En este artículo se proporciona información general sobre los workflows y cómo funcionan. Para obtener más información sobre la creación de workflows, consulta Creación de workflows.

Accede a las funciones de automatización del workflow de Personio en Automatizaciones > Workflows. Aquí encontrarás una lista completa de todos los workflows que has creado e información sobre cada uno de ellos. Si no has creado ningún workflow, verás un mensaje para crear uno desde cero o con la ayuda de una plantilla. 

¿Qué son los workflows?

Los workflows te ayudan a gestionar tareas en Personio, y a mejorar la eficiencia de tu equipo. Son acciones automatizadas que se inician cuando se producen determinados eventos o condiciones. Estas acciones reemplazan las tareas manuales, lo que ahorra tiempo y permite a tus equipos centrarse en un trabajo más estratégico.

Todos los workflows utilizan una lógica de “si esto sucede, entonces haz aquello”. Puedes crear workflows utilizando un entorno sin código, donde conectas desencadenantes y acciones para satisfacer tus necesidades específicas. 

Cómo utilizar los workflows en Personio

Dependiendo del uso que tu equipo u organización haga de Personio, algunos workflows pueden ser más útiles que otros. A continuación, te indicamos algunos workflows de ejemplo que podrían resultarte útiles:

Ejemplos de aplicaciones de workflows

• Notificaciones de carga de documentos: notifica automáticamente a empleados específicos o miembros del rol, como superiores de recursos humanos, cuando un empleado sube un documento a su perfil. O bien, inicia un workflow cuando se cree un documento en el perfil de alguien utilizando una plantilla.
• Actualizaciones de estado para firmas de documentos: mantén informado a tu equipo sobre el estado de las solicitudes de firma electrónica. Crea un workflow para notificar a determinados usuarios cuando cambie el estado de la firma de un documento. Esto evita que el equipo tenga que verificar manualmente.
• Recordatorios de registro de jornada: recuerda a los empleados que completen y envíen su registro de jornada todos los viernes. Esto ayuda a garantizar envíos oportunos y precisos.
• Recordatorios de la fecha de inicio de los empleados: utiliza el desencadenante "Relativo a una fecha" para notificar a los supervisores unos días antes de la fecha de inicio de un nuevo empleado, para que puedan preparar reuniones de presentación y coordinarse con sus equipos. 
• Recordatorios de cambios en los atributos de los empleados: utiliza el desencadenante "Evento en Personio" para alertar a Recursos Humanos al instante cuando se actualicen los datos de un empleado. Por ejemplo, notificar a los administradores de Salud y Seguridad si cambia la información de contacto de emergencia, o informar a los administradores de nómina si cambia el país de trabajo de un empleado.  

Componentes del workflow

Los workflows se componen de cuatro componentes principales: desencadenantes, acciones, condiciones y reglas. Cada uno desempeña un papel específico para lograr el resultado deseado.

• Los desencadenantes inician el workflow en función de un evento que se produzca o de una hora determinada. Solicitan a Personio que inicie un proceso.
• Las reglas definen a quién se aplica un workflow en función de los atributos de Personio. Añade reglas a un desencadenante para personalizarlo aún más. Por ejemplo, desencadenar una notificación de subida de documentos solo cuando alguien de un departamento específico suba un documento. 
• Las condiciones definen los criterios que deben cumplirse antes de que pueda comenzar un workflow. Agrega condiciones a un desencadenante para personalizar más el workflow. Por ejemplo, activar una notificación de carga de documentos solo cuando un documento se carga en una o más categorías de documentos específicas.
• Las acciones son los pasos que se producen una vez que coinciden los desencadenantes, las reglas y las condiciones.

Consulta Componentes del workflow para obtener una descripción de cada componente del workflow.

Crear tus propios workflows

Crea tus propios workflows personalizados utilizando una de las plantillas predefinidas en la galería, o comienza desde cero. Para obtener instrucciones paso a paso, consulta el artículo sobre la creación de workflows.

Gestionar y supervisar los workflows

Consulta Supervisión y administración de workflows para obtener más información.