En este artículo se responden las preguntas más frecuentes sobre el proceso de implementación, desde la preparación de la reunión inicial hasta la puesta en marcha, así como sobre la ayuda y los servicios disponibles una vez finalizada la implementación.

Primeros pasos

¿Cuándo puedo comenzar la implementación?

Le guiamos en cada paso de la implementación. Su especialista en implementación programará una reunión inicial para dar comienzo a la implementación. Recibirás un correo electrónico de presentación de su parte a más tardar dos semanas antes de la fecha de inicio de la implementación. Este correo electrónico incluye los próximos pasos y un enlace para reservar su reunión de inicio de implementación. A partir del momento de la entrega, también recibirá correos electrónicos de nuestra parte con las primeras tareas para ayudarle a comenzar. Mientras tanto, te recomendamos que te familiarices con la guía de inicio para la implementación para prepararte para la reunión de inicio de la implementación.

Si estás implementando Personio Payroll

Si tu plan de Personio incluye Payroll, también tendrás un proceso de implementación independiente que se llevará a cabo en paralelo y estará dirigido por un especialista de este servicio. El proceso de implementación de Payroll comienza oficialmente cuatro semanas antes de la fecha de inicio del contrato. En ese momento, recibirás acceso a tu cuenta. El especialista de Payroll se pondrá en contacto contigo por correo electrónico a más tardar dos semanas antes de la fecha de inicio de la implementación para programar la reunión inicial.

¿Cómo puedo prepararme para la implementación?

Nuestra Guía de inicio para la implementación le explica qué puede esperar y qué tiene que tener preparado antes de la reunión de inicio de la implementación. Tras firmar el contrato, también recibirás correos electrónicos con tareas concretas para que puedas empezar a trabajar. En nuestros cursos de Voyager Academy, que su especialista en implementación también utiliza durante el proceso de implementación, encontrará información detallada sobre cómo configurar Personio paso a paso.

Si estás implementando Personio Payroll

Si tu plan de Personio incluye Payroll, también tendrás un proceso de implementación independiente que se llevará a cabo en paralelo y estará dirigido por un especialista de este servicio. Puedes empezar a preparar la implementación de Payroll antes de la fecha oficial de inicio preparando los datos, definiendo los roles clave y planificando el despliegue.

1. Completa el curso Prepárate para la implementación y la ruta de aprendizaje Configura y lanza Personio Core en la academia de Personio Voyager. Explora las plantillas de configuración en tu cuenta de prueba en myaccount.app.personio.com.
2. Recopila los datos de tu empresa y empleados mediante las plantillas de importación disponibles, incluidos los salarios, los registros de jornada, los saldos y la información de los candidatos, pero no importes nada todavía.
3. Para agilizar la configuración del servicio de nóminas, solicita a tu proveedor de nóminas anterior o a DATEV las siguientes exportaciones antes de que comience la implementación de Payroll:
   • Exportación de datos maestros: tu exportación DLS (Digitale Lohnschnittstelle) o tu exportación DALY si utilizas DATEV LODAS.
   • Lohnkonto (cuenta de nómina): tus valores históricos acumulados en lo que va de año.
4. Asegúrate de asignar a los responsables de Payroll para que tengan acceso a gestionar los pasos de configuración de nóminas que contengan información sensible y puedan ponerse en contacto con el servicio de ayuda para cuestiones relacionadas con las nóminas.
5. Verifica que los datos de los empleados sean correctos, revisa los roles de permisos y los flujos de trabajo de aprobación, y decide qué partes interesadas deben involucrarse.  

¿Quiénes deben participar de nuestra parte en la implementación?

Antes de la reunión de inicio de la implementación, considere qué partes interesadas internas necesita involucrar en la misma. Esto suele incluir equipos como los de asesoría legal, fiscal, informática y planificación de sustituciones por ausencias, ya que su opinión puede ser necesaria a la hora de configurar Personio para que se ajuste a los procesos y requisitos de su empresa. Involucrarlos desde el principio te ayudará a planificar la implementación y a iniciar Personio sin problemas en toda tu organización.

Si estás implementando Personio Payroll

Si tu plan de Personio incluye Payroll, también tendrás un proceso de implementación independiente que se llevará a cabo en paralelo y estará dirigido por un especialista de este servicio. Los responsables de Payroll tienen acceso a los pasos de configuración de nóminas que contienen información sensible y pueden ponerse en contacto con el servicio de ayuda para cuestiones relacionadas con Payroll. Asegúrate de asignar responsables de Payroll.

¿Tengo que empezar a configurar mi cuenta de Personio ahora o esperar a que mi especialista en implementación programe mi reunión inicial?

Puedes empezar antes de tu reunión de inicio de la implementación. Nuestra Guía de inicio para la implementación le guiará a través de los primeros pasos para prepararle para el éxito antes del inicio.

Si estás implementando Personio Payroll

Si tu plan de Personio incluye Payroll, también tendrás un proceso de implementación independiente que se llevará a cabo en paralelo y estará dirigido por un especialista de este servicio. Puedes prepararte para la implementación de Payroll antes de la fecha oficial de inicio. Solicita con antelación las exportaciones de datos de tu sistema anterior necesarias a DATEV o a tu proveedor anterior:

• Exportación de datos maestros: tu exportación DLS (Digitale Lohnschnittstelle) o tu exportación DALY si utilizas DATEV LODAS.
• Lohnkonto (cuenta de nómina): tus valores históricos acumulados en lo que va de año.

Además, asigna hasta dos responsables de Payroll antes de que comience la implementación, ya que podrán gestionar los pasos de configuración de nóminas que contengan información sensible y ponerse en contacto con el servicio de ayuda para cuestiones relacionadas con Payroll.

¿Podemos conectar Personio con nuestras otras herramientas?

Sí, podéis conectar Personio con otras herramientas. La forma de hacerlo depende de la herramienta:

• Integraciones preconfiguradas: consulta Marketplace de Personio para comprobar si ya existe un conector prediseñado para tu sistema.
• Integraciones personalizadas y acceso a la API : consulta nuestro centro para desarrolladores para acceder a los recursos que necesita tu equipo de IT o socio de integración, incluidas la guía de inicio, la referencia de la API y la documentación de los webhooks.

Si estás implementando Personio, informa al especialista de implementación sobre las integraciones que tengas previstas durante la reunión inicial. Configura primero los datos principales de los empleados en Personio antes de conectar otros sistemas. La guía del centro para desarrolladores sobre la sincronización inicial de los datos principales explica cuáles son los requisitos. Comenta con antelación la secuencia con el especialista de implementación para poder planificarla.

Si necesitas crear una integración personalizada, tu equipo de IT o socio de integración pueden ayudarte. El especialista de implementación no crea integraciones personalizadas.

¿Personio se integra con nuestro sistema? ¿Utiliza API o SFTP/archivos planos?

Para obtener información sobre cómo integrar sus sistemas con Personio, visite nuestro Centro para desarrolladores. Puedes compartir esto con tu equipo de IT para ayudarles a planificar la integración antes de la reunión de inicio de la implementación.

Estamos preparando los endpoints de la API antes de su implementación. ¿Qué necesitan que hagamos?

Para obtener información detallada sobre cómo empezar a usar la API de Personio, visite nuestro Centro para desarrolladores . Puedes compartir esto con tu equipo de IT para ayudarles a prepararse antes de la reunión de inicio de la implementación.

Cuenta y acceso

Todavía no tenemos una cuenta de Personio; acabamos de firmar el contrato.

Una de las primeras cosas que suceden después de firmar el contrato es que recibes acceso a tu cuenta de Personio. Si has firmado tu contrato pero no has recibido acceso a tu cuenta de Personio, revisa tu correo electrónico y la carpeta de correo no deseado para ver si has recibido un correo electrónico de configuración de Personio. Si no lo encuentra o tiene algún problema con su cuenta, envíe una solicitud a través del formulario de nuestro centro de ayuda y nuestro equipo le ayudará.

¿Cuál es el nombre de host de nuestra empresa? Todavía no hemos comenzado la implementación.

El nombre de host se acuerda con tu contacto de Personio antes de la firma del contrato. Si no estás seguro de qué es:

1. Consulta la bandeja de entrada para encontrar un correo electrónico de bienvenida de info@m.personio.com (revisa también la carpeta de correo no deseado).
2. La dirección que aparece al final del correo electrónico contiene el nombre de host. Ejemplo, https://hostname.app.personio.com/login/invite/. La parte anterior a .app es el nombre de host.

Obtén más información sobre cómo encontrar tu nombre de host.

¿Puedo añadir personal a nuestra cuenta de Personio antes de la implementación?

Sí. Puedes añadir empleados a través de la Lista de personal de la cuenta de Personio e invitarlos desde allí. Si desea que también puedan ponerse en contacto Ayuda, puede asignar a los usuarios como propietarios de la cuenta. También puedes hacerlo junto con tu especialista en implementación, ya que se encarga de ello durante el proceso de implementación.

Todavía hay datos de demostración en la cuenta . ¿Cómo puedo retirarlos antes de importar los nuestros?

Personio elimina automáticamente los datos de los empleados de demostración cuando se activa su suscripción, a más tardar en la fecha de inicio de su contrato. Personio no elimina automáticamente los datos ni los ajustes de demostración, como oficinas, ausencias, horarios de trabajo y puestos de trabajo. Puedes conservarlos como referencia o para realizar pruebas durante la implementación, pero recomendamos eliminarlos antes de la puesta en marcha si no los necesitas.

¿Dónde puedo reservar más licencias?

Aprende cómo añadir plazas, mejorar o modificar tu suscripción. Si la opción para cambiar tu suscripción no está disponible en tu cuenta o estás pensando en realizar un cambio importante en tu contrato, ponte en contacto con nuestro equipo de ayuda.

¿Dónde puedo encontrar toda la información sobre mi contrato y suscripción?

Los detalles del contrato y la suscripción de Personio de tu empresa se encuentran en Ajustes > Suscripción y facturación, no en los perfiles individuales de los empleados. Aquí puedes consultar tu plan de suscripción y su estado, la próxima fecha de renovación o la fecha de finalización, el número de licencias incluidas, las funcionalidades incluidas y todas las facturas anteriores y próximas. Para obtener información sobre los términos del contrato, incluyendo los plazos de preaviso y la información sobre cancelaciones, consulta los TCG.

Ayuda y contacto

¿Se realizará una entrega a un especialista en implementación?

Sí. En las semanas previas a la fecha de inicio de la implementación, le asignaremos un especialista en implementación. Actúa como su punto de contacto durante todo el proceso de configuración. Recibirás un correo electrónico de presentación con todo lo necesario para empezar. También recibirás correos electrónicos semanales con las primeras tareas y recursos útiles, incluida nuestra Guía de inicio para la implementación, para ayudarte a prepararte antes de tu primera reunión de implementación.

¿Cómo puedo ponerme en contacto con el especialista de implementación?

Su especialista en implementación se pondrá en contacto con usted por correo electrónico para programar la reunión de inicio de la implementación. Mientras tanto, para cualquier pregunta general, nuestro equipo de Ayuda puede ayudarle. Solo los propietarios de la cuenta pueden ponerse en contacto con nuestro equipo de Ayuda, así que asegúrese de añadirlos a su cuenta.

Si estás implementando Personio Payroll

Si tu plan de Personio incluye Payroll, también tendrás un proceso de implementación independiente que se llevará a cabo en paralelo y estará dirigido por un especialista de este servicio. Para preguntas relacionadas con Payroll, solo los responsables de Payroll pueden ponerse en contacto con el equipo de ayuda, así que asegúrate de añadirlos a tu cuenta.

Todavía no he recibido respuesta del especialista en implementación.

Su especialista en implementación se pondrá en contacto con usted a más tardar dos semanas antes de la fecha de inicio de la implementación, así que si aún faltan algunas semanas para su fecha de inicio, no hay de qué preocuparse. Si para entonces no has recibido noticias de él, nuestro equipo de Ayuda puede ayudarte. 

Si estás implementando Personio Payroll

Si tu plan de Personio incluye Payroll, también tendrás un proceso de implementación independiente que se llevará a cabo en paralelo y estará dirigido por un especialista de este servicio. El especialista de Payroll se pondrá en contacto contigo a más tardar dos semanas antes de la fecha de inicio de la implementación. Si para entonces no has recibido ninguna actualización, solo los responsables de Payroll pueden ponerse en contacto con el equipo de ayuda para cuestiones relacionadas con Payroll, así que asegúrate de añadirlos a tu cuenta con antelación.

Mi especialista en implementación no responde a mis mensajes.

Si su especialista en implementación no responde, póngase en contacto con nuestro equipo de Ayuda y ellos podrán ayudarle.

¿Qué debo hacer si cambia la persona de contacto principal para la implementación?

Si la persona de contacto principal para la implementación deja de estar disponible o cambia, envía un correo electrónico al especialista de implementación lo antes posible con el nombre y el correo electrónico de la nueva persona de contacto. Además, debes realizar los siguientes cambios en tu cuenta de Personio:

1. Añade a la persona a la Lista de personal e invítala a Personio.
2. Asígnale el rol de propietario de cuenta para que pueda ponerse en contacto con nuestro equipo de ayuda.
3. Desasigna el rol de propietario de cuenta de la persona que se va.

Si la persona de contacto principal para la implementación deja de estar disponible o cambia antes de que tengas la primera reunión con el especialista de implementación, ponte directamente en contacto con tu representante comercial.

Inicio de la implementación y programación

¿Podemos reservar nuestra reunión de inicio de la implementación?

Su especialista en implementación se pondrá en contacto con usted por correo electrónico para programar su reunión de inicio de implementación a más tardar dos semanas antes de la fecha de inicio de la implementación. Si ha recibido un correo electrónico con opciones de programación, responda directamente a su especialista en implementación. Mientras tanto, si tiene alguna pregunta general, póngase en contacto con nuestro equipo de Ayuda y ellos le ayudarán.

¿Podemos cambiar la fecha de nuestra reunión de inicio de la implementación?

Su especialista en implementación se pondrá en contacto con usted por correo electrónico para programar su reunión de inicio de implementación a más tardar dos semanas antes de la fecha de inicio de la implementación. Para reprogramar su reunión de inicio de la implementación, póngase en contacto directamente con su especialista en implementación.

¿Qué sucede después de la reunión de inicio de la implementación?

Durante la reunión de inicio de la implementación, su especialista en implementación le presentará un cronograma de implementación personalizado y los próximos pasos, adaptados a las necesidades de su organización. Esto podría incluir la planificación de la configuración, la formación del equipo y las actividades de migración de datos.

¿Cuánto tiempo tarda la implementación?

Dependiendo del tamaño de su organización, el alcance de su implementación y sus requisitos comerciales específicos, puede esperar iniciar Personio entre 3 y 10 semanas después de su reunión de inicio de la implementación. Su especialista en implementación le proporcionará un cronograma detallado durante la reunión de inicio de la implementación y le mantendrá informado a medida que avance la misma.

Si estás implementando Personio Payroll

Si tu plan de Personio incluye Payroll, también tendrás un proceso de implementación independiente que se llevará a cabo en paralelo y estará dirigido por un especialista de este servicio. La implementación de Payroll suele llevar más tiempo que el indicado anteriormente debido a la configuración adicional de nóminas, la importación de los datos del año en vigor y los registros ante las autoridades competentes (DSBD/ITSG). El especialista de Payroll confirmará la fecha exacta de puesta en marcha durante la reunión inicial de Payroll.

¿Cuál es el estado actual de nuestra implementación?

Si su implementación aún no ha comenzado, su especialista en implementación se pondrá en contacto con usted por correo electrónico a más tardar dos semanas antes de la fecha de inicio de su implementación para programar su reunión de inicio de la implementación. Mientras tanto, para cualquier pregunta general, nuestro equipo de Ayuda puede ayudarle.

Después de la implementación

¿Qué sucede después de la implementación?

Cuando finalice la implementación, el especialista de implementación revisará todo lo que se haya configurado y te indicará en qué debes centrarte a continuación. Después de eso, nuestro equipo de ayuda será tu primer punto de contacto para cualquier pregunta sobre el producto.

¿Qué servicios puedo utilizar después de la implementación?

• Equipo de ayuda: ayuda con cualquier duda relacionada con el producto.
• Centro de ayuda: guías, artículos y mejores prácticas.
• Academia de Personio Voyager: cursos en línea gratuitos y certificados de competencias.
• Comunidad de Personio Voyager: un espacio para conectar con otros clientes de Personio y profesionales de Recursos Humanos.
• Servicios profesionales: servicios adicionales de pago, como ayuda para la configuración, migración de datos y formación de usuarios finales.
• Gestión del éxito del cliente: según tu contrato, tendrás a tu disposición una persona de contacto especialista.
• Gestor de cuentas: Personio asigna a todos los clientes un gestor de cuentas exclusivo como persona de contacto para temas comerciales, como la incorporación de aplicaciones.

¿Dónde puedo reservar más horas de implementación?

Si tu implementación aún está en curso, habla con el especialista de implementación para reservar más horas de implementación. Si ya has terminado la implementación, ponte en contacto con nuestro equipo de ayuda y te guiarán.