Este artículo contiene toda la información que necesita para gestionar los documentos de los candidatos que encontrará en Documentos, en la pestaña Perfil de la candidatura. Explicará qué categorías de documento están disponibles, cómo asignar documentos a categorías específicas y cómo configurar los permisos para los empleados que participan en el proceso de candidatura.
Permisos de acceso para los documentos de los candidatos
Los documentos de los candidatos suelen contener información confidencial que no todos los empleados que participan en el proceso de reclutamiento tienen que ver o editar. Puede usar los roles de Reclutamiento para especificar los permisos de acceso para las categorías de documentos individuales. Para hacerlo, ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Roles > Documentos del candidato.
Puede asignar permisos de visualización o edición. Los permisos de edición incluyen automáticamente los permisos de visualización. Los documentos de los candidatos se organizan en las siguientes categorías:
Se aplican normas especiales a las categorías de documento Oferta de trabajo, Sin categoría y Archivos adjuntos de mensaje saliente. Encontrarás más información sobre esto en Categorías especiales.
El permiso Ver
Con el permiso Ver podrás:
- Los permisos de visualización permiten al empleado ver los documentos en la pestaña Perfil de la candidatura. No permiten a un empleado subir documentos o cambiar las categorías de documento.
- Un empleado con permisos de visualización puede ver los archivos adjuntos de los mensajes en la pestaña Mensajes de la candidatura, siempre y cuando su rol de reclutamiento también tenga al menos permisos de visualización para Mensajes.
El permiso Editar
Con el permiso Editar tendrás que tener en cuenta lo siguiente:
- Para que los empleados puedan acceder al modo de edición de la sección Documentos dentro de la pestaña Perfil de cada candidatura, tendrán que tener asignado al menos el permiso Editar para una de las categorías de documentos. Entonces podrán subir documentos o modificar las categorías de los documentos existentes.
- Un empleado solo puede asignar categorías de documentos si tiene permisos de edición para las categorías en cuestión. Si un empleado tiene permisos de visualización para determinadas categorías, pero no tiene permisos de edición, estos aparecerán en gris cuando esté en modo de edición.
- Los empleados con permisos de edición pueden asignar archivos adjuntos de correo electrónico a la categoría de documento correspondiente directamente desde la pestaña Mensajes. Puedes obtener más información en Gestionar las categorías de documentos en el perfil del candidato.
Notas
▶︎ Si un empleado con permisos de edición para una determinada categoría cambia la categoría de un documento a otra para la que no tiene permisos de edición, no podrá revertir este cambio.
▶︎ Si el empleado tiene permisos de visualización para la categoría recién asignada, aún podrá ver el documento, pero no cambiar su categoría.
▶ El rol de reclutamiento no es suficiente para poder ver dicho documento, es necesario tener permisos de visualización.
Categorías especiales:
| Categoría de documento Oferta | Los permisos de esta categoría están vinculados a los permisos de la pestaña Oferta de trabajo. Solo puedes otorgar permisos de visualización o edición para la categoría de documento de la oferta de trabajo si también otorgas al rol de reclutamiento los permisos correspondientes para las ofertas. |
| Categoría de documento Archivo adjunto de mensaje saliente |
Esta categoría se aplica a todos los documentos que envíes a los candidatos a través de la pestaña Mensajes de la candidatura. Está vinculado a los permisos de la pestaña Mensajes del perfil del candidato. Solo puedes otorgar permisos de visualización o edición para los archivos adjuntos de los mensajes salientes si también otorgas al rol de reclutamiento los permisos correspondientes en la pestaña Mensajes. Nota |
| Categoría de documento Sin clasificar | Asigne estos permisos atentamente, ya que esta categoría de documentos incluye automáticamente todos los documentos entrantes (por ejemplo, los que se reciben por correo electrónico) y, por lo tanto, puede incluir todo tipo de documentos del candidato. Es posible que los empleados con permisos para la pestaña Mensajes no siempre tengan permisos de visualización o edición para la categoría Sin categoría. Si ese es el caso, cuando un candidato envíe sus documentos por correo electrónico, estos empleados solo podrán ver que el correo electrónico contiene un archivo adjunto que pertenece a la categoría Sin categoría. No recibirán más detalles sobre el nombre del documento y no podrán ver ni editar el documento. El documento tampoco aparecerá para ellos en la sección Documentos del perfil del candidato. |
Gestionar las categorías de documentos en el perfil del candidato
El perfil del candidato le permite subir documentos del candidato nuevos y asignar categorías. Hay varias maneras de asignar una categoría a un documento candidato. Esto se puede hacer a través de la pestaña Perfil o de la pestaña Mensajes. En la siguiente sección se ofrece un resumen de ambas opciones:
A través de la pestaña Perfil
- Ve a la candidatura correspondiente y haz clic en la pestaña Perfil.
- Si el perfil del candidato aún no contiene ningún documento, haz clic en el botón Subir documentos. Si la sección ya contiene documentos, haz clic en el icono del lápiz para acceder a la ventana desde la que podrás subir nuevos documentos.
- A continuación, sube los documentos nuevos y selecciona en el menú desplegable la categoría de documento que quieras asignarles.
Ten en cuenta que:
El tamaño máximo por documento subido al perfil del candidato es de 10 MB.
Consejo:
Si tienes los permisos de edición necesarios para la categoría, también podrás reasignar los documentos existentes a una categoría diferente.
A través de la pestaña Mensajes
En la pestaña Mensajes se pueden ver, junto con los correos recibidos, todos los documentos que los candidatos envían como archivos adjuntos durante el proceso de selección. Puedes asignarlos a una categoría directamente desde esta pestaña. Al mismo tiempo, también se guardan en Documentos, en la pestaña Perfil.
Notas
▶︎ El rol de reclutamiento tiene que tener al menos permisos de visualización de Mensajes.
▶︎ Para definir la categoría del documento directamente en la pestaña Mensajes, es necesario tener permisos de edición para la categoría Sin categoría, ya que todos los documentos entrantes de los candidatos pertenecen de forma predeterminada a esta categoría.
- Ve a la candidatura correspondiente y haz clic en la pestaña Mensajes.
- Usa el menú desplegable junto al documento correspondiente para clasificar el archivo directamente. Si solo tienes asignado el permiso de visualización, podrás acceder al contenido del archivo y ver el nombre, pero no podrás asignarle una categoría.
Consejo:
Los documentos que se envían a los candidatos a través de la pestaña Mensajes reciben, por defecto, la categoría Archivo adjunto de mensaje saliente.
Notas
▶El tamaño máximo de los documentos adjuntos es de 10 MB.
▶Los candidatos y reclutadores pueden adjuntar los siguientes formatos de archivo en la pestaña Mensajes: doc, docx, dotx, xml, html, odt, txt, pdf, rtf, wps, bmp, png, eps, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, xlsx, xls, ods, csv, odp, ppt y pptx.
▶ Puedes previsualizar los siguientes tipos de archivos en el perfil del candidato: bmp, csv, doc, docx, gif, jpeg, jpg, ods, odt, pdf, png, rtf y txt.
Definir las categorías de documentos en el formulario de candidatura
Si utilizas el portal de empleo de Personio, puedes hacer que tus candidatos tengan la opción de asignar una categoría a los documentos que envían junto con el formulario de candidatura. Para especificar qué categorías de documentos podrán subir los candidatos a través del formulario de candidatura, sigue los pasos a continuación:
- Ve a Ajustes > Reclutamiento > Portal de empleo > Formulario de candidatura predeterminado.
- En Campos de subida de documentos, se incluyen de forma predeterminada las categorías CV y Otros.
- Haz clic en Seleccionar campos para activar otras categorías y define si se trata de campos obligatorios para los candidatos.
Alternativamente, también puedes configurar un formulario de candidatura específico por empleo y escoger qué documentos y atributos se requieren para presentar la candidatura.
Si los candidatos utilizan el formulario de candidatura, encontrarán la opción de subir las categorías de documentos que hayas especificado. Cuando los candidatos seleccionen una categoría en particular para subir sus documentos, estos se asignarán automáticamente a esa categoría. Si desea cambiar la categoría más adelante en el perfil del candidato, necesitará permisos de edición para la categoría que contiene el documento.
Consejo:
Si añades categorías a la API de reclutamiento, también podrás enviar documentos categorizados desde tu propio portal de empleo de empresa. Para más información, consulta en el Centro de desarrollo (Developer Hub).
Notas
▶︎ El tamaño máximo por documento recibido a través del formulario de candidatura es de 20 MB.
▶Los candidatos pueden adjuntar los siguientes formatos de archivo al presentar una candidatura para un empleo: pdf, docx, doc, jpeg, jpg, png, txt, odt, ods, xlsx, xls, rtf, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv, rar, gz, zip y 7z.