En este artículo te explicamos cómo gestionar un ciclo de evaluación del desempeño a través del creador de ciclos de evaluación del desempeño de Personio.

Consejo Para obtener más información sobre la gestión del desempeño y cómo puede ayudar a retener el talento, visita nuestro sitio web y lee nuestro libro blanco Atraction Plus o echa un vistazo a nuestra guía de gestión del desempeño.

Ver y editar ciclos

Acceder a ciclos

Tus permisos de acceso determinan qué ciclos puedes ver y gestionar. Para obtener más información, lee Ver y editar acceso en el área de Desempeño y desarrollo.

Para acceder a una visión general de todos los ciclos de evaluación y ver su estado, ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos .

Los posibles estados del ciclo son:

• • Borrador: el ciclo de evaluación aún no se ha iniciado y puedes seguir editándolo.
  • Programado: el ciclo está programado y la primera actividad aún no ha comenzado.
  • En curso: el ciclo de evaluación se ha iniciado y actualmente está en curso.
  • Cerrado: el ciclo de evaluación se ha completado y cerrado.

Ver detalles para un ciclo específico 

Para ver los detalles de un ciclo de evaluación específico, ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos y, a continuación, haz clic en el nombre del ciclo de evaluación correspondiente. Aparecerá una tabla que muestra los tipos de evaluación requeridos y su estado.

Nota: Los supervisores solo pueden ver a sus subordinados directos y los estados de evaluación relevantes en un ciclo de evaluación. También pueden ir al resumen de desempeño de sus subordinados directos y solicitar feedback de sus compañeros haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha.

Una evaluación puede tener uno de los siguientes estados: 

• No se ha asignado ninguno: aún no se ha asignado ningún evaluador (compañero o supervisor) para el tipo de evaluación. 
• No iniciado: no hay contenido en el formulario de feedback que se adjunta a la evaluación.
• En curso: hay un borrador de contenido en el formulario de feedback adjunto a la evaluación, pero aún no se ha enviado.
• Enviado: el evaluador ha enviado el feedback.
• Se puede compartir: el empleado que gestiona el ciclo ha activado la opción de compartir la evaluación con el destinatario. Este estado se aplica solo a las evaluaciones por parte de un superior enviadas.
• Compartido: la evaluación se ha compartido con el destinatario (en el caso de una evaluación de un superior) o con el supervisor (en el caso de una autoevaluación).
• No aplicable: para evaluaciones por parte de un superior, cuando no se ha asignado ningún superior.
• Seleccionar evaluador: para evaluaciones por parte de un compañero, debes seleccionar manualmente al evaluador.

Editar actividades y participantes en un ciclo en curso

Puedes editar diferentes aspectos de un ciclo en curso. Puedes cambiarle el nombre en cualquier momento y hacer lo siguiente:

Editar actividades

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. Haz clic en el ciclo correspondiente.
2. En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar ciclo.
3. En Actividades, puedes editar:
   ▶︎ La fecha de inicio de la actividad (si la actividad no ha comenzado) y su fecha de finalización.
   ▶︎ Los recordatorios de la actividad.
   ▶︎ La configuración de uso compartido y confidencialidad. Cambiar esta configuración solo afecta a las evaluaciones que aún no se han enviado.
   ▶︎ El formulario de actividad.

Ten en cuenta que solo debes cambiar los formularios cuando sea absolutamente necesario. Cuando cambias un formulario para una actividad en curso:

• Personio asigna nuevas evaluaciones a los participantes del ciclo, utilizando la nueva plantilla.
• Personio guarda los borradores anteriores y las evaluaciones enviadas como descartados, en la página de feedback del evaluador. 
• Los evaluadores con borradores o evaluaciones enviadas reciben una notificación sobre los cambios anteriores.

Editar participantes

Para añadir empleados al ciclo, o para eliminarlos del mismo, sigue estos pasos:

1. En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Participantes.
2. Cambia las reglas de filtrado según sea necesario para incluir o excluir participantes.

Para usar los filtros, necesitas acceso a todos los atributos de empleado correspondientes ("lugar de trabajo", "departamento", etc.). Configúralo en Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso. Verifica que tienes permisos de acceso para todas las secciones del perfil del empleado que contienen los atributos (por ejemplo, información de RR. HH.).

Después de eliminar a un empleado del ciclo, se aplica lo siguiente:

• Se eliminan de todas las actividades programadas y en curso.
• Aún pueden acceder a sus borradores y evaluaciones enviadas, en Desempeño y desarrollo > Feedback. Sus evaluaciones enviadas o compartidas aún aparecen en la exportación del ciclo.
• Si el empleado eliminado es el único subordinado directo de su supervisor para un ciclo en curso, el supervisor pierde el acceso al ciclo.

Revisar los cambios en la estructura de la empresa

El creador de ciclos detecta automáticamente los cambios en la estructura de tu empresa que afectan a los participantes del ciclo. Si eres el propietario del ciclo, recibirás una notificación en tu bandeja de entrada para avisarte de los cambios que debes evaluar.

En la vista de detalles del ciclo, en Cambios para evaluar, puedes ver lo siguiente:

Cambios en el estado de los empleados

• Ver los empleados que ya pueden participar en el ciclo. Puedes decidir añadirlos al ciclo: si es así, participan solo en actividades programadas y en curso. No participan en actividades que han finalizado.
• Ver empleados que ya no pueden participar en el ciclo. Puedes dejarlos en el ciclo o eliminarlos. Si los eliminas, se aplican las mismas condiciones que al editar participantes.

Cambios en los supervisores de los empleados

Si un empleado cambia de supervisor, puedes ignorar el cambio y dejar al supervisor anterior en el ciclo. Si, por el contrario, añades al nuevo supervisor al ciclo:

• El nuevo supervisor puede ver los ciclos de sus nuevos subordinados directos Desempeño y desarrollo > Ciclos .
• El nuevo supervisor puede redactar las evaluaciones por parte de un superior pertinentes y designar a empleados para evaluaciones por parte de un compañero y por parte de un subordinado (a su superior).
• El supervisor anterior pierde el acceso al ciclo, pero aún puede acceder a sus borradores y evaluaciones enviadas en Desempeño y desarrollo > Feedback.

Editar evaluaciones

Dependiendo del estado de una evaluación y del estado del ciclo de evaluación, esta puede editarse o no. 

Estado	Notas
Ciclo de revisión cerrado	Después de que se haya cerrado un ciclo de evaluación, el estado de una evaluación cambia a Bloqueado y ya no se puede editar.
Evaluación en borrador	Una evaluación que todavía está en borrador puede editarse en cualquier momento. A continuación se explica cómo editar una evaluación.
Evaluación enviada	Evaluación por parte de un superior: puede editarse incluso después de enviarla, siempre y cuando el ciclo esté abierto y la evaluación no se haya compartido. Evaluaciones por parte de un compañero, autoevaluaciones y evaluaciones por parte de un subordinado (a su superior): Una vez enviada, su estado cambia a Bloqueada (no editable). Solo los administradores de Personio, el supervisor del receptor y los empleados con permisos de edición para ciclos y evaluaciones de ciclos pueden desbloquear la evaluación para permitir su edición.

Para editar una evaluación que no se ha enviado o que se ha desbloqueado, sigue estos pasos:

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Feedback .
2. En el encabezado Tareas pendientes, haz clic en la evaluación correspondiente.
3. Realiza los cambios necesarios en los campos del formulario correspondientes. Los cambios se guardarán automáticamente.

Duplicar, cerrar o archivar un ciclo

Duplicar ciclo

Para duplicar un ciclo, sigue estos pasos:

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. 
2. Haz clic en el icono de los tres puntos junto al ciclo correspondiente. Selecciona Duplicar ciclo.
3. Elige el nombre del nuevo ciclo y la fecha de inicio de las primeras actividades. Haz clic en Duplicar.

Personio duplica los participantes y las actividades del ciclo original.

También refleja la posición de las actividades en la línea temporal Por ejemplo, si las evaluaciones por parte de un superior se realizan una semana después de las evaluaciones por parte de un compañero en el ciclo original, el nuevo ciclo sigue el mismo calendario.

Cerrar un ciclo

Los ciclos no se cierran automáticamente cuando llegan a su fecha de finalización. Puedes cerrar un ciclo en curso en cualquier momento:

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. Haz clic en el ciclo correspondiente.
2. En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar ciclo.
3. Haz clic en Cerrar ciclo. Confirma tu elección.

Después de cerrar el ciclo:

• Se eliminan todas las tareas incompletas de los empleados relacionadas con el ciclo.
• Los borradores y las revisiones completadas se guardan, son accesibles y están bloqueados. Las calificaciones de desempeño también están bloqueadas.
• Las evaluaciones en curso se mueven a un estado descartado, pero puedes seguir accediendo a ellas a través de Feedback.
• Ya no es posible volver a abrir y configurar el ciclo.

Archivar un ciclo

Puedes archivar un ciclo cerrado, lo que oculta a los empleados y administradores todos los datos de evaluación creados como parte del ciclo:

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. Haz clic en el ciclo cerrado correspondiente.
2. En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar ciclo.
3. Haz clic en Archivar ciclo. Confirma tu elección.

Puedes desarchivar el ciclo en cualquier momento.

Análisis e informes

La pestaña de análisis

La pestaña de análisis muestra todas las calificaciones recibidas por los empleados en las evaluaciones por parte de un superior (a su subordinado). Los supervisores determinan estas calificaciones al responder a las preguntas de escala en el formulario de evaluación.

La pestaña te proporciona una visión general del desempeño de los empleados dentro de un ciclo. Al filtrar los datos, puedes identificar tendencias positivas y posibles problemas de un vistazo.

Nota
La pestaña de análisis no muestra resultados si:
▶︎ No hay evaluaciones por parte de un superior en el ciclo.
▶︎ No hay preguntas de escala en el formulario de evaluación por parte de un superior. Aprende a configurar los tipos de preguntas y respuestas en los formularios de feedback sobre el desempeño.
▶︎ Ningún supervisor ha enviado aún una evaluación por parte de un superior.

Para ver los datos de un ciclo específico, sigue estos pasos:

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. 
2. Haz clic en el ciclo correspondiente.
3. Selecciona la pestaña Análisis.
4. Para filtrar los datos, haz clic en Filtros y aplica los filtros según sea necesario.
5. Para elegir cómo visualizar los datos, haz clic en el cuadro debajo de Tipo de gráfico y selecciona Columna o Cuadrícula.

El gráfico de columnas

Con el gráfico de columnas, puedes ver la distribución de las calificaciones recibidas por los empleados en el ciclo, para una pregunta en particular.

En Seleccionar una pregunta, elige una pregunta de escala del formulario de evaluación por parte de un superior. Ten en cuenta que si activaste una pregunta de calificación de desempeño para el ciclo, dicha pregunta se selecciona de forma predeterminada.

Puedes ver la distribución de las calificaciones de un vistazo para la pregunta seleccionada.

La cuadrícula

Nota
Si deseas utilizar la cuadrícula, el formulario de evaluación por parte de un superior debe contener al menos dos preguntas de escala.

La cuadrícula muestra la distribución de las calificaciones de los empleados a partir de dos preguntas de escala diferentes.

Puedes elegir una pregunta de escala para el eje horizontal de la cuadrícula y otra pregunta de escala para el eje vertical (ten en cuenta que si activaste una pregunta de calificación de desempeño para el ciclo, dicha pregunta se selecciona de forma predeterminada para el eje horizontal).

Por ejemplo, puedes mostrar las calificaciones relacionadas con la actitud en el eje horizontal y las calificaciones relacionadas con el desempeño en el vertical:

Las calificaciones combinadas de ambas preguntas determinan la posición de cada empleado en la cuadrícula. Los empleados con mejor desempeño aparecen en el lado superior derecho de la cuadrícula, mientras que los empleados con calificaciones más bajas se muestran en el lado inferior izquierdo.

Consejos
▶ Para ver qué empleados pertenecen a cada casilla de la cuadrícula, haz clic en la burbuja que indica el porcentaje. La lista de participantes debajo de la cuadrícula se actualiza en consecuencia.
▶︎ La cuadrícula es útil para evaluar el desempeño de los empleados y su potencial de crecimiento. Obtén más información sobre este potente instrumento.

Exportar todos los datos del ciclo o una sola evaluación 

Exportar datos del ciclo

Los datos de la evaluación del ciclo de desempeño se pueden descargar en un archivo de Excel. Este archivo incluye todas las calificaciones, las respuestas a las preguntas de texto libre y los comentarios de las evaluaciones enviadas. También enumera los empleados cuyas evaluaciones aún están en curso, junto con el estado de la evaluación.

Puedes utilizar estos datos para informes o compartirlos internamente.

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos y haz clic en el nombre del ciclo de evaluación correspondiente. 
2. En la parte superior derecha, haz clic en  Exportar las evaluaciones de este ciclo.
3. Haz clic en Exportar archivo para confirmar que quieres exportar los datos.

Exportar una sola evaluación

Tienes la opción de exportar una sola evaluación a la pestaña Documentos del empleado o descargarla como archivo PDF:

1. Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos y haz clic en el nombre del ciclo de evaluación correspondiente. 
2. Se abrirá la página de detalles del ciclo. Junto al empleado correspondiente, haz clic en la evaluación compartida o enviada correspondiente.
3. Se abrirá la página de detalles de la evaluación. En la parte superior derecha, haz clic en Exportar.
4. Elige si deseas exportar la evaluación a la pestaña Documentos del empleado, descargarla en PDF o ambas cosas. Marca las casillas correspondientes.
5. Haz clic en Exportar.

Notas
▶︎ Las evaluaciones que no se hayan compartido con las personas evaluadas no se pueden exportar a su sección Documentos.
▶︎ Las evaluaciones que se hayan compartido de forma confidencial tendrán n/a en el campo de nombre de la persona evaluada del PDF.