En este artículo encontrarás información sobre los tipos de usuarios en Personio Conversations, cómo se asignan las funciones y cómo involucrar a usuarios externos.
Tipos de usuarios en Conversations
Conversations distingue entre dos tipos principales de usuarios: expertos y solicitantes.
Expertos
Un experto suele ser miembro de un equipo involucrado en la prestación de servicios internos que recibe y tramita las solicitudes de los empleados. Normalmente esta persona pertenece al departamento de RR. HH., Finanzas, Legal, TI o Gestión. Se le ha asignado al experto y puede acceder a Conversations desde la barra de navegación principal cuando haya iniciado sesión en Personio.
Solicitante
Notas
▶︎ Cuando un solicitante envía una solicitud, su información de empleado aparece en la pestaña Solicitante de la incidencia resultante. Esto permite que el experto vea información, como su nombre, función, departamento, etc. Puedes hacer clic en el enlace del nombre del empleado para acceder fácilmente a su perfil de empleado en Personio.
▶︎ Los atributos del empleado que puedes ver en la pestaña Solicitante dependen de qué atributos estén seleccionados actualmente a través de las credenciales de API en Personio. Para gestionar qué atributos son visibles en la pestaña Solicitante y para garantizar la privacidad de los datos, consulta nuestro artículo sobre cómo implementar Conversations.
Un solicitante es alguien que envía solicitudes a Conversations, pero no las recibe ni las tramita. Esto engloba a la mayoría de empleados de otros departamentos. Conversations se integra en Slack y Microsoft Teams (el correo electrónico está habilitado de forma predeterminada), lo que proporciona a los solicitantes un único punto de contacto y les permite enviar las solicitudes de la manera en que estén acostumbrados.
Solicitantes de cambio
Para cambiar de solicitante, ve al ticket y luego al solicitante. Los solicitantes modificados se rastrean en el ticket de Conversations.
Configuración de la función Experto y Solicitante
Nota
Al configurar Conversations, todos tus empleados de Personio serán transferidos, incluidos los empleados inactivos. Además, cuando integras Slack o Microsoft Teams, todos los contactos ya creados se transfieren a Conversations, incluidos los contactos de fuera de tu organización. Estos usuarios aparecerán en Conversations. Sin embargo, no se les enviará ningún correo electrónico o notificación, excepto si se solicita una aprobación.
Durante el proceso de configuración de Conversations, el administrador deberá crear un rol de empleado “Experto en Conversations” personalizado en los ajustes de Personio. Pueden asignar a cualquier usuario que se ocupará de las solicitudes de los empleados (los expertos) a este rol de empleado. El administrador tiene acceso a los roles de empleado de “Experto en Conversations” predeterminados. Aprende a crear un rol de empleado personalizado.
Cada empleado se asigna automáticamente como solicitante una vez que se ha implementado Conversations.
La siguiente tabla muestra cómo se asignan ambas funciones y los permisos de acceso para cada rol.
| Función | Asignado por | Permisos |
| Expertos |
El primer experto: esta persona probablemente será el administrador con acceso a Conversations por defecto Todos los expertos siguientes: por el administrador / primer experto |
El experto tiene acceso a Conversations en Personio, puede crear y editar equipos y añadir nuevos expertos
|
| Solicitante | De forma automática |
El solicitante puede enviar solicitudes por Slack, Microsoft Teams y correo electrónico |
Asignar un rol de experto
Nota
Al configurar Conversations, el administrador deberá crear un rol de empleado personalizado llamado «Experto en Conversations» y definir los permisos de acceso como "ver todo" en la sección Conversations. Aprende a crear un rol de empleado personalizado.
Para asignar un empleado al rol de experto, sigue estos pasos:
- Añade al empleado correspondiente a los roles de empleado personalizados de “Experto en Conversations” en los ajustes de Personio.
- Una vez asignado al empleado el rol de experto en Personio, tendrás que invitarlo como usuario en Conversations. Haz clic en Conversations en la barra de navegación principal de Personio. Conversations se abrirá en una nueva ventana.
- En Conversations, ve a Ajustes > Usuarios > Invitar usuarios.
Una vez que el empleado haya aceptado la invitación, tendrá acceso a Conversations en Personio y podrá gestionar las solicitudes.
Involucrar a usuarios externos en las solicitudes
Conversations te permite involucrar a usuarios externos como colaboradores esporádicos en lo que respecta a respuestas y notas internas. Puedes leer más en el artículo Resumen general de Personio Conversations en el apartado relativo a la colaboración externa.
Conversations también te permite comunicarte con los usuarios que no tienen una dirección de correo electrónico de la empresa. Por ejemplo, si un usuario externo envía un correo electrónico al dominio de la empresa, puedes convertirlo en una solicitud en Conversations. También puedes recibir solicitudes de colaboradores externos dentro de tu espacio de trabajo de Slack.
Más información