On - und Offboarding-Workflows erstellen – Personio

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Onboarding- und Offboarding-Workflows in Personio zuordnen, indem Sie Schritte und Vorlage in Ihren Einstellungen erstellen und konfigurieren.

Onboarding- und Offboarding-Workflows werden auf die gleiche Weise konfiguriert. Dieser Artikel veranschaulicht den Prozess am Beispiel des Onboardings.

Was sind Onboarding- und Offboarding-Workflows?

Das Onboarding ist der Prozess, mit dem Sie neue Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen willkommen heißen und ihnen den Einstieg in ihrer neuen Stelle erleichtern. In ähnlicher Weise ist das Offboarding der Prozess, mit dem Sie den Ausstieg von Mitarbeitern aus dem Unternehmen vorbereiten können.

In Personio können Sie aus Ihrem Workflow-Hub Workflows erstellen, um beide Prozesse zu automatisieren und einen reibungslosen Übergang in oder aus Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

1. Onboardingschritte erstellen

Navigieren Sie zum Workflow Hub.
Klicken Sie im Bereich Onboarding auf Onboarding-Vorlage konfigurieren.
Klicken Sie auf Onboarding-Schritte.
Geben Sie den Namen eines neuen Onboarding-Schrittes ein.
Wählen Sie aus, ob Sie einen Standardschritt oder eine E-Mail-Aktion erstellen möchten.
Spezifizieren Sie den Standardschritt genauer, indem Sie Abschnitte hinzufügen, oder definieren Sie die Parameter für einen E-Mail-Versand.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die Onboarding-Schritte müssen nur einmal erstellt werden. Sie können sie dann beliebig oft in Ihren Vorlagen wiederverwenden.

Fügen Sie den Standardschritten Abschnitte hinzu

Klicken Sie auf + Abschnitt hinzufügen.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Art des Abschnittes, den Sie erstellen möchten (z. B. Textinformationen, Mitarbeiterattribut, Checkbox usw.). Die einzelnen Abschnittsarten sind im Tool beschrieben.
Definieren Sie Beschreibung, Beschriftung, Attribut usw., die für den gewählten Abschnittstyp spezifisch sind.
Aktivieren Sie das Kästchen Erforderlich für jedes Element, das während des Onboarding-Prozesses erledigt werden muss. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter einen Schritt als erledigt markieren, bevor die angeforderten Informationen für diesen Abschnitt bereitgestellt wurden.
Sie können für den Abschnittstyp Mitarbeiterattribut auch das Kästchen Editierbar aktivieren, wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter ihr Attribut bearbeiten können, bis sie den Schritt als abgeschlossen markieren.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Definieren Sie die Parameter für den E-Mail-Versand

Setzen Sie den Parameter E-Mail-Versand auf Manuell versenden, Am Fälligkeitstag oder Sobald vorherige Schritte erledigt wurden.

Option für den Versand	Bedeutung
Manuell versenden	Der/die verantwortliche(n) Mitarbeiter erhalten eine Erinnerung, dass die E-Mail versendet werden muss. Sie definieren den Mitarbeiter oder die Gruppe, der/die für diesen Schritt verantwortlich ist, wenn Sie die Onboarding-Vorlage erstellen.
Am Fälligkeitstag	Die E-Mail wird automatisch an dem Tag versendet, der in der jeweiligen Onboardingvorlage definiert ist.
Sobald vorherige Schritte erledigt wurden	Personio initiiert den automatischen Versand erst, wenn alle Onboardingschritte als abgeschlossen markiert wurden.

Legen Sie für den Parameter Absender fest, welcher Mitarbeiter als Absender der E-Mail erscheinen soll.
⚠️ Die E-Mail wird die für den gewählten Mitarbeiter in Personio definierte Signatur enthalten. Wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können, erfahren Sie hier.
Wählen Sie unter Empfänger aus, wer die E-Mail erhalten soll (der Mitarbeiter, dessen Vorgesetzter oder alle Mitarbeiter). Sie können auch Mitarbeiter auswählen, die Teil der von Ihnen erstellten Gruppen sind (siehe unten), oder Mitarbeiter, die zu bestimmten Teams, Standorten oder Abteilungen gehören.
Tipp
Um die E-Mail an jemanden außerhalb Ihrer Organisation zu senden, wählen Sie Externe E-Mail-Adresse aus. Das Feld Empfänger-E-Mail-Adresse erschient, in dem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben können.
Legen Sie den Betreff der E-Mail fest, der in der Betreffzeile der E-Mail angezeigt wird.
Schreiben Sie Ihre E-Mail-Vorlage. Über das Drop-down-Menü Variable in E-Mail einfügen können Sie Mitarbeiterattribute, On-/Offboardingattribute und das Profilbild in die E-Mail einfügen. Sie können auch eine Geschlechtervariable einfügen, falls gewünscht. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen.
Laden Sie die Dokumente, die Sie an die E-Mail anhängen möchten, hoch. Die maximale Dateigröße beträgt 256 MB.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

2. Gruppen erstellen

Verwenden Sie On-/Offboarding-Gruppen, wenn Sie einer ganzen Gruppe von Mitarbeitern die Verantwortung für einen bestimmten Onboardingschritt geben wollen, oder um eine Mitarbeitergruppe beim E-Mail-Versand als Empfänger festzulegen. So legen Sie eine Gruppe an:

Gehen Sie zu Einstellungen > WORKFLOWS > On-/Offboarding und klicken Sie auf Gruppen.
Geben Sie den Namen der neuen Gruppe ein.
Klicken Sie auf +.
Klicken Sie in der linken Spalte auf die Namen der Mitarbeiter, die Sie hinzufügen möchten. Sie werden dann in der rechten Spalte angezeigt. Um die Suche zu erleichtern, können Sie einen Namen, nur den Nachnamen oder das Team eingeben.
Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicken Sie einfach in der entsprechenden Spalte auf dessen Namen. Um die Suche zu erleichtern, können Sie einen Namen, Nachnamen oder das Team eingeben.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

3. Onboardingvorlagen erstellen und verwalten

Aus den zuvor erstellten Onboardingschritten können Sie nun Ihre Onboardingvorlage zusammenstellen. Sie haben die Möglichkeit, bestehende Onboardingvorlagen zu duplizieren, umzubenennen und zu bearbeiten.

Gehen Sie zu Einstellungen > WORKFLOWS > On-/Offboarding und klicken Sie auf Onboardingvorlagen.
Geben Sie den Namen Ihrer neuen Onboarding-Vorlage ein und klicken Sie auf +.
Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü den Schritt aus, den Sie hinzufügen möchten. Die Auswahl wird aus allen Schritten getroffen, die Sie zuvor im Reiter Onboarding-Schritte erstellt haben.
Wählen Sie im zweiten Dropdown-Menü den/die Verantwortlichen. Sie können zwischen dem Mitarbeiter wählen, der den Schritt ausführen muss, seinem Vorgesetzten, einer der von Ihnen erstellten On-/Offboarding-Gruppen oder einem beliebigen Mitarbeiterteam.
Sie können dann unter Fällig am eine Frist festlegen, indem Sie relativ zum Anstelldatum des Mitarbeiters (vor oder nach) eine Anzahl von Tagen eingeben. Diese Frist löst Erinnerungen und Aufgaben wie hier beschrieben aus:
Für Standardschritte:
Alle für den jeweiligen Onboardingschritt verantwortlichen Mitarbeiter erhalten sieben Tage vor Ablauf der Fälligkeit über Personio eine erste E-Mail-Benachrichtigung. Außerdem wird im Aufgaben-Widget ihres Dashboards sowie in ihrer Inbox eine Aufgabe angelegt. Zwei Tage vor Ablauf der Fälligkeit wird eine weitere E-Mail-Erinnerung aus Personio versendet. An überfällige Onboarding-To-Dos werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Erinnerungen erinnert.
Für E-Mail-Versand:
Die Fälligkeit definiert den Tag, an dem die E-Mail versendet wird, wenn im Onboardingschritt E-Mail-Versand die Option Am Fälligkeitstag aktiviert ist.
Wiederholen Sie die Schritte 3.-6., um eine beliebige Zahl von weiteren Onboarding-Schritten hinzuzufügen.
Klicken Sie auf das Pfeilsymbol auf der linken Seite jedes aufgelisteten Onboarding-Schrittes, um die Elemente zu verschieben und anders zu sortieren.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

In den Helpcenter Artikeln Best Practices für Onboarding-Vorlagen und Schritte und Best Practices für Offboarding-Vorlagen und Schritte finden Sie eine Übersicht über die gängigsten On- und Offboarding-Vorlagen und -Schritte.

4. Workflows im Workflow Hub verwalten

1. Übersicht über die Onboarding- und Offboarding-Pfade

Sie können alle überfälligen Onboarding- und Offboarding-Pfade im Workflow-Widget auf Ihrem Dashboard anzeigen. Klicken Sie auf das Widget, um auf den Workflow Hub zuzugreifen und einen Überblick über alle Onboarding- und Offboarding-Pfade zu erhalten. Um eine detaillierte Liste aller On- und Offboarding- Pfade zu erhalten, klicken Sie auf den jeweiligen Button für die Einstellungen.

2. Workflows mit Integrationen verbessern

Um einen Überblick zu erhalten, der Ihnen alle verfügbaren Integrationen zur Optimierung des Workflows anzeigt, klicken Sie unter Workflow Hub auf das Blitzsymbol in der Onboarding-Übersicht. Sie sehen dann die empfohlenen Integrationen fürs Onboarding und können von dort aus direkt die Integrationsseite im Personio Marketplace erreichen, von wo aus Sie eine Reihe von Integrationen auswählen und einrichten können.

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