Este artículo explica cómo importar varios documentos a los perfiles del empleado correspondientes. Para subir un solo documento o usar plantillas de documentos, aprende a añadir documentos a un perfil de empleado.
Antes de empezar
- Para importar documentos, necesitas permisos de edición para Documentos > Importar - Documentos.
- Los usuarios con permiso para importar documentos pueden importar documentos de todos los empleados. No es posible limitar el acceso a la importación de documentos a grupos de empleados específicos.
- Las importaciones no se pueden revertir. Asegúrate de que los datos que estás importando son correctos y considera la posibilidad de importar primero un pequeño conjunto de datos para comprobar los resultados.
- Todos los archivos deben seguir unas convenciones de nomenclatura específicas para la coincidencia automática de empleados. Consulta la sección a continuación sobre cómo preparar archivos para la importación.
- Si planeas usar el ID de empleado en los nombres de tus archivos, primero tienes que crear un atributo personalizado “ID de empleado” en Personio y marcarlo como un valor único. Esto es diferente del ID interno de Personio que Personio asigna automáticamente a cada empleado.
- Usa el nombre legal del empleado (no el nombre preferido) al crear nombres de archivos para asegurar una coincidencia adecuada.
Prepara archivos para la importación
Antes de subir archivos a Personio, guarda todos los nombres de archivo utilizando uno de estos formatos: Estas convenciones de nomenclatura permiten que Personio vincule de forma automática los archivos subidos con el empleado correcto.
- Nombre_Apellidos_Categoría_ddmmaaa
- Nombre_Apellidos_Categoría_dd.mm.aaaa
- EmployeeID_Nombre_Apellidos_Categoría_ddmmaaaa
- EmployeeID_Nombre_Apellidos_Categoría_dd.mm.aaaa
- EmployeeID___Categoría_ddmmaaaa
- EmployeID___Categoría_dd.mm.aaaa
Consejo:
Crea la barra larga entre el ID de empleado y la categoría (como en los dos últimos tipos de formato) con tres guiones bajos consecutivos “_ _ _”.
Casos especiales
Consulta la siguiente tabla para casos especiales o excepciones al nombrar archivos.
| Caso | Más información |
| Más detalles en el nombre del archivo | Incluye detalles adicionales en el nombre del archivo después de la fecha. Utiliza un guion bajo "_" para separarlos. Por ejemplo, IDdeEmpleado__Categoría_dd.mm.aaaa_información adicional |
| Atributo ID del empleado | Si se incluye el ID de empleado en el nombre de un archivo, el atributo “ID de empleado” en Personio tiene que estar en inglés o alemán con uno de los siguientes nombres: “Employee ID”, “Employee Number”, “Mitarbeiter ID” y “Personalnummer”. |
| Guiones bajos en un nombre de archivo | Utiliza únicamente guiones bajos para separar las distintas partes del nombre de un archivo. Por ejemplo, entre los apellidos y las categorías. No utilices guiones bajos dentro de una misma parte, como por ejemplo en el nombre de una categoría. En su lugar, utiliza espacios dentro de las partes. |
| Varios apellidos | Si un empleado tiene varios apellidos, sepáralos con un espacio (no con un guion bajo). Por ejemplo, Nombre_PrimerApellido SegundoApellido_Categoría_ddmmaaaa |
| Sin categoría ni fecha en el nombre del archivo | Si no incluyes la categoría y la fecha en el nombre del archivo, Personio aún asigna el documento al empleado correcto. Tienes que seleccionar manualmente la categoría del documento y la fecha. |
Subir varios archivos a través de la función Importar
Verifica que todos los archivos sean correctos. Luego, sigue estos pasos para subir varios archivos a la vez:
- Ve a Ajustes.
- EnOrganización, haz clic en Importaciones.
- Selecciona Documentos como tipo de importación y haz clic en Siguiente.
- Selecciona o arrastra y suelta todos los documentos en el campo Archivos. Puedes subir hasta 100 documentos con cada importación.
- Configura las columnas de cada documento subido. Asegúrate de que se asigne la fecha correcta de empleado, categoría y documento. Edítalos si se necesita.
- Para eliminar un documento de la lista, selecciona la casilla que hay junto al nombre del archivo y haz clic en Retirar.
- Haz clic en Subir para completar la importación.
Personio escanea los documentos en busca de virus. Una vez importados, ve a la pestaña Documentos del perfil del empleado correspondiente para verlos en la categoría asignada.
Consejo:
Tu Departamento de IT puede crear una integración de la API que suba de forma automática varios documentos a los perfiles del empleado respectivos. Encuentra toda la documentación técnica en nuestro centro de desarrollo.
Pasos siguientes
- Aprende cómo acceder y editar documentos en el perfil del empleado.
- Aprende a usar una plantilla para crear un documento para varios empleados.