Este artículo explica cómo importar y subir varios documentos ya creados a las cuentas de los empleados correspondientes. Si deseas subir un solo documento a un perfil de empleado específico o aplicar una plantilla de documento a varios empleados a la vez, consulta Agregar documentos a un perfil de empleado.
Requisitos previos para importar archivos
Antes de subir cualquier archivo, asegúrate de guardar todos los nombres de los archivos utilizando uno de los siguientes formatos:
- Nombre_Apellido_Categoría_ddmmaaaa
- Nombre_Apellido_Categoría_dd.mm.aaaa
- IDdeEmpleado_Nombre_Apellido_Categoría_ddmmaaaa
- IDdeEmpleado_Nombre_Apellido_Categoría_dd.mm.aaaa
- IDdeEmpleado___Categoría_ddmmaaaa
- IDdeEmpleado___Categoría_dd.mm.aaaa
Consejo:
Crea la barra larga entre ID de empleado y Categoría (como se ve en los dos últimos tipos de formato anteriores) con tres guiones bajos consecutivos “_ _ _”.
Consulta la siguiente tabla para conocer casos especiales o excepciones al nombrar archivos.
| Caso | Más información |
| Detalles adicionales en el nombre del archivo |
Incluye detalles adicionales en el nombre del archivo después de la fecha. Utiliza un guión bajo “_” para separarlos. Por ejemplo: ID de empleado___Categoría_dd.mm.yyyy_detalles_adicionales |
| Atributo de ID de empleado |
Al incluir el ID de empleado en un nombre de archivo, el atributo “ID de empleado” en Personio debe estar en inglés o alemán y utilizar uno de los siguientes nombres: “Employee ID”, “Employee Number”, “Mitarbeiter ID” y “Personalnummer”. |
| Varios apellidos |
Si un empleado tiene varios apellidos, separa los apellidos con un espacio. Por ejemplo: |
| Sin categoría ni fecha en el nombre del archivo |
Si no incluyes la categoría y la fecha en el nombre del archivo, el documento se asignará automáticamente al empleado correspondiente, pero tendrás que seleccionar manualmente la categoría del documento y la fecha en el paso dos del asistente de importación. |
Sube varios archivos al mismo tiempo con la funcionalidad Importar
Después de comprobar que todos los archivos tienen el nombre correcto en los requisitos previos, sigue los pasos a continuación para subir varios archivos a la vez.
- Selecciona Importaciones en la barra de navegación de Personio.
- Selecciona Documentos en el menú desplegable Elegir tipo de importación y, a continuación, haz clic en Siguiente.
- Selecciona o arrastra y suelta todos los documentos en el campo de archivos. Puedes subir hasta 100 documentos con cada importación.
- Configura las columnas para cada documento subido. Asegúrate de que se asigne la fecha correcta de empleado, categoría y documento. Edita según sea necesario.
- Para eliminar un documento de la lista, marca la casilla junto al nombre del archivo y haz clic en Eliminar.
- Haz clic en Subir para completar la importación.
Personio escaneará los documentos en busca de virus. Una vez importados, ve a la pestaña Documentos del perfil del empleado correspondiente para verlos en la categoría asignada.
Consejo:
Tu departamento de TI puede crear una integración API que subirá automáticamente varios documentos en los respectivos perfiles de empleado. Encuentra toda la documentación técnica en nuestro Developer Hub.
Utilizar una plantilla para crear un documento para varios empleados a la vez
Para crear de forma masiva un documento para varios empleados, consulta Agregar documentos a un perfil de empleado.