Datenschutz bei vertraulichen Umfragen – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile vertrauliche Umfragen haben und wie Personio die Daten der Teilnehmenden schützt.

Was ist Vertraulichkeit in Personio Surveys?

Bei Umfragen bedeutet die Sicherstellung der Vertraulichkeit, dass die Identität einzelner befragter Personen geschützt wird. Sie können Antworten einsehen und analysieren, aber niemand kann eine bestimmte Antwort einer bestimmten mitarbeitenden Person zuordnen.

In einer vertraulichen Umfrage gilt Folgendes:

Die Identität der teilnehmenden Personen kann von niemandem eingesehen werden, unabhängig von den Zugriffsrechten.
Attribute, die als eindeutige ID markiert sind, sind nicht als Filter verfügbar.
Ergebnisse werden entsprechend einem festgelegten Vertraulichkeitsmindestwert angezeigt.

Vertrauliche und anonyme Umfragen

Personio Surveys bieten die Möglichkeit, Umfragen vertraulich zu gestalten, nicht anonym:

Anonyme Umfragen: Es wird keine Verknüpfung zwischen der Identität der teilnehmenden Personen und ihren Antworten hergestellt. Dies gewährt zwar völlige Anonymität, verhindert aber auch, dass Ergebnisse gefiltert werden, um tiefere Einblicke zu erhalten.

Vertrauliche Umfragen: Das System verknüpft die Antworten mit den einzelnen Teilnehmenden, um Datenanalysen zu ermöglichen:

Diese Verbindung ist im Personio-Tool für niemanden sichtbar. Sie wird im Backend gepflegt, um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Alle Datenanalysen werden unter Vertraulichkeitsschutz durchgeführt und Antworten werden bei Bedarf gruppiert.

Diese beiden Arten von Umfragen haben unterschiedliche Vor- und Nachteile:

	Vertrauliche Umfragen	Anonyme Umfragen
Vorteile	Sie können Feedback kontextualisieren. Führungskräfte können beispielsweise Antworten aus einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Team analysieren. Historische Auswertungen sind möglich. Sie können Umfrageergebnisse vergleichen und Trends nach Segment erkennen. Das Feedback ist umsetzbar. Sie können bestimmte Gruppen mit Initiativen zur Nachverfolgung von Umfragen ansprechen.	Für Mitarbeitende kann es sich einfacher anfühlen, ehrliches Feedback zu geben.
Nachteile	Mitarbeitende sind vielleicht eher zurückhaltend, wenn es darum geht, ehrliches Feedback zu geben.	Es ist nicht möglich, Feedback zu kontextualisieren und Erkenntnisse aus Daten zu ziehen.

Insgesamt bieten vertrauliche Umfragen leistungsstarke Tools, um Feedback zu analysieren und darauf reagieren zu können und gleichzeitig die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu wahren.

Vertraulichkeitsmindestwerte

Personio Surveys schützt die Vertraulichkeit dank eines Vertraulichkeitsmindestwerts, der individuell definiert werden kann. Das ist die Mindestanzahl der Befragten, die erforderlich ist, ehe Daten separat angezeigt werden. Wenn der Mindestwert beispielsweise auf 5 festgelegt ist, wird eine Gruppe mit weniger als 5 befragten Personen nicht separat angezeigt.

Der Vertraulichkeitsmindestwert gilt für die Anzeige und das Filtern von Ergebnissen:

Ausblenden von Antworten und Kommentaren

Antworten werden nur angezeigt, wenn sie den Mindestwert erreichen. Wenn der Mindestwert beispielsweise bei 5 liegt und eine Frage von 3 Personen beantwortet wird, werden die Ergebnisse nicht angezeigt.

Das Gleiche gilt für Kommentare. Sie werden nur angezeigt, wenn der Mindestwert erreicht wird.

Gruppierung von Antworten und Kommentaren

In einigen Abteilungen gibt es möglicherweise nicht genügend Antworten, um den Mindestwert zu erreichen. In diesem Fall gruppiert Personio die Antworten.

Das Gleiche gilt für Kommentare. Wenn für eine Abteilung zu wenige Kommentare vorliegen, gruppiert Personio diese mit Kommentaren aus anderen Abteilungen. So bleiben einzelne Beiträge vertraulich, werden aber weiterhin in die Umfrage eingebunden.

Beispiel
Der Vertraulichkeitsmindestwert ist 5. Wenn auf eine Umfrage die Antworten der folgenden Abteilungen eingehen:
Recht: 1 Antwort
Führungsteam: 2 Antworten
HR: 2 Antworten
IT: 5 Antworten
Vertrieb: 8 Antworten

Nur Vertrieb und IT werden separat dargestellt. Personio fasst die anderen Abteilungen in einer größeren Gruppe mit dem Namen „Aus Vertraulichkeitsgründen gruppiert“ zusammen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine spezifische befragte Person identifiziert wird.

Beachten Sie, dass der Schutz nicht bei allen Filterkombinationen garantiert werden kann. Die Nutzung verschiedener Filter erlaubt eventuell Rückschlüsse auf die Identität der Befragten.

Vertraulichkeit und Umfrageberichte

Wenn Sie Umfrageberichte für eine vertrauliche Umfrage erstellen, werden die Vertraulichkeitseinstellungen angewendet. Der Bericht zeigt Antworten gemäß dem Vertraulichkeitsmindestwert an.

Darüber hinaus können Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen, um die Identität der befragten Personen zu schützen:

Deaktivieren Sie alle Filteroptionen.
Stellen Sie Personen, die Einblick in Berichte haben, nur Filteroptionen für bestimmte Attribute zur Verfügung.
Blenden Sie Freitext-Antworten einschließlich Kommentaren aus.

Vertraulichkeitsfunktionen testen

Um die Vertraulichkeitsfunktionen weiter zu erkunden und zu testen, können Sie Beispielumfragen verwenden:

Klicken Sie unter Umfragen unten auf der Seite auf Erstellen Sie hier Beispiel-Umfragen.
Klicken Sie oben auf der Seite auf den Filter Erstellt am.
Sie sehen drei Umfragen mit Beispielergebnissen, die aus Ihren Mitarbeitendendaten generiert wurden. Sie können diese nach Bedarf testen.