Consejo:
Si estás utilizando la experiencia de configuración, sigue los pasos indicados para completar la configuración allí.

Las políticas de ausencia establecen cómo tus empleados solicitan y acumulan días libres. Cada tipo de ausencia que creas puede tener múltiples políticas. Esto te permite gestionar diferentes requisitos específicos del mercado dentro de un único tipo de ausencia. Usa una de nuestras plantillas específicas para el país para un proceso de creación más fácil. Este enfoque ofrece varias ventajas:

Menos complejidad: minimiza las tareas administrativas disminuyendo el número de tipos de ausencia que administrar.
Flexibilidad: adaptación a las normativas locales para garantizar el cumplimiento en distintos mercados.
Eficiencia: agiliza el proceso de gestión de ausencia, haciéndolo más efectivo para la organización.

Si comenzó a implementar las ausencias después del 8 de marzo de 2026, la información de este artículo no le será aplicable, ya que tiene acceso a una versión actualizada de las políticas de ausencias. Consulte este artículo para obtener información relevante.

Antes de empezar

Para crear políticas de ausencias, necesitas permiso de edición para la sección Configuración de la cuenta > Ausencia.
Puedes asignar diferentes políticas a distintos empleados, pero cada uno solo puede tener una política de ausencia por tipo de días libres a la vez.

Crear una política de ausencia

Para crear una política de ausencia, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias.
Selecciona el tipo de ausencia para el que quieras crear una política.
Haz clic en Añadir política para abrir el cajón de creación.
Seleccione una plantilla o desplácese hacia abajo y haga clic en Formulario en blanco para crear una política desde cero.
- No recomendamos utilizar plantillas de otros países, ya que pueden tener una lógica de cálculo que no se aplica a su país.
- Si vas a crear una política de vacaciones pagadas para Alemania o los Países Bajos, utiliza la plantilla específica del país correspondiente, ya que contiene normas especiales para estos países que de otro modo no estarían disponibles.
Añade un nombre de política y una descripción. Si bien la descripción solo es visible para los administradores, recomendamos no añadir información confidencial.
Rellena y revisa todos los apartados del cajón, que se describen en detalle a continuación.
Revisa el resumen final de la política y confírmala.

Si quieres comenzar desde una política existente y modificar algunos ajustes, crea una copia y edita el duplicado.

Ajustes generales

Configuración	Descripción y notas
Válido el	Define cuántos días el sistema deduce del saldo cuando un empleado solicita una ausencia: Horario laboral de lunes a viernes: Basado en la superposición entre el horario de trabajo y los días entre semana. La ausencia tomada en días festivos y fines de semana no afecta al saldo. Horario laboral de lunes a sábado: Basado en la superposición entre el horario de trabajo y los días entre semana, incluido el sábado. La ausencia tomada en días festivos y domingos no afecta al saldo. Horario de trabajo, incluyendo días festivos: Basado en el horario de trabajo individual de cada empleado. La ausencia tomada en días festivos afecta al saldo. Horario de trabajo, excluyendo días festivos: Como la opción anterior, pero la ausencia tomada en días festivos no afecta al saldo. Lunes a domingo: cualquier día solicitado, independientemente del horario de trabajo del empleado. La ausencia tomada en días festivos afecta al saldo. Disponible solo para ausencias diarias
Habilitar las solicitudes de medio día	Solo es relevante para los tipos de ausencia medidos en días.
¿Es necesario un certificado?	Decide si el empleado tiene que subir un certificado y después de cuántos días libres tiene que hacerlo. El sistema calcula la duración según el ajuste Válido el anterior y envía una solicitud de certificado al empleado. Si activas este ajuste, debes otorgar a tus empleados permisos de acceso a su propia sección de Documentos. Si la empresa está ubicada en Alemania, los empleados con seguro médico obligatorio u otro tipo de seguro médico no privado no tendrán que subir un certificado de forma manual. Tienes que recuperar los certificados.
¿Se necesita un sustituto?	Decide si los empleados tienen que seleccionar un sustituto para sus ausencias. No disponible para los tipos de ausencia que se calculan por horas. El sistema no transfiere permisos ni workflows de aprobación durante la sustitución. Para estos últimos, delega las aprobaciones de ausencias.
¿Puede un sustituto solicitar este tipo de ausencia simultáneamente?	Si lo configuras en No, un sustituto aprobado no podrá solicitar este tipo de ausencia durante la sustitución. Recomendamos deshabilitar esta opción para los días libres planificados, como los días festivos, y activarla para ausencias no planificadas, como los días de baja por enfermedad.
¿Qué tipo de ausencias retribuidas ofrece esta política ?	Con esta configuración, se determina si la política de ausencias ofrece un número limitado o ilimitado de días de ausencia. Si ofreces ausencias retribuidas ilimitadas, los empleados asignados pueden solicitar periodos de ausencia de duración indefinida. Esto resulta útil si la duración de la ausencia es incierta. Por ejemplo, un empleado puede necesitar una ausencia prolongada por baja por enfermedad, por motivos familiares o por obligaciones públicas, como ser miembro de un jurado.

Concesión

La sección sobre otorgamiento solo es relevante si la política ofrece ausencias retribuidas limitadas. Decide cuántos días u horas quieres conceder, y cuándo y cómo concederlos:

Ajuste	Descripción
Ausencias retribuidas anuales	La cantidad de horas/días concedidos en un año.
Periodo de devengo	El día en que comienza el año de vacaciones y el empleado empieza a recibir sus ausencias retribuidas. Las normas de transferencia se aplican a partir de este día.
Método de concesión	Cómo recibe el empleado las ausencias retribuidas: Para las ausencias en horas, selecciona si quieres concederlo todo de una vez o en cuotas mensuales. Para las ausencias en días, selecciona una de las siguientes opciones: anual, semestral, trimestral y mensual. Si seleccionas la opción mensual, decide si el empleado recibe las ausencias retribuidas al principio o al final de cada mes trabajado a tiempo completo. Esto se aplica a ausencias en días y en horas.
¿Quieres aplicar la concesión temporal al comienzo de la relación laboral?	Con esta opción, puedes limitar las ausencias retribuidas concedidas al inicio de un empleo nuevo. Escoge durante cuántos meses se aplica esta norma y cuántos días u horas se conceden durante cada mes. Al final de este período, entra en vigor el método de concesión estándar.

Prorrateo

Solo es relevante si la política ofrece ausencias retribuidas limitadas. Con estos ajustes, puedes decidir si quieres reducir las ausencias retribuidas de un empleado de forma proporcional, en función de su jornada laboral o cuando se incorpora o se marcha en mitad de un ciclo, y cómo hacerlo. Estas opciones están disponibles para ausencias en días y para días libres en horas.

Ajuste	Descripción
Prorrateo al inicio/fin del empleo	Cuando un empleado se incorpora a la empresa o la abandona a mitad del ciclo, puedes seleccionar lo siguiente: No prorratear las ausencias retribuidas anuales, otorgándolas íntegramente. Prorratearlas según los meses restantes del ciclo. Prorratearlas según los días restantes del ciclo. Por ejemplo, Un empleado con ausencias retribuidas anuales de 24 días se incorpora a la empresa el 10 de mayo. Decides prorrateárselas. Con prorrateo mensual, recibe 14 días: (24 días al año/12 meses) x 7 meses restantes. Con prorrateo diario, recibe 15,35 días: 14 días como arriba + (2 días al mes/31 días) x 21 días restantes. Se aplica la regla de redondeo que se explica a continuación.
Prorrateo para empleados a tiempo parcial	Cuando un empleado trabaja una cantidad reducida de días u horas, puedes seleccionar lo siguiente: No prorratear las ausencias retribuidas anuales, otorgándolas íntegramente. Prorratearlas por días de trabajo semanales: El sistema tiene en cuenta el número de días que los empleados trabajan en una semana en comparación con el valor de referencia de su horario de trabajo. Prorratearlas por horas de trabajo semanales: el sistema tiene en cuenta el atributo Horas semanales en la pestaña Información personal del empleado. El sistema también prorratea de acuerdo con esta norma. Por ejemplo, un empleado trabaja 15 horas durante 3 días de la semana. Le asignas una política de ausencia con ausencias retribuidas de 24 días y decides prorratearlas. Con el prorrateo de días de trabajo semanales, recibe 14,4 días: 24 x 3/5. Se aplica la regla de redondeo que se explica a continuación. Con el prorrateo de horas de trabajo semanales, recibe 9 días: 24 x 15/40.
Regla de redondeo	Esto se aplica a los ciclos de concesión anuales, cuando las ausencias retribuidas anuales no son un número entero. La regla de redondeo no se aplica a las ausencias retribuidas mensuales.

Prórroga

Solo es relevante si la política ofrece ausencias retribuidas limitadas. Decide si los empleados pueden transferir cualquier ausencia retribuida no utilizada a los años siguientes. Si es así, puedes limitar el número de días u horas que pueden transferir y establecer un periodo de corte medido en meses.

Antes de cambiar los ajustes de prórroga de una política de ausencias ya existente, lee nuestro artículo al respecto.

Reglas basadas en la antigüedad

Decide si quieres recompensar a los empleados con antigüedad con ausencias retribuidas adicionales permanentes. Puedes escoger entre recompensas únicas o recurrentes:

Para las recompensas puntuales, establece cuántos días u horas se van a recompensar y después de cuántos años se hará. Haz clic en Añadir regla para añadir más recompensas.
Para las recompensas recurrentes, establece cuántos días u horas se van a recompensar y la frecuencia en años.

Asignar la política de ausencia a los empleados

Estas instrucciones se aplican cuando se asigna una política de ausencia a los empleados por primera vez. Para cambiar una política asignada a los empleados, sigue estos pasos.

Antes de continuar y asignar una política de ausencia nueva a los empleados, asegúrate de que los ajustes de la política de días libres te satisfagan. Una vez la asignes a los empleados, no podrás editarla.

Asignar automáticamente todos los tipos de ausencia que solo tienen una política

Si aún no has asignado ninguna política al empleado, ve a su pestaña Ausencia y usa el botón Asignación rápida. Esto asigna automáticamente todas las políticas de ausencia al empleado para cualquier tipo de ausencia que tenga solo una política disponible. Esta opción es particularmente útil para asignar políticas a nuevos empleados.

Asignar una política a un solo empleado

Para asignar una política de ausencias a un solo empleado, sigue estos pasos:

Ve al perfil del empleado > Ausencia.
Ve a Saldos de ausencias a la derecha.
Desde la pestaña Asignado o Sin asignar, haz clic en el tipo de ausencia correspondiente.
En la ventana de tipo de ausencia, ve a Políticas de devengo.
Haz clic en Asignar política de devengo y selecciona la política de ausencias que desea asignar.

En Efectivo desde, selecciona una de las opciones que se muestran en la tabla siguiente. Estas opciones se aplican tanto a políticas con limitaciones de ausencias retribuidas como a aquellas sin ellas.

Fecha de contratación

El sistema asigna la política nueva de forma retroactiva, con efecto a partir de la fecha de contratación del empleado. Esto puede sobrescribir todas las políticas de ausencias asignadas previamente.

Fecha específica

El sistema asigna la política nueva a partir de la fecha que introduzcas.

Puedes seleccionar una fecha futura (ilimitada).
Puedes seleccionar fechas retroactivas desde el comienzo del año calendario anterior. Por ejemplo: si hoy es 18/08/25, puedes seleccionar fechas hasta el 1/1/24.

Esta opción te permite dejar un espacio entre la fecha de contratación de un empleado y su primera asignación de política. A continuación se muestran algunos casos en los que esto podría ser útil:

Puedes añadir un tipo de ausencia nuevo, pero necesitas continuar usando el anterior por ahora. En este caso, no conviene comenzar desde la fecha de contratación del empleado, ya que su historial está en la fecha anterior.
Eres un cliente nuevo y has decidido no transferir el historial de tus empleados desde tu sistema anterior. En este caso, podría ser conveniente comenzar desde una fecha específica en lugar de las fechas de contratación de tus empleados.

Asignar la política.

Asignar una política en masa

Existen dos maneras de asignar una política a varios empleados al mismo tiempo:

Utilizar la lista de personal (recomendado en la mayoría de los casos).
Utilizar una importación. Esta opción es especialmente útil si necesitas asignar una política a muchos empleados y tipos de ausencia . Con la importación, puedes evitar perder tiempo configurándolos individualmente.

Utilizar la lista de personal

Ve a Organización > Lista de personal.
Opcional: Aplica filtros para restringir la selección.
Marca la casilla a la izquierda de los nombres de los empleados relevantes.
Haz clic en Editar políticas de tiempo > Modificar política de ausencia.
Selecciona el tipo de ausencia correspondiente y la política de ausencias que quieras asignar.
En Efectivo desde, ten en cuenta lo siguiente:
▶︎ Si se trata de una política con ausencias retribuidas ilimitadas: puedes asignarla desde la fecha de contratación o una fecha específica.
▶︎ Si se trata de una política con ausencias retribuidas limitadas: puedes asignarla desde una de las opciones que se muestran en la siguiente tabla:

Fecha de contratación	El sistema asigna la política nueva de forma retroactiva, con efecto a partir de la fecha de contratación del empleado. La asignación de una política desde la fecha de contratación del empleado sustituye todas las políticas asignadas anteriormente. Los periodos de ausencia existentes se actualizarán en función de los ajustes de la política nueva, y los saldos de ausencia podrían modificarse.
Inicio del periodo actual	El sistema asigna la política nueva a partir del periodo actual, desde el comienzo del año de devengo especificado en los ajustes de Concesión.
Siguiente periodo de ausencia retribuida	El sistema asigna la política nueva a partir del siguiente periodo, desde el comienzo del año de devengo especificado en los ajustes de Concesión.
Fecha específica	El sistema asigna la política nueva a partir de la fecha que introduzcas. Puedes seleccionar una fecha futura (ilimitada). Puedes seleccionar fechas retroactivas desde el comienzo del año calendario anterior. Por ejemplo: si hoy es 18/08/25, puedes seleccionar fechas hasta el 1/1/24.

Haz clic en Cambiar política para implementar los cambios.

En el caso de las ausencias con limitaciones de ausencias retribuidas, el tiempo de vacaciones se calculará de forma automática según la política asignada. La fecha de validez se muestra claramente una vez que hayas seleccionado la opción de candidatura que prefieras.

Utilizar una importación

La importación se realiza a través de Ajustes > Organización > Importaciones. Obtén más información en nuestro artículo sobre este tema.

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