Este artículo te explica cómo preparar tu cuenta de Personio para la integración con a3innuva Nómina, y cómo configurar dicha integración.

Nota
Para utilizar la integración con a3innuva Nómina, es necesario tener una entidad legal en España. Para obtener más información sobre las entidades legales, consulta nuestro artículo del Centro de ayuda sobre la creación de entidades legales.

Para saber cómo usar la integración para sincronizar tus datos de Personio con a3innuva Nómina, visita nuestro artículo sobre el uso de la integración a3innuva-Nómina.

Introducción

¿Qué es a3Innuva Nómina?

La integración con a3innuva Nómina es una solución de gestión de recursos humanos de Wolters & Kluwer. Como su propio nombre indica, Nómina es su funcionalidad dedicada a la nómina. La integración con a3innuva Nómina te permite sincronizar los siguientes datos de Personio:

• Datos del empleado (datos personales, datos de empleo, número de afiliación a la Seguridad Social)
• Datos de contrato, cotización y tarifa
• Convenio colectivo o pacto de empresa
• Remuneraciones
• Ausencias

Una vez que solicites la integración de forma gratuita a través del Marketplace de Personio, nuestro equipo de operaciones con el cliente configurará la cuenta por ti. Esto incluye asegurarse de que los atributos admitidos por la integración estén configurados correctamente en tu cuenta de Personio.

Paso 1: Configurar la integración de a3innuva

Solicitar la integración con a3innuva Nómina y rellenar los valores de la nueva integración

Solicita la integración con a3innuva Nómina y configura tu cuenta 

Antes de transferir datos entre Personio y a3innuva Nómina, tu cuenta necesita atributos compatibles para poder transferir datos entre ambas plataformas. Para solicitar la integración de a3innuva Nómina directamente en Personio a través del Marketplace, sigue estos pasos:

1. Ve a Marketplace en la barra de navegación.
2. Buscar a3innuva Nómina.
3. Haz clic en Solicitar integración.

Una vez que solicites la integración a través de nuestro Marketplace, nuestro equipo de operaciones con clientes realizará una sesión de mapeo de atributos para vincular los atributos ya creados, o crear nuevos atributos para transferir a a3innuva Nómina. Los atributos que faltan se crearán en la nueva sección de todos los perfiles de empleado: Nómina-España-A3.

Después de completar la configuración del atributo, el equipo de Customer Operations (operaciones del cliente) habilitará la integración para tu cuenta. Sin embargo, aún debes completar los siguientes pasos para poder utilizar la integración.

Selecciona un valor para cada atributo

Seleccionar valores de atributo para todos los empleados relevantes en la sección Nómina-España-A3. También puedes seleccionar un valor de atributo para varios empleados a la vez a través de la lista de empleados y también a través de

Cuando corresponda, se aplicarán reglas de validación para los atributos seleccionados para garantizar que los datos se transfieran correctamente de Personio a la integración de a3innuva Nómina. Las validaciones y los mensajes de error te permiten identificar valores de atributos con formato incorrecto en el perfil del empleado o en Nómina > a3innuva Nómina. Puedes corregirlos antes de transferir esta información a a3innuva Nómina.

Nota
Si estás recontratando a antiguos empleados, puedes utilizar la funcionalidad de recontratación para transferir todos los datos de los empleados del perfil de empleado inactivo al nuevo. Para obtener instrucciones detalladas, consulta nuestro artículo del Centro de ayuda sobre la recontratación de antiguos empleados. Una vez que seleccionas la opción Copiar todos los demás atributos del perfil anterior, Personio copia automáticamente los valores de los atributos personalizados y establece el atributo Considerar en la nómina española en el perfil anterior a No. Este ajuste te permite reutilizar el mismo código de empleado (a3innuva Nómina) sin errores de duplicación. Recomendamos que tu administrador de nómina o de a3 revise el nuevo perfil para confirmar si se debe reutilizar el código de empleado anterior.

Atributos definidos

Aquí está la lista completa de todos los atributos relevantes:

Nombre (Personio)	Nombre (a3Innuva Nómina)	Contexto adicional
Incluir en Nómina española		Este atributo define si un empleado debe ser incluido en la sincronización con a3innuva Nómina.
Código de empleado (a3innuva Nómina)	Identificación > Código	Se trata de un identificador único de empleado de seis dígitos en a3innuva Nómina. Este valor vincula a un empleado en Personio con un perfil del empleado en a3innuva Nómina.
Entidad legal	Identificación > Empresa	-
Oficina	Identificación > Centro de Trabajo
Tipo de documento	Identificación
Número de documento	Identificación
Nombre	Identificación > Nombre
Apellidos	Identificación > Primer apellido y Segundo apellido	El apellido en Personio se divide de acuerdo con los estándares españoles para transferirse a Primer apellido y Segundo apellido.
Género	Identificación > Sexo	-
Número de la seguridad social (NAF)	Identificación > NASS (o NAF)
Tipo de persona	Identificación > Tipo de persona	Personio enviará Trabajador para todos los empleados. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Nacionalidad	Identificación > Nacionalidad	-
Lugar de nacimiento	Identificación > Lugar de nacimiento
Fecha de contratación	Contractuales > Fecha Alta
Nombre del convenio colectivo	Convenio > Código del convenio colectivo o pacto de empresa	Este campo de texto libre debe coincidir con el de a3innuva Nómina. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Nombre de la categoría del convenio colectivo	Convenio > Categoría O Convenio > Grupos/Niveles	Este campo de texto libre debe coincidir con la descripción de la Categoría o Grupos/Niveles en a3innuva Nómina. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Convenio colectivo del puesto de trabajo	Convenio > Puesto de trabajo	Este campo de texto libre debe coincidir con el nombre del puesto de trabajo en a3innuva Nómina.
Grupo de cotización	Convenio > Grupo de Tarifa	Solo se admiten los grupos de cotización del Régimen General.
Tipo de pago	Convenio > Tipo de Cobro	-
Tipo de régimen	Convenio > Tipo de régimen	Personio enviará como “Régimen General” para todos los Empleados. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Tipo de cotización	Contratación > Cotización > Tipo	-
Fecha de rescisión Nota Obligatorio únicamente en caso de rescisión de empleo.		Este atributo se rellena durante el flujo de rescisión habitual en Personio.
Motivo baja Nota  Obligatorio únicamente en caso de rescisión del empleo.	Contractuales > Fechas > Motivo baja	Este atributo mapea la lista de motivos de rescisión en a3innuva Nómina y es obligatorio en caso de rescisión. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Fecha de nacimiento	Identificación > Fecha nacimiento	-
Tipo de contrato	Contratación
Código de ocupación CNO	Contratación > Listado contrato	Personio actúa como la fuente primaria para este atributo: si no hay ningún valor para un empleado, se anula el valor en a3innuva Nómina.
Teléfono personal	Identificación > Teléfono	-
Correo electrónico privado	Identificación > Email personal
Teléfono corporativo	Localización > Móvil de empresa
Correo electrónico	Localización > Email profesional
IBAN del empleado	Formas de Cobro	A través de la sincronización, todos los datos bancarios necesarios se completan automáticamente (número de cuenta, dígitos de control, entidad bancaria, etc.)
BIC del empleado	Formas de Cobro	-
Duración del período de prueba	Contratación > Contractuales > Período de prueba	Actualmente solo admitimos meses como periodo de prueba. Los períodos de prueba personalizados en Personio no son compatibles y no se transfieren si se establecen.
Dirección (país)	Identificación > Domicilio	El campo «Localidad» se deduce del municipio + código postal.
Dirección (calle)	Identificación > Domicilio
Dirección (número de casa)	Identificación > Domicilio
Dirección (tipo)	Identificación > Domicilio
Dirección (escalera)	Identificación > Domicilio
Dirección (planta)	Identificación > Domicilio
Dirección (puerta)	Identificación > Domicilio
Dirección (código postal)	Identificación > Domicilio
Dirección (municipio)	Identificación > Domicilio	Acepta tanto el nombre del municipio como el código del municipio. Una lista de todos los códigos y nombres está vinculada al producto y también está disponible como adjunto en este artículo.
Tipo de cuenta bancaria de la empresa	Formas de Cobro > Banko de Pago	Esta información se obtiene de la entidad Legal asignada al empleado . Si la entidad Legal tiene un valor IBAN, se transferirá a través de la sincronización.

 

Casos especiales 

• Considerar en Nómina española y Código de empleado (a3innuva Nómina)

Estos dos atributos determinan si un empleado se incluye en la sincronización.

▶ Considerar en Nómina española: debes seleccionar el valor Sí para todos los empleados cuyos datos deben transferirse con la integración y el valor No para aquellos cuyos datos no deben.
▶ Código de empleado (a3innuva Nómina): es necesario introducir el código que encontrarás en a3Innuva Nómina.

• Motivo baja

Además del flujo de rescisión habitual, para rescindir a un empleado mediante la integración de a3innuva Nómina es necesario rellenar el atributo Motivo de rescisión que se encuentra en Perfil del empleado > pestaña Información personal > Nómina-España-A3.

• Nombre del convenio colectivo 

Lo que se ingresa en Personio tiene que coincidir exactamente con lo que se ingresa en a3innuva Nómina. Consulta la captura de pantalla para obtener instrucciones.

• Nombre de la categoría del convenio colectivo

En a3innuva Nómina puedes encontrar diferentes categorías y grupos o niveles que determine el convenio colectivo. Personio puede identificar estas diferentes categorías, pero requiere una descripción de lo que hay en a3innuva Nómina. En el caso de Grupos/Niveles, debes usar la descripción sin los números de jerarquía para etiquetar los diferentes grupos.

Nota
Asegúrate de que el valor en Personio coincida con las descripciones del convenio colectivo de la categoría en a3innuva Nómina.

• Tipo de régimen

Tipo de régimen es un campo que siempre enviamos como Régimen general desde Personio. Este valor se anula para todos los empleados incluidos en la transferencia. Debes seleccionar el Régimen general para la empresa a3innuva Nómina.

• Código de empleado (a3innuva Nómina) y entidad legal

Cambiar estos atributos después de la creación de un empleado en a3innuva Nómina dará lugar a la creación de un nuevo empleado.

• Tipo de persona

Personio enviará Trabajador para todos los empleados. Dado que este atributo no se puede editar, no se muestra en el archivo de Personio.

Paso 2: Autorizar y configurar la integración

Autorizar la integración

Debes autorizar la integración para asegurarte de que tu cuenta de Personio está vinculada a la cuenta correcta de a3innuva Nómina. Para autorizar la integración, sigue estos pasos:

1. Asegúrate de tener los permisos de acceso necesarios tanto en Personio (permisos de editar tanto para el área de Nómina como para los ajustes de Nómina) como en Wolters & Kluwer (permisos de Administrador de tu cuenta de a3innuva Nómina).
2. En tu cuenta de Personio, ve a Nómina > a3innuva.
3. Abre la pestaña Gestionar .
4. En los ajustes generales, selecciona la entidad legal para la que deseas completar la autorización. Cada entidad legal puede estar autorizada para una organización de a3innuva Nómina. 
5. Haz clic en Conectar a3Innuva Nómina para ser redirigido a Wolter & Kluwers.
6. Otorga permisos para que se lleve a cabo la autorización. Si aún no has iniciado sesión, tendrás que iniciar sesión y seleccionar la organización correcta para conectarte.
7. Se te redirigirá de nuevo a Personio. La página de autorización de Personio a3innuva Nómina ahora muestra todos los detalles sobre la autorización completada.

Asignar entidades legales y oficinas a empresas y lugares de trabajo

Por último, debes asignar las entidades legales y oficinas en Personio a las empresas y lugares de trabajo en a3innuva Nómina para asegurarte de que los datos se transfieren correctamente. Para ello, sigue estos pasos:

1. En tu cuenta de Personio, ve a Nómina > a3innuva.
2. Abre la pestaña Gestionar .
3. Selecciona una entidad legal en el menú desplegable y asigna a la empresa correspondiente en a3innuva Nómina (“empresa”). 
4. Selecciona una oficina ya creada en Personio, y asigna el lugar de trabajo correspondiente en a3innuva Nómina (“centros de trabajo”).
5. Haz clic en Guardar para completar la configuración. Nota
   Solo puedes guardar la página después de haber asignado al menos una empresa y un centro de trabajo.

Configurar remuneraciones

La integración Personio-a3innuva Nómina admite la transferencia de datos de remuneración para los siguientes tipos:

• transferencia de pagos recurrentes para el mes actual
• transferencia de pagos únicos del mes actual
• transferencia del salario bruto anual teórico (salario base)

Nota
El salario bruto anual teórico es un concepto informativo dentro de a3Innuva. Para garantizar cálculos de nómina precisos, transfiere manualmente estos datos a la pestaña Conceptos salariales de cada empleado. Este paso es crucial para procesar la nómina correctamente.

No se admite la transferencia de los siguientes tipos de remuneración:

• salario por horas
• pagos recurrentes con frecuencia no mensual
• bonus
• pagos recurrentes históricos
• pagos únicos históricos
• pagos recurrentes futuros (no del mes actual)
• pagos únicos futuros (no del mes actual)

Puedes encontrar más información sobre qué datos de remuneración se pueden actualizar en Personio en nuestro artículo del Centro de ayuda Componentes del salario en Personio. 

Para asignar los tipos de remuneración que deseas transferir de Personio a a3innuva Nómina, sigue los siguientes pasos:

1. Ve a la sección Nómina en la barra de navegación y selecciona a3innuva.
2. Haz clic en Gestionar y ve a la pestaña Asignación de remuneración.
3. Selecciona qué remuneraciones quieres transferir a a3innuva Nómina.
4. Haz clic en Guardar.

Importante a tener en cuenta

• Los cambios realizados directamente en a3innuva Nómina no se reflejarán en Personio. Recomendamos introducir la información en Personio y utilizar la función de sincronización con a3innuva Nómina para garantizar que ambos sistemas sean precisos.
• El salario base siempre se transfiere y no es necesario asignarlo en la pestaña Gestionar.
• Solo se transferirán a a3innuva Nómina las remuneraciones que estén asignadas en Personio.
• Los pagos recurrentes que no siguen un intervalo mensual no se transfieren. Si deseas transferirlos, te recomendamos que añadas la remuneración como un pago único. 

Configurar ausencias

La integraciónPersonio-a3innuva Nómina admite la transferencia de ausencias. Todos los tipos de ausencia que se almacenan en Ajustes > Ausencias en Personio se pueden transferir a a3innuva Nómina y deben asignarse a una de las categorías de Personio. Consulta nuestro artículo sobre la sincronización de ausencias con a3innuva Nómina para saber cómo configurar y utilizar esta función.

 

Paso 3: Completa la configuración e inicia la transferencia

Completar configuración y transferencia de datos a nómina

Has configurado correctamente la integración con a3innuva Nómina. Para saber cómo usar la integración para sincronizar tus datos de Personio con a3innuva Nómina, visita nuestro artículo sobre el uso de la integración de a3innuva Nómina y la sincronización de ausencias de Personio con a3innuva Nómina.