Este artículo explica cómo importar varios documentos a los perfiles del empleado correspondientes. Para subir un solo documento o usar plantillas de documentos, aprende a añadir documentos a un perfil de empleado.
Antes de empezar
- Para importar documentos, necesitas permisos de edición para importar documentos. Los usuarios con permiso para importar documentos solo pueden importar documentos de todos los empleados. No es posible limitar la importación de documentos a grupos de empleados específicos. Infórmate más sobre los permisos de importación.
- Las importaciones no se pueden revertir. Asegúrate de que los datos que estás importando son correctos y considera la posibilidad de importar primero un pequeño conjunto de datos para comprobar los resultados.
- Todos los archivos deben seguir unas convenciones de nomenclatura específicas para la coincidencia automática de empleados. Consulta la sección a continuación sobre cómo preparar archivos para la importación.
- Si planeas usar el ID de empleado en los nombres de tus archivos, primero tienes que crear un atributo personalizado “ID de empleado” en Personio y marcarlo como un valor único. Esto es diferente del ID interno de Personio que Personio asigna automáticamente a cada empleado.
- Usa el nombre legal del empleado (no el nombre preferido) al crear nombres de archivos para asegurar una coincidencia adecuada.
Prepara archivos para la importación
Antes de subir archivos a Personio, guarda todos los nombres de archivo utilizando uno de estos formatos: Estas convenciones de nomenclatura permiten que Personio vincule de forma automática los archivos subidos con el empleado correcto.
- Nombre_Apellidos_Categoría_ddmmaaa
- Nombre_Apellidos_Categoría_dd.mm.aaaa
- EmployeeID_Nombre_Apellidos_Categoría_ddmmaaaa
- EmployeeID_Nombre_Apellidos_Categoría_dd.mm.aaaa
- EmployeeID___Categoría_ddmmaaaa
- EmployeID___Categoría_dd.mm.aaaa
Consejo:
Crea la barra larga entre el ID de empleado y la categoría (como en los dos últimos tipos de formato) con tres guiones bajos consecutivos “_ _ _”.
Casos especiales
Consulta la siguiente tabla para casos especiales o excepciones al nombrar archivos.
| Caso | Más información |
| Más detalles en el nombre del archivo | Incluye detalles adicionales en el nombre del archivo después de la fecha. Utiliza un guion bajo "_" para separarlos. Por ejemplo, IDdeEmpleado__Categoría_dd.mm.aaaa_información adicional |
| Atributo ID del empleado | Si se incluye el ID de empleado en el nombre de un archivo, el atributo “ID de empleado” en Personio tiene que estar en inglés o alemán con uno de los siguientes nombres: “Employee ID”, “Employee Number”, “Mitarbeiter ID” y “Personalnummer”. |
| Guiones bajos en un nombre de archivo | Utiliza únicamente guiones bajos para separar las distintas partes del nombre de un archivo. Por ejemplo, entre los apellidos y las categorías. No utilices guiones bajos dentro de una misma parte, como por ejemplo en el nombre de una categoría. En su lugar, utiliza espacios dentro de las partes. |
| Varios apellidos | Si un empleado tiene varios apellidos, sepáralos con un espacio (no con un guion bajo). Por ejemplo, Nombre_PrimerApellido SegundoApellido_Categoría_ddmmaaaa |
| Sin categoría ni fecha en el nombre del archivo | Si no incluyes la categoría y la fecha en el nombre del archivo, Personio aún asigna el documento al empleado correcto. Tienes que seleccionar manualmente la categoría del documento y la fecha. |
Subir varios archivos a través de la función Importar
Verifica que todos los archivos sean correctos. Luego, sigue estos pasos para subir varios archivos a la vez:
- Ve a Ajustes.
- EnOrganización, haz clic en Importaciones.
- Selecciona Documentos como tipo de importación y haz clic en Siguiente.
- Selecciona o arrastra y suelta todos los documentos en el campo Archivos. Puedes subir hasta 100 documentos con cada importación.
- Configura las columnas de cada documento subido. Asegúrate de que se asigne la fecha correcta de empleado, categoría y documento. Edítalos si se necesita.
- Para eliminar un documento de la lista, selecciona la casilla que hay junto al nombre del archivo y haz clic en Retirar.
- Haz clic en Subir para completar la importación.
Personio escanea los documentos en busca de virus. Una vez importados, ve a la pestaña Documentos del perfil del empleado correspondiente para verlos en la categoría asignada.
Consejo:
Tu Departamento de IT puede crear una integración de la API que suba de forma automática varios documentos a los perfiles del empleado respectivos. Encuentra toda la documentación técnica en nuestro centro de desarrollo.
Pasos siguientes
- Aprende cómo acceder y editar documentos en el perfil del empleado.
- Aprende a usar una plantilla para crear un documento para varios empleados.