En este artículo se explican los permisos que controlan el acceso a los datos y las funcionalidades relacionadas con las ausencias en Personio. Explica las funcionalidades de cada uno, para que puedas configurar los roles con el nivel de acceso adecuado. Úsalo como referencia cuando configures o gestiones los permisos de Ausencia en tu cuenta.

El acceso a las ausencias se compone de varios permisos independientes que funcionan conjuntamente. A menudo, un usuario necesita más de un permiso para completar una tarea, por lo que en cada sección que aparece a continuación se explica el permiso y se indica con qué tiene que combinarse.

Los permisos de ausencias forman parte del sistema general de permisos basado en roles de Personio. Para obtener un resumen completo de todos los permisos, consulta nuestro artículo de resumen específico y nuestro artículo sobre cómo configurar los permisos y los roles de empleado.

[Tipo de ausencia]

Cada tipo de ausencia de tu cuenta, como “Vacaciones pagadas”, tiene su propio permiso. Controlan el acceso a la pestaña Ausencia del perfil del empleado, así como si un miembro puede ver, solicitar o editar los periodos de ausencia de ese tipo para el personal de su ámbito de competencia.

En la tabla siguiente se explica qué pueden hacer los miembros con este permiso en función de cada nivel de acceso.

Dependencias:

• Los miembros tienen que tener acceso al menos a un tipo de ausencia para poder ver la pestaña Ausencia.
• Los ámbitos Línea jerárquica, Personalizado y Todos no incluyen los datos del propio miembro del rol. Si un supervisor necesita gestionar las solicitudes de ausencia de su equipo y solicitar sus propias ausencias, añade también Individual al ámbito.
• Para que alguien pueda ver los tipos de ausencia sin poder solicitarlos, otórgale acceso de visualización a Individual. Para ocultar un tipo por completo, borra todas las opciones.
• Proponer acceso sin norma de aprobación implica que las solicitudes se aprueban automáticamente, por lo que primero hay que comprobar que exista una norma de aprobación para el tipo de ausencia.

Ten en cuenta que:
Para poder ver o solicitar un tipo de ausencia, es necesario que se le haya asignado una política de ausencias a dicho tipo de ausencia. Si falta un tipo en la vista de un usuario, comprueba tanto los permisos como la asignación de políticas. Consulta Gestionar las políticas de ausencias.

[Tipo de ausencia] - Disponibilidad en el calendario

Cada tipo de ausencia de tu cuenta, como “Vacaciones pagadas”, también tiene un permiso de calendario independiente. Ellos determinan qué tipos de ausencias aparecen en gris o en color en el Cronograma de ausencias.

Al activar este permiso, los miembros del rol podrán ver los periodos de ausencia de ese tipo en el Cronograma de ausencias a todo color para el ámbito definido.

En la tabla siguiente se explica qué pueden ver los miembros en el Cronograma de ausencias en función del ámbito de acceso que se les haya asignado.

Aspectos que hay que tener en cuenta:

• Cuando un rol puede ver un tipo de ausencia de otras personas, como su línea jerárquica, los miembros de ese rol ven ese tipo resaltado en color en el Cronograma de ausencias de ese grupo. Esto ocurre independientemente de los ajustes de acceso establecidos para la disponibilidad del calendario.
• Para controlar qué elementos se muestran en color, configura conjuntamente los permisos de [Tipo de ausencia] y de disponibilidad del calendario.
• Cuando un miembro del rol ve un tipo de ausencia en color, Personio también marca las solicitudes que se solapan de otros compañeros para ayudar en la planificación.

Para obtener más información sobre la visibilidad del calendario, consulta Configurar el cronograma de ausencias.

Disponibilidad de los empleados

Este permiso determina si los miembros del rol pueden ver cuándo otros empleados están ausentes en el Cronograma de ausencias y en la página Ausencias.

Al activarlo, los miembros del rol podrán ver los periodos de ausencia de los empleados dentro del ámbito definido. Los periodos de ausencia aparecen en gris e indican cuándo alguien está ausente, pero no muestran detalles como el tipo de ausencia.

Solo los tipos de ausencias activados en Ajustes > Cronograma de ausencias aparecen como bloques grises en el Cronograma de ausencias.

En la tabla siguiente se explica qué pueden ver los miembros en el Cronograma de ausencias en función del ámbito de acceso que se les haya asignado.

Dependencias:

• Para ver a otras personas en el Cronograma de ausencias, los miembros del rol también tienen que tener acceso de visualización al perfil público de dichas personas; de lo contrario, no aparecerán en el calendario.
• Si un miembro ya tiene acceso de visualización a un tipo de ausencia, ese tipo se le mostrará a todo color en lugar de aparecer en gris.

Historial de ausencias/saldo

Este permiso controla el acceso a dos acciones: ajustar manualmente el saldo de un empleado y cambiar o desasignar una política de ausencias para un empleado.

En la siguiente tabla se explica qué pueden hacer los miembros en función del nivel de acceso que se les haya asignado.

Se aplican los ámbitos de acceso. Para ajustar el saldo de un tipo de ausencia concreto, el rol también tiene que tener acceso de visualización a ese tipo; de lo contrario, el tipo no aparecerá en el perfil.

Este permiso es válido únicamente para ajustes relativos a un solo empleado. Para realizar cambios en masa, utiliza los ajustes de Ausencias. Consulta Ajustar los saldos.

Importar - Saldo

Este permiso controla quién puede importar de forma masiva los saldos de varios empleados a la vez.

Para importar un saldo, el rol también tiene que tener acceso para editar el tipo de ausencia; de lo contrario, esas filas se omitirán. Las importaciones no se pueden deshacer, así que prueba primero con un archivo pequeño. 

Importar - Periodos de ausencia

Este permiso controla quién puede importar periodos de ausencia de forma masiva para crear periodos pasados, actuales o planificados para varios empleados a la vez.

El rol también tiene que tener acceso para editar cada tipo que se importe. 

Importar - Asignaciones de políticas de ausencias

Este permiso controla quién puede asignar políticas a varios empleados a la vez mediante la funcionalidad de importación. Esto ayuda a la hora de realizar el onboarding de un grupo o modificar la política de un equipo.

El rol también requiere:

• Acceso de visualización al tipo de ausencia.
• Acceso de edición al historial de ausencias y saldos.

Consulta Importar asignaciones de políticas de ausencias.

Ajustes del cronograma de ausencias

Este permiso controla quién puede modificar los ajustes del calendario y las integraciones, como la sincronización con Google Calendar u Outlook.

Ajustes de ausencia

Este permiso controla quién puede crear y gestionar los tipos de ausencia y las políticas en Ajustes > Gestión del tiempo > Ausencias.

Este es el permiso de mayor alcance y abarca los ajustes de saldo masivos. Otórgalo solo a los roles que se encargan de la configuración completa de las ausencias. Consulte Crear tipos de ausencia y Gestionar políticas de ausencias.

Cómo interactúan los permisos

Algunas tareas de ausencias requieren una combinación de permisos. Utiliza la tabla siguiente como referencia cuando un rol no pueda realizar una acción que esperabas.