Este artículo explica cómo crear plantillas de correo electrónico personalizadas para la comunicación con los candidatos. Puedes crear tantas plantillas como necesites para las diferentes fases del proceso de reclutamiento.

Con las plantillas, puedes acelerar el envío de mensajes de reclutamiento y reducir el trabajo manual. También puedes asegurarte de que tu comunicación con los candidatos se mantenga constante.

Estos son algunos ejemplos de plantillas que puedes crear:

• Confirmación de la candidatura
• Invitación a la entrevista
• Rechazo de candidatura
• Rechazo de la entrevista
• Carta de oferta de trabajo
• Referencia de empleado

Antes de empezar

Para crear plantillas de correo electrónico, necesitas permisos de acceso a los ajustes de la empresa de reclutamiento.

Otros empleados pueden acceder a esta funcionalidad si tienen los permisos de acceso de rol de reclutamiento adecuados. Por ejemplo, si tienen acceso a la pestaña Mensajes, pueden enviar un correo electrónico a un candidato utilizando una plantilla.

Crear una plantilla de correo electrónico

Para crear una nueva plantilla de correo electrónico:

1. En Ajustes, ve a Reclutamiento > Plantillas de correo electrónico.
2. Haz clic en el botón para añadir una nueva plantilla.
3. Introduce el nombre de la nueva plantilla y guárdala.
4. Introduce el asunto y el mensaje de correo electrónico.
5. [Opcional] Para personalizar la comunicación con tus candidatos, inserta marcadores de posición, una firma de correo electrónico y variables de género.
6. [Opcional] Añade un archivo adjunto al mensaje.
7. Aplica los cambios.

Usar marcadores de posición

Puedes usar marcadores de posición para completar tu correo electrónico con datos relevantes. Esto te permite reducir el esfuerzo manual y personalizar tus correos electrónicos de reclutamiento.

Recomendamos añadir marcadores de posición en la plantilla (en lugar de copiar y pegar), ya que te ayuda a prevenir errores de formato.

Marcadores de posición generales

Consulta la siguiente tabla para obtener una descripción general de los marcadores de posición generales. También puedes ver un ejemplo de un correo electrónico con marcadores de posición.

Ejemplo:
Estimado/a {{first_name}}:
Gracias por postularte para el puesto de {{position_name}}.
Agradecemos tu interés en nuestra empresa y el tiempo invertido en esta candidatura. Estamos revisando detenidamente las candidaturas y nos pondremos en contacto contigo en breve.
Saludos cordiales,
Equipo de Recursos Humanos

Marcadores de posición de la entrevista

Consejo:
Para los marcadores de posición de entrevista, el idioma insertado siempre se toma del idioma predeterminado del empleo. Obtén más información en nuestro artículo dedicado a la solución de problemas.

Solo puedes utilizar marcadores de posición de entrevista en los correos electrónicos enviados desde la pestaña Entrevistas del perfil del candidato. Esto garantiza que Personio pueda insertar la fecha y hora específicas en el correo electrónico.

Consulta la siguiente tabla para obtener una descripción general de los marcadores de posición de entrevista. También puedes ver un ejemplo de un correo electrónico con marcadores de posición de entrevista.

Ejemplo:
Estimado/a {{first_name}}:
Gracias por postularte para el puesto de {{position_name}}.
Estamos impresionados con tus cualificaciones y experiencia, y creemos que podrías ser una valiosa incorporación a nuestro equipo. ¿Estás disponible para una entrevista el {{interview_date}} a las {{interview_time}}?
La entrevista se realizará en línea. Únete utilizando el siguiente enlace de vídeo {{interview_video_conferencing_link}}.
Saludos cordiales,
{{interview_participants}}

Usar firmas en plantillas de correo electrónico

Hay dos formas de usar firmas en plantillas de correo electrónico. Estos se describen a continuación.

Configurar una firma de correo electrónico personalizada

Los empleados que envían correos electrónicos a los candidatos con regularidad pueden configurar su propia firma de correo electrónico personalizada. Pueden hacerlo desde sus Ajustes personales. Personio añade automáticamente la firma tanto a los correos electrónicos de formato libre como a los mensajes que crees a partir de plantillas de correo electrónico. Aprende a configurar una firma de correo electrónico.

Añadir una firma a una plantilla de correo electrónico

Puedes añadir una firma de correo electrónico a una plantilla de correo electrónico. Por ejemplo, puedes agregar la firma general de Recursos Humanos de tu empresa a una plantilla de “invitación a una entrevista”.

Si tú u otros empleados también han establecido una firma personalizada, es importante evitar la duplicación. De lo contrario, ambos conjuntos de firmas aparecerán en el correo electrónico. 

Para añadir una firma a una plantilla de correo electrónico:

1. En Ajustes, ve a Reclutamiento > Plantillas de correo electrónico.
2. Abre la plantilla correspondiente.
3. En tu proveedor de correo electrónico, copia el contenido de tu firma de correo electrónico existente.
4. En tu plantilla de correo electrónico, pega el contenido en el cuerpo del correo electrónico.
5. [Opcional] Haz clic en Más texto y selecciona Vista de código para editar el código HTML.
6. Aplica los cambios.

Usar variables de género

Puedes utilizar variables de género para realizar ajustes gramaticales automáticos. Para que esta función funcione, debes configurar los ajustes de tu portal de empleo. En Ajustes, ve a Reclutamiento > Portal de empleo y añade Género como campo del formulario de candidatura.

Esta función es útil si deseas dirigirte a un candidato utilizando un título. Por ejemplo:

||Estimado Sr.|Estimada Sra.|| {{last_name}}

Obtén más información sobre cómo usar variables de género en documentos y plantillas.