Este artículo explica cómo evaluar y gestionar las solicitudes de firma electrónica de su organización.

Antes de empezar

• Solo los administradores pueden acceder al widget Activar firmas y a la página Resumen de las firmas.
• Los empleados con permisos pueden gestionar las solicitudes de firma a través del perfil de un empleado.

Comprobar el estado de las solicitudes de firma activas

Como administrador

Los administradores pueden comprobar el estado de todas las solicitudes de firma activas de su organización siguiendo estos pasos:

1. Vaya a Automatizaciones > Vista general.
2. Encuentra el widget Firmas activas. 
3. Haga clic en uno de los cuatro estados para revisar los documentos y la información relacionados.

Las solicitudes de firma vencen después de 30 días. Las solicitudes de firma vencidas no aparecen en el widget. Para obtener una vista general del historial de solicitudes de firma de su organización, haga clic en Ver todas las firmas.

Consejo:
Notifica a los empleados relevantes el momento en que el estado de una firma cambie a "Vencida". Configura esto creando un workflow con el desencadenante "El estado de la firma del documento de un empleado se actualiza". 

Como empleado

Los empleados con permisos pueden verificar el estado de una solicitud de firma en el Perfil del empleado siguiendo estos pasos: 

1. Ve al Perfil del empleado correspondiente > Documentos.
2. Encuentra el documento en la lista, luego pasa el cursor sobre el estado en la columna Firma.
3. Verás los firmantes solicitados y la fecha de vencimiento de la solicitud.
   • Si varias personas necesitan firmar, aparece un estado para cada una. Reciben las solicitudes una por una en el orden indicado y solo después de que la persona anterior haya enviado su firma. 
4. Eche un vistazo a cómo enviar un recordatorio para una solicitud de firma en la sección a continuación o consulte Firmar un documento con una firma electrónica para obtener más información sobre el proceso de firma.

El empleado que solicita una firma no será notificado sobre su estado a menos que también sea uno de los firmantes. Puedes crear un workflow personalizado utilizando el desencadenante “El estado de la firma se ha actualizado” para notificar a los empleados sobre los cambios en el estado de la firma de un documento. 

Revisar todas las solicitudes de firma

Los administradores pueden revisar todas las solicitudes de firma de su organización siguiendo estos pasos:

1. Vaya a Automatizaciones > Vista general.
2. Busque el widget Firmas activas y luego haga clic en Ver todas las firmas.
3. Utilice el filtro para refinar la lista por remitente o estado.

Ten en cuenta que:
Para vista las solicitudes de firma iniciadas antes del periodo del 24 de julio de 2025 al 7 de octubre de 2025, haga clic en el menú desplegable a la izquierda de la opción de filtro y seleccione Signaturit . Si no ve la solicitud, pruebe la otra selección desplegable, ya que el plazo puede variar según la cuenta. 

Enviar un recordatorio de solicitud de firma

Al solicitar inicialmente la firma de un documento, los usuarios pueden optar por enviar recordatorios de firma automatizados. 

Como administrador

Para enviar un recordatorio de una solicitud de firma como administrador, siga estos pasos:

1. Vaya a Automatizaciones > Vista general.
2. Busque el widget Firmas activas y luego haga clic en Ver todas las firmas.
3. Utilice el filtro para refinar la lista por remitente o estado. Seleccione el estado “Pendiente” para ver todos los documentos a los que se les puede enviar un recordatorio.
4. Seleccione la casilla de verificación junto a cada documento que requiera un recordatorio de firma.
5. Haga clic en Acciones > Enviar un recordatorio para la firma.

Los empleados seleccionados recibirán un recordatorio por correo electrónico, que incluye un enlace directo al documento y la herramienta de firma electrónica. 

Como empleado

Los empleados con permisos pueden enviar un recordatorio de firma a los firmantes siguiendo estos pasos:

1. Abre el perfil del empleado correspondiente y haz clic en Documentos.
2. Selecciona la categoría del documento y busca el documento en la lista. 
3. Coloca el cursor sobre el nombre del documento y haz clic en el icono Enviar recordatorio que aparece a la derecha. 

Comprobar el vencimiento de una solicitud de firma

Como administrador

Para comprobar el vencimiento de una solicitud de firma, siga estos pasos:

1. Vaya a Automatizaciones > Vista general.
2. Busque el widget Firmas activas y luego haga clic en Ver todas las firmas.
3. Utilice el filtro para refinar la lista por remitente o estado. Seleccione el estado “Pendiente” para ver todos los documentos que aún están activos.
4. Busque la columna Fecha de vencimiento para ver cuándo vence la solicitud.

Como empleado

1. Ve al Perfil del empleado correspondiente > Documentos.
2. Encuentra el documento en la lista, luego pasa el cursor sobre el estado en la columna Firma.
3. Verás los firmantes solicitados y la fecha de vencimiento de la solicitud.
   • Si varias personas necesitan firmar, aparece un estado para cada una. Reciben las solicitudes una por una en el orden indicado y solo después de que la persona anterior haya enviado su firma. 

Comprobar solicitudes de firmas vencidas

Para comprobar qué solicitudes de firma han vencido, siga estos pasos:

1. Vaya a Automatizaciones > Vista general.
2. Busque el widget Firmas activas y luego haga clic en Ver todas las firmas.
3. Utilice el filtro para refinar la lista por remitente o estado. Seleccione el estado “Vencido” para ver todas las solicitudes que han vencido.
4. Haga clic en el documento para obtener más información y vaya al perfil del empleado para enviar una solicitud nueva de firma electrónica. 

Cancelar una solicitud de firma

Para cancelar una solicitud de firma de un documento, tienes que eliminar el documento, lo que lo retira permanentemente de Personio. Sigue estos pasos:

1. Abre el perfil del empleado correspondiente y haz clic en Documentos.
2. Selecciona la categoría del documento y busca el documento en la lista.
   • Opcionalmente, guarde el documento antes de eliminarlo de Personio haciendo clic en el icono de tres puntos > Descargar.
3. Haz clic en el ícono de tres puntos > Eliminar. 
4. Confirma la eliminación del documento.

Esto eliminará permanentemente el documento de Personio y cancelará la solicitud de firma. La página Resumen de las firmas muestra el estado de la solicitud como “Cancelado”.

Descargar un documento firmado

Para descargar un documento firmado, siga estos pasos:

1. Vaya a Automatizaciones > Vista general.
2. En el widgetFirmas activas , haga clic en Ver todas las firmas .
3. Utilice el filtro para refinar la lista por remitente o estado. Seleccione el estado Firmado para ver todos los documentos completados.
4. Haz clic en el nombre de un documento para obtener una vista previa. 
5. Haga clic en Descargar .

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Descargar un certificado de finalización

Para descargar un certificado de finalización de un documento firmado, siga estos pasos:

1. Vaya a Automatizaciones > Vista general.
2. En el widgetFirmas activas , haga clic en Ver todas las firmas .
3. Utilice el filtro para refinar la lista por remitente o estado. Seleccione el estado Firmado para ver todos los documentos completados.
4. Seleccione la casilla de verificación junto a cada documento que desee descargar.
5. En la columna Acciones , haga clic en Descargar registro de auditoría .

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