Este artículo explica cómo añadir documentos al perfil del empleado. Puedes crear un documento utilizando una plantilla que hayas guardado en Personio o puedes subir un archivo existente a un perfil de Personio.

Crear documentos a partir de una plantilla

Si guardas plantillas de documentos en Personio, puedes crear documentos personalizados para los empleados de forma más eficiente. Cuando incluyes marcadores de posición en las plantillas, los documentos que crees se generarán automáticamente según la información de los empleados almacenada en Personio. Consulta Gestionar categorías de documentos y plantillas para obtener información sobre cómo crear y almacenar plantillas, o puedes mejorar tu plan.

Antes de empezar

Para crear documentos a partir de una plantilla y almacenarlos en el perfil del empleado, asegúrate de tener lo siguiente:

• El plan Core. Para obtener estas funcionalidades, mejora tu plan o ponte en contacto con tu Gerente de la cuenta.
• Permisos a Documentos.
• Si una plantilla no contiene marcadores de posición para firmas, solo puedes solicitar una firma durante la creación del documento. Para solicitar varias firmas, deshabilite la opción Solicitar firma y añada varios firmantes después de guardar el documento en el perfil del empleado.
• Si una plantilla contiene marcadores de posición para firmas, tienes que seleccionar un firmante para cada uno de ellos. Si deseas solicitar un número de firmas diferente al número de marcadores de posición de la plantilla, deshabilita Solicitar firma y añade los firmantes después de guardar el documento en el perfil del empleado.
• Al crear un documento para varios empleados utilizando una plantilla, puedes solicitar una firma al mismo tiempo. Puedes seleccionar al destinatario del documento como firmante o escoger a otra persona. Si seleccionas a un usuario que no sea el destinatario del documento, este será el firmante obligatorio de todos los documentos creados en esa sesión.

Para un solo empleado

Las plantillas pueden contener marcadores de posición que utilizan los datos de un empleado en Personio para generar documentos personalizados. Para crear un documento para un empleado utilizando una plantilla, sigue estos pasos:

1. Ve al perfil del empleado correspondiente > pestaña Documentos. 
2. Haz clic en Añadir documento > Crear desde una plantilla.
3. Selecciona una plantilla guardada. Si la plantilla contiene marcadores de posición, haz clic en cualquiera de las variables para editar si es necesario.
4. Haz clic en Vista previa de los cambios para ver la versión más actualizada del archivo. Cuando esté todo listo, haz clic en Siguiente.
5. Opcionalmente, edita el nombre del documento y el tipo de archivo.
6. Si lo deseas, solicita una firma. 
   • Selecciona un firmante en el menú desplegable. Si la plantilla contiene marcadores de posición para firmas, selecciona un firmante para cada uno de ellos. Puedes deshabilitar la opción Solicitar firma y solicitar las firmas más adelante. 
   • Escoge el idioma para el correo electrónico de solicitud de firma e introduce un mensaje opcional. 
   • Envía recordatorios automáticos al firmante hasta que firme el documento. Selecciona la frecuencia de los recordatorios.  
7. Haz clic en Siguiente para revisar el documento y, a continuación, en Crear.

El documento generado aparece en la pestaña Documentos del empleado, en la categoría asignada. El empleado recibirá una notificación en la bandeja de entrada de Personio. Según los permisos que tengas, podrás acceder al documento y verás estas opciones:

• Solicitar una firma y consultar el estado de la solicitud de firma.
• Haz clic en el nombre del documento para ver una vista previa.
• Descargar o eliminar el documento.
• Editar la categoría, el título, la fecha o los comentarios del documento.

Puedes crear un workflow de notificación de subida de documentos para avisar al supervisor de un empleado cuando sus subordinados suban documentos a su perfil.

Consejo:
Las plantillas subidas en la categoría del sistema Contratos de trabajo se muestran de forma automática en la sección Reclutamiento al crear una oferta de trabajo.

Para varios empleados

Para crear un documento personalizado para varios empleados a la vez usando una plantilla, sigue estos pasos:

1. Abre la Lista de personal.
2. Activa la casilla de verificación junto a todos los empleados necesarios y haz clic en Crear documentos.
3. Escoge una plantilla. Filtra por categoría e idioma, o realiza una búsqueda según sea necesario. 
4. Revisa y ajusta las variables editables. Estos cambios se aplican a todos los empleados seleccionados. 
5. Introduce los detalles del documento para ajustar el nombre, el tipo de archivo y la fecha. 
6. Si lo deseas, solicita una firma. Escoge a una persona para que firme todos los documentos, o designa a cada empleado como firmante de su propio documento. A continuación, selecciona el idioma de la notificación y añade un mensaje si es necesario. Para omitir esto, deshabilita la opción Solicitar firma. 
7. Comprueba la precisión seleccionando un empleado en el menú para obtener una vista previa del documento. 
8. Opcionalmente, selecciona la casilla de verificación para notificar a los empleados sobre el documento. Los destinatarios recibirán la notificación en su Bandeja de entrada de Personio. También puedes crear un workflow de notificación de subida de documentos para avisar a los supervisores.
9. Revisa y haz clic en Crear documentos. 

El documento generado aparece en la pestaña Documentos del empleado, en la categoría correspondiente, y cada marcador de posición se rellena con la información guardada en su perfil del empleado o introducida al revisar las variables. Si el documento incluye una solicitud de firma, los empleados recibirán un correo electrónico. 

Las cuentas del plan Core tienen un número definido de solicitudes de firma electrónica al mes. Mejora tu plan para disfrutar de solicitudes de firma electrónica ilimitadas.

Subir documentos existentes

Puedes gestionar y almacenar todos los documentos importantes de los empleados directamente en su perfil de Personio. Esto permite mantener registros de cosas como los certificados de días libres, los documentos de candidatura, los planes de desarrollo y más. Puedes utilizar la funcionalidad Importaciones para subir archivos de empleados en bloque.

Subir un documento

Para subir un documento ya existente al perfil de un empleado, sigue estos pasos:

1. Ve al perfil del empleado correspondiente > pestaña Documentos. 
2. Haz clic en Añadir documento > Subir.
3. Sube o arrastra y suelte el archivo.
4. Introduce un nombre y selecciona la categoría del documento.
5. Si quieres, puedes añadir una fecha y un comentario.
6. Si lo desea, active la opción Solicitar firma para solicitar firmas electrónicas en el documento.
   • Puedes añadir hasta 12 firmantes.
   • Selecciona el tipo de firma y el idioma del correo electrónico, e introduce el mensaje del correo electrónico.
   • Selecciona la opción de notificar al solicitante y a todos los firmantes una vez que se hayan completado las firmas. 
   • Selecciona la opción de enviar recordatorios automáticos sobre las firmas pendientes y la frecuencia.
7. Escoge notificar al empleado sobre este documento y envíale una notificación a labandeja de entrada y por correo electrónico.
8. Haz clic en Subir.

Consejo:
El Departamento de IT puede crear una integración de la API que subirá automáticamente un documento en el perfil del empleado correspondiente. Encontrarán documentación técnica en nuestro Centro de desarrolladores.

Tipos de archivos compatibles

Personio permite subir archivos en los siguientes formatos:

Tipos de archivo que se pueden previsualizar en Personio

En Personio puedes previsualizar los siguientes tipos de archivo:

• bmp
• csv
• doc
• docx
• gif
• jpeg
• jpg
• ods
• odt
• pdf
• png
• rtf
• txt

Editar los detalles de un documento

Los documentos subidos se guardan en la pestaña Documentos del perfil del empleado, dentro de la categoría que se le haya asignado. Para acceder a los documentos y editarlos, sigue estos pasos:

1. Ve al Perfil del empleado correspondiente > Documentos.
2. Selecciona la categoría en la que se ha almacenado el documento.
3. Aparece una lista de todos los documentos dentro de la categoría seleccionada. Haz clic en el nombre de un documento para obtener una vista previa. En la vista previa, puedes hacer lo siguiente:
   • Obtener información adicional sobre el tamaño, el tipo y la fecha de creación del archivo.
   • Editar el nombre, la fecha, los comentarios o la categoría del documento haciendo clic en Editar, en la parte inferior.
   • Descargar, eliminar o imprimir el documento.