En este artículo se explica cómo conectar Google Workspace al Centro de Transformación de IA. Una vez que conectes Google Workspace, Personio importará los datos de uso de Gemini desde el registro de auditoría de Google Workspace. De esta manera, podrás ver con qué frecuencia usan Gemini tus empleados. Descubre para qué puedes usar estos datos.
Los datos de auditoría de Google no incluyen información sobre costes. Esto significa que Google Workspace no muestra el gasto en la pestaña Transformación de IA > Gasto.
El Centro de Transformación de IA se encuentra en fase beta, así que las opciones de conexión pueden cambiar en función del feedback. Para enviarnos feedback, ve a Transformación de IA (AI Transformation) y haz clic en Enviar feedback (Report feedback).
Antes de empezar
Permisos de Personio
Para conectar Google Workspace al Centro de Transformación de IA (AI Transformation Hub), necesitas tener el rol de administrador o permisos para Editar la sección Transformación de IA (AI transformation) > Ajustes de integraciones de IA (AI integrations settings).
Ajustes de Google Workspace
Personio solicita acceso solo de lectura a los informes de auditoría de tu organización. Solo un administrador con acceso a los informes puede otorgarlo. Asegúrate de tener una de las siguientes opciones:
- Un rol de administrador de Google Workspace.
- Un rol de administrador personalizado que incluya los permisos admin.reports.audit.readonly.
No es necesario que realices ninguna configuración adicional en Google. Personio obtiene el uso de Gemini a partir de los eventos “Gemini for Workspace” de tu registro de auditoría.
Ten en cuenta lo siguiente:
- El acceso está vinculado a una única cuenta de administrador. Otorgas el acceso a través de tu propia cuenta de Google. Si esa cuenta se suspende o se elimina más adelante, por ejemplo, cuando el administrador deja la empresa, Google revoca el acceso y la sincronización se detiene.
- Aplicaciones de terceros restringidas: si tu organización restringe las aplicaciones de terceros, autoriza primero la aplicación de Personio; de lo contrario, Google bloqueará el inicio de sesión. Para ello, ve a la consola de administración de Google y, a continuación, a Seguridad (Security) > Acceso y control de datos (Access and data control) > Controles de la API (API controls).
Iniciar la conexión en Personio
- Ve a Transformación de IA (AI Transformation).
- Haz clic en Ajustes (Settings), en la esquina superior derecha.
- Junto a Google Workspace, haz clic en Conectar (Connect).
La pantalla de conexión muestra a qué datos accede Personio y cuáles almacena, con un enlace a la política de privacidad.
Si no ves la página Transformación de IA (AI Transformation) o el botón Ajustes (Settings), es probable que te falten permisos. Pide a tu administrador que los compruebe.
Iniciar sesión y otorgar acceso en Google
Al hacer clic en Conectar (Connect), se abre una página de Google. Tienes 60 segundos para completar este paso. Si tardas más, la conexión caduca y tendrás que empezar de nuevo.
- Inicia sesión con tu cuenta de administrador de Google Workspace.
- Revisa el acceso solicitado: “Ver los informes de auditoría de tu dominio de Google Workspace” (View audit reports for your Google Workspace domain).
Haz clic en “Permitir” (Allow). - La ventana se cierra sola una vez otorgado el acceso.
Comprobar la conexión en Personio
Personio comprueba el acceso leyendo una entrada de auditoría para identificar tu cuenta de Google Workspace. Después, Google Workspace aparece como conectado en el panel Ajustes (Settings).
Si Personio indica que todavía no ha podido identificar la cuenta de Google Workspace, espera unos minutos y haz clic de nuevo en Conectar (Connect).
Qué ocurre después de conectar
Una vez que conectes Google Workspace, Personio importa hasta los últimos 180 días de uso de Gemini. Google conserva estos registros durante 6 meses y Personio no importa datos anteriores al 1 de enero de 2026. Después, los datos se sincronizan cada noche y Personio vuelve a importar cada noche los últimos 7 días. Los primeros datos pueden tardar entre unos minutos y una hora en aparecer, según el tamaño de tu empresa.
Personio importa únicamente los eventos de uso de Gemini:
- Qué usuario ha usado Gemini, identificado por su correo electrónico
- Qué funcionalidad de Gemini ha usado
- En qué aplicación de Google la ha usado
- Cuándo lo ha usado
Personio no lee el contenido de los correos electrónicos, documentos, chats ni archivos. Personio tampoco lee las peticiones ni las respuestas de Gemini.
Cómo contabiliza Personio el uso
Personio contabiliza un evento de uso por cada acción activa de Gemini por usuario, aplicación de Google y día. Una acción activa es, por ejemplo, una generación o un resumen. Personio no contabiliza los eventos en segundo plano ni los inactivos.
Cómo asocia Personio el uso a los empleados
Personio vincula el uso de Gemini a un empleado comparando la dirección de correo electrónico de su Google Workspace con la dirección de correo electrónico que tiene en Personio. Si no coinciden, Personio contabiliza el uso, pero no lo vincula a ningún empleado.
Desconectar Google Workspace
Para impedir que Personio acceda a tus datos de Google Workspace, retira la conexión tanto en Personio como en Google:
- En Personio, ve a Transformación de IA (AI Transformation) y haz clic en Ajustes (Settings) en la esquina superior derecha.
- Junto a la conexión de Google Workspace, haz clic en los tres puntos y, después, en Eliminar (Delete).
- En Google, retira la aplicación de Personio de una de estas formas:
- En la consola de administración de Google, ve a Seguridad (Security) > Acceso y control de datos (Access and data control) > Controles de la API (API controls) > Gestionar el acceso de aplicaciones de terceros (Manage third-party app access).
- Inicia sesión con la cuenta que ha creado la conexión y ve a myaccount.google.com/permissions.
Solucionar problemas de conexión
No veo el Centro de Transformación de IA (AI Transformation Hub) ni la opción de conectar un proveedor
Es probable que te falten los permisos necesarios. Pide a tu administrador que los compruebe.
Google bloquea el inicio de sesión
Es posible que tu organización restrinja las aplicaciones de terceros. Pide al administrador de Google Workspace que permita la aplicación de Personio en la consola de administración, en Seguridad (Security) > Acceso y control de datos (Access and data control) > Controles de la API (API controls).
No puedo otorgar acceso en Google
Solo un administrador con acceso a los informes puede otorgar el acceso que solicita Personio. Es decir, un administrador de Google Workspace o un administrador con los permisos admin.reports.audit.readonly. Pide a alguien que tenga uno de estos roles que complete la conexión.
Se ha agotado el tiempo de espera de la conexión.
Tienes que completar el inicio de sesión de Google en un plazo de 60 segundos. Haz clic en Conectar (Connect) en Personio para empezar de nuevo.
Personio no ha podido identificar la cuenta de Google Workspace. Espera unos minutos y haz clic de nuevo en Conectar (Connect).
Falta el uso de un empleado o no está vinculado a él
Comprueba que el correo electrónico de Google Workspace del empleado coincide con el correo electrónico en Personio.
La pestaña “Gasto” (Spend) no muestra ningún coste de Google Workspace
Los datos de auditoría de Google no incluyen información sobre costes, así que Personio no puede mostrar el gasto de Google Workspace.
No aparece ningún dato después de conectar Google Workspace
La primera importación puede tardar hasta una hora. Además, Personio solo contabiliza las acciones activas de Gemini, así que asegúrate de que tus empleados hayan usado funcionalidades de Gemini en las aplicaciones de Google desde el 1 de enero de 2026.
La conexión con mi proveedor ha dejado de funcionar
Es posible que la cuenta de administrador que había creado la conexión se haya suspendido o eliminado. En ese caso, Google revoca el acceso y la sincronización se detiene.