Ungenutzte Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden mithilfe von Berichten erfassen – Personio

Dieser Artikel erklärt, wie Sie ungenutzte Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden zum Jahresende erfassen können, indem Sie im Bereich Analysen einen Bericht erstellen.

Sie können den Bericht dann mit Stakeholdern (Führungskräfte, Personalverantwortliche) teilen, damit diese für ihre Teams Maßnahmen ergreifen können, basierend auf den Abwesenheitseinstellungen des Unternehmens und darauf, ob ungenutzte Abwesenheiten verfallen oder in das nächste Jahr übertragen werden.

Schritt 1: Individuellen Bericht erstellen

Im Bereich Analysen in Personio können Sie einen individuellen Bericht erstellen, um ungenutzte Abwesenheiten von Mitarbeitenden zum Jahresende zu erfassen. Folgen Sie diesen Schritten:

Hinweis
Vergewissern Sie sich, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um den Bereich Analysen sehen und einen individuellen Bericht erstellen zu können.

Navigieren Sie zu Analysen > Berichte.
Klicken Sie auf Bericht erstellen und wählen Sie Klassischen Builder nutzen.

Füllen Sie die verschiedenen Konfigurationsfelder aus:

Feld	Wert
Titel / Beschreibung	Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Bericht ein. Beispiel: „Übertrag von Urlaubstagen ins nächste Jahr“.
Berichtstyp	Wählen Sie den Berichtstyp Zeitpunkt.
Datum / Individuelles Datum auswählen	Letzter Tag dieses Jahres (31.12.2024).
Tabellenspalten	Geben Sie den Namen der Abwesenheitsart ein, für die Sie die ungenutzten Abwesenheiten einsehen möchten. Wählen Sie dann das Attribut Kontostand. Beispiel: „Bezahlter Urlaub — Kontostand (Tage)“. Tipp Wählen Sie alle Abwesenheitsattribute aus, um zusätzliche Informationen angezeigt zu erhalten, wie z. B. die geplanten und bevorstehenden Abwesenheiten von Mitarbeitenden.
Bedingungen festlegen	Fügen Sie Ihrem Bericht ggf. Filter hinzu, um zu bestimmen, welche Mitarbeitenden darin angezeigt werden. Beispiel: „Status = Aktiv“.

Klicken Sie auf Bericht erstellen.

Schritt 2: Bericht prüfen und Daten analysieren

Sie können nun den individuellen Bericht mit den ausgewählten Tabellenspalten einsehen:

Hier sind einige wichtige Punkte für ein besseres Verständnis der angezeigten Daten:

1. Nicht genutzte Abwesenheiten werden in Personio als „Abwesenheitskontostand“ angezeigt

Verbleibende, ungenutzte Abwesenheiten werden in Personio als Abwesenheitskontostand bezeichnet und sind für Mitarbeitende jederzeit über ihren Abwesenheitskalender sichtbar. Der Abwesenheitskontostand gibt an, wie viele Tage oder Stunden Mitarbeitende zu einem bestimmten Stichtag noch beantragen können. Er berücksichtigt künftige bereits beantragte und genehmigte Abwesenheiten.

2. Der Abwesenheitskontostand in Berichten schließt geplante Abwesenheiten aus

Der in Berichten angezeigte Abwesenheitskontostand unterscheidet sich vom Kontostand, der im Abwesenheitskalender von Mitarbeitenden erscheint, da er keine geplanten Abwesenheiten enthält. Er gibt an, wie viele Tage oder Stunden Mitarbeitende zum Erstellungsdatum des Berichts noch beantragen können, abzüglich künftiger beantragter und genehmigter Abwesenheiten. Um die ungenutzten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden angezeigt zu bekommen, müssen Sie für Ihren individuellen Bericht als Datum Letzter Tag dieses Jahres auswählen.

Beispiel
Der jährliche Abwesenheitsanspruch einer mitarbeitenden Person für bezahlten Urlaub beträgt 30 Tage. Die Person hat bereits 15 Tage genommen und für den kommenden Dezember einen 10-tägigen Weihnachtsurlaub beantragt und genehmigt bekommen. Wenn Sie einen individuellen Bericht mit dem Datum Heute erstellen (Beispiel: 15.11.2024), beträgt der angezeigte Abwesenheitskontostand 15 Tage. Wenn Sie jedoch einen individuellen Bericht mit dem Datum Letzter Tag dieses Jahres (31.12.2024) erstellen, beträgt der angezeigte Abwesenheitskontostand 5 Tage.

3. Jede Kontostandspalte in Berichten entspricht einer Abwesenheitsart

Die Spalte „Bezahlter Urlaub — Kontostand (Tage)“ zeigt beispielsweise die Anzahl der Tage/Stunden, die Mitarbeitende im aktuellen Urlaubsjahr noch beantragen können. Die Tage/Stunden für andere obligatorische und kontingente Abwesenheiten sind jedoch nicht enthalten (Beispiel: „Zeitausgleich — Kontostand (Tage)“. Sie müssen dem Bericht jede Abwesenheitsart als separate Spalte hinzufügen.

4. Kontostandspalten zeigen Abwesenheiten in Tagen oder Stunden an

Kontostandspalten zeigen die ungenutzten Abwesenheiten in Tagen oder Stunden an, abhängig von der Zeiteinheit, die bei der Erstellung der Abwesenheitsart ausgewählt wurde. Tageweise erfasste Abwesenheiten werden für Abwesenheiten verwendet, die in der Regel als ganze oder halbe Tage genommen werden, z. B. bezahlter Urlaub oder Krankheitstage. Stundenweise erfasste Abwesenheiten werden für Abwesenheiten verwendet, die in kleinerem Maßstab genommen werden, z. B. bei persönlichen Terminen oder flexiblen Arbeitszeitregelungen.

Schritt 3: Bericht mit Stakeholdern teilen

Nachdem Sie den individuellen Bericht erstellt haben, können Sie diesen mit den relevanten Stakeholdern wie Führungskräften und Personalverantwortlichen teilen, damit diese Maßnahmen ergreifen können, basierend darauf, ob der Übertrag von Abwesenheiten aktiviert ist.

Um einen individuellen Bericht zu teilen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie zu Analysen > Berichte.
Wählen Sie den individuellen Bericht aus und klicken Sie auf Optionen zum Teilen.
Geben Sie im Fenster den Namen der Mitarbeitenden ein, denen Sie den Bericht freigeben möchten. Mitarbeitende müssen den Status Aktiv oder Auszeit haben, damit ihnen Berichte freigegeben werden können.
Klicken Sie auf das Suchergebnis. Die mitarbeitende Person wird dann im Fenster Optionen zum Teilen hinzugefügt.
Speichern Sie die Änderungen, um den Bericht zu teilen.

Führungskräfte und Personalverantwortliche können dann im Bereich Analysen auf die Seite Berichte zugreifen, den betreffenden Bericht prüfen und in Personio Folgeaktionen durchführen, je nach den Übertragseinstellungen Ihres Unternehmens:

1. Übertrag deaktiviert:
Stellen Sie sicher, dass das Team ungenutzte Abwesenheiten beantragt

Führungskräfte können einen individuellen Workflow erstellen, um ihre direkten Mitarbeitenden per E-Mail daran zu erinnern, ihre ungenutzten Abwesenheiten vor Jahresende zu beantragen.

2. Übertrag aktiviert:
Stellen Sie zu Beginn des nächsten Jahres eine ausreichende Besetzung des Teams sicher

Wenn der Übertrag mit einem einmonatigen Auslauf aktiviert ist, können Führungskräfte auf ihren Abwesenheitskalender zugreifen und zu Meine direkt unterstellten Mitarbeitenden wechseln, um zu prüfen, welche Abwesenheitsanträge genehmigt werden können oder umgeplant werden müssen, um im Januar des nächsten Jahres eine ausreichende Besetzung sicherzustellen.

Hinweis
Wie in Schritt 2 erwähnt, sind geplante Abwesenheiten vom Abwesenheitskontostand in Berichten ausgeschlossen, d. h. auch Abwesenheiten, die bereits für das nächste Jahr beantragt wurden (Beispiel: ein Zeitraum vom 11.01.2025 bis zum 15.01.2025). Um zu überprüfen, wie viel vom ungenutzten Abwesenheitsübertrag Ihrer Mitarbeitenden im neuen Jahr genutzt wird, müssen Sie einen neuen individuellen Bericht erstellen, in dem das Datum Ihrer Übertragsgrenze als Berichtsdatum vorgegeben ist (Beispiel: 31.01.2025).

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