Tenga en cuenta que para utilizar esta integración, su empresa debe tener una entidad legal con sede en España. 🇪🇸

Este artículo te explica cómo preparar tu cuenta de Personio para la integración con a3innuva Nómina, y cómo configurar dicha integración.

Para saber cómo usar la integración para sincronizar los datos de Personio con a3innuva Nómina, consulta nuestro artículo sobre el uso de la integración a3innuva-Nómina.

Cronograma de ausencias

¿Qué es a3Innuva Nómina?

A3innuva Nómina es una solución de gestión de RR. HH. proporcionada por Wolters & Kluwer. Nómina es su funcionalidad de nómina dedicada. La integración con a3innuva Nómina te permite sincronizar los siguientes datos de Personio:

• Datos del empleado (datos personales, datos de empleo, datos de los seguros nacionales)
• Datos de contrato, cotizaciones y tarifas
• Acuerdos de empresa
• Remuneraciones
• Ausencia

Una vez que ordenes la integración de forma gratuita a través del Marketplace de Personio, nuestro equipo de operaciones del cliente te configurará la cuenta. Esto incluye asegurarse de que los atributos compatibles con la integración estén correctamente configurados en tu cuenta de Personio.

Paso 1: Cómo utilizar la integración con a3innuva

Solicitar la integración con a3innuva Nómina y rellenar valores para la integración nueva

Solicitar la integración con a3innuva Nómina y configura tu cuenta 

Antes de transferir datos entre Personio y a3innuva Nómina, tu cuenta requiere atributos compatibles para transferir datos correctamente entre Personio y a3Innuva Nómina. Para solicitar la integración de a3innuva Nómina directamente en Personio a través del Marketplace, sigue estos pasos:

1. Ve al Marketplace en la barra de navegación.
2. Busca a3innuva Nómina.
3. Haz clic en Reservar integración.

Una vez que solicites la integración a través de nuestro Marketplace, nuestro equipo de operaciones del cliente realizará una sesión de mapeo de atributos para vincular atributos existentes o crear atributos para transferirlos a a3innuva Nómina. Los atributos que faltan se crearán en la sección nueva de todos los perfiles del empleado:

• a3innuva Nómina

Después de completar la configuración de atributos, el equipo de operaciones del cliente activará la integración de tu cuenta. Sin embargo, todavía tienes que completar los siguientes pasos para poder usar la integración.

Selecciona un valor para cada atributo

Selecciona valores de atributo para todos los empleados relevantes en la sección a3innuva Nómina. También puede seleccionar un valor de atributo para varios empleados a la vez a través de la lista de empleados y también mediante una plantilla de importación ubicada en la parte inferior izquierda de esta página.

Cuando proceda, se aplicarán normas de validación para los atributos seleccionados para garantizar que los datos se transfieran correctamente desde Personio a la integración con a3innuva Nómina. Las validaciones y los mensajes de error te permiten identificar valores de atributo con formato incorrecto en el perfil del empleado o en Nómina > a3innuva Nómina. A continuación, puedes corregirlos antes de transferir esta información a a3innuva Nómina.

Ten en cuenta que:
Si vas a volver a contratar a antiguos empleados, puedes usar la función de volver a contratar, transfiriendo todos los datos de los empleados del perfil del empleado inactivo al nuevo. Para obtener más información, consulta nuestro artículo del centro de ayuda sobre la contratación de antiguos empleados. Una vez que selecciones la opción Copiar todos los demás atributos del perfil anterior, Personio copia automáticamente los valores de atributo personalizados y establece el atributo Incluir en nómina española en el perfil anterior en No. Este ajuste te permite reutilizar el mismo código de empleado (a3innuva Nómina) sin errores de duplicación. Te recomendamos que tu administrador de nóminas o a3 revise el perfil nuevo para confirmar si tiene que reutilizar el código de empleado anterior.

Atributos definidos

Aquí está la lista completa de todos los atributos relevantes:

Nombre (Personio)	Nombre (a3innuva Nómina)	Contexto adicional
Incluir en la nómina española		Este atributo define si se tiene que incluir a un empleado en la sincronización con a3innuva-Nómina.
Código de empleado (a3innuva Nómina)	Identificación > Código	Se trata de un identificador único de seis dígitos para empleados en a3innuva Nómina. Este valor vincula a un empleado en Personio con un perfil del empleado en a3innuva Nómina.
Establecimiento permanente	Identificación > Empresa	-
Centro de trabajo	Identificación > Centro de trabajo
Tipo de documento	Identificación
Número de documento	Identificación
Nombre	Identificación > Nombre
Apellido	Identificación > Primer apellido y Segundo apellido	El apellido en Personio se divide según las normas españolas para transferirlo a Primer apellido y Segundo apellido.
Género	Identificación > Sexo	-
Número de la seguridad social (NAF)	Identificación > NASS (o NAF)
Tipo de persona	Identificación > Tipo de persona	Personio enviará a Trabajador para todos los empleados. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Nacionalidad	Identificación > Nacionalidad	-
Lugar de nacimiento	Identificación > Lugar de nacimiento
Fecha de contratación	Contractuales > Fecha Alta
Nombre del convenio colectivo	Convenio > Código convenio/pacto	Este campo de texto libre tiene que coincidir con lo que hay en a3innuva Nómina. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Nombre de la categoría del convenio colectivo	Convenio > Categoría O Convenio > Grupos/Niveles	Este campo de texto libre tiene que coincidir con la descripción de la Categoría o Grupos/Niveles en a3innuva Nómina. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Convenio colectivo del puesto de trabajo	Convenio > Puesto de trabajo	Este campo de texto libreo tiene que coincidir con el nombre del Puesto de trabajo en a3innuva Nómina.
Grupo de cotización	Convenio > Grupo de Tarifa	Solo grupos de cotización del Tipo de Régimen: Compatible con el régimen general.
Tipo de pago	Convenio > Tipo de Cobro	-
Tipo de Régimen	Convenio > Tipo de Régimen	Personio enviará Régimen General para todos los empleados. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Tipo de cotización	Contratación > Cotización > Tipo	-
Fecha de rescisión Ten en cuenta que: Solo obligatorio en caso de rescisión del empleo.		Este atributo se rellena durante el flujo de rescisión habitual en Personio.
Motivo de la rescisión Nota Solo obligatorio en caso de rescisión del empleo.	Contractuales > Fechas > Motivo baja	Este atributo mapea la lista de motivos de rescisión en a3innuva Nómina y es obligatorio en caso de rescisión. Consulta la sección Casos especiales para obtener más información.
Cumpleaños	Identificación > Fecha nacimiento	-
Tipo de contrato	Contratación
Código de ocupación CNO	Contratación > Listado contrato	Personio se considera la fuente de información para este atributo; si no hay valor para un empleado, el valor en a3innuva Nómina se anula.
Teléfono personal	Identificación > Teléfono	-
Correo electrónico personal	Identificación > Correo electrónico personal
Teléfono corporativo	Localización > Móvil de empresa
Correo electrónico	Localización > Correo electrónico profesional
IBAN del empleado	Formas de Cobro	A través de la sincronización se rellenan automáticamente todos los datos bancarios necesarios (número de cuenta, dígitos de control, entidad bancaria, etc.)
BIC del empleado	Formas de Cobro	-
Duración del período de prueba	Contratación > Contractuales > Período de prueba	Actualmente solo admitimos meses como periodo de prueba. Los periodos de prueba personalizados en Personio no son compatibles y no se transfieren si se establecen.
Dirección (país)	Identificación > Domicilio	El campo “Localidad” se infiere del Municipio + código postal.
Dirección (calle)	Identificación > Domicilio
Dirección (número de casa)	Identificación > Domicilio
Dirección (tipo)	Identificación > Domicilio
Dirección (escalera)	Identificación > Domicilio
Dirección (planta)	Identificación > Domicilio
Dirección (puerta)	Identificación > Domicilio
Dirección (código postal)	Identificación > Domicilio
Dirección (municipio)	Identificación > Domicilio	Acepta tanto el nombre como el código del municipio. Una lista de todos los códigos y nombres está vinculada al producto y está disponible como archivo adjunto en este artículo.
Tipo de cuenta bancaria de la empresa	Formas de Cobro > Banco de Pago	Esta información se obtiene de la entidad legal que el empleado tiene asignada. Si la entidad legal tiene un valor IBAN, se transferirá a través de la sincronización.

 

Casos especiales

• Incluir en la nómina española y código del empleado (a3innuva Nómina)

Estos dos atributos determinan si un empleado está incluido en la sincronización.

▶ Incluir en la nómina española: Es necesario seleccionar el valor Sí para todos los empleados cuyos datos tienen que transferirse con la integración, y el valor No para aquellos cuyos datos no tienen que transferirse.
▶ Código del empleado (a3innuva Nómina): Tienes que introducir el código que encontrarás en a3innuva Nómina.

• Motivo de la rescisión

Además del flujo de rescisión habitual, para rescindir el contrato de un empleado mediante la integración de a3innuva Nómina es necesario rellenar el atributo Motivo de rescisión que se encuentra en Perfil del empleado > pestaña Información personal > a3innuva Nómina.

• Nombre del convenio colectivo

Lo que se introduce en Personio tiene que coincidir exactamente con lo que hay en a3innuva Nómina. Consulta la captura de pantalla para obtener orientación.

• Nombre de la categoría del convenio colectivo

En a3innuva Nómina puedes encontrar diferentes categorías y grupos o niveles determinados por el convenio colectivo. Personio puede identificar estas diferentes categorías, pero requiere una descripción de lo que hay en a3innuva Nómina. En el caso de Grupos/Niveles, tienes que usar la descripción sin los números de jerarquía para etiquetar los diferentes grupos.

Ten en cuenta que:
Asegúrate de que el valor en Personio coincide con las descripciones de los convenios colectivos de categoría en a3innuva Nómina.

• Tipo de Régimen

Tipo Régimen es un campo que siempre enviamos como Régimen General desde Personio. Este valor se anula para todos los empleados incluidos en la transferencia. El Régimen General tiene que seleccionarse para la empresa a3innuva Nómina.

• Código del empleado (a3innuva Nómina) y entidad legal

Cambiar estos atributos después de la creación de un empleado en a3innuva Nómina llevará a la creación de un empleado nuevo.

• Tipo de persona

Personio enviará a Trabajador para todos los empleados. Dado que este atributo no se puede editar, no se muestra en el archivo Personio.

Paso 2: Autorizar y configurar la integración

Autorizar la integración

Tienes que autorizar la integración para asegurarte de que tu cuenta de Personio está vinculada a la cuenta correcta de a3innuva Nómina. Para autorizar la integración, sigue estos pasos:

1. Asegúrate de tener los permisos de acceso necesarios tanto en Personio (permisos de editar tanto para el área de Nómina como para los ajustes de Nómina) como en Wolters & Kluwer (permisos de administrador de tu cuenta de a3innuva Nómina).
2. En tu cuenta de Personio, ve a Nómina > a3innuva.
3. Abre la pestaña Gestionar.
4. En los ajustes generales, selecciona la entidad legal para la que deseas completar la autorización. Cada entidad legal puede ser autorizada para una organización a3innuva-Nómina. 
5. Haz clic en Conectar a3innuva Nómina para que se te redirija a Wolter & Kluwers.
6. Otorga permisos para que se realice la autorización. Si no has iniciado sesión, tendrás que iniciar sesión y seleccionar la organización correcta para conectarte.
7. Se te redirigirá de vuelta a Personio. La página de autorización de Personio a3innuva Nómina ahora muestra todos los detalles sobre la autorización completada.

Asigna de entidades legales y oficinas a empresas y lugares de trabajo

Por último, tienes que asignar las entidades legales y oficinas en Personio a las empresas y lugares de trabajo en a3innuva Nómina para asegurarte de que los datos se transfieren correctamente. Para ello, sigue estos pasos:

1. En tu cuenta de Personio, ve a Nómina > a3innuva.
2. Abre la pestaña Gestionar.
3. Selecciona una entidad legal del menú desplegable y asígnala a una empresa correspondiente en a3innuva Nómina (“empresa”). 
4. Selecciona una oficina existente en Personio y asigna un lugar de trabajo correspondiente en a3innuva Nómina (“centros de trabajo”).
5. Haz clic en Guardar para completar la configuración. Solo puedes guardar la página después de haber asignado al menos una empresa y un lugar de trabajo.

Configurar remuneraciones

La integración de Personio--a3innuva Nómina permite la transferencia de datos de remuneración para los siguientes tipos:

• transferencia de pagos recurrentes del mes actual
• transferencia de pagos únicos del mes actual
• transferencia del salario bruto anual teórico (salario base)

Ten en cuenta que:
El salario bruto anual teórico es un concepto informativo dentro de a3Innuva. Para garantizar cálculos precisos de la nómina, transfiere manualmente estos datos a la pestaña Conceptos salariales de cada empleado. Este paso es fundamental para mantener un correcto procesamiento de la nómina

No se admite la transferencia de los siguientes tipos de remuneración:

• salario por horas
• pagos recurrentes con frecuencia no mensual
• bonus
• pagos recurrentes históricos
• pagos únicos históricos
• pagos recurrentes futuros (no mes actual)
• pagos únicos futuros (no mes actual)

Puedes encontrar más información sobre qué datos de remuneración se pueden mantener en Personio en nuestro artículo del centro de ayuda Componentes del salario en Personio.

Para asignar los tipos de remuneración que deseas transferir de Personio a a3innuva Nómina, sigue los siguientes pasos:

1. Ve a la sección Nómina en la barra de navegación y selecciona a3innuva.
2. Haz clic en Gestionar y ve a la pestaña Asignación de remuneración.
3. Selecciona qué remuneraciones deseas transferir a a3innuva Nómina.
4. Haz clic en Guardar.

Importante a tener en cuenta

• Los cambios realizados directamente en a3innuva Nómina no se reflejarán en Personio. Recomendamos introducir información en Personio y usar la función de sincronización con a3innuva Nómina para garantizar que ambos sistemas sigan siendo precisos.
• El salario base siempre se transfiere y no es necesario asignarlo en la pestaña de gestión.
• Solo las remuneraciones que se mapean en Personio se transferirán a a3innuva Nómina.
• No se transfieren los pagos recurrentes que no siguen un intervalo mensual. Si deseas transferirlos, te recomendamos añadir la remuneración como pago único. 

Configurar el tiempo libre 

La integración Personio-a3innuva Nómina admite la transferencia de ausencias. Todos los tipos de ausencia que se almacenan en Ajustes > Ausencias en Personio se pueden transferir a a3innuva Nómina y deben asignarse a una de las categorías de Personio. Consulta nuestro artículo sobre la sincronización del tiempo libre con a3innuva Nómina para aprender a configurar y utilizar esta función.

 

Paso 3: Completa la configuración e inicia tu transferencia

Completa la configuración y la transferencia de datos de nómina

Ya has configurado correctamente la integración con a3innuva Nómina. Para saber cómo usar la integración para sincronizar los datos de Personio con a3innuva Nómina, consulta nuestro artículo sobre el uso de la integración de a3innuva Nómina y la sincronización de las ausencias de Personio con a3innuva Nómina.