Vamos a retirar Personio Conversations y a efectuar una transición a Personio Assistant para todos los clientes. Personio Assistant utiliza tecnología puntera de IA para ayudar a los empleados a obtener respuestas y reducir los tickets de RR. HH.
Conversations seguirá disponible hasta el 30 de junio de 2026 o hasta la fecha de renovación, lo que suceda antes. Después de esa fecha, retiraremos el acceso. Personio Assistant se incluye sin coste adicional.

Este artículo explica cómo implementar Personio Conversations. Encontrarás información sobre cómo añadir Conversations a tu plan de Personio y sobre cómo configurar los pasos necesarios para usar Conversations.

 

Paso 1: Añade Conversations a tu plan

Para añadir Conversations a tu plan, puedes gestionar tu plan Personio tú mismo o ponerte en contacto con tu superior de cuentas.

 

Paso 2: Accede a Personio Conversations por primera vez

Configuración inicial

El administrador de Personio de tu empresa necesitará primero crear un rol de empleado “Experto en Conversations” en Personio y definir los permisos de acceso correspondientes. Los administradores tienen acceso a este rol de forma predeterminada y, por lo tanto, no necesitan asignárselo a sí mismos.

Si el responsable de la implementación es otra persona de la empresa, el administrador deberá asignarle ese rol. Esta persona colaborará estrechamente con Personio durante el proceso de configuración. También será tu primer experto y estará a cargo de las tareas que se indican a continuación.

Ten en cuenta que:
Para activar Personio Conversations por primera vez, el administrador debe hacer clic en la sección Conversations en la barra de navegación principal de Personio. De este modo se completará la configuración inicial.

 

Gestionar los atributos visibles de los empleados en la pestaña Solicitante

En Conversations, la pestaña Solicitante dentro de una solicitud proporciona al experto información sobre el solicitante. Esta información se extrae del perfil de empleado del solicitante en Personio y se basa en los atributos del empleado.

Aquí se incluyen atributos predeterminados, como el nombre del solicitante, su estado, los detalles de contacto, el rol y el departamento. También se pueden incluir en la lista otros atributos, como atributos personalizados, a través de las credenciales de API en Personio para que sean visibles en la pestaña Solicitante.

Ten en cuenta que:
Incluye en la lista solo los atributos que quieres que estén visibles en la pestaña Solicitante. Así se garantiza que quienes desempeñan el papel de expertos no puedan ver la información confidencial de los empleados. Ciertos atributos, como los datos bancarios, no se pueden transferir a través de las credenciales de API.

Para gestionar qué atributos de empleado son visibles en la pestaña Solicitante y para garantizar la privacidad de los datos, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Seguridad e integraciones, haz clic en Credenciales de la API.
3. Haz clic en Conversations. 
4. En Atributos de empleado legibles, haz clic en el menú desplegable para ver la lista completa de atributos del empleado.
5. Selecciona los atributos que quieres transferir a Conversations. Estos atributos aparecerán en la pestaña Solicitante.
6. Haz clic en Guardar.

 

Define tus preferencias de idioma

El idioma en el que aparecerá tu cuenta de Conversations depende de tus preferencias de idioma en Personio (puedes determinar tus preferencias de idioma en Personio a través de tu configuración personal). Esto significa que si has definido el español como tu idioma preferido en Personio, tu cuenta de Conversations también aparecerá en español.

El idioma del chatbot Conversations en Microsoft Teams y Slack también se basa en la preferencia de idioma personal en Personio. Por ejemplo, si un solicitante usa Slack en inglés pero tiene Personio en español, el chatbot responderá en español.

Consejo:
Al cambiar de idioma en Personio, el cambio no siempre es inmediato en Conversations o en el chatbot. Intenta actualizar la página o vuelve a consultar más tarde.

 

Paso 3: Asigna roles y configura los equipos

El primer experto debe ocuparse de las siguientes acciones:

1. Asignar el rol de «Experto en Conversations» a todos los demás expertos. Nota: Solo quienes tengan acceso de administrador pueden asignar roles.
2. Crear los primeros equipos. Consejo: Una vez que se ha integrado Slack (mira el paso final a continuación), es posible añadir los canales de Slack asociados a los equipos pertinentes mediante la función de edición de equipos.
3. Editar equipos: añadir y eliminar miembros, editar los horarios de trabajo y asignar las categorías de equipo.
4. Crear estados de solicitud personalizados.
5. Configurar los ANS.

Notas
▶ Al configurar Conversations, todos tus empleados de Personio serán transferidos. Esto incluye a los empleados inactivos. Sin embargo, no se les enviará ningún correo electrónico o notificación, excepto si se solicita una aprobación.

 

Paso 4: Integra Slack o Microsoft Teams

Una vez que te hayas familiarizado con Conversations, podrás configurar la integración con Slack o Microsoft Teams (puede que necesites coordinarte con el departamento de TI). Ya puedes empezar a responder a las solicitudes que se envían a través de Slack o Microsoft Teams.

Ten en cuenta que:
Cuando configuras Slack o Microsoft Teams, todos los contactos existentes se transfieren a Personio Conversations, incluidos los contactos de fuera de la organización. Sin embargo, no se les enviará ningún correo electrónico o notificación, excepto si se solicita una aprobación.

Consejo:
Recomendamos integrar Slack o Microsoft Teams, sin embargo, esto no es un requisito previo para usar Conversations, ya que el correo electrónico está habilitado de forma predeterminada.