Dokumentvorlagen erstellen - Platzhalter

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Platzhalter gemäß unternehmensinterner Vorgaben verwenden.

 

Textvorlage erstellen - Platzhalter

Erstellen Sie zunächst ein Textdokument in MS Office (DOCX/DOTX) oder OpenOffice (ODT/OTT). Bearbeiten und formatieren Sie das Dokument auf gewohnte Weise. Beachten Sie bei der Verwendung von Platzhaltern, dass diese immer von zwei geschweiften Klammern umgeben sein müssen.

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, mit drei unterschiedlichen Arten von Platzhaltern zu arbeiten:

  • Vordefinierte Platzhalter - beziehen sich auf Systemattribute
  • Selbst definierte Platzhalter - beziehen sich auf selbst angelegte Attribute
  • Freie Platzhalter - attributsunabhängig

Die attributsbezogenen Platzhalter werden bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Mitarbeiterdaten befüllt. Attributsunabhängige Platzhalter können mit Freitext befüllt werden

 

Vordefinierte Platzhalter

Diese Platzhalter beziehen sich auf Systemattribute und müssen daher exakt wie in der Tabelle folgenden benannt werden.

Vordefinierte Platzhalter Mitarbeiterattribut
first_name Vorname
last_name Nachname
Email Email Adresse
Position Position
department Abteilung
team_id Team / Team
Geschlecht Gender
Status Status
hire_date Anstelldatum
probation_period Dauer der Probezeit
probation_period_custom Enddatum der Probezeit
contract_end_date Vertragsende
termination_type Art der Kündigung
termination_reason Kündigungsgrund
termination_date Ende des Arbeitsverhältnisses 
last_working_day Letzter Arbeitstag
document_date Erstellungsdatum des Dokuments
weekly_working_hours Weekly hours
children Kinder
supervisor_first_name Vorgesetzter Vorname
supervisor_last_name Vorgesetzter Nachname
supervisor_position Vorgesetzter Position
office_id Standort
subcompany Gesellschaft
fix_salary Fixgehalt
hourly_salary Stundenlohn
FTE FTE
last_login Letzter Login  
cost_centers Kostenstelle

Finden Sie detaillierte Informationen zu der Nutzung von Geschlechtervariablen sowie von Datumsformatierungen in separaten Artikeln.

In Personio werden die Platzhalter unter Mitarbeiterprofil > Dokumente folgendermaßen dargestellt:

employee-profile-documents-preview_de.png

  

Selbst definierte Platzhalter

Diese Platzhalter beziehen sich auf Attribute, welche von Ihnen selbst in Personio angelegt wurden. Verwenden Sie für diese Platzhalter exakt den von Ihnen vergebenen Attributsnamen.

Beispiele: {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}

In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:

employee-profile-documents-custom-placeholders_de.png

 

Freie Platzhalter

Diese Platzhalter sind attributsunabhängig und können somit frei benannt werden. Befüllen Sie diese Platzhalter später mit Freitext.

 

Aufzählung mit fester Anzahl an Punkten

In einem Word Dokument könnten Sie beispielsweise folgende individuelle Textblöcke verwenden (Best Practice Vorlagen):

Bildschirmfoto_2017-06-12_um_19.12.24.png

In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:

employee-profile-documents-preview-bullet-points_de.png

 

Aufzählung mit optionaler Anzahl an Punkten

Sie haben zudem die Möglichkeit, eine flexible Anzahl von Aufgaben anzulegen. Diese Variante ist dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Aufgaben individuell eintragen möchten, ohne an eine bestimmte Anzahl gebunden zu sein. Nutzen Sie dafür die folgende Formatierung:

document-template-many_options_de.png

Im Reiter Dokumente des Mitarbeiterprofils, wählen Sie dann unter Optionen die gewünschte Anzahl an Aufgaben aus und füllen die entsprechend freien Platzhalter aus:

employee-profile-documents-multiple-bullet-points_de.gif

Beachten Sie, dass wie oben angezeigt nur die Anzahl an Platzhaltern im Dokument ausgegeben wird, die Sie unter Optionen gewählt haben.

 

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