Se trata del paso 4 de 5 del módulo de implementación Registro de jornada y ausencias.

Una vez que hayas configurado las ausencias y las políticas de devengo, podrás importar cualquier ausencia pasada y prevista a Personio. Para ello, puedes importar periodos de ausencia y saldos de ausencia.

¿Qué ventajas tiene?

Importación en bloque de los periodos de ausencia

La importación de los periodos de ausencias de los empleados garantiza que:

• RR. HH. tenga una visión clara de las ausencias pasadas y previstas de todos los empleados. Al contar con datos fiables sobre las ausencias, los informes se pueden analizar para recopilar información significativa sobre dichas ausencias en todos los equipos y departamentos.
• Los empleados tienen una visión general de sus ausencias pasadas y previstas directamente en su calendario de ausencias.

Importación de los saldos de ausencias en bloque

Después de asignar las políticas de devengo a los empleados, es posible que aún tengas que hacer algunos ajustes para garantizar que los resultados sean exactos. Estos ajustes te permitirán:

• Garantizar que los días de prórroga del año anterior de los empleados sean correctos. (Por ejemplo, hacemos la importación del saldo de ausencias el 31/12/2022 para reflejar el número total de días de prórroga desde ese año).
• Garantizar que los saldos de ausencias de los empleados sean correctos en una fecha clave concreta. (Esto es necesario para las ausencias retribuidas por vacaciones que no comienzan el 1 de enero ni en el aniversario de trabajo de un empleado).

Importar períodos de ausencia en bloque

Sigue estos pasos si quieres que las ausencias de los empleados para el año en curso aparezcan en sus respectivos calendarios de ausencias personales.

1. Descarga la plantilla de Excel ES Subir Periodos de Ausencia.xlsx que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla de Excel (en formato .csv, .xls o .xlsx), pero tendrá que incluir las mismas ocho columnas: 

   ▶︎ Dirección de correo electrónico del empleado: tal como aparece en Personio
   ▶︎ Tipo de ausencia: tal como aparece en Personio (distingue entre mayúsculas y minúsculas)
   ▶︎ Fecha de inicio: en el formato DD.MM.AAAA
   ▶︎ Fecha de finalización: en el formato DD.MM.AAAA
   ▶︎ Hora de inicio: en el formato HH:MM
   ▶︎ Hora de finalización: en el formato HH:MM 
   ▶︎ Primer día de medio día: si el primer día se ha tomado como ausencia de medio día (1 para «sí», de lo contrario dejar en blanco)
   ▶︎ Último día de medio día: si el último día se ha tomado como ausencia de medio día (1 para «sí», de lo contrario dejar en blanco)
2. Introduce la información de las ausencias de los empleados en la plantilla de Excel. Si deseas importar:
   ▶︎ Una ausencia de día completo, introduce la misma fecha como fecha de inicio y de finalización.
   ▶︎ Una ausencia de un par de horas en el transcurso de un día, introduce la misma fecha como fecha de inicio y de finalización y las horas de inicio y finalización correspondientes.
   ▶︎ Una ausencia de medio día, introduce el valor 1 en la columna Primer día de medio día para la segunda mitad del día o en la columna Último día de medio día para la primera mitad del día.
   

   Notas
   ▶ ︎ Las horas de inicio y finalización solo son necesarias para las ausencias que se registran por horas (por ejemplo, una cita en el médico de 10:00 a 11:00). Estas columnas se pueden ignorar para cualquier otra ausencia. 
   ▶︎ Al copiar y pegar los datos en la plantilla de Excel, asegúrate de cambiar después el formato de las columnas Fecha/hora de inicio y Fecha/hora de finalización a texto (clic derecho > Formato de celdas > Categoría > Texto). Asegúrate también de que los campos tengan el formato DD.MM.AAAA.

3. Ve a Importaciones > Subir periodos de ausencia y sube el archivo de Excel. Selecciona el tipo de archivo Subir periodos de ausencia.
   
   
4. Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que correspondan. Asegúrate de que los nombres coincidan.
5. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, haz clic en  Importar.

Consejo
También puedes introducir manualmente los periodos de ausencia en Perfil del empleado > Ausencias. Encontrarás más información al respecto en el artículo ¿Cómo puedo registrar los periodos de ausencia de otros empleados?

Importar los saldos de ausencias en bloque 

Si necesitas ajustar el saldo de un empleado, sigue estos pasos y hazlo mediante la función de importación de saldos de ausencias:

1. Descarga la plantilla de Excel ES Subir saldo de acumulado que encontrarás en la sección de Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla (formatos compatibles: .xlsx, .csv, .xls), que deberá incluir las mismas cuatro columnas:
   ▶︎ Dirección de correo electrónico del empleado: exactamente como se almacena en Personio
   ▶︎ Tipo de ausencias: exactamente como se almacena en Personio (incl. distingue entre mayúsculas y minúsculas)
   ▶︎ Balance: en el formato DD o HH dependiendo de la unidad de tiempo establecida para el tipo de ausencia. Si el saldo también incluye media jornada o media hora, debe introducirse en el formato DD.5 o HH.5.
   ▶︎ Fecha de saldo (opcional): en el formato DD.MM.AAAA.
   

2. Introduce la información del saldo de ausencias de los empleados en la plantilla de Excel.
3. Ve a Importaciones > Subir saldo  acumulado y sube el archivo de Excel. 
4. Asigna las columnas del archivo Excel a los atributos correspondientes almacenados en Personio. Comprueba que tengan los mismos nombres.
5. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, haz clic en Importar .

Nota
Ten en cuenta que si ajustas el saldo de ausencias mediante una importación en bloque, no podrás seleccionar el tipo de ajuste. El saldo se ajustará automáticamente en un valor determinado. Si necesitas ajustarlo a unos días concretos, consulta el artículo Ajustar los saldos de ausencias.

Consejo
Estaremos encantados de ayudarte a importar los datos. Si tienes previsto hacer una importación y necesitas nuestra ayuda, puedes contactar con nuestro equipo de asistencia a través de la sección «Resuelve tus dudas» en Ayuda > Asistencia y actualizaciones > Resuelve tus dudas.

Siguiente paso

Enhorabuena 🎉
Estás listo para seguir adelante y Configurar el calendario de la empresa en Personio.