En este artículo se analizan los problemas comunes relacionados con los datos de los informes en el área Análisis. Si aún no lo has hecho, descubre cómo crear un informe.

En este artículo, cubrimos las siguientes cuestiones:

• Cómo los informes reflejan los cambios a lo largo del tiempo
• Un empleado no puede acceder a un informe
• Los datos del informe no se sincronizan en tiempo real
• Un informe de cambios del empleado no contiene datos

Ten en cuenta que:
En este artículo no se abordan cuestiones relacionadas con la creación de informes personalizados heredados.

Cómo los informes reflejan los cambios a lo largo del tiempo

Los perfiles de los empleados cambian con el tiempo, y Personio registra todos esos cambios. Cuando se consulta un informe, el sistema refleja el perfil tal como era en el momento de la creación de cada registro, no solo el aspecto actual.

Por ejemplo, si tienes una ausencia del año pasado, esa ausencia está vinculada al estado del perfil en aquel momento. Por tanto, se asigna al departamento, supervisor y equipo que tenía en el momento de la ausencia, no al departamento, supervisor y equipo actuales. De forma predeterminada, las vistas agregadas muestran todos los valores que tuvo un atributo en un momento dado durante el periodo, así que un empleado puede aparecer en más de una fila. Las vistas de los empleados muestran únicamente el valor al final del periodo de tiempo. Puedes cambiar esto, como se describe en la sección Escoge cómo se aplican los atributos de un momento específico a continuación.

Esto significa que algunos resultados pueden parecer incorrectos a primera vista, pero en realidad representan con precisión los datos tal como eran en el momento en que se han registrado:

• Un empleado aparece en un informe filtrado por empleados activos con un salario, aunque ahora esté inactivo. El salario se registraba todos los meses, incluidos los meses en los que aún estaba activo, así que es correcta la inclusión de esos registros anteriores.
• Un empleado aparece en dos filas de dos departamentos diferentes, con horas de registro de jornada en ambos. El empleado ha cambiado de departamento en algún momento del periodo de tiempo al que corresponde el informe, y la jornada se ha registrado en función del departamento en el que estaba en ese momento.
• Filtras a los empleados que tienen una fecha de rescisión de contrato y totalizas las ausencias, pero siguen apareciendo personas que tienen una fecha de rescisión de contrato ahora. En el momento en que se registraron esas ausencias, el empleado no tenía establecida una fecha de rescisión de contrato, así que se incluyen sus datos.
• Un empleado ha recibido un aumento de salario a mediados de año, y el salario mensual promedio del informe no coincide con el salario anterior ni con el nuevo. El informe promedia cada mes con el salario que tenía en ese momento, así que el resultado se sitúa entre ambos.

Escoge cómo se aplican los atributos de un momento específico

En el generador de informes nuevo, puede escoger cómo se aplican los atributos en un momento dado cuando los combina con datos de periodos de tiempo en el mismo informe. Los atributos puntuales, como Departamento, Centro de Costes, Superior y Supervisor, tienen un valor por empleado en una fecha determinada. Los datos de periodo de tiempo, como los días Ausencias, el salario y las horas de Registro de jornada registradas, abarcan un periodo seleccionado.

Para cambiar la configuración, vaya a Ajustes > Datos en el generador de informes. En el atributo, abra el menú desplegable que se encuentra junto al menú desplegable de agregación. El menú se titula Escoger el tiempo de referencia para los valores y tiene dos opciones:

• En relación con los puntos de datos: muestra cada valor que ha tenido el atributo durante el periodo seleccionado. Si un valor ha cambiado, el empleado aparece en más de una fila, y cada fila muestra los datos registrados en esa parte del periodo.
• Fin del periodo de tiempo: muestra solo el valor que tenía el atributo al final del periodo seleccionado. El empleado aparece en una fila, con todos los datos del periodo.

El menú desplegable muestra No configurado hasta que escoja una opción. En las vistas del empleado, No configurado muestra Fin del período de tiempo. En las vistas agregadas, muestra Relativo a los puntos de datos.

Por ejemplo, un empleado pasa del departamento de Ventas al de Marketing a mitad de trimestre. En un informe de días de ausencia por departamento para ese trimestre, el final del período muestra una fila para Marketing con todas las ausencias del empleado para ese trimestre. En relación con los puntos de datos, se muestran dos filas, una para Ventas y otra para Marketing, cada una con la ausencia de esa parte del trimestre. En relación con los puntos de datos, un empleado aparece en varias filas cuando un valor ha cambiado durante el periodo. La presencia de varias filas por empleado es un comportamiento esperado, no un error de datos.

Esta configuración se aplica a los atributos, incluidos los atributos personalizados, pero no a métricas como la plantilla, el ETC y la antigüedad. Esta funcionalidad solo está disponible en el generador de informes nuevo. Los informes guardados existentes no se modificarán a menos que escojas una opción en esta configuración.

No se puede cambiar la configuración directamente en un filtro. Para filtrar por un atributo puntual, primero añádelo al informe como una columna. A continuación, se aplica un filtro a esa columna, siguiendo la configuración de la misma. La columna tiene que estar presente en el informe para que la configuración se aplique al filtro.

Comprende los filtros de estado y la lógica de un momento determinado

Al añadir un filtro de estado (como Activo o Activo e inactividad temporal), esta misma lógica de un momento determinado se aplica de varias maneras más:

• Un empleado en situación de inactividad temporal sigue apareciendo con un ETC de 1,0, aunque la cifra del salario refleje correctamente la inactividad temporal. El ETC compara las horas semanales programadas del empleado con las horas a tiempo completo. La inactividad temporal no cambia las horas programadas, solo el registro de la propia inactividad temporal, así que el ETC sigue mostrando el mismo valor que cuando el empleado trabaja activamente. Si quieres que el ETC refleje solo a los empleados activos, filtra por Estado = Activo.
• El salario de un empleado aparece en blanco el mes en que se ha rescindido su contrato, a pesar de que se le ha pagado la mayor parte del mismo. Cuando solo usas el filtro de empleados activos, el informe comprueba ese estado en un momento determinado del periodo (normalmente, a finales de mes). Un empleado cuyo contrato se ha rescindido a mitad de mes está inactivo para entonces, así que el salario de ese mes se filtra junto con él, aunque lo haya ganado. Al retirar el filtro de estado de ese informe, se recuperará el valor. Como alternativa, añade Estado como columna, configúrela en Relativo a los puntos de datos y filtre por Activo y Permiso de Ausencia. El informe incluye a continuación a los empleados que han estado activos en algún momento del periodo, incluidos aquellos que han dejado la empresa durante el mismo.
• Un solo mes aparece en forma de dos filas para un empleado cuyo contrato se ha rescindido. Una de las filas está en blanco. La fila se divide en función de cuándo se ha introducido la fecha de rescisión de contrato en el perfil. Una fila muestra los datos anteriores a la fecha establecida; la otra muestra los datos posteriores. La fila anterior a la fecha de rescisión de contrato puede aparecer sin un valor para el salario. Al retirar del informe la columna de fecha de rescisión de contrato, se vuelven a combinar en una fila con el valor completo visible.

Un empleado no puede acceder a un informe

Solo puedes ver los informes que tú creas o que otra persona comparte contigo. Cuando alguien comparte un informe, puede otorgar al destinatario permiso de visualización o edición. Consulta nuestro artículo sobre cómo compartir un informe.

Si un empleado ve datos incorrectos o incompletos, asegúrate de que tenga los permisos necesarios para todos los datos de atributo del empleado relevantes.

Los datos del informe no se sincronizan en tiempo real

Es posible que los cambios que haz en Personio no aparezcan instantáneamente en los informes. El sistema puede tardar un máximo de 10 minutos en procesar y sincronizar los datos más recientes, así que es normal que haya un breve retraso. Espera un tiempo y, si sigues sin ver los cambios, compruébalo de nuevo en otro momento. En ocasiones, la sincronización puede tardar más debido a la actividad del sistema o a un gran volumen de datos.

Un informe de cambios del empleado no contiene datos

Si al crear un informe de cambios del empleado no aparece ningún dato, el motivo puede ser que las primeras entradas no se consideren un “cambio”. En otras palabras, si el valor original de un atributo se ha mantenido igual, no aparecerá en el informe de cambios del empleado. Este comportamiento es coherente con la lógica de los informes sobre momentos determinados descrita anteriormente: el sistema solo registra los cambios de un estado a otro, no el estado inicial en sí mismo.