Este artículo explica cómo configurar la comunicación mediante correo electrónico para el reclutamiento en Personio. Una configuración correcta garantiza que los candidatos reciban tus correos electrónicos de forma fiable y que las respuestas lleguen automáticamente a Personio.

Existen diferentes opciones disponibles para configurar la comunicación mediante correo electrónico para el reclutamiento. 

• La opción predeterminada es el servicio de correo electrónico de Personio, que no requiere ninguna configuración. 
• La otra opción es establecer una conexión utilizando nuestra integración de Google, de Microsoft o SMTP. Con esta opción, puedes configurar la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu propia empresa para que aparezca como remitente del correo electrónico. 

Puedes configurar diferentes opciones de configuración para diferentes entidades legales. Por ejemplo, la empresa matriz podría usar el servicio de correo electrónico de Personio, pero una entidad legal podría usar la integración de Google.

Antes de empezar

Para configurar la comunicación mediante correo electrónico para la reclutamiento, necesitas permisos para los ajustes de Reclutamiento.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Para conectarse al trabajo, necesita un correo electrónico de reclutamiento con licencia completa. Los buzones de correo compartidos no son compatibles. Obtén más información en nuestra guía de solución de problemas.
• Para establecer una conexión SMTP, necesitas la ayuda de tu departamento interno de IT.
• Si utilizas Google o Microsoft como proveedor de correo electrónico, te recomendamos encarecidamente que utilices la integración correspondiente.

Comprender las opciones disponibles

Existen diferentes opciones disponibles para configurar la comunicación mediante correo electrónico en el Reclutamiento. Para obtener una vista general de la configuración actual, ve a Ajustes > Reclutamiento > Configuración de correo electrónico. Si tienes varias entidades legales, puedes aplicar los ajustes de la empresa matriz o configurar ajustes diferentes para cada una. 

Revisa las opciones que se muestran en la tabla a continuación para decidir qué configuración es la mejor para tu organización.

Una vez que decidas qué opción (u opciones) se adapta mejor a tu organización, sigue los pasos que se indican a continuación. 

Paso 1: Configurar el correo electrónico saliente

Si tu cuenta tiene varias entidades legales, el sistema te preguntará si deseas utilizar la misma opción de envío de correos salientes para todas ellas. Alternativamente, puedes configurarlos uno por uno.

Configurar nuestra integración directa con Google o Microsoft

Puedes configurar una integración directa con Google o Microsoft si tu empresa utiliza alguno de ellos como proveedor de correo electrónico.

Para configurar el correo electrónico saliente mediante nuestra integración de Google o Microsoft, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Reclutamiento, haz clic en Configuración de correo electrónico. 
3. Para la entidad correspondiente, haz clic en el botón para editar. 
4. Haz clic para conectar tu cuenta de Google o Microsoft y sigue las instrucciones en pantalla.
5. Una vez completada la configuración, escoge cómo aparecerá el nombre del remitente para los candidatos. Puedes escoger entre el nombre del empleado que envía el correo electrónico o el nombre de tu empresa.
6. Prueba tu configuración de salida. Este paso es opcional, pero Personio te pide que lo ejecutes para que puedas asegurarte de que la configuración funciona correctamente.
7. Haz clic en Continuar para pasar al siguiente paso: Configurar el correo electrónico entrante.

Personio valida tus ajustes en tiempo real. Si algo no funciona correctamente, por ejemplo, si faltan permisos de administrador de Google Workspace, verás un mensaje de error con detalles sobre cómo solucionarlo.

Configurar SMTP

Consejo:
Si actualmente utilizas SMTP y tu organización utiliza Google o Microsoft, considera la posibilidad de cambiar a la integración directa. Es más fiable, más fácil de mantener y no requiere ayuda informática para los cambios continuos.

La configuración de SMTP varía según el servidor SMTP. Esto se aplica tanto si utiliza Microsoft Exchange Server como otras opciones alojadas internamente. Hay requisitos adicionales para Microsoft Office 365, que se detallan más adelante.

Para configurar el envío de correo electrónico mediante SMTP, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Reclutamiento, haz clic en Configuración de correo electrónico. 
3. Para la entidad correspondiente, haz clic en el botón para editar. 
4. Haz clic en Personalizar SMTP.

5. En el campo SMTP host, introduce el nombre de host de su proveedor de correo electrónico. El nombre de host es un identificador único.
   Completa los campos que se describen a continuación.

   Campo	Detalles
   Puerto	Un puerto permite que los ordenadores y los servidores se comuniquen entre sí y con Internet. El uso de puertos garantiza que los paquetes de datos siempre se asignen a la aplicación correcta. Por ejemplo, los correos electrónicos se asignan al puerto reservado para correos electrónicos. El puerto a utilizar depende de tu servidor SMTP. Los puertos más comunes son 587 (STARTTLS) o 465 (SMTPS), y las opciones menos comunes son 25 o 2525.
   Codificación	El protocolo de cifrado que se utilizará entre los servidores de Personio y tu host de correo. Esto garantiza que los correos electrónicos se puedan enviar de forma segura usando SMTP. Compatible con: SMTPS SMTP con STARTTLS SMTP con STARTTLS y verificación de certificados SMTP con STARTTLS y Verificación de certificación es la opción segura compatible con la mayor cantidad de proveedores de correo electrónico.
   Nombre de usuario	Personio utiliza la cuenta registrada para identificarse en el servidor SMTP de tu proveedor de correo electrónico. La cuenta suele ser una dirección de correo electrónico completa, por ejemplo, reclutamiento@tuempresa.com. La dirección indicada tiene que ser la misma que la del correo electrónico definido por el usuario. Tiene que tener permiso para enviar correos electrónicos a través de esa dirección.
   Contraseña	La contraseña requerida es la misma que utilizas para iniciar sesión en el correo electrónico asociado con el nombre de usuario.

6. Introduce una dirección de correo electrónico saliente. Esta es la dirección de correo electrónico del remitente que aparece a los candidatos.
7. Escoge cómo aparecerá el nombre del remitente para los candidatos. Puedes escoger entre el nombre del empleado que envía el correo electrónico o el nombre de tu empresa.
8. Prueba tu configuración de salida. Este paso es opcional, pero Personio te pide que lo ejecutes para que puedas asegurarte de que la configuración funciona correctamente.
9. Haz clic en Continuar para pasar al siguiente paso: Configurar el correo electrónico entrante.

Personio valida tus ajustes en tiempo real. Si algo no funciona correctamente, por ejemplo, si los valores SMTP son incorrectos, verás un mensaje de error con detalles sobre cómo solucionarlo.

Configurar una conexión SMTP con Microsoft Office 365

Recomendamos encarecidamente utilizar nuestra integración directa con Microsoft. Si no, también puedes configurar una conexión SMTP. Tienes que cumplir los siguientes requisitos:

• Activar un SMTP autenticado en tu cuenta de Microsoft Office 365. Para obtener más información sobre cómo activar un SMTP autenticado, consulta este artículo de Microsoft Exchange.
• Tener un buzón de Microsoft Office 365 con licencia para enviar correos electrónicos. Para obtener más información, lee este artículo de Microsoft Exchange.
• Utilizar estos puertos: puerto 587 con TLS (recomendado) o puerto 25 con TLS. Asegúrate de que la red no bloquee los puertos.
• Servidor SMTP: para vincular Microsoft Office 365 con Personio a través de SMTP, utiliza el envío de cliente (smtp.office365.com). Esta opción es compatible con la mayoría de las situaciones de uso y es la más fácil de configurar.

Ten en cuenta que:
Envío directo y retransmisión SMTP: Personio es una aplicación que envía correos electrónicos como proveedor externo. Como tal, la conexión con esta versión de Microsoft Office no es compatible.

Paso 2: Configurar el correo electrónico entrante

La sección Entrada muestra la dirección de correo electrónico generada por Personio que se utiliza para recibir los correos electrónicos de los candidatos. Los correos electrónicos enviados a esta dirección aparecen en el perfil del candidato o en Mensajes no asignados.

Si utilizas el servicio de correo electrónico de Personio para el envío de correo electrónico, no es necesario realizar ninguna configuración adicional para el correo entrante.

Si utilizas Google, Microsoft o SMTP, tienes que configurar el reenvío desde tu dirección de correo electrónico saliente a la dirección de correo electrónico entrante de Personio:

1. Copia la dirección de correo electrónico entrante de Personio que se muestra a continuación. Sigue el formato tucuenta-empleos@m-personio.com.
2. En el servidor de correo electrónico de tu empresa, configura el reenvío de tu dirección de correo electrónico de reclutamiento a la dirección de Personio. Asegúrate de que se conserven los encabezados originales del correo electrónico. Si no estás seguro de cómo hacerlo, ponte en contacto con el departamento de informática.
3. En Personio, prueba el redireccionamiento de correo electrónico para confirmar que los mensajes entrantes llegan correctamente.
4. Haz clic en Continuar para pasar al siguiente paso: Revisar.

Una vez configurado correctamente el reenvío de correos, los correos electrónicos ya no se enviarán a través de nuestro servicio de correo electrónico integrado. Si se producen problemas en la entrega, Personio no puede investigarlos. Ponte en contacto con el Departamento de TI si necesitas ayuda para configurar el redireccionamiento de correo electrónico.

Paso 3: Revisar y guardar tu configuración

Una vez que hayas guardado tu configuración, la página muestra una vista con un resumen de tu configuración actual. Para cada entidad legal (si corresponde), puedes ver:

• La configuración que has realizado
• El correo electrónico saliente (la dirección de correo electrónico utilizada para enviar correos electrónicos a los candidatos)
• El nombre preferido del remitente
• La dirección de correo electrónico entrante (la dirección de correo electrónico utilizada para recibir los correos electrónicos de los candidatos)
• Cualquier advertencia activa con descripciones de error específicas, como un problema de conexión o credenciales caducadas

Activa tu configuración. Cuando regreses a la página de vista general Configuración de correo electrónico, verás un indicador que muestra que la configuración está activa. 

Para realizar cambios, ve a la pestaña Configuración de correo electrónico y haz clic en Editar para volver al flujo de configuración. Puedes actualizar tu configuración en cualquier momento sin necesidad de cambiar primero a un servicio diferente.