Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Platzhalter gemäß unternehmensinterner Vorgaben verwenden.
Hinweis: Die in diesem Dokument genannten Platzhalter können nur für Mitarbeiterdaten verwendet werden. Erfahren Sie mehr über Platzhalter, die für E-Mail-Vorlagen und Dokumentvorlagen im Recruiting-Bereich verwendet werden können.
Textvorlage erstellen – Platzhalter
Erstellen Sie zunächst ein Textdokument in MS Office (DOCX/DOTX) oder OpenOffice (ODT/OTT). Bearbeiten und formatieren Sie das Dokument auf gewohnte Weise. Beachten Sie bei der Verwendung von Platzhaltern, dass diese immer von zwei geschweiften Klammern umgeben sein müssen.
Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, mit drei unterschiedlichen Arten von Platzhaltern zu arbeiten:
- Vordefinierte System-Platzhalter - beziehen sich auf Systemattribute
- Selbst definierte Platzhalter - beziehen sich auf selbst angelegte Attribute
- Freie Platzhalter - attributsunabhängig
Die attributsbezogenen Platzhalter werden bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Mitarbeiterdaten befüllt. Attributsunabhängige Platzhalter können mit Freitext befüllt werden
Vordefinierte System-Platzhalter
Hinweis: Diese Platzhalter sind mit Systemattributen verknüpft und müssen in Englisch benannt werden.
Beispiel: {{first_name}}
| Vordefinierte Platzhalter | Mitarbeiterattribut |
| first_name | Vorname |
| last_name | Nachname |
| Email Adresse | |
| position | Position |
| department | Abteilung |
| team_id | Team / Team |
| gender | Geschlecht |
| status | Status |
| hire_date | Anstelldatum |
| probation_period | Dauer der Probezeit |
| probation_period_custom | Enddatum der Probezeit |
| contract_end_date | Vertragsende |
| termination_type | Austrittsart |
| termination_reason | Austrittsgrund |
| termination_date | Ende des Arbeitsverhältnisses |
| last_working_day | Letzter Arbeitstag |
| document_date | Erstellungsdatum des Dokuments |
| weekly_working_hours | Weekly hours |
| children | Kinder |
| Vorgesetzter | Vollständiger Name des Vorgesetzten |
| supervisor_position | Vorgesetzter Position |
| office_id | Standort |
| subcompany | Gesellschaft |
| fix_salary | Fixgehalt |
| hourly_salary | Stundenlohn |
| FTE | FTE |
| last_login | Letzter Login |
| cost_centers | Kostenstelle |
| date_of_birth | Geburtstag |
Finden Sie detaillierte Informationen zu der Nutzung von Geschlechtervariablen sowie von Datumsformatierungen in separaten Artikeln.
In Personio werden die Platzhalter unter Mitarbeiterprofil > Dokumente folgendermaßen dargestellt:
Selbst definierte Platzhalter
Hinweis: Diese Platzhalter sind mit Attributen verknüpft, die Sie frei in Personio anlegen, und sie müssen in derselben Sprache wie Ihr Personio-Konto benannt werden. Vergewissern Sie sich, dass Sie genau denselben Namen verwenden, den Sie auch für die Attribute nutzen.
Beispiel: {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}
In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:
Freie Platzhalter
Hinweis: Diese Platzhalter sind nicht mit Attributen verknüpft und können daher frei benannt werden. Sie müssen diese Platzhalter manuell mit Text befüllen.
Beispiel: {{Task 1}}
Aufzählung mit fester Anzahl an Punkten
In einem Word Dokument könnten Sie beispielsweise folgende individuelle Textblöcke verwenden (Best Practice Vorlagen):
In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:
Aufzählung mit optionaler Anzahl an Punkten
Sie haben zudem die Möglichkeit, eine flexible Anzahl von Aufgaben anzulegen. Diese Variante ist dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Aufgaben individuell eintragen möchten, ohne an eine bestimmte Anzahl gebunden zu sein. Nutzen Sie dafür die folgende Formatierung:
Im Reiter Dokumente des Mitarbeiterprofils, wählen Sie dann unter Optionen die gewünschte Anzahl an Aufgaben aus und füllen die entsprechend freien Platzhalter aus:
Tipp: Wie oben angezeigt wird nur die Anzahl an Platzhaltern im Dokument ausgegeben, die Sie unter Optionen gewählt haben.