En este artículo te mostramos cómo integrar Workable en Personio. A continuación, encontrarás todos los requisitos e instrucciones necesarias para llevar a cabo la integración.
¿Qué funcionalidades incorpora la integración de Workable en Personio?
La integración de Workable permite que se creen nuevos empleados de forma automática en Personio, cuando el estado de los candidatos cambia a Contratado en la plataforma Workable. La integración permite sincronizar atributos específicos en Personio y Workable, para que Personio pueda importar la información correspondiente en tu cuenta.
¿Cómo configuro la integración de Workable en Personio?
1. Requisitos para una correcta integración
- Para efectuar la integración, es necesario tener un rol de administrador o permisos de edición para el Marketplace (Ajustes > Personal > Roles del empleado > Permisos de acceso > Configuración de la cuenta > Marketplace de integraciones) en Personio.
- Para acceder a los ajustes y a la página de integraciones, necesitas permisos de superadministrador en Workable.
2. Generar credenciales de API nuevas
Primero tendrás que generar credenciales de API nuevas para esta integración en Ajustes > Integraciones > Credenciales de API. En la mayoría de los casos, al seleccionar una integración en el menú desplegable, el sistema preselecciona automáticamente los atributos del sistema que se podrán leer o editar con la integración. Pero siempre podrás añadir o eliminar manualmente atributos si lo necesitas. Encontrarás más información al respecto en nuestro artículo del Centro de ayuda Cómo generar y administrar las credenciales de API.
Para los datos de los empleados, te recomendamos que concedas permisos de lectura a los siguientes atributos de sistema, que después se sincronizarán con los atributos de los candidatos en Workable:
- Nombre
- Apellidos
- Correo electrónico
- Departamento
- Oficina
- Fecha de contratación
- Puesto
3. Localiza la integración de Workable en el Marketplace
La integración de Workable se puede implementar directamente en Personio. Para ello, tendrás que ir al Marketplace y localizar la integración de Workable. Para más información sobre cómo encontrar una integración en el Marketplace, haz clic aquí.
Nota
Si no encuentras la integración en Marketplace, comprueba que la casilla Tray.io, Inc. esté habilitada en Ajustes > Ayuda> Plan y facturación > Acuerdo de procesamiento de datos.
Personio utiliza Tray.io como subencargado para permitir la inclusión de ciertas integraciones. No se transmitirán datos a Tray.io sin utilizar la integración mencionada.
A continuación, debes hacer clic en el botón Conectar para iniciar la integración.
4. Localiza la integración de Personio en Workable
Una vez que hayas entrado en tu cuenta de Workable, ve a Ajustes > Integraciones y desplázate hacia abajo hasta que encuentres la integración de Personio. Al hacer clic sobre la integración, se abrirá una ventana que mostrará la clave API en el campo "Partner token" (token de socio) y que podrás copiar pulsando en Copy to clipboard (copiar al portapapeles).
5. Autenticación de Workable
Ahora tienes que volver a la ventana de ajustes del Marketplace, pegar aquí el token de socio y añadir el subdominio. Haz clic en Siguiente para continuar.
El subdominio es el nombre de tu cuenta que en la URL precede a "workable.com".
Ejemplo: "dominio".
6. Autenticación de Personio
Ahora puedes añadir el ID de cliente y el secreto de cliente que has recibido al solicitar tus credenciales de API para Personio (ver el paso 2). Haz clic en Siguiente para continuar.
7. Sincronizar atributos y completar la integración
En esta página podrás seleccionar los atributos que deben sincronizarse entre Workable y Personio. Ten en cuenta que, aunque el nombre del atributo sea diferente, los valores del atributo deben ser idénticos en ambos sistemas (p. ej., si la oficina es "Madrid", debe llamarse así en los dos sistemas). Haz clic en Completar para terminar la integración.
El atributo predeterminado "Fecha de contratación" en Personio corresponde al primer día de trabajo especificado en el contrato del empleado. El atributo predeterminado "Contratado el" en Workable corresponde a la fecha en la que el candidato aceptó la oferta. Por tanto, en la mayoría de los casos estas fechas serán diferentes.
De modo que, para representar este atributo en Personio, deberás crear un atributo personalizado de tipo fecha y asociarlo al atributo "Contratado el" de Workable.
Ten en cuenta que si un atributo del sistema de Workable no existe en Personio, puedes crear un atributo personalizado en Personio y asociarlo al atributo del sistema de Workable. Sin embargo, no es posible asociar los atributos personalizados de Workable a los atributos de Personio.