Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Platzhalter gemäß den internen Vorgaben Ihres Unternehmens verwenden.

Die in diesem Dokument genannten Platzhalter können nur für Mitarbeitendendaten verwendet werden. Erfahren Sie mehr über Platzhalter, die für E-Mail-Vorlagen und Dokumentvorlagen im Recruiting-Bereich verwendet werden können.

Textvorlage mit Platzhaltern erstellen

Erstellen Sie zunächst ein Textdokument in MS Office (DOCX/DOTX) oder OpenOffice (ODT/OTT). Bearbeiten und formatieren Sie das Dokument wie gewohnt. Beachten Sie bei der Verwendung von Platzhaltern, dass diese immer von zwei geschweiften Klammern umgeben sein müssen.

Sie können drei verschiedene Arten von Platzhaltern verwenden:

• Vordefinierte System-Platzhalter für Systemattribute
• Individuell definierte Platzhalter für Attribute, die Sie angelegt haben
• Freie Platzhalter, die sich nicht auf Attribute beziehen

Vordefinierte und individuelle Platzhalter werden ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Mitarbeitendendaten befüllt, wenn ein Dokument auf der Basis der Vorlage erstellt wird. Freie Platzhalter können mit Freitext befüllt werden.

Vordefinierte System-Platzhalter

Diese Platzhalter sind mit Systemattributen verknüpft und müssen in Englisch benannt werden.

Beispiel: {{first_name}}

Finden Sie detaillierte Informationen zu der Nutzung von Geschlechtervariablen sowie von Datumsformatierungen in separaten Artikeln.

In Personio werden die Platzhalter unter Mitarbeitendenprofil > Dokumente folgendermaßen dargestellt:

Individuell definierte Platzhalter

Diese Platzhalter sind mit Attributen verknüpft, die Sie frei in Personio erstellen, und sie müssen in derselben Sprache wie Ihr Personio-Account benannt werden.

Vergewissern Sie sich, dass Sie genau denselben Namen wie für die Attribute verwenden. Beispiel: {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}

In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:

Hinweis
Das System kann das kaufmännische Und-Symbol („&“) nicht verarbeiten. Wenn es verwendet wird, erscheint der Platzhalter leer. 

Freie Platzhalter

Diese Platzhalter sind nicht mit Attributen verknüpft und können daher frei benannt werden. Sie müssen diese Platzhalter manuell mit Text befüllen.

Beispiel: {{Task 1}}

Aufzählung mit fester Anzahl an Punkten

In einem Word Dokument könnten Sie beispielsweise die folgenden individuellen Textblöcke verwenden, um eine bestimmte Anzahl von Punkten, wie Aufgaben oder Leistungen, aufzulisten (Best-Practice-Vorlagen):

||Sein|Ihr|| Aufgabengebiet umfasste die folgenden Tätigkeiten:
{{Task 1}}
{{Task 2}}
{{Task 3}}

In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:

Enthaltene Leistungen:
[[Leistungen
[Eine Leistung: 
{{Benefit 1}}]

[Zwei Leistungen:
{{Benefit 1}}
{{Benefit 2}}]

[Drei Leistungen:
{{Benefit 1}}
{{Benefit 2}}
{{Benefit 3}}]
]]

Aufzählung mit optionaler Anzahl an Punkten

Sie haben zudem die Möglichkeit, eine flexible Anzahl von Aufgaben anzulegen. Diese Variante ist dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Aufgaben individuell eintragen möchten, ohne an eine bestimmte Anzahl gebunden zu sein. Nutzen Sie dafür die folgende Formatierung:

||Sein|Ihr|| Aufgabengebiet umfasste die folgenden Tätigkeiten:
[[Aufgaben
[Eine Aufgabe:
• {{Task 1}}]
[Zwei Aufgaben:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}]
[Drei Aufgaben:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}
• {{Task 3}}]
[Vier Aufgaben:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}
• {{Task 3}}
•{{Task 4}}]
=
]]

Wählen Sie dann im Reiter Dokumente des Mitarbeitendenprofils unter Optionen die gewünschte Anzahl an Aufgaben aus und füllen die entsprechend freien Platzhalter aus: Die Anzahl der Platzhalter im Dokument entspricht der von Ihnen ausgewählten Anzahl.

Häufige Fehler bei Vorlagen

Häufige Gründe für Fehler beim Hochladen einer Vorlage sind z. B.:

Nicht unterstütztes Dateiformat

• Stellen Sie sicher, dass die Datei in einem unterstützten Format gespeichert ist: DOCX/DOTX oder ODT/OTT.

Falsche Platzhalter

• Wenn Sie nicht die richtige Anzahl an Sonderzeichen für Platzhalter eintragen, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung, dass das Dokument eine ungerade Anzahl von Variablen-Trennzeichen enthält. 
  • Vergewissern Sie sich, dass jeder Platzhalter mit zwei Klammern beginnt und endet: {{ }}, [[ ]].
  • Verwenden Sie die korrekten Klammern (geschweifte oder eckige Klammern) für den jeweiligen Platzhalter.
• Achten Sie darauf, dass vordefinierte oder individuelle Attribute, die in Platzhaltern verwendet werden, korrekt geschrieben werden. 
• Prüfen Sie, dass alle Unterschriften-Platzhalter im Dokument konsistent geschrieben sind, einschließlich Groß- und Kleinschreibung. Beispielsweise ist @@unterzeichnendeperson@@ nicht identisch mit @@UnterzeichnendePerson@@.
• Wenn der Platzhalter mit einer Zahl beginnt oder nur eine Zahl enthält, funktioniert die Vorlage nicht. 

Weitere Elemente, die Fehler verursachen

• Wenn die Datei Kopfzeilen, Fußzeilen, Bilder oder Tabellen enthält, kann dies zu Fehlern führen. Entfernen Sie diese einzeln und versuchen Sie es nochmals, die Datei hochzuladen.

Inkompatible Zeichen

• Wenn Sie bei der Vorschau eines Dokument Fehler bemerken, überprüfen Sie es auf inkompatible Zeichen.
• Wenn ein mehrzeiliges Textfeld automatisch mit Informationen aus einem Mitarbeitendenprofil ausgefüllt wird, das Zeichen wie „“, ;, `, ', ä, ö, ü, … oder • enthält, müssen Sie die Vorlage herunterladen, die Felder entfernen und die Vorlage erneut hochladen.