum Erstellen von Workflows finden Sie unter Workflows erstellen.

Greifen Sie auf die Funktionen der Workflow-Automatisierung in Personio zu, indem Sie zu Automatisierungen > Workflows navigieren. Hier finden Sie eine umfassende Liste aller von Ihnen erstellten Workflows sowie Informationen zu den einzelnen Workflows. Wenn Sie noch keine Workflows erstellt haben, werden Sie aufgefordert, einen Workflow von Grund auf oder mit Hilfe einer Vorlage zu erstellen. 

Was sind Workflows?

Workflows helfen Ihnen, Aufgaben in Personio zu verwalten und die Effizienz Ihres Teams zu verbessern. Sie beinhalten automatisierte Aktionen, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Events oder Bedingungen eintreten. Diese Aktionen ersetzen manuelle Aufgaben, sparen Zeit und ermöglichen es Ihren Teams, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Alle Workflows verwenden die Logik „wenn A passiert, führe B aus“. Sie können Workflows ohne Programmierung in einer einfachen Umgebung erstellen, in der Sie Trigger und Aktionen entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen verknüpfen. 

So nutzen Sie Workflows in Personio

Je nachdem, wie Ihr Team oder Ihr Unternehmen Personio nutzt, sind bestimmte Workflows für Sie nützlicher als andere. Hier sind einige beispielhafte Workflows, die hilfreich sein könnten:

Beispiele für Workflow-Anwendungen

• Benachrichtigungen über hochgeladene Dokumente: Benachrichtigen Sie bestimmte Mitarbeitende oder Mitglieder einer Rolle, z. B. HR-Management, automatisch, wenn Mitarbeitende ein Dokument in ihr Profil hochladen. Oder starten Sie einen Workflow, wenn im Profil einer Person ein Dokument mithilfe einer Vorlage erstellt wird.
• Status-Updates für Signaturen auf Dokumenten: Halten Sie Ihr Team über den Status von elektronischen Unterschriftsanfragen auf dem Laufenden. Erstellen Sie einen Workflow, um bestimmte Nutzende zu benachrichtigen, wenn sich der Status einer Signatur auf einem Dokument ändert. Dies erspart dem Team manuelle Überprüfungen.
• Erinnerungen an Zeiterfassung: Erinnern Sie Mitarbeitende daran, jeden Freitag ihre Anwesenheiten einzutragen und zu speichern. Dies hilft, zeitnahe und korrekte Übermittlungen sicherzustellen.
• Erinnerungen an das Anstelldatum von Mitarbeitenden: Verwenden Sie den Trigger „Datumsabhängig“, um Führungskräfte einige Tage vor dem Anstelldatum neuer Mitarbeitender zu benachrichtigen, damit sie einführende Gespräche vorbereiten und mit ihren Teams koordinieren können. 
• Erinnerungen bei Änderungen von Mitarbeitendenattributen: Verwenden Sie den Trigger „Event in Personio“, um die HR-Abteilung umgehend zu benachrichtigen, wenn Mitarbeitendendaten aktualisiert werden. Benachrichtigen Sie beispielsweise Arbeitsschutz-Admins, wenn sich Notfallkontaktinformationen ändern, oder informieren Sie Admins in der Lohnbuchhaltung, wenn sich das Beschäftigungsland von Mitarbeitenden ändert.  

Workflow-Komponenten

Workflows bestehen aus vier Hauptkomponenten: Trigger, Aktionen, Bedingungen und Regeln. Jede Komponente spielt eine spezifische Rolle, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

• Trigger starten den Workflow basierend auf einem auftretenden Event oder einer festgelegten Zeit. Sie lösen in Personio einen Prozess aus.
• Regeln definieren basierend auf Attributen in Personio, auf wen ein Workflow angewendet wird. Fügen Sie einem Trigger Regeln hinzu, um ihn individuell anzupassen. Lösen Sie beispielsweise Benachrichtigungen über hochgeladene Dokument nur dann aus, wenn jemand aus einer bestimmten Abteilung ein Dokument hochlädt. 
• Bedingungen definieren die Kriterien, die erfüllt sein müssen, bevor ein Workflow beginnen kann. Fügen Sie Bedingungen zu einem Trigger hinzu, um den Workflow individueller zu gestalten. Lösen Sie beispielsweise Benachrichtigungen über hochgeladene Dokument nur dann aus, wenn ein Dokument in eine oder mehrere definierte Dokumentkategorien hochgeladen wird.
• Aktionen sind die Schritte, die ausgeführt werden, wenn die Trigger, Regeln und Bedingungen übereinstimmen.

Unter Workflow-Komponenten finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Workflow-Komponenten.

Eigene Workflows erstellen

Erstellen Sie Ihre eigenen individuellen Workflows mithilfe einer der vordefinierten Vorlagen in der Galerie oder legen Sie Workflows von Grund auf neu an. Eine schrittweise Anleitung finden Sie im Artikel Workflows erstellen.

Workflows verwalten und beobachten

Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten.