Aprende a configurar y poner en marcha los ciclos de evaluación del desempeño.

Un ciclo de evaluación del desempeño es un marco que te ayudará a estructurar la gestión del desempeño en tu empresa. 

Con el creador de ciclos de evaluación del desempeño de Personio puedes crear y activar ciclos de evaluación del desempeño en toda tu organización. Permite a los empleados y supervisores crear y enviar evaluaciones y realizar un seguimiento de las fechas límite. Todas las evaluaciones se consolidan en un área centralizada.

Consejo Para obtener más información sobre la gestión del desempeño y cómo puede ayudar a retener el talento, visita nuestro sitio web y lee nuestro Libro blanco Atraction Plus o echa un vistazo a nuestra guía de gestión del desempeño. 

Antes de empezar

• Para saber cómo los permisos determinan quién puede crear o editar ciclos, lee Ver y editar permisos en el área Desempeño.
• Antes de poder crear un ciclo de evaluación de desempeño, tienes que configurar formularios para recopilar feedback estandarizado en toda la organización.
• Para agregar empleados a un ciclo, necesitas permisos de visualización para la sección de información de RRHH de su perfil. Contiene los atributos utilizados para el filtrado (“Centro de trabajo”, “Departamento”, etc.). De lo contrario, no puedes ver y seleccionar a estos empleados. Configúralo en Ajustes > Organización > Roles y permisos.

Paso 1: Definir el nombre y la fecha de inicio del ciclo

1. Ve a Desempeño > Ciclos de evaluación.
2. Haz clic en Nuevo ciclo.
3. Se abrirá el creador de ciclos. Define el nombre del ciclo y la fecha de inicio de las evaluaciones. 
4. Haz clic en Siguiente.

Paso 2: Seleccionar a los participantes del ciclo

Elige qué participantes añadir al ciclo de evaluación. Esto es lo que puedes hacer:

• Usa los filtros y decide qué empleados incluir o excluir. Por ejemplo, excluir a los empleados que empezaron después de una fecha determinada y todavía están en periodo de prueba, o incluir a los empleados de un solo departamento. 
• Editar los filtros y añadir tus propias reglas. Por ejemplo, incluye a los empleados de uno de tus centros de trabajo o al personal que está en inactividad temporal prolongada.
• Opcional: Quita todos los filtros y luego añade o excluye empleados específicos. Para ver a un empleado en la lista, necesitas permisos para ver su Información de la sección Información de recursos humanos.

Personio muestra la lista de empleados incluidos debajo de los filtros. Comprueba dos veces la lista y añade o retira empleados individualmente antes de continuar. 

Paso 3: Seleccionar actividades para tu ciclo

Elige qué tipos de evaluaciones incluir en tu ciclo de evaluaciones. Cada tipo de evaluaciones que añades se convierte en una actividad del ciclo.

Revisión de un superior

Utiliza una evaluación por parte de un superior para recopilar feedback de los supervisores sobre sus subordinados directos.

Descubre cómo funciona

• A quién incluir en el ciclo (los destinatarios del feedback): los empleados que deben recibir el feedback del superior (subordinados directos).
• Quién recibe la tarea (los evaluadores): el supervisor de cada participante.
• Qué desencadena la tarea: cuando comienza la actividad «Evaluación por parte de un superior», Personio detecta automáticamente al supervisor de cada participante y le notifica que complete la evaluación. La completan y la envían en Desempeño > Tareas.

Consejo:
Si añades una evaluación por parte de un superior, asegúrate de que el ciclo incluye a los equipos pertinentes, de modo que se notifique a los supervisores correctos.

Autoevaluación

Utiliza una autoevaluación para que los empleados puedan evaluar su propio desempeño.

Descubre cómo funciona

• Quiénes deben participar en el ciclo: los empleados que deben completar una autoevaluación.
• ¿Quién recibe la tarea?: los mismos empleados (cada participante se evalúa a sí mismo).
• Qué desencadena la tarea: cuando comienza la actividad de autoevaluación, Personio notifica a los participantes. Completan su autoevaluación a través de Desempeño > Tareas.

Evaluación por parte de un compañero

Utiliza una evaluación por parte de un compañero para recopilar feedback de los empleados sobre sus compañeros.

Descubre cómo funciona

• Quiénes deben incluirse en el ciclo (los destinatarios del feedback): los empleados que deben recibir feedback de sus compañeros.
• Quién recibe la tarea (los evaluadores): los compañeros que asignas para redactar evaluaciones.
• Qué desencadena la tarea: las evaluaciones por parte de un compañero solo se crean después de que el ciclo esté activo y se asignen los evaluadores. Una vez asignada, los evaluadores reciben una notificación y completan la evaluación en Desempeño > Tareas.

Ten en cuenta que:
Al añadir la actividad de evaluación por parte de un compañero, esta se configura en el ciclo, pero las asignaciones entre compañeros se realizan más adelante.

Evaluación por parte de un subordinado

Utiliza una evaluación por parte de un subordinado (a su superior) para recopilar feedback de los empleados sobre sus supervisores.

Descubre cómo funciona

• A quién incluir en el ciclo (los receptores del feedback): los supervisores que deben recibir feedback ascendente.
• Quién recibe la tarea (los evaluadores): los empleados seleccionados para redactar evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior).
• Qué desencadena la tarea: cuando comienza la actividad de evaluación por parte de un subordinado (a su superior), Personio notifica a los empleados seleccionados para que completen la evaluación por parte de un subordinado a través de Desempeño > Tareas.

Seleccionar evaluadores

Al configurar la actividad, elige cómo seleccionar a los empleados que redactarán las evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior):

• Selecciona automáticamente los subordinados directos a través del organigrama.
• Deja que el supervisor del supervisor haga la selección.
• Deja que el propietario del ciclo o el administrador realicen la selección.

Si eliges la selección automática de subordinados directos, todos los miembros del equipo directo del supervisor recibirán una solicitud de evaluación ascendente, independientemente de su fecha de inicio.

Paso 4: Seleccionar formularios de feedback

Para cada actividad, selecciona el formulario de feedback correspondiente.

Puede incluir calificaciones de desempeño y potencial, lo que permite a los superiores ofrecer feedback estandarizado a sus subordinados.

Consejo:
Puedes previsualizar y editar el formulario directamente desde este paso en la configuración del ciclo.

Paso 5: Selecciona cómo designar a personas para realizar evaluaciones por parte de un compañero y evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior)

Evaluaciones por parte de un compañero

1. Escoge quién selecciona a las personas que van a realizar evaluaciones por parte de un compañero. Tienes las siguientes opciones:

• Nominación del participante con la aprobación del superior: los participantes nominan a las personas que darán feedback, y los supervisores aprueban o rechazan esas nominaciones. 
  
  Los participantes reciben una tarea de nominación. Pueden escoger a los evaluadores entre sus compañeros más cercanos.
  
  A continuación, Personio notifica a los supervisores correspondientes para que evalúe la nominación. Una vez que se rechaza la nominación de un empleado, este ya no puede presentar ninguna más.
  
  Solo puedes activar esta opción cuando los evaluadores compartan tanto sus evaluaciones como sus nombres con los destinatarios. Para ello, configura el uso compartido de las evaluaciones por parte de un compañero en “Siempre” y la confidencialidad en “Mostrar los nombres a los destinatarios”. [enlace a la sección]

• Nominación de un participante con aprobación automática: los participantes proponen a los evaluadores sin necesidad de que el supervisor los apruebe. Esta opción reduce la carga administrativa de los supervisores.

• Los supervisores seleccionan a las personas encargadas de dar feedback. Los supervisores designan a las personas que van a realizar una evaluación por parte de un compañero. Pueden hacerlo desde la página de detalles del ciclo o desde la página de evaluación por parte de su superior.

2. Recomienda un número mínimo y un número máximo de nominaciones. Así los empleados recibirán suficiente feedback y no sufrirán agotamiento por las evaluaciones. Si el número de nominaciones es demasiado bajo o demasiado alto, los supervisores reciben una notificación.

Evaluaciones por parte de un subordinado

En el caso de las evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior), establece cómo seleccionar a los empleados que las redactarán. A través de esta opción, es posible seleccionar:  

• Seleccionar automáticamente a los subordinados directos pertinentes en el organigrama para garantizar un feedback exhaustivo.
• Que los supervisores de los supervisores se encarguen de la selección. Los propietarios y administradores del ciclo también pueden seleccionar a los empleados.

Si eliges la selección automática de subordinados, todos los miembros del equipo directo del responsable reciben una solicitud de feedback ascendente. Esto se aplica independientemente de su fecha de inicio.

Paso 6: Configurar el comportamiento del uso compartido

1. Configura cuándo pueden ver las evaluaciones los supervisores

Puedes controlar lo que ven los supervisores antes de que envíen su propia evaluación. En Ocultar evaluaciones al superior, escoge qué tipos de evaluación vas a restringir: autoevaluación, evaluación por parte de un compañero, evaluación por parte de un subordinado (a su superior) o cualquier combinación. 

Los superiores que no hayan enviado su evaluación por parte de un superior no pueden ver los tipos de evaluación seleccionados para ese miembro de equipo. Una vez que la envían, obtienen acceso inmediatamente.

De este modo, se garantiza que las evaluaciones sean justas e imparciales, ya que el supervisor redacta la evaluación antes de leer el feedback actual del empleado.

Consejo:
Puedes cambiar este comportamiento en un ciclo activo.

2. Configura cómo se comparten las evaluaciones

• Todas juntas (por parte del supervisor o el propietario del ciclo). Esta opción garantiza un efecto global.
• Individualmente (por parte del evaluador), para integrar el feedback en las conversaciones cotidianas.

3. Selecciona el modo de uso compartido para cada tipo de evaluación

Evaluación por parte de un superior. Escoge si los supervisores pueden compartir su evaluación por parte de un superior: 

• Solo después de que el propietario del ciclo haya activado la función para compartir. Esto añade un nivel adicional de seguridad en los ciclos de desempeño sensibles;
• Al enviarla. Esta opción agiliza el proceso.

Evaluación por parte de un compañero y evaluación por parte de un subordinado (a su superior). Escoge cuándo compartir la evaluación enviada con el destinatario:

• Compartir siempre. En el caso de las evaluaciones por parte de un compañero, selecciona esta opción si los participantes pueden nominar a las personas que harán la evaluación.
• No compartir nunca.
• Deja que lo decida el evaluador. 

Personio siempre comparte las evaluaciones por parte de un compañero y las evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior) con el supervisor del destinatario.

Comprender cómo interactúan estos ajustes

 La siguiente tabla explica cómo interactúan estos ajustes:

Ten en cuenta que:
Una vez que se cierra un ciclo, los supervisores obtienen acceso a todas las evaluaciones sobre los miembros de su equipo, independientemente de si han enviado su revisión como mánager o no.

Paso 7: Configurar la confidencialidad

Escoge los ajustes de confidencialidad para los tipos de evaluación.

Evaluaciones por parte de un compañero:

Escoge si los destinatarios del feedback pueden ver el nombre del evaluador. Si activas la confidencialidad, fomentarás un feedback sincero. Los supervisores siempre pueden ver el nombre de quien evalúa, para tener contexto.

Evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior):

Escoge si los destinatarios del feedback pueden ver el nombre del evaluador. Garantiza la confidencialidad para fomentar las evaluaciones sinceras y favorecer la seguridad psicológica. El supervisor del destinatario del feedback siempre puede ver el nombre del evaluador, para tener contexto.

Paso 8: Programar actividades y recordatorios

Programa la fecha de inicio y la duración de las actividades del ciclo

Programa todas las actividades del ciclo. Si los participantes pueden escoger a los compañeros evaluadores, programa el intervalo de tiempo para las nominaciones y las aprobaciones del supervisor. 

Cuando las nominaciones se retrasen, puedes asignar la tarea al responsable del ciclo o al siguiente supervisor en la línea jerárquica.

Programa recordatorios

Puedes configurar hasta cuatro recordatorios para cada actividad.

Consejo:
Configura tres recordatorios: uno al principio, otro a mitad del ciclo y otro cerca de la fecha límite. Esto es suficiente para llevar al día las actividades sin saturar a los participantes con notificaciones.

Paso 9: Revisa y lanza el ciclo.

Revisa el resumen del ciclo. Puedes editar cada elemento haciendo clic en él.

El ciclo se pone en curso cuando comienza la primera actividad programada. Cuando comienza cada actividad, los participantes correspondientes reciben una notificación. Pueden completar sus evaluaciones en Desempeño > Tareas.

Ciclos de evaluación y estado de la cuenta del empleado

En Personio, los empleados pueden tener cuatro estados diferentes (activo, inactivo, onboarding y inactividad temporal). Este estado repercute tanto en el acceso del empleado a un ciclo como en la visibilidad de sus evaluaciones.

Eliminar la cuenta de un participante en un ciclo también afecta al ciclo, como se detalla a continuación.

Empleados activos

Puedes decidir añadir empleados a un ciclo si su estado es Inactividad temporal o Activo. 

Personio resalta automáticamente cualquier cambio de estado en la vista de cambios de revisión. En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar > Participantes > Revisar cambios. A continuación, puedes decidir mantener o excluir a los empleados cuyo estado haya cambiado.

Se elimina la cuenta de un participante del ciclo

Se eliminará al empleado de todos los ciclos y se eliminarán sus evaluaciones (y solicitudes de evaluación).

Pasos siguientes

Aprende a gestionar un ciclo de evaluación del desempeño.