Las políticas de ausencia establecen cómo tus empleados solicitan y acumulan días libres. Cada tipo de ausencia que creas puede tener múltiples políticas. Esto te permite gestionar diferentes requisitos específicos del mercado dentro de un único tipo de ausencia. Usa una de nuestras plantillas específicas para cada país como ayuda en el proceso de creación. Este enfoque ofrece varias ventajas:  

• Menos complejidad: minimiza las tareas administrativas disminuyendo el número de tipos de ausencia que administrar.
• Flexibilidad: adaptación a las normativas locales para garantizar el cumplimiento en distintos mercados.
• Eficiencia: agiliza el proceso de gestión de ausencia, haciéndolo más efectivo para la organización. 

Como ha comenzado a implementar Ausencias después del 8 de marzo, tiene acceso a la experiencia nueva, que introduce efectos a largo plazo para las políticas de ausencias.

Antes de empezar

• Para crear políticas de ausencias, necesitas permiso de edición para la sección Configuración de la cuenta > Ausencias.
• Según las plantillas seleccionadas para la política de ausencias, el sistema podría haber rellenado previamente algunas secciones descritas en este artículo con recomendaciones.  
• Puedes asignar diferentes políticas a distintos empleados, pero cada uno solo puede tener una política de ausencia por tipo de días libres a la vez.
• Solo puede añadir efectos a largo plazo para las políticas de ausencias a los tipos de ausencia medidos en días, y no a los medidos en horas.

Crear una política de ausencias

Para crear una política de ausencia, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Gestión del tiempo > Ausencias.
2. Selecciona el tipo de ausencia para el que quieras crear una política.
3. Haz clic en Añadir política para abrir el cajón de creación.
4. Seleccione una plantilla o desplácese hacia abajo y haga clic en Orientación general para ver solo recomendaciones genéricas. Ten en cuenta lo siguiente: 
   • No recomendamos utilizar plantillas de otros países, ya que pueden tener una lógica de cálculo que no se aplica a tu país.
   • Si vas a crear una política de vacaciones pagadas para Alemania o los Países Bajos, utiliza la plantilla específica del país correspondiente. Contienen normas especiales para estos países que no estarían disponibles de otro modo.
5. Añade un nombre de política y una descripción. Si bien la descripción solo es visible para los Administradores, recomendamos no añadir información confidencial.
6. Rellena y revisa las secciones de la política, que se describen en detalle a continuación. 
7. Revisa el resumen final de la política y confírmala.
8. Asigna la política a los empleados.

Detalles de la política de ausencias

Ausencias retribuidas

Con estos Ajustes, usted decide si una política de ausencias ofrece una cantidad fija o ilimitada de ausencias.

Si ofreces ausencias retribuidas ilimitadas, los empleados asignados pueden solicitar periodos de ausencia de duración indefinida. Esto resulta útil si la duración de la ausencia es incierta. Por ejemplo, un empleado puede necesitar una ausencia prolongada por baja por enfermedad, por motivos familiares o por obligaciones públicas, como ser miembro de un jurado.

Si has utilizado la plantilla de los Países Bajos para las ausencias de vacaciones (pagadas), puedes configurar las ausencias retribuidas reconocidas por ley y las ausencias retribuidas no reconocidas por ley por separado.

Si activa una opción de ausencias retribuidas fijas, aparecerán las siguientes secciones.

Concesión

Otorgamiento basado en la antigüedad

Con esta sección, puede recompensar a los empleados con antigüedad con ausencias retribuidas adicionales permanentes. Si desea otorgar un bonus por un solo ciclo, utilice un ajuste de saldo relativo.

Puedes escoger entre recompensas únicas o recurrentes:

• Para recompensas únicas:
  • Establece cuántos días u horas se van a recompensar y después de cuántos años se hará. 
  • Haz clic en Añadir para añadir más recompensas.
• Para recompensas recurrentes:
  • Establece cuántos días u horas se van a recompensar y la frecuencia en años.
  • Decide si las recompensas se detienen después de un cierto número de años o no tienen límite.

Para ambos tipos de recompensa, puede otorgar una de estas ausencias adicionales:

• El día del aniversario de la contratación
• Al comienzo del año de otorgamiento (según lo establecido por el ajuste ¿Cuándo tiene que comenzar el año devengo?) después del aniversario laboral. 

Prórroga

Con esta sección, puede dejar que sus empleados prorroguen ausencias retribuidas a los años siguientes. Si activa el ajuste, puede hacer lo siguiente:

• Limitar el número de días u horas que los empleados pueden prorrogar.
• Establecer un límite para que los empleados utilicen la prórroga, medido en meses.

Antes de cambiar los ajustes de prórroga de una política de ausencias ya existente, lee este artículo.

Prorrateo

Con estos ajustes, puedes reducir las ausencias retribuidas de un empleado de forma proporcional, en función de su jornada laboral o cuando se incorpora o se marcha en mitad de un ciclo.

Efectos a largo plazo de las políticas de ausencias

Las siguientes secciones solo son relevantes si desea que los periodos de ausencia tengan efectos específicos en cualquiera de estas opciones:

• La remuneración del empleado.
• Su estado en Personio.
• Su devengo de otros tipos de ausencias remuneradas.

Para cada una de las secciones que figuran a continuación, puede establecer el número de días a partir de los cuales se aplica el ajuste. Estos incluyen fines de semana y días laborables. Puede utilizar estas secciones de dos maneras:

• El tipo de ausencia para el que va a crear la política está configurado específicamente para las inactividades temporales de larga duración (por ejemplo, baja por paternidad). En este caso, configura estos efectos para que comiencen inmediatamente estableciendo el número de días en 0. 
• El tipo de ausencia para el que vas a crear la política tiene un uso tanto a corto como a largo plazo (por ejemplo: baja por enfermedad que se convierte en un periodo de enfermedad más largo). En este caso, configure estos efectos para que comiencen después de un número específico de días, incluidos los fines de semana y los días laborables.

Si no necesita ninguno de estos, puede deshabilitar todas estas secciones y pasar al resumen de la política.

Prorrateo de la remuneración

Con este ajuste, puede reducir a cero la remuneración. Ten en cuenta lo siguiente:

• Si usa Personio Payroll, no puede configurar el prorrateo de la remuneración. En cambio, la remuneración se prorratea por otras cuestiones en el periodo de ausencia.
• No puede decidir reducir la remuneración en una cantidad o porcentaje específicos.
• Este ajuste no afecta a los pagos únicos y los bonus.

Al activar la casilla de verificación, después del número de días establecido:

• La pestaña Salario del empleado refleja automáticamente la reducción.
• El sistema ajusta el salario base y otras remuneraciones recurrentes, incluyendo los pagos adicionales, según la duración de la inactividad temporal. 

Estado del empleado

Con este ajuste, puede cambiar automáticamente el estado de un empleado a “Inactividad temporal”. El estado vuelve a Activo automáticamente cuando termina la inactividad temporal. Al activar la casilla de verificación, después del número de días establecido:

• El empleado deja de recibir notificaciones de Personio.
• El empleado deja de aparecer en la lista de empleados y en el organigrama. Si otro empleado tiene permisos Datos personales > Editar en la sección que contiene el atributo Estado del empleado en inactividad temporal, puede verlo en la lista y el organigrama.
• Cualquier cambio que debería desencadenar un recálculo del saldo de horas extra del empleado no lo desencadena.

Impacto en la ausencia remunerada 

Con este ajuste, puede reducir las ausencias retribuidas de otros tipos de ausencia remunerada. Al activar la casilla de verificación del ajuste, después del número de días establecido:

• El sistema reduce las ausencias retribuidas de todos los tipos de ausencia remunerada seleccionados.
• El sistema muestra sus ausencias retribuidas actualizadas en la entrada del devengo de la pestaña Saldo > Actividad.

Para activar este ajuste:

1. Active la casilla de verificación.
2. Seleccione los tipos de ausencia para los que desea reducir las ausencias retribuidas. En el menú desplegable solo aparecen los tipos de ausencia de la categoría “Vacaciones (pagadas)”, ya que este ajuste solo se aplica a ellos. 
3. Opcional: Si desea configurar diferentes normas para diferentes tipos de ausencia, desactive la opción Usar los mismos ajustes para todos los tipos de ausencia. Si lo hace, repita todos los pasos siguientes para cada tipo de ausencia.
4. Escriba después de cuántos días el sistema tiene que reducir las ausencias retribuidas.
5. Escoja una de las tasas de reducción descritas a continuación.
6. Opcional: Añade otra norma de reducción. El número de días tiene que ser mayor que la primera norma.

Tasas de reducción disponibles

Hay tres tipos de tasas de reducción disponibles:

Situación de ejemplo

El 10 de enero, el sistema empieza a reducir hasta el 15 de marzo las ausencias remuneradas de un empleado en inactividad temporal. Las ausencias retribuidas son de 2 días mensuales, que se otorgan anualmente. Dependiendo de la tasa de reducción que escojas, Personio reduce las ausencias retribuidas de forma diferente:

Prorrateo diario

El sistema reduce las ausencias retribuidas por cada día entre el 10 de enero y el 15 de marzo. Con ausencias retribuidas de 2 días/mes, la reducción es:

Prorrateo mensual (calendario)

El sistema solo reduce las ausencias retribuidas de febrero, ya que es el único mes natural completo en inactividad temporal. Enero y marzo son meses parciales y no afectan a las ausencias retribuidas. La reducción es:

Prorrateo mensual (continuo)

El sistema reduce las ausencias retribuidas durante dos meses completos, a partir del 10 de enero y hasta el 9 de marzo:

Asigna una política de ausencias a los empleados

Estas instrucciones se aplican cuando se asigna una política de ausencias a los empleados por primera vez. Para cambiar una política asignada a los empleados, sigue estos pasos.

Asignar automáticamente todos los tipos de ausencia que solo tienen una política

Si aún no has asignado ninguna política al empleado, ve a su pestaña Ausencia y usa el botón Asignación rápida. Esto asigna automáticamente todas las políticas de ausencia al empleado para cualquier tipo de ausencia que tenga solo una política disponible. Esta opción es particularmente útil para asignar políticas a nuevos empleados.

Asignar una política a un solo empleado

Para asignar una política de ausencias a un solo empleado, sigue estos pasos:

1. Ve al perfil del empleado > Ausencias.
2. Ve a Saldos de ausencias, en la parte derecha.
3. Haz clic en la pestaña Sin asignar y, a continuación, escribe el tipo de ausencia.
4. En la ventana de tipo de ausencia, ve a Políticas de devengo.
5. Haz clic en Asignar política y selecciona la política de ausencias que quieres asignar.
6. Revisa los detalles de la política de ausencias y haz clic en Siguiente.
7. En Efectivo desde, selecciona una de las opciones que se muestran en la tabla siguiente. Estas opciones se aplican tanto a políticas con limitaciones de ausencias retribuidas como a aquellas sin ellas.
8. Revisa el impacto de la asignación.
9. Haz clic en Asignar para implementar los cambios.

Opciones de entrada en vigor

Asignar una política en masa

Existen dos maneras de asignar una política a varios empleados al mismo tiempo:

• Utilizar la Lista de personal, que es la opción recomendada en la mayoría de los casos.
• Utilizar una importación. Esta opción es especialmente útil si necesitas asignar una política a muchos empleados y tipos de ausencia . Con la importación, puedes evitar perder tiempo configurándolos individualmente.

Utilizar la lista de personal

1. Ve a Organización > Lista de personal.
2. Opcional: Aplica filtros para reducir la selección de empleados.
3. Marca la casilla situada a la izquierda del nombre de los empleados pertinentes.
4. Haz clic en Editar políticas de tiempo > Asignar política de ausencias.
5. Selecciona el tipo de ausencia correspondiente y la política de ausencias que quieras asignar.
6. Revisa los detalles de la política de ausencias y haz clic en Siguiente.
7. En Efectivo desde, ten en cuenta lo siguiente:
   • Si se trata de una política con ausencias retribuidas ilimitadas: puedes asignarla desde el día en curso, desde la fecha de contratación o desde una fecha específica.
   • Si se trata de una política con ausencias retribuidas limitadas: puedes asignarla desde una de las opciones que se muestran en la tabla que aparece más abajo.
8. Revisa el impacto de la asignación.
9. Haz clic en Asignar para implementar los cambios.
10. En cuanto a las ausencias con limitaciones en las ausencias retribuidas, el sistema las calculará según la política de ausencias asignada.

Opciones de entrada en vigor

Utilizar una importación

La importación se hace a través de Ajustes > Organización > Importaciones. Obtén más información en nuestro artículo sobre este tema.