En este artículo te explicamos cómo invitar a los empleados a las sesiones de formación, consultar el estado de las invitaciones e informar a los participantes de cualquier cambio que se produzca sin tener que utilizar listas ni herramientas externas.

A continuación, veremos:

• Cómo enviar una invitación para una sesión de formación
• Cómo consultar el estado de las invitaciones
• Cómo informar de cambios a los participantes invitados

Nota
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Enviar una invitación a una sesión de formación

En los siguientes tres escenarios, te explicamos cómo invitar a los participantes a las sesiones de formación en función de sus condiciones. Primero, asegúrate de ir a Formación. En Catálogo de cursos, haz clic en el título del curso que deseas abrir y, a continuación, haz clic en el botón de flecha situado a la derecha de la sesión correspondiente. 

Enviar una invitación a todos los participantes que aún no han sido invitados

Escenario: acabas de crear una nueva sesión de formación y has añadido a los empleados que participarán en ella. Ahora tendrás que enviar una invitación a todos los participantes. Las invitaciones que no se hayan enviado todavía aparecerán con el estado No enviadas. 

Sigue estos pasos: haz clic en Enviar invitaciones. A continuación, se abrirá un cuadro de diálogo para informarte de que estás a punto de enviar un correo electrónico de invitación que incluye el programa y la descripción de la sesión. Haz clic en Enviar invitaciones para confirmar el envío.

Notas
▶︎ En caso de que ya hayas enviado la invitación a algunos participantes anteriormente, serán excluidos de la lista de correo electrónico.
▶︎ El correo electrónico contendrá un archivo adjunto donde los participantes podrán confirmar o denegar su asistencia y agregarlo a sus calendarios. Si utilizas Outlook, asegúrate de activar las respuestas por correo electrónico.
▶︎ Si los participantes rechazan su asistencia a una sesión que está abierta a la autoinscripción, siguen siendo parte de la sesión y cada uno ocupa un asiento. Para liberar sus asientos debes eliminarlos de la sesión o cancelar su asistencia en Formación > Mi formación > Cursos planificados.
 

Enviar una invitación a determinados participantes

Escenario: ya has enviado una invitación a todos los participantes de la sesión, pero hay nuevos empleados que quieren sumarse a la formación y quieres enviarles la invitación correspondiente.

Consejo
Puedes filtrar la lista de participantes por el estado de asistencia utilizando el menú desplegable que aparece sobre el panel de control de la sesión.

Sigue estos pasos: marca la casilla junto al nombre de los empleados a los que quieres enviar la invitación y haz clic en Enviar invitaciones. A continuación, se abrirá un cuadro de diálogo para informarte de que estás a punto de enviar un correo electrónico de invitación que incluye el programa y la descripción de la sesión. Haz clic en Enviar invitaciones para confirmar el envío.

Notas
▶︎ El correo electrónico contendrá un archivo adjunto donde los participantes podrán confirmar o rechazar su asistencia y agregarlo a sus calendarios. Si utilizas Outlook, asegúrate de activar las respuestas por correo electrónico.
▶︎ Si los participantes rechazan su asistencia a una sesión que está abierta a la autoinscripción, siguen siendo parte de la sesión y cada uno ocupa un asiento. Para liberar sus asientos debes eliminarlos de la sesión o cancelar su asistencia en Formación > Mi formación > Cursos planificados. 

Enviar y reenviar una invitación a todos los participantes 

Escenario: has enviado una invitación a todos los participantes de la sesión, pero hay nuevos empleados que quieren participar en la formación. Lógicamente tendrás que enviarles la invitación correspondiente, pero también puedes aprovechar la ocasión para enviar un recordatorio a los participantes que todavía no hayan respondido a la invitación enviada previamente.

Consejo
Puedes filtrar la lista de participantes por el estado de asistencia utilizando el menú desplegable que aparece sobre el panel de control de la sesión.

Sigue estos pasos: marca la casilla junto al nombre de los participantes a los que quieres enviar o reenviar la invitación y haz clic en Enviar invitaciones. A continuación, se abrirá un cuadro de diálogo para informarte de que vas a enviar un correo electrónico de invitación que incluye el programa y la descripción de la sesión, y donde además podrás ver el número de participantes a los que se reenviará la invitación. Haz clic en Enviar invitaciones para confirmar el envío.

Notas
▶︎ El correo electrónico contendrá un archivo adjunto ical donde los participantes pueden confirmar o rechazar su asistencia y añadirla a sus calendarios.Si utilizas Outlook, asegúrate de activar las respuestas por correo electrónico.
▶︎ Si los participantes rechazan su asistencia a una sesión que está abierta a la autoinscripción, seguirán siendo parte de la sesión y cada uno ocupará un lugar. Para liberar sus asientos debes retirarlos de la sesión o cancelar su asistencia en Formación > Mi formación > Cursos planificados. 

Consultar el estado de las invitaciones

Una vez que los participantes invitados comienzan a responder a la invitación de formación, la contestación se muestra en Estado de la invitación. Para comprobar el Estado de la invitación, ve a Formación. En Catálogo de cursos, haz clic en el título del curso que deseas ingresar y haz clic en la sesión de formación correspondiente. En la columna Estado de la invitación, puedes ver los siguientes estados posibles:

• No enviada: la invitación no se ha enviado todavía.
• Esperando respuesta: el participante aún no ha respondido a la invitación.
• Aceptada
• Rechazada
• Aceptada provisionalmente

Consejos
▶︎ Al colocar el cursor sobre cualquiera de los estados, podrás ver una explicación del estado, la fecha en que se envió la invitación y la fecha en que el participante respondió a la invitación.
▶︎ Una vez concluida la formación, podrás utilizar la columna Estado de asistencia para ver qué participantes asistieron a la formación.
▶︎ Para ver todos los participantes con un estado de invitación específico, puedes utilizar en cualquier momento el menú desplegable sobre el panel de control de la sesión para filtrar la lista.

Informar de cambios a los participantes

Si necesitas modificar la fecha o la hora de la sesión de formación, cancelar una sesión que tiene participantes invitados o eliminar a un participante invitado de una sesión, se informará a tus participantes.

▶︎ Si cancelas una sesión o eliminas un participante de una sesión, todos los participantes recibirán una notificación por correo electrónico para informarles de que se ha cancelado la sesión.

▶︎ Si editas la fecha o la hora de una sesión, todos los participantes invitados recibirán una nueva invitación con la información actualizada y el estado de la invitación cambiará a Esperando respuesta.

Consejo
Para obtener más información sobre cómo eliminar o cancelar una sesión, retirar participantes y editar sesiones, lee nuestro artículo Gestionar cursos y sesiones