Utilizar la integración con Xero – Personio

Ten en cuenta que, para utilizar esta integración, tu empresa tiene que tener una entidad legal con sede en España. 🇪🇸

En este artículo te explicamos cómo usar la integración con Xero Payroll. Primero tienes que configurar la integración con Xero.

Antes de empezar

Permisos

Para acceder a la vista general de la nómina y sincronizar los datos con Xero, necesitas permisos de edición en Nómina de Personio.

Importante a tener en cuenta

La integración no admite la finalización del empleo. Al rescindir un empleo en Personio, no existe en estos momentos ninguna forma de que Personio establezca automáticamente la fecha de finalización del empleado en Xero. Por lo tanto, tienes que marcar el empleo como rescindido en Xero.
Si deseas excluir a un empleado inactivo de la sincronización, tienes que establecer el atributo Incluir en nómina del Reino Unido en No.
Tras la sincronización, es necesario ajustar los patrones de trabajo de Xero que no siguen una distribución equitativa de las horas de lunes a viernes. En estos momentos, la sincronización toma el atributo Horas semanales de Personio y lo distribuye equitativamente de lunes a viernes para los empleados correspondientes. Si un empleado no sigue este patrón, tienes que modificarlo en Xero.
Si tienes trabajadores por horas en Xero, es posible que veas un error después de sincronizar los datos cuando Personio muestre los resultados de la sincronización. Esto se debe a que Personio identifica a los empleados en Xero que no forman parte de la sincronización y muestra este mensaje de error: “Los siguientes empleados solo existen en Xero, no en Personio [...]”. Este error es previsible porque Personio no incluye el salario por hora en la sincronización de datos. Puedes ignorarlo.
La integración no admite la importación de nóminas de Xero a Personio. Esta limitación se debe a que la API de Xero no admite transferencias de nómina.
En estos momentos, la integración solo admite calendarios de periodo de pago mensual.
La integración no admite el estado del empleo “trabajador”.
La integración no admite los tipos de contrato de Xero “aprendiz” o “contrato de cero horas”.

Verificar los requisitos de sincronización de empleado

Una vez configurada la integración, podrá sincronizar los datos de los empleados con la cuenta de Xero. Para que la sincronización se lleve a cabo correctamente, verifique que los datos de los empleados cumplan los siguientes requisitos:

El atributo Incluir en nómina del Reino Unido está configurado como Sí.
El atributo de estado está configurado como Activo, Inactivo u Onboarding.
Tienen que estar asignados a una entidad legal autorizada.
Tienen que tener el mismo correo electrónico tanto en Personio como en Xero. Al actualización la información, el correo electrónico del empleado es el identificador único entre ambos sistemas.
No hay errores de validación que solucionar. Los errores aparecen en el perfil del empleado o en la nómina de Xero Payroll, donde puedes gestionar la sincronización de la nómina con Xero.

Ten en cuenta que:
La sincronización envía los cambios hasta las fechas del periodo de pago y otras remuneraciones. Envía información actualizada sobre la nueva incorporación hasta la fecha de sincronización actual. Esto significa que no incluye a los empleados cuyas fechas de contratación sean posteriores a la fecha de la sincronización.

Comprender cómo la integración sincroniza las remuneraciones

Antes de realizar una sincronización, asigne las remuneraciones de Personio a Xero Earning. La sincronización solo tiene en cuenta las remuneraciones asignadas.

Ten en cuenta lo siguiente:

Durante la sincronización, Personio borra los ingresos actuales del empleado de su plantilla de pago de Xero. Esto convierte a Personio en el sistema principal para la gestión de remuneraciones. Añade todas las remuneraciones relevantes a Personio. Si no asignas un salario fijo o pagos adicionales en Personio, Xero mantiene esos valores sin cambios.
La sincronización no incluye ninguna remuneración de Personio que no hayas asignado a un tipo de ingreso en Xero.
Al sincronizar un salario, no se actualizan los tipos de ingresos.
Solo puedes sincronizar pagos únicos, pagos recurrentes y bonus para periodos de nómina mensuales o periodos que incluyan el primer día del mes.
Los prorrateos de salario de mediados de mes en periodos personalizados se sincronizan con exactitud con Xero.

Ten en cuenta que:
Si en Xero existe un salario fijo, este tiene que coincidir con el valor de Personio en la primera sincronización para que se pueda identificar la remuneración. Si los valores de un empleado no coinciden, Personio muestra un error después de la sincronización.

Sincronizar tus datos con Xero

Gestiona la sincronización mensual en Nómina > Xero Payroll. En esta vista general, puede ver a todos los empleados relevantes para cada entidad legal existente en Personio. La integración recupera la información del periodo de pago de Xero e incluye el ciclo de nómina actual. Si ya existe un borrador de nómina disponible en Xero, la sincronización no está disponible.

Para sincronizar los datos de Personio con Xero, sigue estos pasos:

Accede a la nómina de Xero y escoge la entidad legal correspondiente en el menú desplegable.
Revisa las tareas pendientes. Esto garantiza que la sincronización incluya a todos los empleados relevantes.
Haz clic en Sincronizar con Xero para sincronizar los datos con Xero.
Personio muestra el estado de la transferencia de datos e incluye cualquier información adicional sobre posibles problemas.

Añadir los demás datos a Xero después de la sincronización

La integración no sincroniza automáticamente todos los datos relevantes con Xero. Por lo tanto, es posible que tengas que añadir más información. La nómina preliminar podría proporcionar esta información en un formato consolidado para el mes correspondiente. La integración no admite la siguiente información:

La sincronización de los pagos de bonos
La sincronización de los trabajadores por horas
La sincronización de las ausencias por horas.
Gestión de préstamos académicos, pensiones y el estado de director
Gestión de patrones de trabajo distintos a los de cinco días