Gestionar los roles de empleado

 

En este artículo te explicamos los dos tipos de roles de empleado en Personio y cómo añadir empleados a los roles personalizados y preestablecidos. Para cada rol de empleado, también deberás configurar los permisos de acceso generales, los permisos de acceso al calendario y otros ajustes de seguridad. 

 

Tipos de roles de empleado

Tu cuenta de Personio incluye por defecto dos tipos de roles de empleado:

Roles de empleado predefinidos

Estos roles están vinculados a otras funcionalidades de Personio y, por lo tanto, solo se pueden editar parcialmente.

          • ▶ ︎ Rol Todos los empleados: este rol incluye a todos tus empleados activos. Cada empleado nuevo se agrega automáticamente a este rol, por lo que no podrás añadir o eliminar manualmente ningún empleado de este rol. Tampoco es posible cambiar el nombre de este rol ni eliminarlo.

            ▶ ︎ Rol de administrador (o cualquier rol con permisos de administrador): este rol es la contraparte del rol «Todos los empleados» y no se le asigna automáticamente a ningún empleado. Esto significa que podrás agregar y eliminar empleados manualmente de este rol. Puedes cambiarle el nombre, pero no eliminarlo (ya que siempre tiene que haber un empleado asignado a este rol). 

Roles de empleado personalizables

Estos roles no están vinculados a otras funcionalidades de Personio, por lo que se pueden editar libremente.

Del mismo modo, puedes crear tantos roles de empleado personalizados adicionales como necesites. Algunos ejemplos de roles de empleado personalizados incluyen el rol Gestores de RR. HH., el rol Gerencia y el rol En prácticas. 

Nota
Los roles de empleado personalizados en Personio no tienen por qué coincidir con todos los puestos de trabajo presentes en la empresa.

Los roles de empleado son simplemente una forma de conceder permisos de acceso y de visualización a las diferentes áreas de Personio, de forma que puedes crear un único rol de empleado (p. ej., «Altos directivos») y agrupar bajo ese rol a diferentes puestos dentro de la empresa.

 

Agregar empleados a un rol de empleado

Para agregar empleados a un rol de empleado personalizado (o al rol de administrador predeterminado), sigue estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
  2. Haz clic en un rol de empleado existente en Roles de empleado o haz clic en Crear nuevo rol para crear un rol personalizado (en ese caso, deberás introducir también un nombre para el nuevo rol de empleado personalizado y hacer clic en Crear rol).
  3. La columna Empleados añadidos mostrará todos los empleados añadidos al rol en ese momento. Si creas un nuevo rol de empleado personalizado, esta columna mostrará 0 empleados, ya que aún no se ha agregado ningún empleado. 
  4. Haz clic en un empleado en Empleados disponibles para añadirlo al rol de empleado. El empleado cambiará de columna y ahora aparecerá en Empleados añadidos con un contorno azul. 
  5. Haz clic en un empleado en Empleados añadidos para eliminarlo del rol. El empleado cambiará de columna y ahora aparecerá en Empleados disponibles con un contorno rojo.
  6. Si fuera necesario, puedes cambiar el nombre del rol de empleado haciendo clic en el icono del lápiz que aparece junto al nombre del rol.
  7. Si fuera necesario, puedes hacer clic en el icono de los tres puntos debajo de Crear nuevo rol para copiar (crear un duplicado) o suprimir el rol de empleado (solo aplicable a roles de empleado personalizados). Para poder eliminar un rol de empleado personalizado, primero debes eliminar a todos los empleados que contenga.
  8. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios. 

Nota
Si configuras el estado de un empleado como Inactivo, este ya no aparecerá en el rol de empleado, ni como añadido ni como disponible.

 

Próximos pasos para los roles de empleado

Configurar los permisos de acceso

Una vez que hayas asignado a cada empleado su rol correspondiente, puedes configurar permisos de acceso específicos para cada rol. 

 

Configurar los permisos de calendario

También puedes configurar el acceso al calendario de la empresa para cada rol de empleado de manera específica.

 

Activar la autenticación de dos factores

Opcionalmente, también puedes habilitar la autenticación de dos factores para cada rol de empleado a fin de aumentar aún más la seguridad de los datos almacenados en Personio. De este modo, cuando traten de conectarse, todos los empleados asignados a ese rol deberán introducir, además de su dirección de correo electrónico y contraseña, el token generado en su dispositivo móvil.

 

Configurar recordatorios

Asimismo, también puedes configurar recordatorios independientes para cada rol a fin de facilitarte la rutina diaria (podrías, por ejemplo, configurar un recordatorio relacionado con el final de los periodos de prueba de los empleados). 

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