In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Vergütungen über den DATEV-Export an DATEV LODAS und Lohn & Gehalt übermitteln können.

Tipp:
Zu wiederkehrenden Vergütungen zählen beispielsweise sämtliche Essens-/Kita- oder Home-Office-Zuschläge sowie ein 13. Gehalt oder beispielsweise ein Weihnachtsbonus. 

Vorbereitung auf den Export von wiederkehrenden Vergütungen 

Voraussetzung für die Übertragung von wiederkehrenden Vergütungen von Personio zu DATEV ist, dass Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person in DATEV alle unter wiederkehrenden Vergütungen fallenden Lohnarten, die Sie übertragen wollen, über alle Mitarbeitenden hinweg auf eine jeweils eindeutige DATEV Festbezugs-ID (LODAS), beziehungsweise Bezug/Abzug-Nummer (Lohn & Gehalt) schlüsselt und Ihnen anschließend die entsprechenden Werte für die Zuordnung in Personio mitteilt.

Für weitere Informationen zur Harmonisierung der DATEV Festbezugs-IDs (LODAS) und Bezug/Abzug-Nummern (Lohn & Gehalt), wenden Sie sich direkt an den DATEV Support. Erste Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center, im Info-Dok für LODAS und für Lohn und Gehalt.

Welche wiederkehrenden Vergütungen werden unterstützt?

Es werden nur die Vergütungen unterstützt, die in DATEV bereits in den folgenden Tabellen gepflegt werden beziehungsweise künftig gepflegt werden sollen:

DATEV LODAS: Festbezugstabelle & Tabelle für Netto-Bezüge/Netto-Abzüge.

Tipp:
Die Vergütungen werden automatisch an die jeweilige LODAS Tabelle übergeben, basierend auf der in Personio hinterlegten DATEV Lohnartennummer: <9000 Festbezugstabelle =Festbezugstabelle, ≥9000 = Netto-Bezüge/Netto-Abzüge.

DATEV Lohn und Gehalt: Bezüge/Abzüge-Tabelle

Hinweis:
Es werden derzeit keine Daten an spezielle Eingabemasken in DATEV übermittelt (beispielsweise für die betriebliche Altersvorsorge, Firmenwagen und Weiteres). Sprechen Sie sich daher mit Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person ab, um sicherzustellen, welche wiederkehrenden Vergütungen Sie in Personio auswählen und an die oben erwähnten Tabellen in DATEV übermitteln möchten.

Übermittlung von wiederkehrenden Vergütungen einrichten

Um wiederkehrende Vergütungen an DATEV zu übermitteln, müssen Sie diese zunächst in den Einstellungen aktivieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt.
2. Im Abschnitt Gehaltseinstellungen klicken Sie auf Wiederkehrende Vergütungen und setzen einen Haken neben Aktiv.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die bestehenden wiederkehrenden Vergütungen aus, die Sie an DATEV übermitteln möchten.

4. Nachdem Sie die wiederkehrenden Vergütungen ausgewählt haben, können Sie die DATEV Festbezugs-ID | Netto-Bezüge/Abzugs-ID (LODAS) beziehungsweise, DATEV Bezug/Abzug-Nr. (Lohn & Gehalt), die DATEV Lohnartennummer sowie den Kürzungsparameter eingeben. 

   Hinweis:
   Diese Werte sorgen dafür, dass eine wiederkehrende Vergütung in DATEV korrekt zugeordnet wird und in DATEV LODAS in der Festbezugstabelle & Tabelle für Netto-Bezüge/Netto-Abzüge oder in DATEV Lohn und Gehalt in der Bezüge/Abzüge-Tabelle abgebildet wird. 

   

5. Klicken Sie Speichern.

DATEV Export von wiederkehrenden Vergütungen erstellen

Um den Export von wiederkehrenden Vergütungen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden) aus.
2. Klicken Sie auf Export generieren und wählen Sie Personaldaten, Fixgehälter, wiederkehrende Vergütungen aus.
3. Bestätigen Sie den Export, indem Sie auf Export generieren klicken.
4. Im Reiter Dokumente können Sie anschließend den generierten Export an DATEV senden. Der Export wird an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.

Export nach Ablauf des Monats

Sie haben die Möglichkeit, den Export auch noch nach Ablauf des Monats für den Vormonat zu erstellen (beispielsweise für April auch noch bis Mai). Damit ermöglichen wir insbesondere Kunden, deren Abrechnungsperiode dem Kalendermonat entspricht, mehr Flexibilität beim Abschluss der Lohnbuchhaltung. Diese Funktion ist für alle DATEV-Exporte möglich. 

Was muss beim Export beachtet werden?

Folgendes müssen Sie bei dem Export von wiederkehrenden Vergütungen beachten: 

• Wiederkehrende Vergütungen werden aus Personio ungekürzt (nicht anteilig berechnet) exportiert.
• Eine korrekte Kürzung (anteilige Berechnung) in DATEV erfolgt auf Grundlage von:
  • dem gewählten Kürzungsparameter in den DATEV-Einstellungen in Personio und
  • den erfassten und exportierten Daten zum letzten Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers (die Attribute Eintritts- und Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum)). 

Dies hat die Folge, dass bestimmte Sonderfälle rund um die Kürzung nicht unterstützt werden, wenn beispielsweise wiederkehrende Vergütungen in der Mitte eines Monats starten oder enden. Falls eine wiederkehrende Vergütung am 16.01. startet, wird diese Vergütung in diesem Monat nicht an DATEV übermittelt.  

Hinweis:
Beim Export wiederkehrender Vergütungen können im DATEV-Importprotokoll zwei Einträge für dieselbe Vergütung erscheinen, jeweils mit einem unterschiedlichen Kürzungskennzeichen. Dies ist kein Fehler, sondern technisch notwendiges Verhalten: Da DATEV Lohn und Gehalt das Feld Gültig Ab nur aktualisiert, wenn sich gleichzeitig mindestens ein weiteres Attribut ändert, überträgt Personio die Vergütung in zwei Schritten: zunächst mit einem technischen Hilfswert, dann mit dem finalen Kürzungskennzeichen. Der Betrag und alle weiteren Vergütungsdaten in DATEV sind korrekt und die Abrechnung wird nicht beeinträchtigt.