Die Whistleblowing-Lösung von Personio (Hinweisgeberschutzgesetz) – Personio

Veröffentlicht am: 07.04.2023

Hinweis:
Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und sollte nicht als Rechtsberatung betrachtet werden. Einige Informationen in diesem Artikel sind möglicherweise nicht auf dem neuesten Stand der sich ändernden rechtlichen Lage. Wenden Sie sich an juristische Fachleute oder die zuständigen Behörden in Ihrer/Ihren Gerichtsbarkeit(en), um genaue Richtlinien zur Compliance und zu rechtlichen Fragen zu erhalten. Personio stellt lediglich die technischen Voraussetzungen und das Whistleblowing-Tool zur Verfügung und übernimmt keine Haftung.

Wenn Sie am Zugang zur Whistleblowing-App interessiert sind, steht Ihnen unser Customer Growth & Success-Team für weitere Informationen und eine individuelle Beratung zur Verfügung (Seite nur auf Englisch und Deutsch verfügbar).

In diesem Artikel werden die EU-Whistleblowing-Richtlinie von 2019 und wichtige Überlegungen zur Compliance erklärt.

Überblick über die EU-Richtlinie 2019/1937

Hintergrund

Am 16. Dezember 2019 hat die Europäische Union eine Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowers) in allen Mitgliedsstaaten verabschiedet. Diese deckt ein breites Spektrum an Bereichen ab und ermutigt Einzelpersonen, Verstöße gegen EU-Recht wie Korruption, Betrug, Steuerhinterziehung oder Bedrohungen der öffentlichen Sicherheit oder der Umwelt zu melden. Viele Länder haben bereits ihre eigene Rechtsauslegung übernommen.

Was ist ein Hinweisgeber?

Die Europäische Kommission definiert einen Hinweisgeber als eine Person, die Informationen über ein Fehlverhalten meldet oder offenlegt, die im Kontext ihrer Arbeit erlangt wurden, und die so dazu beiträgt, Schäden abzuwenden und Bedrohungen oder Schäden für das öffentliche Interesse aufzudecken, die andernfalls verborgen bleiben könnten.

Wer ist von der Richtlinie betroffen?

Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden
Institutionen und Behörden des öffentlichen Sektors
Gemeinden ab 10.000 Einwohnern

Anforderungen

Während jeder Mitgliedsstaat der EU diese Richtlinie unterschiedlich anwenden kann, verlangt die EU-Richtlinie Folgendes:

Einrichtung interner Meldekanäle, die es Hinweisgebern ermöglichen, Fehlverhalten in einer Organisation oder am Arbeitsplatz zu melden.
Diese Kanäle sollten leicht zugänglich sein, Vertraulichkeit gewährleisten und vor Vergeltungsmaßnahmen schützen.
Alle meldungsrelevanten Daten sind datenschutzkonform zu behandeln.
Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung zur Nachverfolgung und Untersuchung. Hierfür kommen zum Beispiel infrage:
- Compliance-Beauftragte, Personalleitung, Rechtsberatung, Finanzvorstand (CFO), Vorstandsmitglied oder Mitglied der Geschäftsführung.
Unbefugten (Personen außer Fallmanagern) darf nicht gestattet werden, auf das System zuzugreifen und Kenntnis vom Meldenden oder vom Inhalt der Meldung selbst zu erlangen.
Hinweisgeber müssen innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang ihrer Meldung erhalten. Innerhalb von drei Monaten muss eine substanzielle Antwort der Organisation erfolgen.
Unternehmen können die Bearbeitung von Meldungen auslagern, beispielsweise an eine externe Aufsichtsbehörde.
In manchen Fällen, müssen Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern über einen Meldekanal pro Land verfügen.
Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden müssen die Vorschriften innerhalb von zwei Jahren nach der Einführung einhalten.
Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitenden müssen die Vorschriften innerhalb von vier Jahren nach der Einführung einhalten.
In manchen Fällen, können Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitenden einen gemeinsamen Meldekanal nutzen, um Beweise zu erheben und identifizieren, sofern alle dargelegten Pflichten eingehalten werden.

Die Whistleblowing-Lösung von Personio

Wir haben eine Whistleblowing-Lösung für anonyme Hinweise entwickelt. Diese hilft Unternehmen, die EU-Richtlinie einzuhalten und Fälle zentral zu verwalten. Weitere Informationen zu den ersten Schritten mit Personio Whistleblowing finden Sie in diesen Artikeln: Überblick über Personio Whistleblowing und Personio Whistleblowing implementieren. Besuchen Sie diese Seite, um Ihr Interesse an unserem Feature anzumelden, welches Folgendes bietet:

Unterstützung bei der Compliance

Unsere Lösung folgt der EU-Whistleblower-Richtlinie von 2019 und der DS-GVO und hilft Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften in Bezug auf:

Anonymität
Vertraulichkeit
Wechselseitige Kommunikation
Gesetzliche Aktualisierungsfristen gemäß der Whistleblowing-Gesetzgebung

Anonymität

Mit unserer sicheren und anonymen Meldelösung haben Hinweisgeber die Möglichkeit, sich zu Wort zu melden und gehört zu werden. Dadurch entsteht eine Unternehmenskultur, in der sich jeder sicher fühlen kann, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen.

Mitarbeitende und externe Parteien können Whistleblowing-Meldungen einreichen und Updates erhalten, ohne ihre Identität preisgeben zu müssen.
Das Whistleblowing-Feature von Personio beinhaltet ein sicheres, passwortgeschütztes anonymes Postfach für jede Meldung, und Hinweisgeber haben volle Kontrolle darüber, welche Informationen sie weitergeben.

Fallmanagement

Verwalten Sie Fälle dank unseres Systems, das Tickets ähnliche Funktionen beinhaltet, ganz einfach an zentraler Stelle. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Whistleblowing-Meldung verpassen und immer über den Status offener Fälle informiert sind.

Weisen Sie neue Fälle zu, um Eigenverantwortung und Transparenz sicherzustellen.
Verfolgen, bearbeiten und lösen Sie Fälle zentral.
Beobachten Sie die gesetzlichen Fristen, um jeden Fall zu bestätigen und zu aktualisieren.

Überlegungen zur Compliance

Machen Sie sich mit der nationalen Gesetzgebung vertraut

Jeder EU-Mitgliedsstaat setzt die Richtlinie durch seine nationalen Gesetze um.
Informieren Sie sich über die Rechtsvorschriften Ihres Landes oder Ihrer Länder, um die Meldepflichten, Kanäle und Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber zu verstehen.
Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen mit mehreren Gerichtsbarkeiten konfrontiert sein könnte, in denen die Richtlinie möglicherweise unterschiedlich umgesetzt wird.
Holen Sie gegebenenfalls rechtlichen Rat ein.

Richten Sie interne Meldeverfahren ein

Entwickeln Sie klare und leicht zugängliche Meldeverfahren innerhalb Ihres Unternehmens.
Entscheiden Sie, wen Sie als zuständige Person oder Abteilung mit der Bearbeitung eingehender Meldungen betreuen.
Wie sieht Ihre Triage für eingehende Meldungen aus?
Legen Sie Qualitätsstandards und Kommunikationsrichtlinien für Case Manager fest.
Stellen Sie sicher, dass Ihr System auch Meldungen von Personen verarbeitet, die keine Mitarbeitenden sind.

Schulen und sensibilisieren Sie Mitarbeitende

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über die Rechte und Pflichten von Hinweisgebern.
Befähigen Sie die Führungsebene, ihre Verantwortung wahrzunehmen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden sich der Anforderungen zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen bewusst sind und deren Auswirkungen kennen.
Finden oder erstellen Sie Ressourcen und Materialien, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeitenden zu schulen und das Bewusstsein für die Bedeutung der Hinweisgebung zu schärfen. Stellen Sie Kommunikationsrichtlinien für Case Manager bereit.

Sorgen Sie für Vertraulichkeit und Datenschutz

Schützen Sie die personenbezogenen Daten von Hinweisgebern und gemeldeten Vorfällen im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen.

Verhindern Sie Vergeltungsmaßnahmen

Erwägen Sie die Einführung von Richtlinien und Verfahren, um Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen.
Schaffen Sie eine Kultur, die Meldungen fördert und eine diskriminierungsfreie Behandlung von Personen gewährleistet, die sich melden.

Überprüfen Sie bestehende Richtlinien und Verträge

Aktualisieren Sie Ihre internen Richtlinien, Arbeitsverträge und Verhaltenskodizes, um sie an die EU-Richtlinie anzupassen.

Best Practices

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass Sie Ihre Whistleblowing-Lösung entsprechend den gesetzlichen Anforderungen in Ihrer(n) Gerichtsbarkeit(en) einrichten. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihrer Lösung Folgendes:

Wie viele Mitarbeitende haben Sie an einem Standort und/oder in einer Gesellschaft? Mehr als 49 oder mehr als 249?
Brauchen Sie einen separaten Meldekanal pro Land?
Wenn Sie in einem Land eine Unternehmensstruktur mit mehreren Gesellschaften haben, brauchen Sie dann einen separaten Meldekanal pro Gesellschaft?

Hinweis:
Dies ist keine Rechtsberatung, und es liegt in der Verantwortung unserer Kundschaft, zu prüfen, ob örtliche Gesetze eingehalten werden.

Mehr Informationen

Personio Whistleblowing-Ressourcen

Allgemeine Whistleblowing-Ressourcen

Diese Links wurden zuletzt am 27. Juli 2023 aktualisiert. Wenden Sie sich für aktuelle Informationen an juristische Fachleute oder die zuständigen Behörden in Ihrer/Ihren Gerichtsbarkeit(en).