En este artículo se responde a las preguntas frecuentes sobre las funcionalidades de IA de Personio. Para preguntas sobre privacidad, seguridad y cumplimiento relacionados con los datos en el marco de la IA, consulta las preguntas frecuentes.
Preguntas generales
¿Qué funcionalidades de IA ofrece Personio?
Personio ofrece una gama de funcionalidades de IA para ayudarte a trabajar de forma más eficiente. Algunas funcionalidades consumen créditos de IA.
¿Tengo que usar funcionalidades de IA?
No. Las funcionalidades de IA en Personio son opcionales. Los administradores pueden activar o desactivar las funcionalidades de IA en los ajustes de Personio.
¿Qué funcionalidades de IA tienen costes basados en el uso?
Algunas funcionalidades de IA, como el agente de cribado de talento, consumen créditos de IA en función de su uso. Los créditos se consumen con una tasa fija por acción. El uso facturable solo comienza después de que un administrador lo acepte explícitamente. Descubre más sobre los créditos de IA.
¿Cómo puedo controlar de forma centralizada o deshabilitar las funcionalidades de IA?
Los administradores pueden activar o desactivar funcionalidades de IA individuales en cualquier momento en Ajustes > Cuenta y ayuda > Funciones de IA. En el caso de las funcionalidades que consumen créditos de IA, desactivarlas detiene el consumo de créditos de inmediato. Los administradores también pueden establecer un límite de gasto mensual para el uso de créditos de IA facturable. Descubre más sobre cómo gestionar el uso de créditos de IA.
El Asistente de Personio
¿A qué datos accede Personio Assistant?
Personio Assistant puede acceder a cualquier dato en Personio que el usuario que hace la pregunta tenga permiso de vista. Esto incluye datos del perfil del empleado, documentos de RR. HH. y datos de análisis e informes. Los permisos de cada usuario controlan el acceso: los administradores ven datos de análisis e informes avanzados; los superiores solo ven los datos de su equipo; y los empleados solo ven sus propios datos.
También se puede acceder a los documentos almacenados en la pestaña Documentos de los perfiles de los empleados. El Assistant solo puede mostrar documentos para los que el usuario ya tenga permiso de vista directamente en Personio.
Si los administradores han activado conectores de terceros como Confluence o Google Drive, Personio Assistant también puede responder a preguntas utilizando el contenido de esas herramientas. La autenticación del usuario en esas plataformas controla el acceso a datos de terceros. Assistant no puede acceder a nada a lo que el usuario no pueda acceder directamente desde allí.
No existe la opción de excluir tipos de datos o tipos de documentos específicos del Assistant. Los controles de permisos de Personio gestionan el acceso a los datos y documentos.
¿Cómo funciona Personio Assistant técnicamente?
Personio Assistant utiliza el aprendizaje automático y grandes modelos de lenguaje (LLM) para comprender consultas en varios idiomas, recuperar datos relevantes y proporcionar una respuesta, información o un gráfico. Personio aloja el LLM en sus propios servidores de AWS en la UE utilizando AWS Bedrock.
¿Cuál es la diferencia entre Personio Assistant y la ayuda de IA?
Son herramientas independientes con propósitos diferentes. Personio Assistant responde a preguntas sobre tus datos personales de RR. HH. (por ejemplo, el saldo de vacaciones, los detalles de la nómina o documentos de RR. HH.). La ayuda de IA responde a preguntas sobre cómo utilizar las funcionalidades de Personio. Personio Assistant no da respuestas a preguntas sobre cómo utilizar las funcionalidades de Personio. La ayuda de IA no puede acceder a tus datos de RR. HH.
¿Tengo que usar Personio Assistant?
No. Los administradores pueden activar o desactivar Personio Assistant.
Resúmenes sobre desempeño de la IA
¿Quién puede ver un resumen del desempeño de la IA?
El resumen de desempeño solo está disponible para el personal que ya tiene acceso para ver evaluaciones del desempeño, feedback y notas sobre un empleado. El resumen solo incluye feedback que se haya compartido con esas personas. Se excluyen las autoevaluaciones.
¿A qué datos accede la IA para generar un resumen de desempeño?
Los resúmenes generados por IA se basan únicamente en feedback escritos existente. No introducen información ni opiniones nuevas, y la IA no incluye valoraciones. Para cada evaluación del desempeño, feedback o nota sobre desempeño, la IA accede únicamente a los siguientes campos: tipo, fecha de creación, ID, ID del proveedor y si alguien ha marcado ese campo como confidencial. La IA resume el feedback de los 12 meses anteriores. Para generar un resumen, tiene que haber un mínimo de tres evaluaciones, feedback o notas.
¿Cómo pondera la IA las diferentes fuentes en un resumen de desempeño?
La IA pondera las fuentes en el siguiente orden de relevancia: evaluación por parte de un superior, evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior), evaluaciones por parte de un compañero, feedback continuo y notas sobre desempeño más recientes, y evaluaciones por parte de un superior menos recientes. El feedback más reciente tiene mayor peso. Se excluyen las autoevaluaciones.
¿Tengo que usar los resúmenes de desempeño de la IA?
No. Los administradores pueden activar o desactivar los resúmenes de desempeño de la IA.
Resúmenes de IA en los análisis
¿Qué datos utiliza el resumen de IA?
El resumen de IA utiliza únicamente los datos del gráfico disponibles en la pestaña Métricas. No accede a otros datos de tu cuenta de Personio ni los analiza. Evalúa siempre detenidamente los resúmenes generados por IA antes de actuar al respecto.
¿Tengo que usar resúmenes de IA en el análisis?
No. La sección del resumen de IA es opcional. Los administradores y los usuarios con permisos de edición en Configuración > Informes pueden acceder a la pestaña Métricas, pero no es necesario tener el resumen de IA para utilizarla.
Agente de cribado de talento
¿Qué criterios tengo que evitar al configurar las señales de IA?
Utiliza criterios que sean relevantes para el rol, como la ubicación, el idioma, la formación académica o los años de experiencia. Evita utilizar criterios basados en características protegidas como el género, la nacionalidad, la edad o la religión. Evita también los indicadores indirectos (por ejemplo, usar el año de graduación como sustituto de la edad). El uso de dichos criterios puede dar lugar a resultados discriminatorios y a riesgos legales para la organización.
¿Tengo que informar a los candidatos de que utilizo el agente de cribado de talento?
Sí. Tras configurar el agente de cribado de talento, tienes que revelar el uso de tecnología de cribado asistida por IA en la declaración de privacidad de datos del portal de empleo. El artículo sobre el agente de cribado de talento incluye un borrador de declaración que puedes utilizar como punto de partida. Antes de publicarla, pide al equipo jurídico que evalúe y adapte el borrador.
¿El agente de cribado de talento es conforme a la normativa del RGPD y la Ley de IA de la UE?
Sí. El agente de cribado de talento cumple el artículo 22 del RGPD y el artículo 14 de la Ley de IA de la UE. Descubre más sobre la privacidad de datos y la seguridad de la IA.
¿Cuántos créditos de IA consume el agente de cribado de talento?
El agente de cribado de talento consume 80 créditos de IA de Personio por cada candidatura evaluada automáticamente.
¿Por qué no veo las señales de IA de un empleo después de activarlo?
Completa toda la configuración que se explica en este artículo.
¿Qué documentos criba la IA? ¿Solo el CV o también otros?
La IA extrae el texto de casi todos los tipos de documentos de candidatura presentados: CV, carta de presentación, referencia laboral, certificado, muestra de trabajo, otros documentos y documentos sin categoría. El único tipo que se excluye son los documentos de oferta de trabajo o búsqueda directa de candidatos.
¿Qué significan los diferentes iconos de señal?
🟢 Aprueba: el candidato cumple el requisito.
🔴 No aprueba: el candidato no cumple el requisito.
🟠 Parcial: el candidato cumple algunos criterios respecto a las señales, pero no todos (por ejemplo, cumple el requisito de tener conocimientos de varios idiomas o cumple el requisito respecto al nivel académico o el campo de estudio).
❔ Sin determinar: no se ha encontrado información relevante en el CV del candidato.
Nota:
El estado parcial solo se aplica a los criterios de idioma y formación académica cuando se configuran varios requisitos. Si estableces un solo requisito, las señales son estrictamente binarias (aprueba o no aprueba). “Sin determinar” se puede aplicar a todos los tipos de señales cuando falte información clave.
¿Cuántos criterios puedo establecer para una sola señal?
Recomendamos definir solo un criterio por señal. Limitar cada señal a un único requisito garantiza la máxima precisión en la evaluación de la IA y facilita mucho la identificación de los puntos fuertes y débiles específicos de un candidato durante el cribado.
¿Qué formatos y tamaños de archivo se admiten?
jpg, jpeg, png, pdf, doc y docx. Se permite subir documentos de hasta 20 MB, pero la IA en estos momentos solo puede analizar documentos de hasta 3,5 MB. No criba archivos más grandes.
¿Cómo afecta la elección de un idioma al resultado de la señal de la IA?
La evaluación de la IA para señales personalizadas se muestra en el idioma de configuración seleccionado. Todo lo demás está en la configuración de idioma del sistema. La elección de un idioma específico durante la configuración solo afecta a la optimización de las descripciones de las señales y al resultado de la evaluación final que genera la IA.
¿Se examinarán las candidaturas existentes o solo las nuevas?
La activación de señales de IA examina todas las candidaturas existentes que ya se encuentran en una fase de cribado, no solo las nuevas que llegan.
¿En qué se diferencia esto de un filtro de palabras clave normal y corriente?
Las señales de IA no coinciden con palabras clave. La IA realiza un análisis en profundidad y puede inferir la experiencia relevante incluso cuando no se indica con palabras exactamente.
¿Cómo puedo detener el cribado de IA para un empleo específico?
Elimina todas las señales de IA de la pestaña de señales de IA de ese empleo o cierra el empleo. No hay un botón de pausa independiente.
Escaneo de nóminas mediante IA
¿Qué información se extrae de una nómina?
La IA normalmente extrae lo siguiente:
- Datos personales (nombre, dirección, fecha de nacimiento)
- Datos de la Seguridad Social (número de la Seguridad Social, seguro de salud, códigos de grupo de cotización)
- Datos relevantes a efectos fiscales (NIF, categoría impositiva, asignación por hijos, afiliación religiosa)
Puedes revisar y editar todos los datos extraídos antes de importarlos.
¿A qué datos accede la funcionalidad de escaneo por IA?
La funcionalidad de escaneo basada en IA solo accede a los datos que el cliente haya subido a Personio, así como a los datos que ya estén en el perfil del empleado. Esta funcionalidad solo está disponible para quienes tengan permisos de edición en Personio Payroll.
¿Qué ocurre con los datos de mi nómina una vez que se han subido?
Personio utiliza los datos extraídos para completar los perfiles de los empleados. No se utilizan datos con fines de entrenamiento. Todo el tratamiento se realiza en los servidores de AWS de Personio en la UE, y tú controlas todo lo que se importa. Descubre más sobre cómo Personio gestiona la privacidad de datos de IA para esta y todas las demás funcionalidades de IA.
¿La funcionalidad de escaneo con IA toma decisiones por mí?
No. La funcionalidad de escaneo sugiere valores extraídos para que los evalúes y apruebes. Tú decides qué se guarda en Personio. Puedes editar o rechazar cualquier sugerencia en cualquier momento.
¿Quién es responsable de la exactitud de los datos escaneados?
Tú. La funcionalidad de escaneo solo funciona con los datos que tú subes. Evalúa siempre detalladamente los datos extraídos antes de importarlos a Personio.
¿Qué tipos de documento admite el escaneo de nómina mediante IA?
Puedes subir las nóminas individualmente o en bloque como archivo PDF con las nóminas de varios empleados. Incluye únicamente los documentos de nómina. No los mezcles con otros documentos relacionados con la nómina.
¿Qué ocurre si no se puede conciliar una nómina con un empleado?
Comprueba si ya existe un perfil del empleado en Personio. De lo contrario, crea el empleado y asigna la nómina a su perfil. Verifica también que el empleado esté asignado a la entidad legal correcta.
¿Tengo que usar el escaneo de nómina mediante IA?
No. El escaneo de nómina mediante IA es opcional. Hay otras opciones para importar datos de los empleados en la implementación de Personio Payroll.
¿Quién es el propietario de los datos personales y de los resultados generados por la funcionalidad de escaneo mediante IA?
Todos los resultados generados por la funcionalidad de escaneo mediante IA se consideran datos del cliente, independientemente de si los datos de entrada contienen datos personales.
¿Almacena Personio datos relacionados con el uso de la funcionalidad de escaneo mediante IA?
Sí. Personio almacena los datos tanto de entrada como de salida del escaneo mediante IA para garantizar la calidad y mejorar la funcionalidad. Estos datos nunca se utilizan con fines de entrenamiento.