Onboarding- und Offboarding-Workflows erstellen – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Onboarding- und Offboarding-Workflows erstellen. Mit Hilfe dieser Workflows können Sie den Onboarding- und Offboarding-Prozess für Ihre Mitarbeitenden automatisieren und optimieren.

Was sind Onboarding- und Offboarding-Workflows?

Für beide Workflows müssen Sie Onboarding- und Offboarding-Schritte, -Gruppen und -Vorlagen erstellen – eine Beschreibung dieser Konzepte finden Sie in der Tabelle unten.

Anleitung	Bedeutung
Onboarding- und Offboarding-Schritte erstellen	Jeder Schritt ist eine Aktion oder Aufgabe, die eine mitarbeitende Person oder ein Team abschließen muss. Aus diesen Schritten erstellen Sie Ihre Onboarding- oder Offboarding-Vorlage. Sie können eine Sammlung von Schritten anlegen und sie beliebig oft in Ihren Vorlagen wiederverwenden. Ein Beispiel für einen Onboarding-Schritt könnte sein „Workspace einrichten“ oder „Willkommens-E-Mail senden“.
Onboarding- und Offboarding-Gruppen erstellen	Nutzen Sie Onboarding- und Offboarding-Gruppen, um einer Gruppe von Mitarbeitenden die Verantwortung für einen bestimmten Schritt zuzuweisen. Sie können diese Gruppe auch als Empfänger einer E-Mail-Aktion festlegen. Ein Beispiel für eine Gruppe könnte „HR-Team“ oder „IT-Team“ sein.
On- und Offboarding Vorlage erstellen	Sie erstellen Onboarding- oder Offboarding-Vorlagen aus den zuvor angelegten Schritten. Diese können Sie Mitarbeitenden im Rahmen ihres Onboarding- oder Offboarding-Prozesses zuweisen. Sie können die Vorlagen auch direkt zuweisen, wenn Mitarbeitende vom Recruiting-Bereich aus eingestellt werden (d. h. ihr Bewerbendenprofil wird in ein Mitarbeitendenprofil umgewandelt). Mitarbeitende führen dann die Schritte aus, für die sie verantwortlich sind. Sie können für verschiedene Beschäftigungsarten unterschiedliche Vorlagen erstellen. Beispielsweise können Sie eine Vorlage für Vollzeit-Mitarbeitende in Festanstellung und eine andere Vorlage für Teilzeit-Werkstudierende anlegen.

Onboarding- und Offboarding-Schritte erstellen

Um einen Onboarding- oder Offboarding-Workflow anzulegen, müssen Sie zuerst Schritte erstellen. So erstellen Sie Onboarding- und Offboarding-Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen > Automatisierungen > On-/Offboarding.
Klicken Sie entweder auf den Reiter Onboarding-Schritte oder auf Offboarding-Schritte.
Geben Sie in der linken Spalte den Namen des neuen Schritts in das leere Feld ein. Sie können zwei Arten von Schritten erstellen : einen Standardschritt oder einen E-Mail-Versand.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um den Schritt zu erstellen.

Allgemeiner Schritt

Für häufige Onboarding- und Offboarding-Aufgaben können Sie Standardschritte verwenden, z. B. „Arbeitsbereich einrichten“ oder „Hardware zurückgeben“.

Um einen Standardschritt zu erstellen, müssen Sie ein Element hinzufügen und die Art des Elements auswählen. Weitere Details zu den Arten von Elementen finden Sie in der folgenden Tabelle. Sie können einem Schritt mehrere Elemente hinzufügen.

Art des Abschnitts	Details
Textinformation	Legen Sie einen Textblock an, in dem das Ausfüllen des restlichen Formulars erklärt wird. URLs werden automatisch zu Links konvertiert.
Dokument zum Download	Laden Sie ein Dokument hoch, das dem Mitarbeiter zum Download angezeigt werden soll.
Mitarbeiterattribut	Wählen Sie aus der Liste bestimmter Mitarbeitendenattribute aus, um Mitarbeitendeninformationen während des Onboarding- oder Offboarding-Prozesses zu erfassen.
Profilfoto	Laden Sie ein Profilbild für den Mitarbeitenden hoch.
Checkbox	Zeigt ein Kontrollkästchen an, das der Mitarbeiter anklicken muss (oder kann).
Textfeld ausfüllen	Zeigen Sie ein Textfeld an, in das die mitarbeitende Person eine oder mehrere Zeilen Text eintragen kann.
URL ausfüllen	Zeigen Sie ein Textfeld für die Eingabe einer gültigen URL an.
Dokument hochladen	Der verantwortliche Mitarbeiter lädt ein Dokument hoch und verknüpft es mit einem bestimmten Abschnitt des Dokumentmoduls.

Emailversand

Hinweis
Stellen Sie bei der Auswahl der E-Mail-Empfänger sicher, dass mindestens eine empfangende Person im Onboarding-/Offboarding-Team oder Mitarbeitendenteam über einen aktiven Login verfügt. Eines der folgenden Kriterien muss erfüllt sein: Eine gültige E-Mail-Adresse, ein aktiver Account oder ein Login-Status von entweder „beigetreten“ oder „eingeladen“.

Mit dem Schritt E-Mail-Versand richten Sie ein, dass an einem bestimmten Punkt eines Workflows eine E-Mail gesendet wird. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den E-Mail-Versand zu erstellen:

Wählen Sie aus den drei verschiedenen Versandoptionen aus, wie unten gezeigt.
▶︎ Manuell versenden: Die verantwortlichen Mitarbeitenden erhalten eine Erinnerung, dass die E-Mail versendet werden muss. Sie definieren die mitarbeitende Person oder die Gruppe, die für diesen Schritt verantwortlich ist, wenn Sie die On- oder Offboarding-Vorlage erstellen.
▶ ︎Am Fälligkeitsdatum: Die E-Mail wird automatisch an dem Tag gesendet, den Sie in der jeweiligen Vorlage definieren.
▶︎ Wenn vorherige Schritte abgeschlossen werden: Personio initiiert den automatischen Versand erst, wenn alle vorherigen On- oder Offboarding-Schritte als abgeschlossen markiert wurden.
Wählen Sie die mitarbeitende Person aus, die als Absender der E-Mail erscheinen soll. Die E-Mail wird die in Personio definierte E-Mail-Signatur dieser Person enthalten.
Wählen Sie den/die E-Mail-Empfänger aus. Sie können entweder die mitarbeitende Person auswählen, die den Schritt erledigen soll, deren Führungskraft oder alle Mitarbeitenden. Sie können auch Mitarbeitende auswählen, die Teil der von Ihnen erstellen Gruppen sind.
Füllen Sie das Betrefffeld aus und schreiben Sie den Inhalt der E-Mail in die E-Mail-Vorlage. Optional: Sie können Mitarbeitendenattribute in die E-Mail einfügen und auch ein Dokument anhängen – die maximale Dateigröße beträgt 256 MB.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Vorhandene Schritte bearbeiten

Nachdem Sie einen Onboarding- oder Offboarding-Schritt erstellt haben, können Sie ihn bearbeiten und Elemente hinzufügen oder daraus entfernen. Mitarbeitende, denen eine Onboarding- oder Offboarding-Vorlage zugewiesen ist, sehen die bearbeiteten Schritte in ihrer Aufgabenliste.

Was passiert, wenn ich einen Schritt hinzufüge, bearbeiten oder entferne?

Die Tabelle unten führt auf, was passiert, wenn Sie einen Schritt hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. In all diesen Szenarien ist die mitarbeitende Person bereits einer Onboarding- oder Offboarding-Vorlage zugewiesen.

Mitarbeitendenstatus	Wenn	Dann
Onboarding	Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt hinzu	Die zuständige mitarbeitende Person sieht den neuen oder bearbeiteten Schritt in ihrer Aufgabenliste und kann ihn bearbeiten.
Onboarding	Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt hinzu, und die zuständige Person hat den Schritt bereits als „Erledigt“ markiert	Die zuständige Person sieht den neuen oder bearbeiteten Schritt in ihrer Aufgabenliste, kann ihn aber nicht bearbeiten. Der Status des Schritts wird wieder auf „Ausstehend“ gesetzt.
Aktiv	Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt hinzu	Der neue oder bearbeitete Schritt wird nicht angezeigt. Die zuständige Person sieht keine Änderungen in ihren Onboarding-Aufgaben.
Aktiv	Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt zu einer Offboarding Vorlage. Die zuständige Person hat den Schritt bereits als „Erledigt“ markiert.	Die zuständige Person sieht, dass der Status wieder auf „Ausstehend“ gesetzt wird, wenn ein neues Element enthalten ist.
Aktiv	Sie fügen einer Offboarding-Vorlage einen Schritt hinzu oder entfernen einen Schritt.	Die Aktualisierung wirkt sich auf alle Mitarbeitenden aus, denen die Offboarding-Vorlage zugewiesen ist. Wenn der Offboarding-Status der mitarbeitenden Person "Erledigt" ist, wird der neue Schritt nicht angezeigt.
Inaktiv	Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt zu einer Offboarding Vorlage. Die zuständige Person hat den Schritt bereits als „Erledigt“ markiert.	Der Status des Schritts ändert sich nicht. Das neue Element erscheint in den Offboarding-Schritten mit dem Standardstatus „nein“ oder „unvollständig“ und kann nicht bearbeitet werden.
Beliebiger Status	Sie entfernen einen Schritt	Der Schritt wird aus den Aufgaben aller Mitarbeitenden entfernt, unabhängig von ihrem Status.

Onboarding- und Offboarding-Gruppen erstellen

Tipp
Sofern eine Gruppe für einen Onboarding- oder Offboarding-Schritt verantwortlich ist, erhalten alle Mitarbeitenden dieser Gruppe eine Aufgabenbenachrichtigung auf ihrem Dashboard. Es muss jedoch nur eine mitarbeitende Person die Aufgabe erledigen. Weitere Informationen über Benachrichtigungen finden Sie in unserem Artikel über die Zuweisung von Onboarding- und Offboarding-Vorlagen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Onboarding- oder Offboarding-Gruppe zu erstellen:

Gehen Sie zu Einstellungen > Automatisierungen > On-/Offboarding.
Klicken Sie auf den Reiter Gruppen.
Geben Sie in der linken Spalte den Namen der neuen Gruppe in das leere Feld ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Der Name Ihrer Gruppe wird auf der rechten Seite zusammen mit zwei Spalten angezeigt. In der linken Spalte können Sie Mitarbeitende hinzufügen, indem Sie deren Namen anklicken. Die ausgewählten Mitarbeitenden erscheinen dann in der rechten Spalte. Um eine mitarbeitende Person aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie in der rechten Spalte auf ihren Namen.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

On- und Offboarding Vorlage erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Onboarding- oder Offboarding-Vorlage zu erstellen:

Gehen Sie zu Einstellungen > Automatisierungen > On-/Offboarding.
Klicken Sie auf Onboarding-Vorlagen oder Offboarding-Vorlagen.
Geben Sie in der linken Spalte den Namen Ihrer neuen Vorlage ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Klicken Sie auf Schritt hinzufügen. Wählen Sie den Schritt aus, den Sie hinzufügen möchten, die verantwortliche Person oder Gruppe bzw. das verantwortliche Team sowie die Fälligkeit. Die Fälligkeit löst Erinnerungen und Aufgaben aus.
Fügen Sie der Vorlage bei Bedarf weitere Schritte hinzu. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol links neben jedem Schritt, um ihn in die gewünschte Reihenfolge zu ziehen.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweise
▶ Offboarding-Schritte werden basierend auf den folgenden Fälligkeiten ausgelöst: „Vor Austrittsdatum bzw. letztem Arbeitstag (falls hinterlegt)“ oder „Nach Austrittsdatum bzw. letztem Arbeitstag (falls hinterlegt)“.
▶︎ Sie können den „letzten Arbeitstag“ festlegen, wenn Sie das Arbeitsverhältnis der mitarbeitenden Person beenden. Als letzten Arbeitstag können Sie entweder das Ende des Arbeitsverhältnisses oder das Austrittsdatum wählen. Wenn Sie keinen „letzten Arbeitstag“ festlegen, gibt Personio die Offboarding-Schritte ab dem Austrittsdatum frei.

Eine Übersicht über die am häufigsten verwendeten Vorlagen und Schritte finden Sie in:

Vorhandene Vorlagen bearbeiten

Sie können bestehende Vorlagen duplizieren, umbenennen oder bearbeiten. Klicken Sie auf die Symbole rechts neben dem Namen der Vorlage, um den Namen zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.

Sie können einer Vorlage auch Schritte hinzufügen und daraus entfernen. Eine Übersicht darüber, was passiert, wenn Sie einen Schritt hinzufügen, bearbeiten oder entfernen, finden Sie in der Tabelle im Abschnitt Vorhandene Schritte bearbeiten.

Nächster Schritt

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie Mitarbeitenden zuzuweisen. Lesen Sie den Artikel Onboarding- und Offboarding-Vorlagen zuweisen und verwalten. In diesem Artikel werden auch Benachrichtigungen zu Onboarding- oder Offboarding-Workflows erläutert.

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