En este artículo te explicamos cómo ajustar el saldo de ausencias de tus empleados.

Hay dos maneras diferentes de hacerlo:

• Ajustar manualmente el saldo de ausencias
  Sigue estos pasos si deseas modificar el saldo de ausencias de un empleado específico.
• Ajustar los saldos de ausencias en bloque (importación) 
  Sigue estos pasos si deseas modificar el saldo de ausencias de varios empleados.

Ajuste manual del saldo de ausencias

Ten en cuenta que, para poder utilizar esta funcionalidad, es necesario que el tipo de ausencia tenga asociada una política de devengo.

Para que los empleados puedan ajustar manualmente los saldos de ausencias, debes otorgarles permiso de administrador o el permiso Editar para Configuración de la cuenta > Ausencias.

Para ajustar manualmente los saldos de ausencias, tendrás que seguir estos pasos:

1. Ve a la pestaña Ausencia del perfil del empleado correspondiente, haz clic en el tipo de ausencia que quieres actualizar y selecciona la opción "Ajustar saldo".

   
   

    

2. A continuación, en la ventana que se abre, podrás especificar si quieres establecer el saldo en un determinado valor o ajustar el saldo por un número de días.  La fecha de ajuste define la fecha en la que se mostrará el cambio en el historial de saldos de ausencias.
   
   En el campo Comentario podrás añadir información adicional sobre el motivo del ajuste.

   

    

3. Selecciona el tipo de ajuste.

   La opción Establecer el saldo en un determinado valor, te permite realizar un ajuste absoluto del saldo. Al seleccionar esta opción, Personio sobrescribe el derecho anual del empleado con el valor introducido y pone a cero el número de días disfrutados en la fecha de ajuste especificada.
   
   La opción Ajustar el saldo por el número de días te permite realizar un ajuste relativo. Al seleccionar esta opción, Personio incrementa o disminuye el saldo acumulado en función del número de días introducido sin modificar los días de ausencia ya disfrutados.

   1. Establecer el saldo en un determinado valor

      Ejemplo: supongamos que queremos añadir 3 días de vacaciones al saldo del empleado el 31.12.2017. Para ello:

      1. Selecciona el tipo de ajuste, define la fecha de ajuste en que se aplicará la corrección e introduce el valor deseado.

      2. Añade opcionalmente un comentario indicando el motivo del ajuste para una mayor transparencia.

        

      3. Ve al perfil del empleado correspondiente y selecciona el tipo de ausencia Vacaciones pagadas. Ahora haz clic en el icono del reloj "Ver historial" y verás el ajuste manual, tal como se muestra a continuación:

      Ten en cuenta que, al tratarse de un ajuste manual, aparecerá resaltado en azul y que con este tipo de ajuste se sobrescribe el derecho anual de la política de devengo. Para eliminar este ajuste, basta con hacer clic en el icono de la papelera.

      Si eres administrador, puedes usar la funcionalidad de importación de Personio para aplicar el ajuste manual del saldo a un grupo de empleados en una sola operación. En este artículo te contamos paso a paso cómo subir los saldos de ausencia utilizando una sencilla plantilla de Excel.

      Nota:
      No se puede realizar ningún ajuste manual para fechas futuras.

   2. Ajustar el saldo por número de días

      Ejemplo: supongamos que queremos conceder 1 día de permiso especial al empleado.

      1. Ve al perfil del empleado y selecciona el tipo de ausencia correspondiente. Ahora haz clic en el botón "Ajustar saldo".

      1. Introduce la cantidad de días que quieres añadir o restar del saldo en el campo Ajustar por.

      2. Establece la fecha en la que se aplicará la corrección y añade opcionalmente un comentario indicando el motivo del ajuste para una mayor transparencia, tal como se muestra a continuación.

      

      4. Comprueba en Mostrar historial que se ha efectuado el ajuste.

      El ajuste realizado aparecerá resaltado en azul en el historial de ausencias. Para eliminar este ajuste, basta con hacer clic en el icono de la papelera.

      

    

Ajustar los saldos de ausencias en bloque mediante una importación

Para ajustar los saldos de ausencias utilizando la función de importación, tendrás que seguir los siguientes pasos:

1. Descarga la plantilla de Excel que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla de Excel (en formato .csv, .xls o .xlsx), pero tendrá que incluir las mismas cuatro columnas:
          •     Correo electrónico del empleado: el mismo que se ha registrado en Personio.
          •     Tipo de ausencia: igual que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas).
          •     Saldo: en formato DD.MM o HH:MM en función de la unidad de tiempo establecida para el tipo de ausencia.
          •     Fecha del saldo: (opcional): en formato DD.MM.AAAA.
2. Introduce la información del saldo de ausencias de los empleados en la plantilla de Excel.
3. En Importaciones, selecciona Subir saldo acumulado y sube el archivo de Excel que acabas de completar. 
4. Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que correspondan. Asegúrate de que los nombres coincidan.
5. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, pulsa en Importar.

Ten en cuenta que...
Si ajustas el saldo de ausencias mediante una importación en bloque, no podrás elegir el tipo de ajuste. El saldo se ajustará automáticamente a un valor determinado.