Gestionar un ciclo de evaluación del desempeño – Personio

Aprende a gestionar un ciclo de evaluación del desempeño después de haberlo lanzado.

Consejo: Para obtener más información sobre la gestión del desempeño y cómo puedes apoyar la retención del talento, visita nuestro sitio web y lee nuestro documento técnico de Attraction Plus o echa un vistazo a nuestra Guía de gestión del desempeño.

Antes de empezar

Tus permisos determinan qué ciclos puedes ver y gestionar.

Para acceder a todos los ciclos, necesitas acceso de administrador o permisos de edición de ciclos y evaluaciones de ciclos. Si tienes permisos personalizados de edición de ciclos, puedes ver los ciclos solo de un grupo definido de empleados.
Para editar y archivar un ciclo, debe ser el administrador o el propietario del ciclo. Solo eres propietario de los ciclos que creas.
Si eres supervisor, puedes ver los ciclos de evaluación en los que participan tus subordinados directos, independientemente de tus permisos. También puedes ver los ciclos en los que se encuentran tus subordinados indirectos, si los ajustes de uso compartido y confidencialidad lo permiten.

Ten en cuenta que:
Si se elimina o desactiva la cuenta de un propietario de ciclo, Personio asigna sus ciclos en curso al administrador. Los ciclos se configuran como borrador y el administrador recibe una notificación por correo electrónico.

Para obtener más información, lee Ver y editar acceso en la aplicación Desempeño y desarrollo.

Accede a los ciclos de evaluación

Para acceder a una vista general de todos los ciclos de evaluación y ver su estado, ve a Desempeño > Ciclos de evaluación.

Los posibles estados del ciclo son:

- Borrador: El ciclo de evaluación aún no se ha iniciado y puedes seguir editándolo.
- Programado: el ciclo está programado y la primera actividad aún no ha comenzado.
- En curso: Se ha iniciado el ciclo de evaluación y al menos una actividad.
- Cerrado: El ciclo de evaluación se ha completado y cerrado. Ten en cuenta que no puedes volver a abrir el ciclo y no puedes editar las evaluaciones que hay en él.

Consejo
Antes de cerrar un ciclo, asegúrate de que todas las evaluaciones se hayan compartido.

Ver detalles del ciclo

Para ver los detalles de un ciclo de evaluación específico, ve a Desempeño > Ciclos de evaluación y haz clic en el nombre del ciclo correspondiente. Aparecerá una tabla que muestra los tipos de evaluación requeridos y su estado.

Ten en cuenta que: Los supervisores solo pueden ver a sus subordinados directos y los estados de evaluación relevantes en un ciclo de evaluación. También pueden ir al resumen de desempeño de sus subordinados directos y solicitar feedback de sus compañeros haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha.

Una evaluación puede tener uno de los siguientes estados:

No se ha asignado ninguno: aún no se ha asignado ningún evaluador (compañero o supervisor) para el tipo de evaluación.
No iniciado: El evaluador no ha empezado a escribir la evaluación.
En curso: El evaluador ha empezado a escribir la evaluación, pero aún no la ha enviado.
Enviado: El evaluador ha enviado la evaluación.
Se puede compartir: El propietario del ciclo ha activado la opción de compartir la evaluación con el destinatario. Este estado se aplica solo a las evaluaciones por parte de un superior enviadas. Tienes que configurar esta opción al configurar el ciclo.
Compartido: Personio ha compartido la evaluación con el destinatario (en el caso de una evaluación del mánager) o con el supervisor.
No aplicable: Para las evaluaciones por parte de un superior. El estado aparece si no se asigna ningún superior o si acepta cambios en los participantes del ciclo después de que la actividad haya finalizado.
Seleccionar evaluador: Para los compañeros y (dependiendo de la configuración del ciclo) para las evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior), tienes que seleccionar manualmente al evaluador.

Editar actividades y participantes en un ciclo en curso

Puedes editar diferentes aspectos de un ciclo, siempre que esté activo. Puedes cambiarle el nombre en cualquier momento y hacer lo siguiente:

Editar actividades

Tenga en cuenta que, si una actividad ha llegado a su fecha de finalización, pero el ciclo está activo, la actividad aún está en curso. Puede ampliar la fecha de finalización de la actividad y editar su configuración. También puedes escribir, editar y compartir evaluaciones.

Ve a Desempeño > Ciclos de evaluación. Haz clic en el ciclo correspondiente.
En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar > Ciclo.
En Actividades, puedes editar:
▶︎ La fecha de inicio de la actividad (si la actividad no ha comenzado) y su fecha de finalización.
▶︎ Los recordatorios de la actividad.
▶︎ La configuración de uso compartido y confidencialidad.
▶︎ El formulario de actividad.
▶︎ El método de nominación para las evaluaciones por parte de un compañero. Esto reinicia las aprobaciones anteriores. Por ejemplo, si pasas a un sistema de nominaciones por parte de los empleados, Personio descarta las nominaciones aprobadas anteriormente por los superiores.

Ten en cuenta que solo debes cambiar los formularios cuando sea absolutamente necesario. Cuando cambias un formulario para una actividad en curso:

Personio asigna nuevas evaluaciones a los participantes del ciclo, utilizando la nueva plantilla.
Personio guarda los borradores anteriores y las evaluaciones enviadas como descartadas en la página Desempeño del evaluador.
Los evaluadores con borradores o evaluaciones enviadas reciben una notificación sobre los cambios anteriores.

Editar participantes

Para añadir empleados al ciclo, o para retirarlos del mismo, sigue estos pasos:

En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar > Participantes.
Cambia las normas de filtrado según sea necesario para incluir o excluir participantes.

Después de añadir un empleado al ciclo:

Participa en todas las actividades, incluidas las que han llegado a su fecha de finalización. Como la actividad sigue en curso mientras el ciclo esté activo, puede extender la fecha de finalización.

Después de retirar a un empleado del ciclo:

Personio lo retira de todas las actividades, incluidas las que ha completado.
Aún puedes acceder a sus borradores y evaluaciones enviadas, en Desempeño. Se muestran como descartadas.
Si el empleado eliminado es el único subordinado directo de su supervisor para un ciclo en curso, el supervisor pierde el acceso al ciclo.

Para usar los filtros, necesitas acceso a todos los atributos de empleado correspondientes ("lugar de trabajo", "departamento", etc.). Configúralo en Ajustes > Organización > Roles y permisos. Verifica que tienes permisos de acceso para todas las secciones del perfil del empleado que contienen los atributos (por ejemplo, información de RR. HH.).

Revisar los cambios en la estructura de la empresa

El creador de ciclos detecta automáticamente los cambios en la estructura de tu empresa que afectan a los participantes del ciclo. Si eres el propietario del ciclo, recibirás una notificación en tu bandeja de entrada para avisarte de los cambios que tienes que evaluar.

En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar > Participantes > Revisar cambios. Puedes ver lo siguiente:

Cambios en el estado de los empleados

Ver los empleados que ya pueden participar en el ciclo. Puedes decidir añadirlos al ciclo.
Ver empleados que ya no pueden participar en el ciclo. Puedes dejarlos en el ciclo o eliminarlos.

Ten en cuenta que al añadir o retirar participantes, se aplican las mismas condiciones que al editar participantes.

Cambios en relación con el supervisor de un empleado

Ten en cuenta que:
Para evitar perder datos de las evaluaciones, haz los cambios de supervisor antes o después de un ciclo de desempeño, no durante el ciclo. No se pueden restaurar las evaluaciones descartadas.

Si un empleado cambia de supervisor y el supervisor nuevo tiene que escribir la evaluación por parte de un superior, puedes añadirlo al ciclo. Tienes dos opciones:

Opción A: Añade al ciclo al supervisor nuevo

El supervisor nuevo puede ver los ciclos, las evaluaciones y las notas sobre desempeño de sus subordinados directos nuevos. Esto se aplica a los subordinados indirectos nuevos a lo largo de toda la línea jerárquica si activas el acceso jerárquico para las evaluaciones y el feedback.
El supervisor nuevo puede redactar las evaluaciones por parte de un superior pertinentes y designar a empleados para evaluaciones por parte de un compañero. El supervisor del supervisor nuevo puede designar empleados para evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior).
El antiguo supervisor pierde el acceso al ciclo. Se descartan sus borradores de evaluación y las evaluaciones por parte de un superior enviadas. Pueden acceder a ellos (pero no editarlos) en Desempeño.

Opción B: Deja en el ciclo al supervisor anterior

Puede ver los ciclos, las evaluaciones y las notas sobre desempeño de sus subordinados directos anteriores. Esto se aplica a sus subordinados indirectos anteriores a lo largo de toda la línea jerárquica si activas el acceso jerárquico para las evaluaciones y el feedback.
Pueden escribir las evaluaciones por parte de un superior correspondientes y designar a los empleados para las evaluaciones por parte de un compañero. El supervisor del supervisor puede designar empleados para las evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior).
Al final del ciclo, pierden el acceso a él, pero aún pueden acceder a su borrador y a las evaluaciones enviadas en Desempeño. Estas evaluaciones tienen el estado Descartada y no se pueden editar.
Las evaluaciones por parte de un superior descartadas no se pueden reactivar ni se pueden restaurar en el ciclo activo.
El supervisor anterior puede acceder a la evaluación descartada en Desempeño (solo lectura) y copiar el texto para compartirlo con el supervisor nuevo.

Duplicar, cerrar o archivar un ciclo

Duplicar ciclo

Para duplicar un ciclo, sigue estos pasos:

Ve a Desempeño > Ciclos de evaluación.
Haz clic en el ciclo correspondiente.
Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha. Selecciona Duplicar ciclo.
Elige el nombre del nuevo ciclo y la fecha de inicio de las primeras actividades. Haz clic en Duplicar.

Personio duplica los participantes y las actividades del ciclo original.

También refleja la posición de las actividades en la línea temporal Por ejemplo, si las evaluaciones por parte de un superior se realizan una semana después de las evaluaciones por parte de un compañero en el ciclo original, el nuevo ciclo sigue el mismo calendario.

Cerrar un ciclo

Los ciclos no se cierran automáticamente cuando llegan a su fecha de finalización. Puedes cerrar un ciclo en curso en cualquier momento:

Ve a Desempeño > Ciclos de evaluación.
Haz clic en el ciclo correspondiente.
En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Cerrar ciclo. Confirma tu elección.

Después de cerrar el ciclo:

Personio retira todas las tareas incompletas de los empleados relacionadas con el ciclo.
Personio guarda los borradores y evaluaciones completadas, que permanecen accesibles y bloqueados.
Personio pasa las evaluaciones en curso a descartadas, pero el autor todavía puede acceder a ellas en Desempeño.
Ya no puedes volver a abrir y configurar el ciclo.

Archivar un ciclo

Puedes archivar un ciclo cerrado, lo que oculta a los empleados y administradores todos los datos de evaluación creados como parte del ciclo:

Ve a Desempeño > Ciclos de evaluación. Haz clic en el ciclo cerrado correspondiente.
En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar > Ciclo.
Haz clic en Archivar ciclo. Confirma tu elección.

Puedes desarchivar el ciclo en cualquier momento.

Eliminar un ciclo

Solo puedes eliminar ciclos en borrador. Para ello, sigue estos pasos:

Ve a Desempeño > Ciclos de evaluación.
Haz clic en el ciclo cerrado correspondiente.
En la vista detalles del ciclo, haga clic en el icono de tres puntos y seleccione Eliminar. Confirma tu elección.

Para eliminar un ciclo programado, primero desprográmalo para que vuelva a estar en borrador:

Ve a Desempeño > Ciclos de evaluación. Haz clic en el ciclo programado correspondiente.
En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar > Ciclo.
Haz clic en Desprogramar ciclo. Confirma tu elección.
En la vista detalles del ciclo, haz clic en el icono de tres puntos y seleccione Eliminar. Confirma tu elección.