Este artículo explica cómo usar la programación inteligente de entrevistas en Personio. La funcionalidad se basa en comparar calendarios, y emparejar las franjas horarias disponibles entre entrevistadores y candidatos. Esto te ayuda a encontrar los tiempos de entrevista adecuados rápidamente, y mejorar la experiencia del candidato.

Antes de empezar

Esta funcionalidad solo está disponible si el Administrador integra el calendario de su empresa con el calendario de reclutamiento de personal. Una vez completada la integración, la funcionalidad de programación inteligente está disponible para su uso.

Para usar la programación inteligente, necesitas permisos de edición para la aplicación de reclutamiento. Otros empleados también pueden usar la funcionalidad si tienen un rol reclutador específico con permisos de entrevista. Por ejemplo, el gerente de contratación para el trabajo relevante.

Configura tu disponibilidad

Las fechas y horas que se muestran a los candidatos son una combinación de tus disponibilidades. La información proviene de tu calendario de trabajo externo y de tu calendario Personio (en Configuración personal). Los candidatos solo pueden ver las fechas disponibles para los próximos 35 días.

Para configurar la disponibilidad de tu calendario en Personio, sigue estos pasos:

1. Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda y selecciona Configuración personal.
2. A la izquierda, ve a Calendario de disponibilidad.
3. Define tu disponibilidad semanal. Los tiempos marcados en verde se establecen como disponibles, y las franjas en blanco, no disponibles. Asegúrate de que tu zona horaria es correcta.
4. Realiza los cambios.

Consejo:
Ten en cuenta que los días festivos de tu calendario de tiempo libre de Personio no se bloquean en tu calendario de trabajo externo. Tienes que bloquearlos manualmente.

Envío de un enlace de programación inteligente

Puedes incluir un enlace de programación inteligente al programar una entrevista con un candidato. Esto les permite elegir un momento adecuado según su disponibilidad.

Para enviar un enlace de programación inteligente a un candidato, tendrás que seguir estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. En el perfil del candidato, ve a la pestaña Entrevistas.
3. Haz clic en Nueva entrevista y selecciona el tipo de entrevista y los entrevistadores.
4. Haz clic en Configurar un enlace y completa los campos pertinentes.
5. [Opcional] En Confirmación automática por correo electrónico, puedes seleccionar una plantilla de correo electrónico. Una vez que los candidatos eligen un espacio, reciben una confirmación con los detalles de la entrevista. Si no selecciona una plantilla, Personio aplica una plantilla predeterminada. El idioma del correo electrónico automático depende del idioma predeterminado del puesto de trabajo. No puedes cambiar esto.
6. Crea el enlace.
7. Completa los detalles restantes de la entrevista, como el método de entrevista, la sala, etc.
8. Haz clic en Candidato de correo electrónico e inserta el enlace de programación. El enlace de programación aparece en el cuerpo del correo electrónico.
9. Envía tu email. El estado de la entrevista muestra el estado Enlace de programación.

Consejo:
Ten en cuenta la selección de salas de reuniones al programar la entrevista. Personio no considera el calendario de salas, y alguien puede potencialmente reservarlo dos veces.

Entender lo que ve el candidato

Cuando el candidato hace clic en el enlace del correo electrónico, ve una lista de días y franjas horarias entre las que puede escoger. Estas franjas horarias se basan en los calendarios de trabajo externos de los participantes y sus calendarios Personio. Revisa los siguientes escenarios:

• La entrevista solo tiene un organizador. El candidato solo ve la disponibilidad del organizador.
• La entrevista tiene varios participantes. Se mostrará una combinación de las disponibilidades de los diferentes participantes.
• El organizador de la entrevista también es un participante. El candidato ve una combinación de las diferentes disponibilidades de los participantes y del organizador.

Una vez que el candidato selecciona un espacio, el candidato y los participantes reciben un correo electrónico de confirmación. Si usas videoconferencias, el correo electrónico incluye el enlace de videoconferencia. El idioma del correo electrónico depende del idioma predeterminado del puesto de trabajo. No puedes cambiar esto.

En Personio, el estado de la entrevista aparece como programada. Los participantes internos también reciben una tarea en su página de inicio sobre la entrevista. Puedes revisar todos los detalles de la entrevista en la pestaña Entrevistas del perfil del candidato.

Ofrecer fechas alternativas a un candidato

Si un candidato no encuentra la hora adecuada, puede seleccionar la opción No puedo hacer ninguno de estos días a través del enlace de programación. Usted (o quienquiera que sea el organizador) recibe una tarea en su buzón de entrada de Personio.

Para ofrecer fechas alternativas, sigue estos pasos:

1. Ve a Bandeja de entrada para ir directamente a la pestaña Entrevistas. El estado de la entrevista aparece como Candidato no disponible.
2. Haz clic en el icono del lápiz para editar los detalles de la entrevista.
3. Junto al enlace de programación existente, haz clic en el icono del lápiz.
4. Selecciona un rango más amplio de fechas para que el candidato escoja.
5. Crea el enlace.
6. Proceda a enviar un correo electrónico al candidato. Asegúrate de insertar el enlace de programación.
7. Envía tu email.

Reprogramar una entrevista tras una cancelación

Si un participante cancela después de aceptar una entrevista, tú (o quienquiera que sea el organizador) recibe un correo electrónico notificándole sobre la cancelación.

La única opción es programar una nueva entrevista. Tienes que hacerlo independientemente de si es un entrevistador o candidato quien cancela. No puedes editar la entrevista existente, ya que Personio no puede recrear los enlaces de programación.