Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit Personio Umfragen Ihre Umfragen erstellen. Um eine Umfrage zu erstellen, müssen Sie sie entweder mit Hilfe einer der vordefinierten Vorlagen anlegen oder Fragen von Grund auf erstellen, dann die Teilnehmenden auswählen und die Konfiguration festlegen. Anschließend können Sie die Umfrage versenden.

Umfrage erstellen

Um eine Umfrage zu erstellen, haben Sie die folgenden Optionen:

Führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in das Textfeld neben dem Stiftsymbol oben links, um der Umfrage einen Namen zu geben.
2. Optional: Fügen Sie eine Einleitung hinzu, um Informationen darüber bereitzustellen, worum es in der Umfrage geht, warum Sie diese Umfrage durchführen möchten oder wie lange das Ausfüllen dauert. Klicken Sie dazu auf Einleitung hinzufügen.
3. Um neue Fragen hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Frage hinzufügen, geben Sie die Frage ein und wählen Sie den Fragentyp aus.
   Sie können zwischen 4 verschiedenen Fragetypen wählen:
   ▶︎ Offener Text
   ▶︎ Einfachauswahl
   ▶︎ Mehrfachauswahl
   ▶ ︎Skala: Likert-Skala mit Werten von 1 bis 5 und frei konfigurierbaren Bezeichnungen der Endwerte
   ▶︎ Net Promoter Score (NPS^Ⓡ)
   
   Tipp: Die Anzahl der Skalen kann nicht angepasst werden, da Untersuchungen zeigen, dass eine höhere Anzahl tendenziell zu willkürlicheren Ergebnissen führt und Skalen ohne einen Mittelwert Teilnehmende zwingen, die Fragen entweder positiv oder negativ zu beantworten.
4. Klicken Sie auf Themen hinzufügen ,wenn Sie eine Frage kategorisieren möchten. Um ein neues Thema hinzuzufügen, klicken Sie auf Themen hinzufügen > Themen verwalten > Themen hinzufügen. Geben Sie den Namen des Themas ein und klicken Sie auf das Häkchen. Lesen Sie, wie Sie Themen zur Frage hinzufügen
5. Wenn Sie eine Frage obligatorisch machen möchten, aktivieren Sie die Option Erforderlich.
6. Für Fragen mit Einfach- oder Mehrfachauswahl und Skalenfragen können Sie die Option Kommentare zulassen aktivieren, um mehr Kontext zur gewählten Antwort zu erhalten.

Notizen
▶︎ Sie können einer Umfrage nur einen NPS-Fragetyp hinzufügen.
▶︎ Um eine weitere Frage desselben Typs zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol Kopieren .
▶︎ Um die Reihenfolge der Fragen zu ändern, können Sie sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Teilnehmende auswählen

Wenn Sie mit den Fragen zufrieden sind, wählen Sie aus, wer an der Umfrage teilnehmen soll.

1. Klicken Sie auf Weiter zu Teilnehmenden.
2. Wählen Sie die Option Alle, um die Umfrage an alle aktiven Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen zu senden, oder wählen Sie Ausgewählte Personen, um sie an eine Gruppe von Personen zu senden.
3. Wenn Sie die Umfrage an eine bestimmte Gruppe senden möchten, klicken Sie auf Filter, um verschiedene Filter anzuwenden. Derzeit können Sie aus den folgenden Filtern auswählen:
   
   ▶︎ Gesellschaft
   ▶︎ Abteilung
   ▶︎ Führungskraft
   ▶︎ Team
   ▶︎ Standort
   ▶︎ Position
   ▶︎ Anstellungsart
   ▶︎ Eingestellt vor dem

Hinweis
Die angezeigten Mitarbeitenden, Attribute und Filter berücksichtigen Ihre individuellen Zugriffsrechte.

Wenn die Umfrage so konfiguriert ist, dass sie zu einem bestimmten (geplanten) Datum startet, überprüfen wir den Aktivstatus der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen genau zu diesem Startdatum und -zeitpunkt. So werden nur diejenigen Mitarbeitenden als Teilnehmende zur Umfrage eingeladen, die genau zu diesem Zeitpunkt auf Aktiv gesetzt sind.

Vertraulichkeit und Mindestanzahl von Antworten einrichten

Wenn eine Umfrage als vertraulich gekennzeichnet ist, werden weder die Namen der Teilnehmenden noch andere identifizierbare Informationen preisgegeben. Außerdem können Sie einen vertraulichen Schwellenwert für Antworten festlegen.

Beispiel
Wenn Sie einen vertraulichen Schwellenwert von 5 festlegen, muss jede Frage mindestens 5 Antworten haben, ehe die Ergebnisse angezeigt werden. Für Fragen mit weniger Antworten als im Schwellenwert festgelegt, werden keine Ergebnisse angezeigt.

Um Vertraulichkeit und Mindestantworten Ihrer Umfrage zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Weiter zur Konfiguration.
2. Stellen Sie sicher, dass unter Privatsphäre die Option Vertraulich blau hervorgehoben ist.
3. Definieren Sie die Mindestanzahl der Antworten.

Umfrage planen oder starten und Erinnerungen konfigurieren

Sie können auswählen, wann die Umfrage an die Teilnehmenden gesendet werden soll, wie lange sie offen bleiben soll und wann Erinnerungen gesendet werden sollen.

1. Gehen Sie unter Zeitplan zu E-Mail-Einladungen versenden
   ▶︎ Wählen Sie An einem bestimmten Datum, zu einer konkreten Uhrzeit und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, zu denen die Einladung zur Umfrage an die Teilnehmenden gesendet werden soll.
2. Wählen Sie dann aus, wie viele Tage die Umfrage insgesamt geöffnet sein soll.
3. Um Teilnehmende an die Umfrage zu erinnern und ihnen eine automatische E-Mail-Erinnerung zu senden, bearbeiten Sie die Anzahl der Tage vor dem Umfrageschluss. Klicken Sie auf E-Mail-Erinnerungen hinzufügen, um bis zu vier Erinnerungen zu konfigurieren.
4. Klicken Sie dann auf Umfrage starten / Umfrage planen und der Status der Umfrage ändert sich in Offen oder Geplant.

Hinweis
Umfragen können nur zur vollen Stunde gestartet werden. Alle Daten und Uhrzeiten sind fest auf die Berliner Zeitzone eingestellt (UTC+1 im Winter, UTC+2 im Sommer). Antworten können bis 23:59 Uhr (Ortszeit Berlin) am Schlusstag der Umfrage eingesendet werden.

Inbox Aufgabe und E-Mail-Einladung für teilnehmende Personen

Aufgabe in der Inbox

Sobald die Umfrage gestartet wurde, erhält die teilnehmende Person in ihrem Personio-Inbox-Widget eine Aufgabe für die Umfrage. Wenn sie mit der Maus über die Aufgabe fahren, können sie auf den Pfeil-Button klicken. Die Umfrage wird in einem neuen Fenster gestartet. Alternativ können Sie auf den Button X klicken, um die Aufgabe aus dem Inbox-Widget zu entfernen.

E-Mail-Einladung

Zusätzlich zur Benachrichtigung erhalten teilnehmende Personen auch eine E-Mail mit einem Link zur Umfrage (entweder direkt oder zum von Ihnen geplanten Datum und Zeitpunkt). Der E-Mail-Text enthält die folgenden Informationen:

• Name der Umfrage,
• Informationen zur Vertraulichkeit,
• Zeit zum Ausfüllen,
• Anzahl der Fragen,
• Datum und Uhrzeit des Endes der Umfrage. 

Hinweise
▶︎ Der E-Mail-Text an Teilnehmende kann nicht geändert werden.
▶︎ Die Sprache der E-Mail wird entsprechend den persönlichen Spracheinstellungen der empfangenden Personen ausgewählt.
▶︎ Das Bild oben wird durch das Logo Ihres Unternehmens ersetzt.

Umfrage-URL teilen

Um die URL zur Umfrage auf einem anderen Kanal mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen, z. B. um Erinnerungen zu versenden, können Sie sie kopieren.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Umfragen und wählen Sie die Umfrage aus, die Sie teilen möchten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Umfrage und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Option Link zur Umfrage kopieren.
3. Der Link wird automatisch in Ihre Zwischenablage kopiert.

Tipp
Auf der Ergebnisseite einer Umfrage können Sie ebenfalls auf die drei Punkte oben rechts klicken und aus dem Drop-down-Menü Link zu Umfrage kopieren auswählen.

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