Este artículo explica cómo evaluar y gestionar las solicitudes de firma electrónica de tu organización.
Antes de empezar
- Solo los administradores pueden acceder al widget Activar firmas y a la página Resumen de las firmas.
- Los empleados con permisos pueden gestionar las solicitudes de firma a través del perfil de un empleado o en el centro de documentos si tienen acceso a esta funcionalidad.
Comprobar el estado de las solicitudes de firma
Como administrador
Los administradores pueden revisar todas las solicitudes de firma de tu organización siguiendo estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Resumen.
- Busque el widget Firmas activas y luego haga clic en Ver todas las firmas.
- Utiliza el filtro para refinar la lista por remitente o estado.
Ten en cuenta que:
Para ver las solicitudes de firma iniciadas antes del 24 de julio de 2025, haz clic en el menú desplegable a la izquierda de la opción de filtro y selecciona Signaturit. Si no ves la solicitud, prueba la otra opción del desplegable, ya que el plazo puede variar según la cuenta.
Como empleado
Los empleados con permisos pueden comprobar el estado de una solicitud de firma en el centro de documentos o en el perfil del empleado siguiendo estos pasos:
- Ve a Perfil del empleado > Documentos.
- Encuentra el documento en la lista, luego pasa el cursor sobre el estado en la columna Solicitud de firma.
- Verás al siguiente firmante y la fecha de vencimiento de la solicitud.
- Haz clic con el botón derecho en la fila del documento y selecciona Enviar un recordatorio para que el firmante reciba una notificación.
El empleado que solicita una firma no recibirá notificaciones sobre el estado de esta a menos que también sea uno de los firmantes. Puedes crear un workflow personalizado utilizando el desencadenante El estado de la firma se ha actualizado para notificar a los empleados los cambios en el estado de la firma de un documento.
Enviar un recordatorio de solicitud de firma
Al crear una solicitud de firma, puedes escoger enviar recordatorios de firma automatizados.
Los empleados con permisos pueden enviar al firmante un recordatorio manual por correo electrónico siguiendo estos pasos:
- Abre el perfil del empleado pertinente y haz clic en Documentos, o ve al centro de documentos.
- Busca el documento en la lista.
- Haz clic con el botón derecho en la fila del documento y selecciona Enviar un recordatorio.
Los administradores también pueden enviar recordatorios desde la página de resumen de las firmas del área Automatizaciones.
Comprobar el vencimiento de una solicitud de firma
Para comprobar cuándo vence una solicitud de firma, sigue estos pasos:
- Ve al centro de documentos en Perfil del empleado > Documentos.
- Encuentra el documento en la lista, luego pasa el cursor sobre el estado en la columna Firma.
- Verás el firmante y la fecha de vencimiento de la solicitud.
Cancelar una solicitud de firma
Para cancelar una solicitud de firma, tienes que eliminar el documento, que se retira de Personio de forma permanente. Sigue estos pasos:
- Busca el documento en el centro de documentos o en el perfil del empleado pertinente, en Documentos.
- Busca el documento en la lista.
- Opcional: Para guardar el documento antes de retirarlo de Personio, haz clic en el icono de tres puntos > Descargar.
- Haz clic con el botón derecho en la fila del documento o haz clic en el icono de tres puntos y, a continuación, haz clic en Eliminar.
- Confirma la eliminación del documento.
Esto eliminará permanentemente el documento de Personio y cancelará la solicitud de firma. La página Resumen de las firmas muestra el estado de la solicitud como Cancelado.
Descargar un certificado de finalización
Para descargar un certificado de finalización de un documento firmado, los administradores pueden seguir estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Resumen.
- En el widget Firmas activas, haz clic en Ver todas las firmas.
- Filtra la lista por estado Firmado para ver todos los documentos completados.
- Selecciona la casilla de verificación junto a cada documento que deseas descargar.
- En la columna Acciones, haz clic en Descargar registro de auditoría.
Tu navegador descarga el certificado como PDF.