En Personio, puedes configurar categorías de documentos en función de las necesidades de tu empresa, para asegurarte de que los documentos y registros almacenados en los perfiles de tus empleados estén organizados. También puedes crear y almacenar plantillas con marcadores de posición, lo que te permite producir documentos personalizados para los empleados en función de la información almacenada en sus perfiles de Personio.

Categorías de documentos

Antes de empezar

Para crear y editar categorías de documentos en Personio, asegúrate de tener lo siguiente:

• El plan Core. Para obtener estas funciones, mejora tu plan o comunícate con tu gerente de cuenta.
• Permisos para Documentos y Configuración de la cuenta - Documentos.
• Tienes que otorgar los permisos de acceso necesarios para cualquier categoría que crees. 
• ConsejoLas categorías de documentos para documentos de candidatos están predefinidas por el sistema. Utiliza los roles de reclutamiento para definir los permisos de forma más específica.

Crear una categoría de documento

Para crear una categoría de documento, siga estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic en Documentos.
3. Haz clic en la pestaña Categorías.
4. En el campo Nueva categoría de documento, escribe el nombre de la nueva categoría y haz clic en +. 

La categoría nueva aparece en la lista de categorías de documentos. Puedes guardar plantillas de documento en una categoría en el área de ajustes o seleccionar la categoría alSubir documentos al perfil de un empleado.

Editar o eliminar una categoría de documento.

Solo se pueden renombrar o eliminar las categorías personalizadas. Las categorías sin un icono de papelera junto a su nombre están predefinidas y vinculadas a los procesos internos de Personio, y no se pueden eliminar ni cambiar de nombre. Para editar o eliminar una categoría de documento personalizada, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic en Documentos.
3. Haz clic en la pestaña Categorías.
4. Selecciona la categoría que deseas editar o eliminar.
   • Para cambiar el nombre de la categoría: haz clic en(Editar), introduce el nuevo nombre y, a continuación, haz clic enEnviar.
   • Para eliminar la categoría: haz clic en el iconoIcono de papelera a la derecha y haz clic en Borrar para confirmar.

Categorías del sistema

En Personio, las categorías del sistema son categorías de documentos predefinidas que incluyen un comportamiento integrado para determinadas partes de Personio (y algunas integraciones). Algunas funcionalidades de Personio utilizan estas categorías de forma automática. A continuación encontrarás una descripción de las categorías del sistema para los documentos:

• Documentos de candidatura: contiene los documentos de los solicitantes que se guardan durante el proceso de contratación. Cuando se contrata a un solicitante y se crea su perfil del empleado, Personio traslada automáticamente los documentos de solicitud a esta categoría dentro de su perfil del empleado. 
• Nómina: contiene nóminas y otros documentos relacionados con la nómina. Se utiliza en Personio Payroll y otras integraciones de nómina, como DATEV y Loket, para generar las nóminas definitivas de los empleados.
• Desempeño: contiene documentos de evaluación del desempeño. Cuando se exportan evaluaciones del desempeño desde el área de Desempeño y desarrollo, se guardan automáticamente en esta categoría. 
• Certificados de ausencia: contiene documentos relacionados con las solicitudes de ausencia, como los certificados médicos. Si tu política de ausencias exige la presentación de certificados, los archivos subidos se guardan automáticamente en esta categoría. 
• Contratos de trabajo: contiene contratos de trabajo y otros documentos contractuales. Cuando un solicitante pasa a ser empleado, Personio transfiere automáticamente los archivos de la categoría de Reclutamiento “Oferta de trabajo” a esta categoría. 

Plantillas de documentos

Requisitos previos

Para gestionar plantillas de documentos en Personio, asegúrate de tener lo siguiente:

• El plan Core. Para obtener estas funciones, mejora tu plan o comunícate con tu gerente de cuenta.
• Permisos para Documentos y Configuración de la cuenta - Documentos.

Crear una plantilla de documento

Al crear plantillas de documentos y almacenarlas en Personio, puedes producir documentos específicos para empleados de manera más eficiente. Para crear tu propia plantilla de documento, sigue estos pasos:

1. Crea un documento en Microsoft Word u OpenOffice para que sirva como plantilla base.
2. Usando una fuente compatible, formatea el documento e incluye todos los elementos de texto necesarios.
3. Agrega diferentes marcadores de posición y variables al documento, que se rellenarán automáticamente al usar la plantilla.
   • Insertar marcadores de posiciónvinculado a atributos del sistema para personalizar documentos con la información del empleado correspondiente guardada en Personio, como su nombre, dirección o fecha de nacimiento. Usa dos juegos de llaves, por ejemplo: "{{last_name}}". 
   • Incluir variables de género(Femenino, Masculino, Diverso e Indefinido) para documentos gramaticalmente correctos y específicos de género.
   • Agregar variables de formato de fechapara definir cómo aparecen las fechas en el documento. Por ejemplo, la fecha "20.11.2020" se puede cambiar a "viernes, 20 de noviembre de 2020".
   • Incluir bloques de textopara almacenar varias opciones de texto en la plantilla. Estos se usan comúnmente en evaluaciones, donde el texto debe diferir según la calificación. Por ejemplo, elije entre "Tiene un conocimiento especializado sobresaliente" y "Tiene un conocimiento especializado satisfactorio". 
   • Insertar marcadores de posición de firma electrónica en plantillas que requieren firmas, como contratos. 
4. Guarda el archivo de texto finalizado en formato .docx, .dotx, .odt, u .ott .
5. Sube la plantillaa Personio.

Encuentra las mejores prácticas y las plantillas prefabricadas que puedes descargar en nuestroPlantillas de documentos de muestrao crear el suyo propio.

Ten en cuenta que:
El soporte para imágenes vectoriales (incrustadas en un pdf) es limitada y puede dar lugar a errores. Si tienes problemas, rasteriza la imagen y embédela o proporciónala como una imagen rasterizada, no vectorizada.

Editar o eliminar una plantilla de documento.

Editar el título, el idioma o la categoría de una plantilla

Para editar los detalles de una plantilla de documento en Personio, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic en Documentos.
3. Selecciona la plantilla que deseas editar en la lista Plantillas.
4. Junto a Vista previa, haz clic en (Editar)para cambiar el título, el idioma de la plantilla o la categoría y, a continuación, haz clic enEnviar.

Editar el archivo de plantilla original 

Para editar el archivo original de una plantilla de documento, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic en Documentos.
3. Selecciona la plantilla que deseas editar de la lista.
4. ClicDescargarpara descargar el archivo original. Abre el archivo en un procesador de texto y realiza los cambios necesarios.
5. Guarda el archivo de texto en formato .docx, .dotx, .odt o .ott y Vuelva a subir la plantillaa Personio.
6. Elimina la plantilla antigua de Personio si ya no es relevante. 

Eliminar una plantilla de documento

Para eliminar una plantilla de documento, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Personal, haz clic en Documentos.
3. Selecciona la plantilla que deseas eliminar de la lista.
4. Haz clic en el icono de la papelera en la parte superior derecha, encima de la vista previa de la plantilla. Haz clic en Eliminar para confirmar la eliminación permanente.

La plantilla de documento desaparece de la lista de plantillas y ya no aparece como una opción en la experiencia de creación. Todos los documentos creados previamente con la plantilla permanecen en el perfil del empleado y deben eliminarse manualmente.

Guardar y asignar una plantilla de documento a una categoría

Una vez que hayas creado un documento plantilla, guárdalo en Personio y asígnala a una categoría de documento específica. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic en Documentos.
3. Haz clic en Añadir plantilla en la parte inferior de la lista de plantillas. 
4. Elije la categoría a la que deseas asignar la plantilla e introduce un nombre.
5. Selecciona el idioma de la plantilla. El idioma que selecciones para una plantilla afecta el formato de las fechas. Descubre más sobre el formato de las fechas en las plantillas. 
6. Sube el archivo de plantilla de documento. Asegúrate de que sea el formato correcto, Microsoft Word (.docx/.dotx) u OpenOffice (.dt/.ott).
7. Haz clic en Subir para completar el proceso.

Después de subir una plantilla, selecciónala en la lista de plantillas para obtener una vista previa de ella. Guarda una copia haciendo clic en el botónDescargar botón. Solo las fuentes de Google se muestran correctamente en la vista previa del documento. Consulta Agregar documentos al perfil de un empleadopara saber cómo crear documentos de empleados usando plantillas.

Consejo:
ConsejoSi deseas que las plantillas de contratos de trabajo se muestren automáticamente en la sección Reclutamiento cuando creas una oferta de trabajo, súbelas en la categoría del sistema Contratos de trabajo.

Más información

Fuentes admitidas

Al crear plantillas de documentos, asegúrate de utilizar una de las fuentes compatibles con Personio. Si se utiliza un formato especial o fuentes no compatibles, el formato de la vista previa puede diferir del formato original. A continuación, encontrarás una lista de todas las fuentes compatibles:

Pasos siguientes

Consulta Añadir documentos a un perfil de empleado para crear documentos en el perfil de un empleado usando plantillas, o sube y guarda un documento ya creado en la categoría adecuada.  

Los administradores pueden crear políticas de conservación de datos para establecer normas sobre cuándo se tienen que revisar los documentos almacenados en Personio para su eliminación. Pueden añadir normas en las que se especifique qué categorías de documentos cubre una política.

Vídeo

El video a continuación explica cómo crear y gestionar categorías y plantillas de documentos. También tenemos un artículo del Centro de ayuda sobre prácticas recomendadas con plantillas de documentos de muestra para descargar.