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Vorfälle in Personio Whistleblowing verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vorfälle in Personio Whistleblowing verwalten.

Zugriff auf Vorfälle und Organisation von Vorfällen

Personio Whistleblowing bietet dem Fallmanagement Funktionen, um Vorfälle in den Meldungskanälen, die ihnen zugewiesen sind, zu organisieren, zuzuweisen und zu priorisieren. 

Zugriff auf Vorfälle

Um auf Vorfälle zuzugreifen, wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Whistleblowing. Die Whistleblowing-App öffnet sich in einem neuen Fenster. Verwenden Sie die Optionen in der linken Seitenleiste, um alle Vorfälle, nicht zugewiesene Vorfälle oder speziell Ihnen zugewiesene Vorfälle anzuzeigen. Beachten Sie, dass Sie nur Vorfälle sehen können, die an Meldungskanäle übermittelt wurden, deren Fallmanagement Sie angehören.

Vorfälle werden in einer Liste im Ticket-Stil angezeigt und beinhalten jeweils die folgenden Komponenten:

  • Name des Vorfalls (wie von Meldenden festgelegt, wenn sie ihre Meldung einreichen)
  • Erstellungsdatum
  • Zugewiesene Mitarbeitende (sofern zugewiesen)
  • Kategorie (sofern zugewiesen)
  • Meldungskanäle 
  • Status 
  • Priorität

Verantwortliche für das Fallmanagement sehen jeweils eine andere Ansicht, je nach ihren Zugriffsrechten und den Meldungskanälen, denen sie zugewiesen sind. Siehe Fallmanagement in Personio Whistleblowing hinzufügen oder entfernen.

Benachrichtigungen

Das Fallmanagement erhält in der Inbox und im Personio-Dashboard eine Benachrichtigung, sobald eine Vorfallsmeldung in einem Kanal, dem es zugewiesen ist, eingesendet wurde. Mit Klick auf die Benachrichtigung kann das Fallmanagement auf den Vorfall und die Details zugreifen. 

  • Alle Verantwortlichen im Fallmanagement erhalten per E-Mail sowie über ihre Inbox eine Benachrichtigung, sobald in einem Meldungskanal, dem sie zugewiesen sind, eine neue Vorfallsmeldung eingeht.
  • Einzelne Verantwortliche erhalten erst dann über ihre Personio-Inbox eine Benachrichtigung, wenn sie von einem anderen Mitglied des Fallmanagements einem Vorfall zugewiesen wurden.
  • Einzelne Verantwortliche erhalten über ihre Personio-Inbox eine Benachrichtigung, sobald Meldende eine Aktualisierung oder Antwort senden. 

Filtern und Sortieren von Vorfällen

Sortieren von Vorfällen nach dem Datum der letzten Aktualisierung oder der Erstellung

Um die Sortierung der Vorfälle zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle. Wählen Sie in der Seitenleiste links Nicht zugewiesen, Mir zugewiesen oder Alle Vorfälle.
  2. Standardmäßig werden Vorfälle nach Zuletzt aktualisiert sortiert.Um Vorfälle nach ihrem Erstellungsdatum zu sortieren, klicken Sie oben rechts auf Zuletzt aktualisiert > Erstellungsdatum.
  3. Nutzen Sie die zusätzlichen Filteroptionen oben auf der Seite, um die Vorfallliste weiter zu verfeinern.

Filtern von Vorfällen nach einem oder mehreren Elementen

Das Fallmanagement kann Vorfälle mit Hilfe der Dropdown-Menüs mit Mehrfachauswahl oben auf der Seite filtern. Um Vorfälle nach einem oder mehreren Elementen zu filtern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle.Wählen Sie in der linken Seitenleiste Nicht zugewiesen, Mir zugewiesen oder Alle Vorfälle.
  2. Klicken Sie oben in der Vorfallliste auf einen Filter.(Alle zugewiesenen Mitarbeitenden, Alle Kategorien, Alle Prioritäten, Alle Status).
  3. Aktivieren Sie die Checkbox neben den einzelnen Elementen, die in der Listenansicht angezeigt werden sollen. 
  4. Deaktivieren Sie die Checkbox neben den einzelnen Elementen, die Sie aus der Listenansicht entfernen möchten.
  5. Klicken Sie auf Fertig, um die Listenansicht entsprechend Ihrer Auswahl zu aktualisieren.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 1–5, um mehrere Filter gleichzeitig anzuwenden.
  7. Um zur ursprünglichen Ansicht zurückzukehren, klicken Sie auf einen Filter, aktivieren Sie alle Checkboxen erneut und klicken Sie auf Fertig. Wiederholen Sie dies, bis alle Checkboxen für alle Filter aktiviert sind.

Vorfallprotokolle

Wählen Sie einen Vorfall aus der Liste aus, um das vollständige Vorfallprotokoll und das Nachrichtensystem zu öffnen. Erweitern Sie die folgenden Abschnitte, um eine Beschreibung aller Komponenten des Vorfallprotokolls zu erhalten.

Vollständige Historie und Details des Vorfalls

  • Name des Vorfalls: Wird von Meldenden festgelegt, wenn sie ihre Vorfallsmeldung einsenden. Dieser kann nicht bearbeitet werden.
  • Zeitpunkt der Meldung: Diese Information erscheint über dem Titel und zeigt an, wie viel Zeit verstrichen ist, seit die Vorfallsmeldung eingesendet wurde.
  • Kommunikationshistorie: Die gesamte Kommunikation zwischen dem Fallmanagement und der meldenden Person erscheint in einem chronologischen Thread der Nachrichten.Der Thread beginnt mit der ursprünglich eingereichten Meldung und umfasst die gesamte nachfolgende Kommunikation zwischen dem Fallmanagement und der meldenden Person. Er beinhaltet auch alle Anhänge.
  • Änderungshistorie: Alle am zugewiesenen Fallmanagement oder Status vorgenommenen Änderungen, einschließlich der Person, die diese Änderungen vorgenommen hat, werden mit Zeitstempeln protokolliert.
  • Nachrichtenschnittstelle: Verwenden Sie das Textfeld, um der meldenden Person eine Nachricht zu senden.Über das Büroklammersymbol können Sie einen Anhang hinzufügen.
  • Zeitstempel: Alle Elemente im Vorfallprotokoll werden mit einem Zeitstempel versehen, der die Zeit anzeigt, seit die betreffende Aktion ausgeführt wurde.Bewegen Sie den Mauszeiger über den Zeitstempel, um das genaue Datum und die genaue Uhrzeit der Aktion anzuzeigen.
  • Symbol ...: Dieses Symbol sehen Sie oben im Vorfallprotokoll, rechts neben dem Titel.Klicken Sie darauf, um auf die Option zum Löschen des Vorfalls zuzugreifen.

Reiter Informationen zum Vorfall und Service-Level-Agreement

Reiter Informationen

Dieser Reiter befindet sich in der Seitenleiste rechts neben der Nachrichtenhistorie und zeigt Folgendes an:

  • Status: Das Fallmanagement kann den Status entsprechend dem Fortschritt des Vorfalls ändern.Wenn der Status geändert wird, wird dies im Vorfallprotokoll angezeigt und sowohl die meldende Person als auch das Fallmanagement können dies sehen.
    Die Statusoptionen sind: To-do, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt.
  • Meldungskanal: Dieser wird von der meldenden Person im Meldeformular ausgewählt (über die Option Niederlassung). Dies kann nicht geändert werden. 
  • Zugewiesen an: Dies zeigt das aktuell zugewiesene Fallmanagement an.Diese Informationen werden im Vorfallprotokoll sowohl für das Fallmanagement als auch für meldende Personen angezeigt.Das Fallmanagement kann meldenden Personen nicht anonym antworten.
  • Kategorie: Zeigt die Kategorie an, sofern diese ursprünglich von der meldenden Person ausgewählt oder vom Fallmanagement aktualisiert wurde.Angaben zur Kategorie sind nicht verpflichtend.Meldende können die Kategorie, die ihrem Vorfall zugewiesen ist, nicht sehen.
  • Priorität: Dies zeigt die dem Vorfall aktuell zugewiesene Priorität an.Die Angabe der Priorität ist nicht verpflichtend.Meldende können die Priorität, die ihrem Vorfall zugewiesen ist, nicht sehen.

Reiter Service-Level-Agreement

Dieser Reiter befindet sich in der Seitenleiste rechts neben dem Protokoll und zeigt Folgendes an: 

  • Bestätigung bis: das Datum, bis zu dem das Fallmanagement die Meldung bestätigen muss.Die dafür festgelegte Anforderung wird darunter gezeigt.(Beispiel: innerhalb von 7 Tagen).
  • Wesentliche Aktualisierung bis (Datum): das Datum, bis zu dem das Fallmanagement eine wesentliche Aktualisierung bereitstellen muss.Die dafür festgelegte Anforderung wird darunter gezeigt.(Beispiel: innerhalb von 3 Monaten).

Hinweis
Die Fristen für die Bestätigung und die Bereitstellung einer wesentlichen Aktualisierung wurden im Produkt festgelegt, um den EU-Whistleblowing-Gesetzen zu entsprechen, und können nicht angepasst werden.

Verwaltung von Vorfällen

Änderung oder Aktualisierung von Komponenten einer Vorfallsmeldung

Das Fallmanagement kann bestimmte Elemente einer Vorfallsmeldung ändern, z. B. den Status, das Zugewiesene Fallmanagement, die Kategorie oder die Priorität. Um eines dieser Elemente zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle.
  2. Suchen Sie den Vorfall und wählen Sie ihn aus, um ihn zu öffnen. 
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste rechts auf Info. 
  4. Klicken Sie auf das Element, das Sie aktualisieren oder entfernen oder für das Sie die Zuweisung aufheben möchten.
  5. Wählen Sie aus der angezeigten Liste eine Option aus oder klicken Sie auf Entfernen/Zuweisung aufheben.

Alle Änderungen werden automatisch im Vorfallprotokoll angezeigt, und die meldende Person sieht alle Antworten oder Aktualisierungen im Zusammenhang mit dem Fallmanagement oder dem Status.

Tipp
Das Fallmanagement innerhalb eines Meldungskanals kann direkt in der Listenansicht eine für das Fallmanagement verantwortliche Person zuweisen, die Kategorie aktualisieren, die Priorität festlegen oder den Status eines Vorfalls ändern.Klicken Sie auf ein Element, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen.

Beantwortung einer Vorfallsmeldung

Um eine Vorfallsmeldung zu beantworten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle > Mir zugewiesen.
  2. Öffnen Sie die Vorfallsmeldung, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Wählen Sie unter dem Reiter Info in der rechten Seitenleiste alle Komponenten aus, die für die Vorfallsmeldung relevant sind, z. B. den Status, die Priorität und das zugewiesene Fallmanagement.
  4. Geben Sie Ihre Antwort in die Nachrichtenleiste unten in der Anfrage ein und klicken Sie auf Antwort senden.
  5. Gehen Sie zurück zum Reiter Info in der Seitenleiste und aktualisieren Sie ggf. den Status der Vorfallsmeldung.

Die meldende Person sieht Ihre Antwort und alle Aktualisierungen des Fallmanagements oder Status.

Erledigung einer Vorfallsmeldung

Um eine Vorfallsmeldung zu erledigen und zu archivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle.
  2. Suchen Sie die Vorfallsmeldung und wählen Sie diese aus, um sie zu öffnen. 
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste rechts auf Info.
  4. Klicken Sie auf Status > Erledigt.

Die Vorfallsmeldung wird sowohl für das Fallmanagement als auch für die meldende Person als Erledigt angezeigt.Die Meldung wird in Whistleblowing > Vorfälle > Archiviert verschoben und erscheint nicht mehr in den Vorfalllisten.Meldende Personen und das Fallmanagement kann keine Antworten mehr senden oder Anhänge hinzufügen.

Wiederherstellung archivierter Vorfälle

Um eine archivierte Vorfallsmeldung wiederherzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle > Archiviert.
  2. Suchen Sie die Vorfallsmeldung und wählen Sie diese aus, um sie zu öffnen.
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste rechts auf Info.
  4. Klicken Sie auf Status und aktualisieren Sie den Status.

Die Vorfallsmeldung wird wieder in die Liste der offenen Vorfälle aufgenommen und der Fortschritt wird für die meldende Person aktualisiert.

Vorfallmeldung löschen

Um eine Vorfallsmeldung und ihren gesamten Inhalt, einschließlich Nachrichten und Anhängen, dauerhaft zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle.
  2. Suchen Sie die Vorfallsmeldung und wählen Sie diese aus, um sie zu öffnen. 
  3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten > Vorfallmeldung löschen.
  4. Geben Sie im angezeigten Bestätigungsfenster LÖSCHEN in das Textfeld ein.
  5. Klicken Sie auf Vorfallmeldung löschen.

Um eine Vorfallsmeldung aus dem Archiv zu löschen, gehen Sie zu Whistleblowing > Vorfälle > Archiv und führen Sie die Schritte 2–5 oben aus.

Hinweis
Vorfälle werden nicht automatisch gelöscht, sondern das Fallmanagement muss Vorfallmeldungen löschen, um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist einzuhalten.Nach der Löschung bleiben keine Daten im System erhalten.

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