Este artículo explica los ajustes de protección de datos en la Aplicación de Reclutamiento. Debes proteger los datos de tus candidatos según tus requisitos y los del RGPD de la UE. Cubriremos cómo: 

• Adjuntar una declaración de privacidad de datos y un aviso legal a tu portal de empleo de Personio.
• Anonimizar los datos de tus candidatos.

Antes de empezar

Para configurar las funcionalidades de protección de datos descritas en este artículo, necesitas permisos para los ajustes de Reclutamiento.

Coordínate con tu departamento jurídico para asegurarte de que tu declaración de privacidad de datos y tu aviso legal estén actualizados.

Añade una declaración de privacidad de datos a tu portal de empleo de Personio

Tu declaración de privacidad de datos informa a los candidatos sobre cómo utilizas su información. Por ley, debes tratar los datos de los candidatos de acuerdo con las leyes de protección de datos.

Cuando alguien solicita un empleo, normalmente se procesan sus datos si:

• Es necesario preparar un posible contrato con ellos, y
• Te dan su consentimiento.

También debes asegurarte de que los candidatos puedan:

• Comprender fácilmente cómo utilizas sus datos.
• Acceder a su información cuando lo soliciten.

Para añadir tu declaración de privacidad de datos a tu portal de empleo de Personio, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Portal de empleo.
2. Desplázate hacia abajo hasta la sección Descripciones y traducciones.
3. Introduce la declaración de tu empresa en el campo «Declaración de privacidad de datos». Personio añade automáticamente una plantilla para ayudarte a dar formato a tu declaración.
4. En Traducciones, añade tu declaración de privacidad de datos en otros idiomas, si es necesario.
5. Guarda los cambios.

Los visitantes de tu portal de empleo pueden acceder a la declaración de privacidad de datos en la parte inferior de la página.

Plantilla de declaración de privacidad de datos

Personio proporciona la siguiente plantilla para ayudarte a dar formato a tu declaración de privacidad de datos. Sin embargo, esta plantilla es solo un punto de partida. Debes personalizarlo según el sector, la estructura y la legislación local de tu empresa, y añadir cualquier información que falte. Asegúrate de incluir la fecha límite para eliminar o anonimizar los datos de los candidatos.

Procesamiento de los datos (personales) por parte de la entidad encargada del procedimiento de candidatura de empleo en línea

1. Información general

La presente declaración de privacidad de datos, que se refiere exclusivamente a los datos recopilados como parte del proceso de candidatura en línea, tiene por objeto informarle sobre cómo tratamos los datos personales que se recopilan como parte del proceso de candidatura en línea.

2. El controlador

El responsable del tratamiento de datos según la ley de protección de datos es:

[Nombre de la empresa y forma jurídica]

[Dirección de la empresa]

Teléfono: [número de teléfono]

Número de inscripción en el Registro Mercantil: [número de inscripción]

Tribunal de registro: [nombre del tribunal de registro]

Responsable de protección de datos: [nombre y detalles de contacto del responsable de protección de datos, si procede]

3. Datos personales recopilados como parte del proceso de candidatura

Los datos personales son cualquier información relativa a las circunstancias personales o materiales de una persona física identificada o identificable. Esto incluye información como, por ejemplo, tu nombre, dirección, número de teléfono y fecha de nacimiento, pero también datos relacionados con tu carrera profesional específica, etc., mediante los cuales se puede identificar a una persona concreta con un esfuerzo razonable. Sin embargo, la información que no puede asociarse (in)directamente con tu identidad real no se considera dato personal.

4. Fundamentos y fines del tratamiento de los datos personales recopilados en los documentos de candidatura y durante el proceso de candidatura.

Si nos envía tu solicitud por vía electrónica, es decir, por correo electrónico o mediante nuestro formulario en línea, recopilaremos y trataremos tus datos personales con el fin de ejecutar el proceso de candidatura y preparar los contratos.

Al enviar una candidatura a través de nuestro sitio web de reclutamiento, expresas tu interés en trabajar con nosotros. En este contexto, transmites datos personales, que utilizaremos y almacenaremos exclusivamente con el fin de facilitar tu búsqueda de empleo o tu proceso de candidatura.

En concreto, durante este proceso se recopilan los siguientes datos:

• Nombre (nombre y apellidos)
• Dirección de correo electrónico
• Teléfono
• Perfil de LinkedIn (opcional)
• Canal a través del cual nos has encontrado

Además, puedes optar por subir documentos expresivos, como una carta de presentación, tu CV y cartas de referencia. Estos pueden contener datos personales adicionales, como la fecha de nacimiento, la dirección, etc.

Solo el personal autorizado de RR. HH. y/o el personal involucrado en el proceso de candidatura tiene acceso a tus datos.

Los datos personales se almacenan, por regla general, exclusivamente con el fin de cubrir la vacante que has solicitado.

Tus datos se conservarán durante un periodo de [número] días tras la finalización del proceso de candidatura. Esto se hace normalmente para cumplir con los requisitos legales y/o defendernos frente a cualquier reclamación derivada de disposiciones legales. Tras este periodo, estamos obligados a eliminar o anonimizar tus datos. En caso de anonimización, los datos solo estarán disponibles para nosotros en forma de los denominados metadatos, sin ninguna referencia personal directa, para su análisis estadístico (por ejemplo, porcentaje de candidatos masculinos y/o femeninos, número de candidaturas por período de tiempo especificado, etc.).

Además, nos reservamos el derecho a almacenar tus datos durante [número] días tras la finalización del proceso de candidatura con el fin de añadirlos a nuestra base de datos de candidatos para identificar otras vacantes que puedan ser de tu interés. Esto incluye, por ejemplo, candidaturas para puestos de aprendiz o prácticas. Al aceptar la declaración de privacidad de datos, das tu consentimiento para que tus datos sigan almacenados y se incluyan en nuestra base de datos de candidatos.

Si durante el proceso de candidatura se hace una oferta de trabajo y la acepta, almacenaremos los datos personales recopilados como parte del proceso de candidatura durante al menos la duración de tu empleo.

5. Divulgación de datos a terceros

Los datos transmitidos como parte de tu candidatura se transferirán utilizando el cifrado TLS y se almacenarán en una base de datos. Esta base de datos es gestionada por Personio, que ofrece una solución de software para la gestión de recursos humanos y candidaturas (https://www.personio.com/legal-notice/). En este contexto, Personio es nuestro encargado del tratamiento según el artículo 28 del RGPD. En este caso, el tratamiento se basa en un acuerdo para el procesamiento de pedidos entre nosotros, como responsables del tratamiento, y Personio.

6. Derechos de los interesados

Si nosotros, como responsables del tratamiento, tratamos datos personales, tú, como interesado, tienes determinados derechos en virtud del capítulo III del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, en función de la base jurídica y la finalidad del tratamiento, en particular el derecho de acceso (artículo 15 del RGPD) y los derechos de rectificación (artículo 16 del RGPD), supresión (artículo 17 del RGPD), limitación del tratamiento (artículo 18 del RGPD) y portabilidad de los datos (artículo 20 del RGPD), así como el derecho de oposición (artículo 21 del RGPD). Si los datos personales se tratan con tu consentimiento, tienes derecho a retirar dicho consentimiento en virtud del artículo 7 III del RGPD.

Para ejercer tus derechos como interesado en relación con los datos tratados durante este proceso de candidatura en línea, dirígete a nuestro delegado de protección de datos (véase el elemento 2).

7. Disposiciones finales

Nos reservamos el derecho a modificar esta declaración de privacidad de datos en cualquier momento para garantizar que se ajuste en todo momento a los requisitos legales vigentes, o para adaptarla a cambios en el proceso de candidatura u otros procesos. En este caso, la nueva declaración de privacidad de datos se aplica a cualquier visita posterior a este sitio web de contratación o a cualquier candidatura posterior.

Además de esta declaración de privacidad de datos, consulta nuestra declaración general de privacidad de datos en [enlace a nuestra propia declaración de privacidad de datos].

Añade el aviso legal a tu portal de empleo de Personio

Si utilizas el portal de empleo de Personio, tendrás que introducir el enlace al aviso legal en Personio. El aviso legal explica la información legal sobre tu empresa y sus servicios. 

Para introducir el enlace

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Portal de empleo.
2. Desplázate hacia abajo hasta «Enlace al aviso legal» e introduce el enlace.
3. Guarda los cambios.

Los visitantes de tu portal de empleo pueden acceder al aviso legal en la parte inferior de la página.
 

Anonimizar los datos personales de los candidatos. 

Debe anonimizar los datos de los candidatos según el plazo establecido en tu declaración de privacidad de datos. Una vez que se anonimizan los datos, no se pueden recuperar. El sistema anonimiza la siguiente información de los candidatos:

• Nombre
• Género
• Dirección de correo electrónico
• Teléfono
• Fecha de nacimiento
• Todos los documentos relacionados con su candidatura.
• El historial de mensajes, incluidos todos los archivos adjuntos,
• Ofertas
• Evaluaciones (las evaluaciones cuantitativas se mantienen)

El ID de la candidatura, la fecha y el canal de reclutamiento permanecen en la base de datos. Esto significa que aún puedes utilizar los datos de tus informes (de forma anónima). 

Si un candidato solicita varios empleos, sus datos permanecerán hasta que complete el proceso de reclutamiento para todos los empleos. 
 

Configurar la anonimización automática

Ten en cuenta que solo puedes utilizar la anonimización automática para los candidatos que se encuentren en la fase de reclutamiento Rechazado o Retirada.

La anonimización automática te ayuda a cumplir con las normas de protección de datos y a aumentar la eficiencia. Para configurar la anonimización automática, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > General.
2. Junto a Ajustes de privacidad de datos, haz clic en Editar.
3. Marca la opción para anonimizar los datos automáticamente.
4. Selecciona el número de días a partir de los cuales deseas anonimizar los datos. El recuento comienza cuando se traslada a un candidato a la fase de Rechazado o Retirado.
   Ten en cuenta que: Cuando seleccionas por primera vez el número de días, no hay una actualización inmediata. Lo mismo se aplica si cambia el número de días. Cada mañana se ejecuta una actualización para calcular los días transcurridos desde el descarte. Esto también se aplica a los datos históricos de los candidatos.
5. Selecciona si deseas que el nombre del candidato aparezca en los correos electrónicos de notificación. Si seleccionas No, no aparecerán datos de los candidatos en los correos electrónicos de notificación.
6. Guarda los cambios.

Si un candidato no es adecuado para un empleo existente, pero podría serlo para uno futuro, puedes crear una reserva de talento. Para ello, necesitas el permiso del candidato.
 

Anonimizar manualmente los datos personales de los candidatos. 

También puedes anonimizar los datos de los candidatos manualmente. 

Para anonimizar datos de forma masiva:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. Filtra y selecciona a los candidatos pertinentes.
3. En la barra de menú que aparece en la parte superior, haz clic en el icono de tres puntos.
4. Selecciona Anonimizar y confirma la acción.

Para anonimizar datos en una aplicación específica:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. Haz clic en la candidatura correspondiente para abrir el perfil del candidato.
3. Haz clic en el icono de tres puntos y selecciona Anonimizar aplicación.
4. Confirma la acción.