Onboarding- und Offboarding-Prozesse konfigurieren

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Schritte und Vorlagen erstellen und konfigurieren können, um Ihre Onboarding- und Offboarding-Prozesse optimal in Personio abzubilden.

Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration von Onboarding- und Offboarding-Prozessen auf die gleiche Weise funktioniert. Dieser Artikel veranschaulicht den Prozess am Beispiel des Onboardings.

 

In drei Drei Schritten zum Onboarding-Prozess in Personio

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1. Onboardingschritte erstellen

Erstellen Sie zunächst alle Onboardingschritte, die Sie in Ihren Onboarding-Prozess einbeziehen möchten. Sie brauchen diese nur einmal anzulegen und können sie später in unterschiedlichen Onboarding-Vorlagen wiederverwenden. Sie können beliebig viele Onboardingschritte anlegen. 

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  1. Gehen Sie zu Einstellungen > On-/Offboarding und klicken Sie auf Onboardingschritte.
  2. Geben Sie den Namen des neuen Onboardingschritts ein und wählen Sie aus, ob Sie einen Standardschritt oder einen E-Mail-Versand erstellen möchten.
  3. Spezifizieren Sie den Standardschritt genauer, indem Sie Abschnitte hinzufügen, oder definieren Sie die Parameter für einen E-Mail-Versand.
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

Fügen Sie den Standardschritten Abschnitte hinzu

Ein Standardschritt kann mehrere Abschnitte enthalten.

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  1. Klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen und wählen Sie eine der Optionen im Dropdown-Menü aus (z. B. Textinformation, Mitarbeiterattribut, Checkbox). Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der möglichen Abschnitte:
    Art des Abschnitts Bedeutung
    Textinformation Zeigt einen Text an, der als Erklärung zum Ausfüllen des restlichen Formulars dienen kann. URLs werden automatisch zu Links konvertiert.
    Dokument zum Download Wählen Sie ein Dokument aus, welches dem Mitarbeiter zum Download angezeigt werden soll.
    Mitarbeiterattribut Verbindung mit einem bestimmten Mitarbeiterattribut, welches anschließend automatisch im Mitarbeiterprofil ausgefüllt wird.
    Profilfoto Bietet die Möglichkeit, ein Profilfoto für diesen Mitarbeiter hochzuladen.
    Checkbox Zeigt ein Kontrollkästchen an, das der Mitarbeiter anklicken muss (oder kann).
    Textfeld ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das der Mitarbeiter Text eintragen kann.
    URL ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das eine valide URL eingegeben werden muss.
    Dokument hochladen Zeigt ein Formular an, in dem eine Datei hochgeladen werden und mit einer Kategorie der Dokumentenverwaltung verknüpft werden kann.
  2. Definieren Sie Beschreibung, Beschriftung, Attribut usw., die für den gewählten Abschnittstyp spezifisch sind. 
  3. Entscheiden Sie, welche Abschnitte "Pflichtangaben" sind, d. h. Mitarbeiter können den jeweiligen Schritt erst dann als abgeschlossen markieren, wenn die verlangten Informationen für den betreffenden Abschnitt bereitgestellt wurden. Für Mitarbeiterattribute können Sie außerdem entscheiden, ob Mitarbeiter sie bearbeiten können sollen, bis der Onboardingschritt abgeschlossen ist.
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

Definieren Sie die Parameter für den E-Mail-Versand

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  1. Setzen Sie den Parameter E-Mail-Versand auf Manuell versenden, Am Fälligkeitstag oder Sobald vorherige Schritte erledigt wurden.
    Option für den Versand Bedeutung
    Manuell versenden Der/die verantwortliche(n) Mitarbeiter erhalten eine Erinnerung, dass die E-Mail versendet werden muss. Welcher Mitarbeiter oder welche Gruppe von Mitarbeitern für diesen Schritt verantwortlich ist, definieren Sie, wenn Sie die Onboardingvorlage anlegen.
    Am Fälligkeitstag Die E-Mail wird automatisch an dem Tag versendet, der in der jeweiligen Onboardingvorlage definiert ist.
    Sobald vorherige Schritte erledigt wurden Personio initiiert den automatischen Versand erst, wenn alle Onboardingschritte als abgeschlossen markiert wurden.
  2. Legen Sie für den Parameter Absender fest, welcher Mitarbeiter als Absender der E-Mail erscheinen soll.
    ⚠️ Die E-Mail wird die für den gewählten Mitarbeiter in Personio definierte Signatur enthalten. Wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können, erfahren Sie hier.
  3. Legen Sie den oder die Empfänger der E-Mail im Parameter Empfänger fest. Sie können entweder den Mitarbeiter auswählen, dem der Schritt zugewiesen wird, dessen Vorgesetzten, oder alle Mitarbeiter. Außerdem sind auch die in den Gruppen angelegten On-/Offboarding-Teams, die Mitarbeiter-Teams (Einstellungen > Abteilungen und Teams) und Mitarbeiter bestimmter Standorte und Abteilungen zur Auswahl verfügbar. 
  4. Legen Sie den Betreff der E-Mail fest, der in der Betreffzeile der E-Mail angezeigt wird.
  5. Legen Sie die E-Mail-Vorlage an. Über das Drop-Down-Menü Variable in E-Mail einfügen können Sie Mitarbeiterattribute, On-/Offboardingattribute und das Profilbild in die E-Mail einfügen. Sie können ebenfalls eine Geschlechter-Variable einfügen. Weitere Informationen zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.
  6. Laden Sie schließlich das/die Dokument(e) hoch, die an die E-Mail angehängt werden sollen. Die maximale Dateigröße beträgt 256 MB. 
  7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

2. Gruppen erstellen

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Verwenden Sie On-/Offboarding-Gruppen, wenn Sie einer ganzen Gruppe von Mitarbeitern die Verantwortung für einen bestimmten Onboardingschritt geben wollen, oder um eine Mitarbeitergruppe beim E-Mail-Versand als Empfänger festzulegen. 

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > On-/Offboarding und klicken Sie auf Gruppen.
  2. Geben Sie den Namen der neuen Gruppe ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
  3. Die linke Spalte unter dem Namen der Gruppe zeigt eine Liste aller Mitarbeiter, die Sie der Gruppe hinzufügen können. Klicken Sie auf die Mitarbeiter, die Sie hinzufügen möchten. Ihre Namen werden dadurch in die rechte Spalte verschoben. Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicken Sie einfach erneut auf den Listeneintrag in der rechten Spalte.  Sie können beide Spalten nach dem Vornamen, dem Nachnamen und der Position der Mitarbeiter filtern. 
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

3. Onboardingvorlagen erstellen und verwalten

onboarding_template_de.gif

Aus den zuvor erstellten Onboardingschritten können Sie nun Ihre Onboardingvorlage zusammenstellen. Sie haben die Möglichkeit, bestehende Onboardingvorlagen zu duplizieren, sowie bestehende Vorlagen umzubenennen und Ihren Anforderungen gemäß anzupassen.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > On-/Offboarding und klicken Sie auf Onboardingvorlagen.
  2. Geben Sie den Namen einer neuen Onboardingvorlage ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
  3. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen und wählen Sie den gewünschten Schritt aus dem Drop-Down-Menü aus.
  4. Legen Sie Verantwortliche fest. Sie können entweder den Mitarbeiter auswählen, dem die Vorlage zugewiesen wird, dessen Vorgesetzten, eine der On-/Offboarding-Gruppen oder ein Mitarbeiter-Team
  5. Unter Fällig am können Sie eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem Anstellungsdatum des Mitarbeiters festlegen. 

    Für Standardschritte:
    Alle für den jeweiligen Onboardingschritt verantwortlichen Mitarbeiter erhalten sieben Tage vor Ablauf der Fälligkeit eine erste Benachrichtigungs-E-Mail sowie einen entsprechenden Eintrag in den To-Dos ihres Personio-Homebereichs. Zwei Tage vor Ablauf der Fälligkeit wird eine weitere Erinnerung aus Personio versendet. An überfällige Onboarding-To-Dos werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Benachrichtigungen erinnert.
    Für E-Mail-Versand:
    Die Fälligkeit definiert den Tag, an dem die E-Mail versendet wird, wenn im Onboardingschritt E-Mail-Versand die Option "Am Fälligkeitstag" aktiviert ist.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 – 6, um beliebig weitere Onboardingschritte anzulegen. 
  7. Verwenden Sie das Pfeil-Symbol auf der linken Seite der einzelnen Onboardingschritte und ziehen Sie die Schritte in die gewünschte Reihenfolge.
  8. Klicken Sie auf Änderungen speichern, wenn Sie der Onboardingvorlage alle nötigen Onboardingschritte hinzugefügt haben.

In den Helpcenter Artikeln Best Practices für Onboarding-Vorlagen und Schritte und Best Practices für Offboarding-Vorlagen und Schritte finden Sie eine Übersicht über die gängigsten On- und Offboarding-Vorlagen und -Schritte.

 

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