En el área Desempeño, puedes organizar sesiones de formación en cursos. Aprende a gestionar cursos y sesiones en este artículo.

Antes de empezar

Para administrar cursos y sesiones, necesitas:

Ser administrador, o
Tener permisos de edición para las partes Registro de formación o Gestión de cursos de los Permisos de acceso a la formación.

Gestionar cursos y sesiones del catálogo

Añadir o retirar empleados de una sesión de formación

Solo puedes agregar empleados con un estado Activo a una sesión. Si estableces un límite de capacidad para la sesión, puedes agregar empleados hasta que la sesión alcance ese límite.

Añadir empleados a una sesión de formación

Para añadir empleados a una sesión de formación, sigue estos pasos:

Ve a Formación.
En Catálogo de cursos, haz clic en el curso correspondiente.
Haz clic en el botón de flecha a la derecha de la sesión de formación a la que deseas agregar empleados.
Si no has añadido ningún participante a la sesión de formación, haz clic en Comenzar a añadir empleados.
Si la sesión de formación ya contiene participantes, haz clic en el ícono .
Selecciona a los empleados utilizando la barra de búsqueda o los filtros disponibles. Haz clic en Añadir participantes.

Eliminar empleados de una sesión de formación

Puedes retirar a un empleado de una sesión en cualquier momento siguiendo los pasos a continuación:

Ve a Formación.
En Catálogo de cursos, haz clic en el curso correspondiente.
Haz clic en el botón de flecha situado a la derecha de la sesión de la que deseas retirar empleados.
Se muestra la página de la sesión de formación, incluida una lista de participantes.
Marca la casilla junto a los empleados que deseas retirar, o marca la casilla junto a Lista de empleados para retirar a todos los participantes de la sesión de formación.
Haz clic en el icono Retirar empleado > Retirar participantes para confirmar el retiro del empleado.

Los participantes retirados recibirán un correo electrónico automático informándoles que el evento ha sido cancelado y retirado de su calendario. La sesión también se retira de la sección Curso planificado de la pestaña Mi formación.

Cancelar una sesión de formación

Cuando cancelas una sesión de formación, se guardan los detalles de la sesión (incluidos los participantes y el estado de su invitación), por lo que puedes reprogramar la sesión en una fecha posterior sin tener que volver a ingresar la información.

Para cancelar una sesión de formación, sigue los pasos a continuación:

Ve a Formación.
En Catálogo de cursos, haz clic en el título del curso correspondiente.
Haz clic en el botón de flecha a la derecha de la sesión de formación que deseas cancelar.
Aparecen los detalles de la sesión de formación. En la parte superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos > Cancelar sesión.
Aparece un cuadro de diálogo. Haz clic en Confirmar cancelación.

El estado de la sesión de formación aparece como Cancelado en el área Cursos planificados de la pestaña Mi formación .

Eliminar un curso o sesión

Nota
Ambas acciones son permanentes y no se pueden deshacer.

Eliminar un curso

Para eliminar un curso, sigue estos pasos:

Ve a Formación.
En Catálogo de cursos, busca el curso que deseas eliminar. A la derecha, haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar curso.
Marca la casilla y haz clic en Eliminar curso.

Eliminar una sesión de formación

Para guardar la información y reprogramar la sesión en el futuro, cancela la sesión en su lugar. Para eliminar una sesión de formación, sigue estos pasos:

Ve a Formación.
En Catálogo de cursos, haz clic en el título del curso.
Haz clic en el botón de flecha situado a la derecha de la sesión.
Aparece la página de la sesión de formación. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar sesión.
Haz clic en Eliminar sesión para confirmar.

Se notificará a los participantes invitados y el evento se eliminará de su calendario y de la pestaña Mi formación.

Seguimiento y actualización de la asistencia a las sesiones de formación

Para realizar un seguimiento de la asistencia a una sesión de formación después de que se haya llevado a cabo, sigue estos pasos:

Ve a Formación.
En Catálogo de cursos, haz clic en el curso y, a continuación, en el botón de flecha situado a la derecha de la sesión.
Consulta qué empleados asistieron a la sesión de formación en la columna Estado de asistencia. Un ciclo puede pasar por estos estados: No actualizado, asistió y no asistió.
Para actualizar el estado de asistencia de un empleado, marca la casilla junto a su nombre. para seleccionar todos los empleados en su lugar, marca la casilla junto a Lista de empleados.
Junto a Enviar invitaciones, haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona la opción correspondiente.

Exportar datos de sesiones de formación a un archivo CSV o Excel

Puedes exportar los datos de la sesión de formación a un archivo CSV o Excel, lo que te brinda mayor flexibilidad con los informes. También facilita compartir los detalles de la sesión con colaboradores externos, como facilitadores de formación.

Para exportar los datos de la sesión de formación, sigue estos pasos:

Ve a Formación.
En Catálogo de cursos, haz clic en el título del curso que contiene la sesión que deseas exportar.
Haz clic en el botón de flecha situado a la derecha de la sesión de formación que deseas exportar.
En la parte superior derecha de la página, haz clic en el icono de tres puntos > Exportar.
Escoge el formato de archivo en el cuadro de diálogo que aparece. Volverás a la página de la sesión y el archivo se descargará automáticamente.

Gestionar cursos externos.

Registra cuando los empleados completan los cursos externos, de modo que los datos aparezcan en el catálogo de cursos y en los registros de formación individuales. Esto proporciona a tu organización registros más completos.

Seguimiento de cursos externos para empleados

Puedes agregar un curso externo para varios empleados directamente desde el catálogo de cursos. Alternativamente, puedes agregar un curso al registro de formación de un solo empleado:

Ve a Formación.
Haz clic en la pestaña Formación de empleados. Haz clic en el icono de flecha junto al empleado correspondiente.
Se abre la página del registro de formación del empleado. Haz clic en Agregar registro del curso.
Ingresa la información del curso en los campos obligatorios.
Haz clic en añadir curso.

El curso aparece en el registro de formación de los empleados. También aparece en el catálogo de cursos, para los empleados con los permisos de acceso necesarios.

Permitir a los empleados registrar manualmente los cursos

Puedes controlar quién puede realizar un registro manual de los cursos externos. Para otorgar a los usuarios la posibilidad de seguir manualmente el progreso de los cursos, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
Selecciona el Rol cuyos permisos desea editar o cree un nuevo rol.
Haz clic en Permisos de acceso > Formación, en la sección Datos de personas.
En Editar, junto a Registro de formación, marca una o varias casillas, según el rol de área de acceso que deban tener los miembros.
Si los miembros del rol deben registrar los cursos externos de todos los miembros de la organización, marca la casilla situada junto a Gestión de cursos.
Haz clic en Revisar cambios. Haz clic en Guardar.

Los empleados con permisos de edición de los registros de formación pueden editar cualquier curso externo que hayan creado, a menos que se agreguen nuevos participantes, más allá del creador del curso y sus subordinados. Si esto ocurre, solo los empleados con permisos de gestión de cursos pueden editar el curso.

añadir y retirar participantes

Añadir participantes a un curso externo

Para agregar participantes a un curso externo, sigue estos pasos:

Ve a Formación > Catálogo de cursos.
Haz clic en el icono de flecha en el curso correspondiente.
Se abre la página de detalles del curso. En la parte superior derecha, haz clic en el icono Agregar persona.
Se abre el cajón de Registrar participación en el curso. En Fecha de finalización, ingresa el día en que los participantes completaron el curso.
En Participantes, busca y selecciona los empleados que deseas agregar.
Haz clic en Guardar participación.

Retirar participantes de un curso externo

Para retirar participantes de un curso externo, sigue estos pasos:

Ve a Formación > Catálogo de cursos.
Haz clic en el icono de flecha en el curso correspondiente.
Se abre la página de detalles del curso. En Empleado, marca la casilla junto a los empleados que deseas retirar.
Haz clic en el icono de retirar persona a la derecha.
Se abre un cuadro de diálogo en el que se te pide que confirmes tu elección. Haz clic en Retirar registro de participación.

Editar registros de participación en bloque

Puedes editar los registros de participación (fecha de finalización, fecha de vencimiento, duración) de uno o más participantes del curso. Para ello, sigue estos pasos:

Ve a Formación > Catálogo de cursos.
Haz clic en el icono de flecha en el curso correspondiente.
Se abre la página de detalles del curso. En Empleado, selecciona los empleados cuyos registros de participación necesitas modificar.
Haz clic en el icono del lápiz a la derecha.
Se abre el cajón de edición de registros. Selecciona el atributo correspondiente e ingresa los nuevos valores según sea necesario.
Haz clic en Guardar cambios.

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