In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einmalige Vergütungen über den DATEV-Export mit LODAS und Lohn und Gehalt an DATEV übermitteln können.
Übermittlung von einmaligen Vergütungen einrichten
Tipp:
Prämien, die einmalig an Ihre Mitarbeitende ausgezahlt werden, zählen zu einmaligen Vergütungen. Hierzu zählen beispielsweise:
▶︎ Boni und Zuschläge: Weihnachtsbonus, Urlaubsgeld oder ein bestimmter Zuschlag, wie eine Inflationsprämie.
▶︎ Sonstige variable Vergütungen: Auszahlung von angesammelten Überstunden oder bestimmte Leistungsprämien.
Einmalige Vergütungen gehören bei DATEV zu Bewegungsdaten. Sie können daher sämtliche Vergütungen, die in Personio als einmalige Vergütungen hinterlegt wurden, an DATEV übermitteln.
Damit einmalige Vergütungen erfolgreich über den DATEV-Export in DATEV eingespielt werden können, müssen Sie dies in den Einstellungen aktivieren:
- Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt.
- Im Abschnitt Gehaltseinstellungen klicken Sie auf Einmalige Vergütungen und setzten Sie einen Haken neben Aktiv.
- Wählen Sie dann im Dropdown-Menü die bestehenden einmaligen Vergütungen aus, die Sie an DATEV übermitteln möchten.
- Nachdem Sie die Vergütungen ausgewählt haben, können diese einer DATEV Lohnartennummer zugeordnet werden.
- Klicken Sie Speichern.
Hinweis:
Alle einmaligen Vergütungen, die an DATEV LODAS übermittelt werden, werden mit dem Bearbeitungsschlüssel: 2 - Bruttobezug (Betrag zu Lohnarten), auch Nettolohn übermittelt. Es sollten daher keine einmaligen Vergütungen an DATEV LODAS übermittelt werden, die nicht einem Bruttobezug entsprechen.
DATEV-Export von einmaligen Vergütungen erstellen
Sie können einmalige Vergütungen über die vorbereitende Lohnbuchhaltung in einem separaten Export an DATEV übermitteln.
Hinweis:
Einmalige Vergütungen gelten in DATEV als Bewegungsdaten. Das bedeutet, dass Personio diese Daten über eine separate Exportdatei übergeben muss. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass Sie diese Daten nur einmal im Monat an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person übermitteln, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
Beispiel
Wird innerhalb eines Abrechnungsmonats ein zweiter Export erstellt und an DATEV übermittelt, aktualisiert DATEV den vorherigen Monatswert nicht, sondern es wird hierfür ein neuer, zusätzlicher Eintrag angelegt.
Um den Export der einmaligen Vergütungen vorzunehmen, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden).
- Klicken Sie auf Export generieren und wählen Sie Einmalige Vergütungen aus.
- Bestätigen Sie den Export, indem Sie auf Export generieren klicken.
- Im Reiter Dokumente können Sie anschließend den generierten Export an DATEV senden. Der Export wird an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.
Wenn Sie Abrechnungsgruppen verwenden, müssen die DATEV-Exporte einzeln für jede Abrechnungsgruppe in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung exportiert und an DATEV übermittelt werden. Was hierbei zu beachten ist, finden Sie in unserem Artikel Nutzung von Abrechnungsgruppen mit der DATEV Integration.
Hinweis:
Wenn es bei einem Mitarbeitenden Mitte des Kalendermonats zu einem Gesellschaftswechsel kommt, wird dessen einmalige Vergütung für diesen Kalendermonat nicht an DATEV übermittelt. Damit soll verhindert werden, dass die volle Auszahlung nicht fälschlicherweise an zwei verschiedene DATEV Mandanten übermittelt wird. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person, um zu entscheiden, für welchen Mandanten die einmalige Vergütung in DATEV manuell eingetragen werden soll.
Export nach Ablauf des Monats
Sie haben die Möglichkeit, den Export auch noch nach Ablauf des Monats für den Vormonat zu erstellen (beispielsweise für April auch noch bis Mai). Damit ermöglichen wir insbesondere Kunden, deren Abrechnungsperiode dem Kalendermonat entspricht, mehr Flexibilität beim Abschluss der Lohnbuchhaltung. Diese Funktion ist für alle DATEV-Exporte möglich.
Verwaltung in DATEV
Nach der Übermittlung der einmaligen Vergütungen von Personio zu DATEV, können diese in DATEV an folgendem Ort eingesehen werden:
▶︎ DATEV LODAS: unter Bewegungsdaten > Erfassungstabellen > Standard
▶︎ DATEV Lohn und Gehalt: unter Bewegungsdaten > Stapelerfassung Monat
Hinweis
Für den Import von einmaligen Vergütungsdaten in Lohn und Gehalt wird eine bestehende DATEV-Vorlage (Bewegungsdaten (Standard)) verwendet. Falls Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person diese Vorlage angepasst hat, kann es sein, dass die Daten aus Personio mit Fehlermeldungen importiert werden. Für diesen Fall kann sich Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person für einen erfolgreichen Import die Vorlage erneut in der Seitenleiste des Artikels herunterladen.